SISTEMA CONTABLE

MANUAL CONTABLE
SISTEMA CONTABLE
• Sistema de información:

Se forma de una serie de datos vinculados entre sí para lograr un

objetivo común.
Tiene por objeto gestionar y administrar los datos que permiten
brindar un fácil acceso y seguridad en la consulta.
PROCESO DE UN SISTEMA

ENTRADA

GESTIÓN Y
PROCESAMIENTO

ALMACENAMIENTO

SALIDA
• La entrada de la información. Se agrega la información de manera automática o manual.

Las manuales las introduce directamente el usuario, las automáticas se gestionan a través de información recibida o
proveniente de otro tipo de áreas y módulos.
Ejemplos: códigos de barra, el teclado de un ordenador, cajas registradoras, sistemas de voz, un escáner, entre otros. 
• El procesamiento de la información registrada. Se continua con la transformación de datos en información
requerida para la toma de decisiones, valoración, investigación y análisis para llevar a cabo un balance o visión
general en función de los contenidos que resultan de este proceso. 
• El almacenamiento de la información. Permite que la información quede registrada en el sistema para si quiere
revisarse o acceder a ella, siempre estará accesible para las tareas que se requieran.
Es común almacenar en discos duros interno, o extraíbles, o incluso en los CDs habituales, aunque su utilización
suele ser menor. 
• La salida de la información. La información que está incluida en un determinado soporte y previamente
procesada, facilita a un usuario a que tenga acceso a ella y pueda sacarla a través de diferentes dispositivos como:
usb, impresoras, sistemas de voz, entre otros. 
Manual Contable
Normas o instrucciones sobre prácticas, procedimientos y políticas contables en
una organización que incluye el plan de cuentas y si descripción y clasificación

Catálogo de cuentas.

Instructivo del catalogo

Guía contable

Sistema contable
Elementos
Diagramas de flujo.

Medidas de control interno

Políticas contables

Documentos contabilizadores.
Catálogo de cuentas
Es la estructura del sistema contable. Es una lista que contiene el
número y el nombre de cada cuenta que se usa en el sistema de
contabilidad de una entidad económica.
Debe relacionar los números y los nombres o títulos de las cuentas y
éstas deben colocarse en el orden de las cinco clasificaciones básicas:
activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.
Por lo general, los números de las cuentas de activo comienzan con el
uno, las de pasivo con el dos, las de capital con el tres, las de ingreso
con el cuatro y las de gasto con un cinco.
 Deben estar actualizados: Es importante que  muestre cada
movimiento de la empresa actualizado, de lo contrario se
podrá hacer un análisis equivocado y esta herramienta será
Requisitos: obsoleta.

Debe ser flexible: Dentro de lo posible, debe permitir que

se agreguen o modifiquen cuentas para reflejar la realidad y
el futuro de la empresa.

Deben ser precisos: Es necesario que el detalle sea claro

para evitar confusiones o ambigüedades que pueden derivar
en malentendidos o errores. Una de las claves a seguir para
que el catálogo sea preciso es que las cuentas estén
agrupadas fácilmente. 
Se organiza en tres elementos:
Rubro: Es el primer ordenador de información que tendremos , y hace referencia a las
subdivisiones de operaciones que integran la situación financiera de la empresa que quiere
organizar sus movimientos.  Por ejemplo: Activos, Pasivos, Gastos. 

Cuenta: Son las divisiones que integrarán los rubros. Por ejemplo, dentro del Activo,
tendremos varias cuentas: Caja, Bancos, Clientes. 

Subcuentas: Aquí se realiza el detalle pormenorizado de las cuentas, generando el registro

final del catálogo de cuentas. Por ejemplo: Caja Chica (dentro de la cuenta “Caja”) o
diferentes entidades bancarias (dentro de la cuenta “Banco”). 
Sistemas para el Catálogo de cuentas
• Sistema numérico:

Las cuentas y subcuentas se agruparán  por el tipo de rubro. De esta manera se asignará el número entero
(1) al rubro y las cuentas y subcuentas se ordenarán por orden separándolos por un punto como un índice:
1. Activo
1.1 Activo circulante
1.1.1 Caja
1.1.1.1 Fondo caja chica 1
• Sistema alfabético:

Las cuentas y subcuentas se agruparán  por el tipo de rubro. De esta manera se asignarán letras
mayúsculas y minúsculas según el lugar que ocupe:

A. ACTIVO
AA. Activo Circulante
AAa. Caja
AAaa. Fondo de caja chica 1
• Sistema alfanumérico: Se utilizan letras y números para su organización:

1. Activo

1.A. Activo circulante

1.A.1. Caja
1.A.1.a Fondo de caja chica
• Sistema nemotécnico: Utilizando abreviaciones que hagan recordar a qué hacen referencia.

A. ACTIVO
AC. Activo Circulante
ACC. Caja
ACCF. Fondo de caja
Instructivo del Catálogo de Cuentas

Es el conjunto de
registros donde se
describe detalladamente
el uso de las cuentas de la
entidad económica.
Guía Contable

Es una herramienta que ayuda a facilitar la contabilización de la información. Se establece en ella todas
las posibles operaciones específicas por cada grupo de cuentas.
 Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un
Diagrama de Flujo proceso, sistema o algoritmo informático. Se usan
de operaciones ampliamente en numerosos campos para documentar,
estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen
ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender.
SÍMBOLOGÍA
DE LOS
DIAGRAMAS
 Se utilizan para salvaguardar los recursos de las empresas contra fraudes
o ineficiencias ya que es el activo más liquido de la empresa; se requiere
de tener un buen sistema de control interno para prevenir robos y evitar
que los empleados utilicen dinero de la empresa para uso personal.
Medidas de Control Los objetivos del control interno:
Interno • La fiabilidad de sus estados financieros
• La eficacia y eficiencia de la forma en que opera el negocio
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones, tales como la presentación
de declaraciones de impuestos, las normas sobre un lugar de trabajo
seguro y la protección del medio ambiente, por ejemplo.
 Políticas contables

Son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos específicos adoptados por la entidad en la
elaboración y presentación de sus estados financieros.

NIF. Deben ser elaboradas y aprobadas por la máxima autoridad de la administración de la compañía
(Director, gerente o la junta directiva) o a quienes esta delegue (gerencia financiera, departamento de
contabilidad), pero NO requieren de un Acta de Asamblea de Accionistas.

Ejemplo:

Efectivo.
1. Se llevará un fondo de caja chica para los gastos corrientes de la empresa.
Documentos contables o fuente
Sirven para registrar todas las actividades comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende,
funcionan como prueba de todos los movimientos financieros que tiene la organización durante un
determinado lapso de tiempo. Estos deben ser auditados por distintos organismos gubernamentales.

Ejemplo: Facturas, recibos, etc.