U2.Programación de Calendarios Con Project 2016

[AFO0289RV] Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2016
[MOD0248QF] Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2016

[UDI1510JF] Programación de calendarios con Project 2016
Introducción
Los ciclos temporales son la ruta principal del recorrido que tiene un proyecto, Project puede incluir
varios calendarios y programarlos en función de las tareas y su afectación.
El proyecto recién creado está construido bajo un calendario que el programa lo asigna previamente
y que esta de forma predeterminada, es importante la vinculación entre tareas, así como las
restricciones únicas o específicas, y todos los recursos que están interactuando entorno al tiempo
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central del proyecto.
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maestriasenlinea.ute.edu.ec
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Resultados de aprendizaje
Establecer fecha de inicio y finalizaciones un proyecto
Conocer cómo crear un calendario y sus características
Definir los días laborales y días no laborales
Creación de calendarios específicos para tareas
Planificar un proyecto en función de los calendarios
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Establecer los ciclos y vinculación de duración de las tareas
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Mapa Conceptual
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1. Calendario
Especifica el calendario base que se utilizará para el calendario del proyecto. El calendario del
proyecto se usa para calcular los períodos laborables del proyecto ayudar a Project a crear la
programación.
Project usa varios calendarios para determinar la disponibilidad de los recursos y la forma en que se
programan las tareas.
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1.1. Descripción de calendarios del proyecto
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El calendario del proyecto se usa para calcular la duración de las tareas de resumen y plazo y tiempo
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de retardo en dependencias de tareas, especialmente cuando no se asignen recursos. Si crea
calendarios base adicionales o si modifica los períodos laborables de los calendarios base existentes,
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también está disponible en la lista desplegable calendario.
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Calendarios base
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Estándar Este calendario base tiene un día laborable estándar y una semana laboral de lunes a
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viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con 1 hora de período no laborable entre las 12:00 p.m. y la 1:00
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p.m.
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24 horas Este calendario base no tiene tiempos de descanso. Todo el tiempo, de domingo a sábado,
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de 12:00 a.m. a 12:00 a.m., está establecido como tiempo de trabajo.

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Turno de noche Este calendario base está establecido para un turno de noche. Los tiempos de
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trabajo van de la noche del lunes al sábado por la mañana, de 11:00 p.m. a 8:00 a.m., con 1 hora de
tiempo de descanso entre las 3:00 a.m. y las 4:00 a.m.
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Calendario laboral
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1.2. Cambios en las características de los calendarios

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Al crear un nuevo proyecto, primero se especifica la fecha de comienzo del proyecto. Al programar
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un proyecto a partir de la hora de comienzo, todas las tareas comienzan en la fecha de comienzo del
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proyecto a menos que especifique lo contrario.
Tanto en las tareas programadas manualmente como en las programadas automáticamente, si no se
aplican restricciones ni dependencias entre tareas, la duración del proyecto será la misma que la de
la tarea más larga. En otras palabras, la fecha de finalización del proyecto es la misma que la fecha
de finalización de la tarea más larga.
Las dependencias entre tareas, como la dependencia fin a comienzo entre las tareas primera y
segunda (tal como se muestra aquí), puede alterar la fecha de finalización del proyecto.
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Es recomendable que todos los proyectos sean programados a partir de una hora de inicio y si se
conoce previamente la fecha en la que debe completarse un proyecto programarla también, esta
configuración a partir de una fecha de inicio ofrece la máxima flexibilidad para su estructuración.
Existen proyectos con la característica que se pueda iniciar a partir de una fecha de finalización, si
cambia su proyecto para programarlo a partir de una fecha de finalización y antes estaba
programado a partir de una fecha de comienzo, deberá quitar todos los retrasos por distribución y
divisiones por distribución de las tareas y asignaciones que se hayan programado automáticamente.
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Las tareas programadas manualmente no se verán afectadas.
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Si utiliza redistribución automática para reducir las sobreasignaciones de recursos en su proyecto,
Project agregará una demora de redistribución después de una tarea, no antes de ella.
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Se necesita determinar cuándo debe comenzar un proyecto de manera que finalice en una fecha
específica. No tiene claro cuándo comenzará su proyecto (por ejemplo, si va a recibir trabajo de otra
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persona y ese trabajo podría retrasarse).
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Calendario con fecha de finalización
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1.3. Incorporación de días laborales, no laborales, feriados y

festivos
El calendario de trabajo es una herramienta fundamental, ya que una vez que se aplican los tiempos
a las tareas, en forma automática a través del calendario se dan los tiempos reales (Camusso, 2012).
Los pasos a continuación detallan el procedimiento para programar un calendario:
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Ingrese a Proyecto / Cambiar tiempo de trabajo / Crear Calendario
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Cambio de tiempo calendario
Cree basado el estándar un nuevo calendario llamado calendario especial.
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Ventana Cambio de tiempo calendario

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Crear nuevo calendario base

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**Este calendario se podrá asignar a todos los recursos para las tareas de proyecto.
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Ingrese al menú opciones y cambie los días de trabajo tal y como se muestra
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Asignaciones a nuevo calendario

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Así por ejemplo considera que será feriado el 24 de mayo 2022 así como que del 10 al 13 será una
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semana sin trabajo (una semana de vacaciones de empresa). Para ello solo marca las actividades y
en el cuadro inferior agregue los detalles indicados.

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Ingresando al menú opciones se puede definir horario de trabajo

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Se puede definir los días hábiles, festivos, excepciones y jornadas de trabajo para el proyecto o para
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cada uno de los recursos que se asignarán.

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Puedes organizar en todos los proyectos un mismo calendario para ello se hace desde la planilla
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global. Cabe indicar que además del calendario general se puede establecer calendarios particulares
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para cada tarea. Vea el siguiente ejemplo de cómo se configura un calendario.

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1.4. Tipos de calendario en Project

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Hay cuatro tipos de calendario en Project:

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Calendarios base
Calendarios de proyecto
Calendarios de tareas
Calendarios de recursos
Los calendarios base casi siempre se usan como plantilla para los calendarios de proyectos, tareas y
recursos. Definen el horario estándar laborable y no laborable de todos los proyectos de la
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organización. Especifican el horario laboral de cada día, los días laborables de la semana y las
excepciones, como los días festivos de la organización.
En Project se han configurado de forma predeterminada tres calendarios base: Estándar, 24 horas y
Turno de noche.
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Vista de calendario base
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En el calendario del proyecto se usa el calendario base como punto de inicio, pero se agrega que los
sábados son ahora días laborables y los lunes son ahora días no laborables.
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Vista de calendario proyecto
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Una tarea del proyecto se realiza en otro país, por lo que no se aplicará el día festivo del 4 de julio.
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El calendario de tareas agrega que el 4 de julio es un día laborable.

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Vista de calendario de tareas

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Por último, el recurso que trabajará en la tarea tiene una programación laboral distinta del resto de
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la organización. En el calendario de recursos se agrega que el martes es un día no laborable y que
los días de miércoles a sábado son de 10 horas.
Vista de calendario de recursos
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1.5. Eliminar calendario
De ser el caso que la organización determine que no está usando un calendario concreto en Project
lo puede eliminar.
1.Haga clic en archivo > información > Organizador.
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Eliminar calendario
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Haga clic en la ficha calendarios.

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Elija el calendario que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

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Eliminar calendario 2
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2. Crear una escala de tiempo en Project
Una escala de tiempo puede serle muy útil cuando necesite mostrar un panorama general de un
proyecto. Es una instantánea de aspecto profesional de las tareas clave y los hitos que resulta
perfecta para cualquier reunión de estado del proyecto.
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Escala de tiempo
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Una escala de tiempo puede resultar muy útil cuando necesite exponer un panorama general de un
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proyecto. Es una instantánea de aspecto profesional de las tareas clave y los hitos que resulta
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perfecta para cualquier reunión de estado del proyecto.

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La vinculación de las tareas puede ser expuesto en la escala de tiempo y cada una de las tareas se la
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puede ver en función de un grupo de fase o agrupador de tarea y su duración, incluso podemos ver
los hitos como un punto de referencia.
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3. Diagrama de Gantt
Hay dos herramientas básicas que le ayudan a conseguir las respuestas que necesita durante el
proyecto. El Diagrama de Gantt le indica cuando están programadas las tareas. El Diagrama PERT le
ayuda a comprender la relación entre tareas.
Los diagramas de Gantt presentan información acerca de las tareas tanto en forma de texto como de
gráficos: las tablas de Gantt contienen listas de información acerca de cada tarea, mientras que los
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diagramas de barras de Gantt presentan las duraciones de las tareas y las fechas de comienzo y de
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fin en una escala temporal. Las posiciones relativas de las barras de Gantt reflejan qué tareas se
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efectúan antes o después, o se superponen a las tareas representadas por cada barra.
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Diagrama de Gantt
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Para que un diagrama de Gantt sea más eficaz, es posible personalizarlo:

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Cambiando la información presentada.
Dando formato a información específica a fin de atraer la atención hacia la misma. Por ejemplo,
se puede aplicar formato de negrita a una fecha de fin crítica o asignar una fuente diferente a
un recurso sobre asignado.
Dando formato a una categoría de información a fin de distinguirla de información de otro tipo.
Por ejemplo, a todas las tareas de resumen se les puede dar formato de cursiva o aumentar el
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tamaño de todos los títulos de las columnas.
Cambiando las unidades de tiempo presentadas.
Mostrando, ocultando o cambiando el aspecto de los períodos no laborables.
Cambiando las barras de Gantt para ilustrar o resaltar condiciones específicas de la
programación. Por ejemplo, se puede agregar texto, cambiar el diseño y el color o asignar un
símbolo diferente a cada categoría de tareas.
Cambiando las cuadrículas para mejorar la legibilidad o la claridad de los diagramas de Gantt.
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Por ejemplo, es posible especificar diseños de línea y colores diferentes para las cuadrículas de
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las columnas, filas y títulos de la tabla de Gantt.
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Agregando etiquetas o dibujos propios al diagrama de barras de Gantt.
Marcando las fechas de las subtareas en una barra de tarea de resumen
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En Project 2016, el diagrama de red cada tarea es representada por un recuadro, llamado nodo, que
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contiene información básica de la tarea. Las tareas que dependen de otra para ser completadas,
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aparecen conectadas por líneas. Este diagrama le ofrece una representación gráfica de cómo se
encuentran enlazadas entre si las tareas del proyecto.

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Es un diagrama que muestra las interdependencias entre tareas del proyecto. Las tareas se
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representan en cuadros o nodos, y las relaciones entre tareas se representan con líneas que
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conectan los nodos.

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Diagrama de red
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3.1. Formato y estilos de textos y colores
La vista de Diagrama de Gantt es sumamente útil ya que nos arroja información en tiempo real de
todas las tareas, pero puede ser susceptible a mejorar su presentación, y al ajustar algunos estilos
podremos conseguir tener información más específica y personalizada sobre el tiempo del proyecto.
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Diagrama de red
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Podemos cambiar los estilos de texto respecto de su color, tipo de fuente, estilo de fuente, tamaño
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de fuente, la trama de fondo, color de fondo y demás opciones de cómo se nos presentara el texto en
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el diagrama.
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Podría cambiar también a nivel diseño de las vinculaciones entre las barras del diagrama, el alto, el
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formato de la fecha, si existieren las flechas o si cambiaríamos a un tipo distinto de unión.

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Estilos del diagrama de Gantt

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Diseño de vínculos
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Formatos de Diseño de textos
Para la modificación de las barras se procede al ejecutar un doble clic sobre la barra y tendremos
una ventana de opciones en las cuales escogeremos que ajuste realizar y dar un formato específico
para cada tarea.
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Formatos de Diseño de textos

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El resultado es que tendremos una barra con un color especifico y un alto o formato diferente, nos
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puede resultar útil para destacar alguna tarea que tenga repercusión en el proyecto.
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3.2. Fechas límites
La totalidad de las tareas cuentan con un fecha pre establecida como inicio y otra final, pero
podemos agregar una marca especial que, aunque no modifique nada de la información ingresada de
fechas del proyecto nos advierta como un máximo posible para la ejecución de una tarea especifica.
Si bien no es una exigencia como mencione previamente es una información para tomar e n cuenta y
manejar de mejor manera nuestros tiempos de proyecto.
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Para ingresar debemos ir a la ventana de Información de la tarea, como ya habíamos revisado
previamente accedemos con doble clic sobre una tarea y en la pestaña del Avanzado buscamos la
sección fecha límite que debería estar con la palabra NOD.
Podríamos otorgar esta información a toda una fase o a varias tareas por separado, recordemos que
es una marca de advertencia y no modifica ni condiciona a los proyectos.
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Fechas limites
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En la sección del calendario escogemos una fecha que sería el máximo posible para la entrega o
finalización de la tarea o grupo de tareas que en este caso lo denominamos fase.

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Fechas limites calendario

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En la sección del calendario escogemos una fecha que sería el máximo posible para la entrega o
finalización de la tarea o grupo de tareas que en este caso lo denominamos fase.

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Fechas limites calendario
Aparecerá una fecha verde que simboliza lo antes expuesto y que es el tope máximo de tiempo en
que la tarea podría ser concluida.
Recordemos que es un punto de referencia y no modifica los calendarios ni nada de lo programado
previamente en la duración de las tareas.
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3.3. Ruta crítica
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La ruta crítica tiene un concepto de evidenciar en que puntos deberemos poner atención o ajustes
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para que el proyecto se siga desarrollando normalmente, no es más que activar una casilla y según
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la información que hayamos trabajo sobre el proyecto, Project 2016 nos calculara y marcara con una
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línea roja, así como las barras que estén bajo esta condición para advertirnos que en este tramo
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tendremos atención ya que cada tarea mantiene un grado de dependencia alto es las predecesoras.
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Ruta critica
La ruta crítica es una serie de tareas que se deben completar en una programación para que un
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proyecto finalice conforme a la programación. Cada tarea de la ruta crítica es una tarea crítica. El
Método de Ruta Crítica (MRC) es un método de administración de proyectos, para calcular la
duración total de un proyecto, basándose en la duración de cada una de las tareas y en sus
interdependencias.
Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programación en función a las duraciones de tareas
en la ruta crítica: la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto
que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo.
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Un retraso entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo
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planificado. La ruta crítica se identifica por la serie de tareas críticas consecutivas incluidas en la
programación. Para ajustar la fecha de fin de la programación deberá centrarse en modificar las
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tareas críticas. Para llamar la atención hacia la ruta crítica es posible modificar una presentación.
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Microsoft Project guardará los cambios junto con el archivo de proyecto. Si da formato al texto en
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Microsoft Project, el formato directo reemplazará todo formato definido para una categoría de texto,
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por ejemplo, para todas las tareas críticas.

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Para poder activar esta herramienta del programa iremos al fichero de Formato, en la sección de
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en
Herramientas de diagrama de Gantt y específicamente activaremos la casilla denominada Tareas
críticas
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Crear un nuevo calendario para el proyecto llamado CALENDARIO PROYECTO RUIZ CONDE y
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configúrelo de la siguiente forma: lunes a viernes: 8:30-13:00 y 14:30:00-19:00.

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Solución: En la ficha Proyecto seleccione Cambiar tiempo de trabajo, para crear el nuevo calendario
haga clic en Crear calendario, denomínelo CALENDARIO PROYECTO RUIZ CONDE. Para definir la
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jornada laboral diríjase a la pestaña Semanas laborales, pulse Detalles y seleccione Establecer días
en estos períodos laborables específicos, para introducir los horarios establecidos en el enunciado.
Programe el calendario creado e incluya los siguientes días festivos para el año 2022, 2 de junio, 6 y
8 de agosto. Asigne el calendario al proyecto, incluso a las tareas y recursos creados previamente.
Solución: Para definir los días festivos, marque el día en el calendario y diríjase a la pestaña
Excepciones y escriba el concepto “FESTIVO”, para establecer las pautas de repetición haga un
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doble clic sobre la fila y configure el cuadro de detalle. Para que el calendario se convierta en el
calendario del proyecto, habrá el cuadro de diálogo Información del proyecto, y seleccione el
calendario en el desplegable. Para asignar el calendario a las tareas y recursos creados con
anterioridad acceda a las ventanas de información y modifique el tipo de calendario.
Configure los siguientes horarios laborales para los recursos que se indican en el cuadro.
Nombre del recurso Horario
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JEFE DE PLANTA lunes a jueves de 8:00-13:00 a 14:00-17:00
du
Viernes de: 9:30-14:00
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OPERADOR DE EQUIPOS lunes a viernes de 8:00-16:00
te
Solución: Abra la vista Hoja de Recursos, pulse dos veces sobre el recurso JEFE DE PLANTA para
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abrir la ventana de Información de recurso, en la pestaña General seleccione Cambiar calendario
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laboral. En el cuadro seleccione el día indicado y en la pestaña de Excepciones configure el intervalo
de repetición.
l in
Asigne un nuevo calendario para la tarea INSTALACION DE MAMPOSTERIA EN TERRAZA.

en
Denomínelo CALENDARIO DE MUROS y configúrelo con el siguiente horario

as
Lunes a viernes: 9:00-16:00. sábado 7:30- 13:00

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Solución: Seleccione el comando Cambiar tiempo de trabajo, haga clic en Crear nuevo calendario y
selecciónelo a partir de una copia del calendario del proyecto (de este modo conservará los festivos
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asignados anteriormente). Rellene el campo Nombre y para cambiar la semana laboral, haga clic en
m
Semanas laborales, luego marque Detalles e indique el nuevo horario en la tabla y marque Aceptar.
Para asignar el calendario a la tarea, seleccione la tarea en la tabla y abra el cuadro de dialogo de
información de la tarea.
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Recuerda
Que para acceder a la herramienta Cambiar el tiempo de trabajo abriremos la ficha Proyecto.
Que los tipos base de calendarios con que cuenta Microsoft Project son tres.
Que para cambiar el calendario para todo el proyecto lo realizaremos desde el cuadro de
dialogo opciones.
Los calendarios de periodos laborales y de disponibilidad de recursos SI se aplican a los
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recursos materiales.
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La disponibilidad de un recurso NO indica el número de recursos totales del proyecto.
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Hay dos herramientas básicas que le ayudan a conseguir las respuestas que necesita durante el
proyecto. El Diagrama de Gantt le indica cuando están programadas las tareas. El Diagrama
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PERT le ayuda a comprender la relación entre tareas.
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Para ingresar debemos ir a la ventana de Información de la tarea, como ya habíamos revisado
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previamente accedemos con doble clic sobre una tarea y en la pestaña del Avanzado buscamos
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la sección fecha límite que debería estar con la palabra NOD.
La vinculación de las tareas puede ser expuesto en la escala de tiempo y cada una de las tareas
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se la puede ver en función de un grupo de fase o agrupador de tarea y su duración, incluso

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en
podemos ver los hitos como un punto de referencia.
En Project 2016, el diagrama de red cada tarea es representada por un recuadro, llamado
as
nodo, que contiene información básica de la tarea. Las tareas que dependen de otra para ser
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completadas, aparecen conectadas por líneas. Este diagrama le ofrece una representación
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gráfica de cómo se encuentran enlazadas entre si las tareas del proyecto.

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Es recomendable que todos los proyectos sean programados a partir de una hora de inicio y si
se conoce previamente la fecha en la que debe completarse un proyecto programarla también,

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esta configuración a partir de una fecha de inicio ofrece la máxima flexibilidad para su
estructuración.
Especifica el calendario base que se utilizará para el calendario del proyecto. El calendario del
proyecto se usa para calcular los períodos laborables del proyecto ayudar a Project a crear la
programación.
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varios calendarios y programarlos en función de las tareas y su afectación.

Establecer fecha de inicio y finalizaciones un proyecto

Conocer cómo crear un calendario y sus características

Definir los días laborales y días no laborales

Creación de calendarios específicos para tareas

Planificar un proyecto en función de los calendarios

programan las tareas.

de 12:00 a.m. a 12:00 a.m., está establecido como tiempo de trabajo.

tiempo de descanso entre las 3:00 a.m. y las 4:00 a.m.

1.2. Cambios en las características de los calendarios

proyecto a menos que especifique lo contrario.

Tanto en las tareas programadas manualmente como en las programadas automáticamente, si no se

de finalización de la tarea más larga.

Calendario con fecha de finalización

1.3. Incorporación de días laborales, no laborales, feriados y

Los pasos a continuación detallan el procedimiento para programar un calendario:

Cambio de tiempo calendario

Cree basado el estándar un nuevo calendario llamado calendario especial.

Ventana Cambio de tiempo calendario

Crear nuevo calendario base

Asignaciones a nuevo calendario

en el cuadro inferior agregue los detalles indicados.

Ingresando al menú opciones se puede definir horario de trabajo

Asignaciones a nuevo calendario

cada uno de los recursos que se asignarán.

Asignaciones a nuevo calendario

para cada tarea. Vea el siguiente ejemplo de cómo se configura un calendario.

1.4. Tipos de calendario en Project

Hay cuatro tipos de calendario en Project:

recursos. Definen el horario estándar laborable y no laborable de todos los proyectos de la

excepciones, como los días festivos de la organización.

El calendario de tareas agrega que el 4 de julio es un día laborable.

Vista de calendario de tareas

la organización. En el calendario de recursos se agrega que el martes es un día no laborable y que

los días de miércoles a sábado son de 10 horas.

Vista de calendario de recursos

1.5. Eliminar calendario

1.Haga clic en archivo > información > Organizador.

Haga clic en la ficha calendarios.

Elija el calendario que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

2. Crear una escala de tiempo en Project

perfecta para cualquier reunión de estado del proyecto.

perfecta para cualquier reunión de estado del proyecto.

los hitos como un punto de referencia.

ayuda a comprender la relación entre tareas.

Para que un diagrama de Gantt sea más eficaz, es posible personalizarlo:

Cambiando la información presentada.

un recurso sobre asignado.

tamaño de todos los títulos de las columnas.

Cambiando las unidades de tiempo presentadas.

Mostrando, ocultando o cambiando el aspecto de los períodos no laborables.

Cambiando las barras de Gantt para ilustrar o resaltar condiciones específicas de la

símbolo diferente a cada categoría de tareas.

Marcando las fechas de las subtareas en una barra de tarea de resumen

encuentran enlazadas entre si las tareas del proyecto.

conectan los nodos.

3.1. Formato y estilos de textos y colores

formato de la fecha, si existieren las flechas o si cambiaríamos a un tipo distinto de unión.

Estilos del diagrama de Gantt

Formatos de Diseño de textos