Cómo es 

el ciclo contable?

Las etapas del ciclo contable se inician con la identificación del hecho contable como,
por ejemplo, la venta de una mercancía. El siguiente paso es generar un documento
contable que soporte esta transacción y permita reflejarla en contabilidad, cuantificando
el hecho en unidades monetarias y con una fecha concreta.

Una vez se genera este documento (albarán o factura) se registra la operación en el libro
diario. Terminando el ciclo contable, que suele ser de enero a diciembre, las
transacciones se traspasan al libro mayor. Tras
algunas regularizaciones (amortizaciones, reclasificaciones entre corto plazo y largo
plazo, cálculo del resultado, etc.), se cierra la contabilidad para generar los estados
financieros definitivos.

Catálogo de cuentas

El catálogo de cuentas es un documento que consiste en una lista ordenada de todas las cuentas
o partidas que se utilizan en el registro de la contabilidad  de una empresa. El listado incluye las
cuentas ordenadas del activo, del pasivo, del capital contable, de los ingresos y de los gastos de
la empresa.

Es decir, un catálogo de cuentas es un compendio de las partidas contables que usa una
compañía para el reporte de sus actividades.

Específicamente, el catálogo de cuentas se elabora con el fin de poder identificar fácilmente

cada cuenta del sistema contable. Esta finalidad se logra colocando un nombre o un número
correspondiente a cada cuenta que forma parte de la contabilidad del negocio. Esto ayuda a su
fácil identificación.
Asimismo, en el listado del catálogo de cuentas se coloca una breve descripción del uso y de la
operación general de los libros de contabilidad. Esto favorece la clasificación de cada cuenta.
También, sirve como un manual de cuentas dentro de la organización.

¿Pará qué se utiliza el catálogo de cuentas?

El catálogo de cuentas se usa fundamentalmente para:

Lograr que todos los empleados involucrados puedan llevar a cabo registros contables que sean
coherentes y ordenados.

Hacer más fácil el trabajo del sistema de contabilidad, especialmente cuando lo que se busca es
hacer una consolidación de los datos financieros y contables.

Realizar un registro diario de las operaciones contables de una empresa. Esto ayudará a la
correcta preparación de los estados financieros la compañía.

¿Cuáles son los objetivos del catálogo de cuentas?

Los objetivos que persigue la elaboración de un catálogo de cuentas son:

Elaborar una norma escrita de carácter permanente que ayude a evitar errores en la clasificación
de las distintas cuentas.

Estructurar de forma adecuada el sistema de contabilidad. Esto, dado que sirve de referencia
para el registro, la clasificación y la aplicación de las actividades de tipo financiero y contable.

Servir como fundamento para el proceso de análisis y el registro uniforme de las operaciones
contables y financieras.

Usarse como guía para la elaboración de estados financieros y la preparación de presupuestos.

Utilizarse como elemento base cuando el proceso contable se lleva a cabo usando medios
informáticos.

Servir como base o sencillo manual que no requiera para su utilización alta especialización  del
personal. Sobre todo, en el área financiera y contable.

¿Por qué es importante el catálogo de cuentas?

Sin duda, un catálogo de cuentas es importante porque permite unificar criterios para clasificar
el registro de las operaciones contables de una organización. Esto facilita que el registro se
realice de manera uniforme, haciendo que se convierta en la base del sistema contable.
Sin embargo, es importante que el catálogo de cuentas mantenga cierto grado de flexibilidad.
Esto, con el propósito de lograr que cuando la empresa crezca o se expanda se pueda adaptar a
ese proceso de crecimiento.

Naturalmente, la flexibilidad del catálogo de cuentas permitirá que se vaya adecuando a las
operaciones del negocio. El orden se logrará de acuerdo con las necesidades de la cuenta.
Por esa razón, se requiere que el diseñodel catálogo de cuentas sea claro, para que tanto
directivos, contadores, auxiliares como usuarios lo entiendan.

Debe permitir que sea fácil el proceso de incorporar nuevas cuentas, sin hacer modificaciones.
De lo contrario, esto podría ocasionar:

Confusión en los criterios contables a seguir.

Duplicidad o reprocesos.

Obligación de modificar los programas informáticos de contabilidad.

Pérdida de información.

Equivocaciones en la elaboración de estados financieros.

Retrasos.

¿Cómo se estructura un catálogo de cuentas?

La estructura de un catálogo de cuentas está integrado por tres niveles: rubro, cuenta y
subcuenta.

1. Rubro

Para empezar, el rubro es un apartado contable que permite agrupar distintas cuentas. El rubro
identifica las denominaciones que reciben todas las divisiones de las operaciones que forman la
estructura financiera de la empresa que ordena sus movimientos contables.

2. Cuentas

En seguida, se estructuran las cuentas. La cuenta incluye todas las divisiones que integran cada
rubro. Toda cuenta contable se usa para el registro de los movimientos contables que se hayan
realizado y que tengan un impacto sobre la empresa. Por ejemplo, el activo se podría clasificar
en caja, bancos, proveedores, clientes entre algunos que se pueden mencionar.

3. Subcuenta

Finalmente, encontramos las subcuentas. La subcuenta es el término contable vinculado al

detalle pormenorizado de todas las cuentas. Con ello se genera el registro final del catálogo de
cuentas. Las subcuentas se usan para pormenorizar y controlar las operaciones contables que
hace la empresa. Por ejemplo, se utiliza la subcuenta caja chica en la cuenta de caja o la
subcuenta de entidades bancarias en la cuenta banco.

Tipos de catálogos de cuentas

Los tipos de catálogos de cuenta son:

1. Numérico
El tipo de catálogo de cuenta numérica asigna un número en orden progresivo a cada cuenta.
Para ello, deben crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados
financieros.

2. Decimal

Este tipo consiste en agrupar las cuentas de una empresa utilizando números decimales
digitados. Para ello, previamente se deben crear los grupos de cuentas de acuerdo con la
estructura de los estados financieros de la compañía. Cada grupo deberá dividirse en diez
categorías como máximo.

3. Alfabética

La alfabética asigna una letra del alfabeto a cada una de las cuentas. Siempre deberán
previamente haberse formado los grupos de cuentas basadas en los estados financieros de la
empresa.

4. Alfanumérica

En este tipo se utilizan las letras iniciales de los grupos y subgrupos. Ahora bien, si existen dos
grupos con la misma letra inicial se emplea un número además de la primera letra inicial. Esto,
con el propósito de poder diferenciar y así facilitar el proceso de identificación.

5. Combinada

La combinada utiliza dos o más de los tipos anteriores.

Para concluir, el catálogo de cuentas es muy importante porque permite registrar la información
contable de la compañía de manera uniforme.
Instructivo de Cuentas

El instructivo de cuentas es un documento en el que refleja el nombre de la cuenta, explica

detalladamente concepto, los motivos porque se carga (debito) o se abona (crédito) y el tipo de
saldo, tomando todos estos aspectos para un mejor funcionamiento del sistema de información
contable.

3.2. Descripción

 Cuenta

 Concepto

 Débitos

 Créditos

 Tipo de Saldo

 Características

 Cuenta con instrucciones establecidas de uso y manejo.

 Estar debidamente formulado con la actividad de la empresa correspondiente.

 Tener un proceso continuo de revisión y actualización.

 Redacción simple, corta y comprensible.

 Tiene siempre un mayor número de páginas que el catalogo de Redacción

Tiene como propósito de ser útil, principalmente a los usuarios que se encargan del registro
diario de las operaciones, de manera selectiva se presenta la mecánica del registro que se debe
seguir para contabilizar las operaciones.

Este documento tiene como finalidad explicar claramente los conceptos y usos de cada cuenta
contable aplicando los Principios y Prácticas de la Contabilidad Generalmente Aceptados, así
como, las normas, políticas y procedimientos de la empresa y de regulación y administración
tributaria del país. 
Documentos Primarios y Secundarios
Documentos primarios: son aquellos donde se registran los hechos y fenómenos económicos
ocurridos con sus características cualitativas y cuantitativas en el lugar y fecha en que ocurren y
se originan.
Los documentos primarios son muy importantes en la Contabilidad. Del cuidado, veracidad,
exactitud, oportunidad y técnica con que se elaboren; depende que todo el proceso de registro de
los hechos económicos ofrezca una información que suministren los elementos de juicio para la
aceptada planificación y dirección de las tareas económicas.
Relación de documentos primarios de uso más frecuente:
· Vale para pagos menores
· Informe de Recepción
· Tarjeta de Estiba
· Factura
· Conduce
· Anticipos y Liquidación de Gastos de Viaje
· Solicitud de Materiales
· Registro de Asistencia
· Orden de Compra
· Orden de Servicio
· Reembolso para pagos menores
· Ajuste de Inventario
· Transferencias entre almacenes
¿Qué son los documentos secundarios?
Los documentos secundarios son aquellos que resultan del análisis y del tratamiento de los
documentos primarios, dando lugar a un documento diferente. Son documentos que sintetizan,
recopilan, indizan, … difunden la literatura primaria. Esto facilita la identificación y
recuperación de los documentos primarios. Pueden ser boletines de sumarios, índices de citas
(p.ej. Journal Citation Reports), catálogos, bases de datos con colecciones de referencias a
documentos (repertorios), servicios editoriales…
Estos documentos básicamente son los que ya cumplieron su función, tal como los formatos
dentro de una empresa los que fueron llenados para recepcionar y reguardar algún tipo de
información. pero se archivan porque sirven de testimonio.