U4.Control y Seguimiento

[AFO0289RV] Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2016
[MOD0248QF] Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2016

[UDI1510JH] Control y seguimiento
Introducción
En esta última unidad estaremos revisando todos temas relacionados con las herramientas de
control que tiene Project así también como la visualización del proyecto en sus diversas caras.
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maestriasenlinea.ute.edu.ec
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Resultados de aprendizaje
Analizar y comprender el ciclo del proyecto desde las herramientas de seguimiento del
proyecto.
Establecer fechas de estado para control al día de un proyecto.
Comprensión de criterios relacionados con la línea base.
Designar en un determinado punto del proyecto la reprogramación.
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Comprender los pasos para exportar la información obtenida según la programación
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establecida.
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Presentación del proyecto en resúmenes tipo informes de tipo generales y específicos.
Impresión de los informes como resultados finales y conclusiones durante el desarrollo del
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proyecto.
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Mapa Conceptual
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1. Control y seguimiento
Una vez ingresada toda la información del proyecto, se han asignado los recursos y sus costos así
como las distintas vinculaciones entre tareas tenemos ya un proyecto solido que tiene un ciclo en el
tiempo y que se presenta con distintos resultados que los podemos contrastar con los intereses del
proyecto, esto lo conoceremos como la fase de evaluación del proyecto y que básicamente es el
momento del proyecto en el que comenzamos a tomar decisiones en virtud de conseguir optimizar
los tiempos, los recursos y los costes.
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1.1. Evaluación del proyecto.
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Como plataforma de seguimiento podemos incluir algunos conceptos para determinar el seguimiento
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del proyecto, a continuación, veremos brevemente el uso de Fecha de estado, Seguimiento, Línea
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base y reprogramación. Con lo cual podremos determinar a una fecha exacta una evaluación precisa
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del proyecto.
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Project utiliza la fecha de estado para realizar cálculos de valor acumulado, identificar la fecha de
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finalización completa en el cuadro de diálogo Actualizar proyecto y colocar las líneas de progreso. Si
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establece la fecha de estado en NOD (No disponible) Project utiliza la fecha actual como fecha de
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estado.
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La fecha de estado casi nunca se corresponde con la fecha actual, por lo que deberá establecerla
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(MS Project sabe que la información del proyecto es válida a esa fecha, y no a la fecha actual
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recordemos, el proyecto podría no estar actualizado al día de hoy).

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Establecer fecha de estado

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El procedimiento habitual consiste en crear un informe sobre el progreso de un proyecto en un día

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determinado (la fecha de estado), para administrar o comentar dicho proyecto, por ejemplo, para
obtener las cifras del informe de ventas del último mes, deberá definir la fecha de estado en el
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último día de ese mes. O, imaginando que ciertos informes de progreso vencen el viernes, pero se
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enviaron tarde, podría restaurar la fecha de estado al viernes antes de generar un informe sobre la
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información de progreso.
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Fichero establecer línea base

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Para poder visualizar la fecha base debemos ir a la vista Gantt de seguimiento y en función de los
avances asignados a cada tarea, es decir el porcentaje que ya haya sido elaborado determinará una
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presentación con una base gris de la barra una ceja superior en color azulo, la cual representa el
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avance a la fecha y un resto de esta barra en celeste que nos dirá el porcentaje pendiente.
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Fichero establecer línea base

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Para que esta línea sea visible en la sección de barras podemos dar un clic con el botón secundario
del ratón y abrir la ventana de opciones y escoger la opción cuadricula.

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Gantt de seguimiento
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En estas opciones de cuadricula podremos entrara los ajustes de cada elemento de la sección de
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cuadricula o área de barras de seguimiento, y escoger lo que nos gustaría modificar que en este caso
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sería Fecha de estado, posteriormente daremos propiedades para que esta línea pueda ser
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visualizada, es decir escogeremos un color un tipo y un relleno de ser necesario.

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Abrir propiedades de cuadricula

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Propiedades de Fecha de estado
Plan de línea base: son planes originales del proyecto (hasta 11 por proyecto) que se utilizan para el
seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan de línea base es una fotografía de la
programación en el momento de guardar la línea base e incluye información sobre tareas, recursos y
asignaciones.
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Propiedades de Fecha de estado color
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Un proyecto bien administrado a menudo implica comparar un proyecto con su versión anterior.
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Esto es una parte fundamental del seguimiento de un proyecto.

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Visualización en cuadricula de línea base
1.2. Importación y exportación
Una vez iniciado un proyecto en el que tenemos programadas las tareas y sus recursos, es muy
común que tengamos que ir aumentando tareas o incluyendo recursos que complementen la
información de la planificación, por ejemplo en nuestra organización se incluyó un nuevo sector a
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remodelar distinto al área original del proyecto y como es de esperar lo ideal seria que todas estas
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nuevas tareas sean parte del mismo proyecto pero que se vinculen en un momento del tiempo
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específico a programar nuevas tareas como una sección a remodelar diferente a lo inicial.
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Como parte de la gestión MS Project permite seguir incluyendo tantas tareas como sean necesarias
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para nuestro proyecto, por lo que podemos Importar subproyectos en nuestra matriz principal y a
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través de la organización en las celdas otorgarle una vinculación y los recursos necesarios para el
cumplimiento de las nuevas tareas.

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Lo recomendable es tener una base de tareas organizadas cronológicamente pudiendo ser creadas
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en otro programa como Excel y por medio de unos pasos incluir todo el paquete informativo nuevo
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en el proyecto matriz.
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Información de tareas en otro programa

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Esta opción es sumamente rápida cuando se trata de ir adicionando tareas y si tenemos la

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información podemos también incluir la duración de cada una.

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Podemos usar la clásica herramienta de copiar y pegar para traer de forma automática y ubicar en la
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columna de tareas las tareas y los días en la columna de duración. El resto de la programación es el
que teníamos realizando previamente es decir asignar recursos y vinculaciones entre tareas.
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Importación de tareas de forma simple
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Otra alternativa para importar la información a Project mediante cualquier campo especificado en el
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formato de archivo de otro producto, como Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Lenguaje
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de marcado extensible (XML), valores separados por comas (CSV) o formato de texto delimitado por
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tabuladores.
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Importación de subproyecto
En el fichero de Proyecto y en la sección Subproyecto como se marca en la imagen anterior podemos
realizar la gestión de insertar información desde otros programas, en este caso usaremos un archivo
de Excel que es el más común para generar este tipo de tareas.
Nos apertura una ventana de selección de que archivo vamos a tomar la información y
seleccionamos el archivo a incluir y automáticamente todos los contenidos aparecerán en la sección
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de tareas de nuestro proyecto matriz.
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Otra alternativa es con el siguiente esquema:
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Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Abrir.
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En el cuadro Abrir, haga clic en el tipo de archivo del que desea importar los datos.
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Navegue hasta la carpeta que contiene el archivo que desea importar y selecciónelo en la lista
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de archivos.
Haga clic en Abrir.

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Siga las instrucciones del Asistente para importación para importar los datos que desee en los
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campos de Project correspondientes.
En la página Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones

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del Asistente para importación, compruebe o modifique las suposiciones de equivalencia de

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Project.
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En la última página del Asistente para importación, haga clic en Finalizar para importar sus
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datos.
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Para exportar información desde Microsoft Project a otro formato como MS Excel, lo podemos hacer
definiendo o editando todas las equivalencias para poder enviar correctamente la información de los
datos.
A continuación, el detalle de los pasos a seguir para exportar información del proyecto matriz e
Project 2016 a otro programa.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Exportar y Guardar como.
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En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo exportado.
Elija del campo Tipo el tipo de archivo a exportar, en este caso la mayoría de veces es MS
Excel.
Haga clic en Guardar.
Siga las instrucciones del Asistente para exportación para exportar los datos que desee en los
campos correspondientes del archivo de destino.
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Exportación de datos a otro programa

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Cuando el asistente le solicite que cree una nueva equivalencia o use una existente, realice una
de las siguientes acciones:
Haga clic en Equivalencia nueva para crear una nueva equivalencia de exportación desde cero.
Haga clic en Utilizar una equivalencia existente para usar una equivalencia predeterminada o
una que haya definido y guardado previamente.
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Asistente exportación de datos a otro programa
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Para exportar sólo determinadas tareas o recursos, haga clic en el filtro que desea en el cuadro
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Filtro de exportación.
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Si desea cambiar el orden de los campos en el archivo de destino, haga clic en un campo de la
columna y a continuación, haga clic en los botones del comando Mover para mover el campo a
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la posición que desee.

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Asistente exportación tipos de información

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En la última página del Asistente para exportación, haga clic en Finalizar para exportar sus
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datos.
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Asistente exportación campos a insertar

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1.3. Impresión e informes

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1.3.1. Impresiones
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La alternativa visual de la impresión puede entregar información para una revisión grupal en una
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reunión, ya que se presenta de una forma atractiva del proyecto. En algunos casos, puede ser la
forma más eficaz en la que imprimir vistas presentan la información específica que desea compartir.
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En el fichero Vista, en el grupo Vistas de tareas o Vistas de recursos damos clic en la vista que desee
imprimir.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Imprimir.
Para revisar la vista o para realizar ajustes antes de imprimir, vea el lado derecho de la página.
Haga clic en Imprimir para imprimir la vista.
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Asistente exportación tipos de información
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Para que la impresión sea lo más eficiente posible, puede especificar las opciones que desee. Por
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ejemplo, puede imprimir un intervalo de páginas (definido por números de página o fechas),
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suprimir páginas en blanco e imprimir varias copias.

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En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas o Vistas de recursos, haga clic en la vista que
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desee imprimir.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Imprimir.

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En la parte superior de la página, especifique el número de copias que desea imprimir.

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Debajo de Configuración, especifique qué parte del proyecto desea imprimir.

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Puede especificar cualquier nivel de detalle que desee, desde fechas específicas hasta todo el
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proyecto.
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También puede especificar si el proyecto debería imprimirse con una orientación horizontal o
una orientación vertical.
Haga clic en Imprimir.
1.3.2. Informes
Para que la impresión sea lo más eficiente posible, puede especificar las opciones que desee. Por
ejemplo, puede imprimir un intervalo de páginas (definido por números de página o fechas),
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suprimir páginas en blanco e imprimir varias copias.
Un informe básico es un documento que contiene información referente al aspecto del proyecto que
se adapta a lo solicitado por el destinatario final. Contienen información de tareas, recursos o
asignaciones con varios formatos. Cada uno de estos informes incluye sus propias plantillas, las
cuales pueden ser seleccionadas y modificadas en función de la información que deseemos. En
Project hay seis grupos de informes predefinidos:
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Generales
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Asignaciones
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Actividades actuales
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Carga de trabajo:
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Costos
Personalizados
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Asistente para informes

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En el fichero superior sección Informes tenemos las opciones distintas para la creación de un
informe básico, podemos escoger entre las opciones que nos da Project 2016 como son:
la evolución del proyecto
Información general de costos
Información del proyecto
Información general del trabajo
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Próximas tareas
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Informes
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La información que contienen estas presentaciones son todas modificables y van a depender de que
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queremos ver en los resúmenes de pantalla, de igual manera podemos hacer los ajustes que
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consideremos necesarios en la parte lateral derecha en la que daremos un formato e iremos

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determinando que información se expondrá en el informe.

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Informe general del proyecto
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Edición del informe general del proyecto
La gestión de informes es dinámica y podemos obtener otras opciones en función de la necesidad del
proyecto o de la revisión del equipo con el que se expone.
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1.4. Guardar un proyecto

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Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Si es la primera vez que guarda el proyecto, escriba su nombre en el cuadro Nombre de

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archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Guardar el archivo
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En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el

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tipo de archivo que desea guardar.

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Escriba un nombre para el archivo.

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Guardar el archivo
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Haga clic en Guardar.

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Haga clic en la pestaña Archivo.

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Haga clic en Exportar.

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Haga clic en Guardar proyecto como archivo.

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Guarde en su equipo el proyecto. Llámelo Instalacion_Torre_42m
Solución: Diríjase a Archivo, seleccione Guardar como, e indique el nombre para el proyecto.
Exporte las tareas del grupo ESTUDIOS E INGENIERIAS a un formato del tipo Libro de Excel.
Llámelo PLANIFICACION PROYECTO TOWERPOWER y siga las instrucciones del asistente para
exportar los datos.
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Solución: Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Guardar como. Seleccione el tipo de archivo e
indique el nombre marcado en el enunciado. En el asistente configure la equivalencia, y continúe
con el asistente hasta finalizar la exportación.
Imprima (PDF) la vista ESCLA DE TIEMPO, HOJA DE RECURSOS y HOJA DE TAREAS para todo el
proyecto.
Solución: Seleccione todo el proyecto y use la herramienta Agregar la tarea a la escala de tiempo,
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situada en el grupo Propiedades de la ficha Tarea, posterior sitúese en la vista Escala de tiempo,
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haga clic en la pestaña Archivo y a continuación, en Imprimir; este mismo paso para cada vista
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solicitada.
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Genere un informe de Tareas críticas para el proyecto completo.
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Solución: Haga clic en la ficha Crear un Informe, en el grupo Ver los Informes, haga clic en En
.u
Curso. En el desplegable, seleccione Tareas críticas.
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Recuerda
La evaluación del proyecto como plataforma de seguimiento podemos incluir algunos conceptos
para determinar el seguimiento del proyecto, a continuación, veremos brevemente el uso de
Fecha de estado, Seguimiento, Línea base y reprogramación
La fecha de estado casi nunca se corresponde con la fecha actual, por lo que deberá
establecerla (MS Project sabe que la información del proyecto es válida a esa fecha, y no a la
c
fecha actual recordemos, el proyecto podría no estar actualizado al día de hoy).
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Para que esta línea sea visible en la sección de barras podemos dar un clic con el botón
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secundario del ratón y abrir la ventana de opciones y escoger la opción cuadricula.
Un proyecto bien administrado a menudo implica comparar un proyecto con su versión
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anterior.
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Esto es una parte fundamental del seguimiento de un proyecto. Como parte de la gestión MS
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Project permite seguir incluyendo tantas tareas como sean necesarias para nuestro proyecto,
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por lo que podemos Importar subproyectos en nuestra matriz principal.
Para exportar información desde Microsoft Project a otro formato como MS Excel, lo podemos
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hacer definiendo o editando todas las equivalencias para poder enviar correctamente la
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información de los datos.
La alternativa visual de la impresión puede entregar información para una revisión grupal en
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una reunión, ya que se presenta de una forma atractiva del proyecto

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Un informe básico es un documento que contiene información referente al aspecto del proyecto
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que se adapta a lo solicitado por el destinatario final. Contienen información de tareas,

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recursos o asignaciones con varios formatos.
La gestión de informes es dinámica y podemos obtener otras opciones en función de la

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necesidad del proyecto o de la revisión del equipo con el que se expone.
La información que contienen estas presentaciones son todas modificables y van a depender de
que queremos ver en los resúmenes de pantalla, de igual manera podemos hacer los ajustes
que consideremos necesarios en la parte lateral derecha en la que daremos un formato e
iremos determinando que información se expondrá en el informe.
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Establecer fechas de estado para control al día de un proyecto.

Comprensión de criterios relacionados con la línea base.

Designar en un determinado punto del proyecto la reprogramación.

los tiempos, los recursos y los costes.

recordemos, el proyecto podría no estar actualizado al día de hoy).

Establecer fecha de estado

El procedimiento habitual consiste en crear un informe sobre el progreso de un proyecto en un día

Fichero establecer línea base

Fichero establecer línea base

del ratón y abrir la ventana de opciones y escoger la opción cuadricula.

visualizada, es decir escogeremos un color un tipo y un relleno de ser necesario.

Abrir propiedades de cuadricula

Propiedades de Fecha de estado

Esto es una parte fundamental del seguimiento de un proyecto.

Visualización en cuadricula de línea base

1.2. Importación y exportación

información de la planificación, por ejemplo en nuestra organización se incluyó un nuevo sector a

cumplimiento de las nuevas tareas.

Información de tareas en otro programa

Esta opción es sumamente rápida cuando se trata de ir adicionando tareas y si tenemos la

información podemos también incluir la duración de cada una.

En el fichero de Proyecto y en la sección Subproyecto como se marca en la imagen anterior podemos

de Excel que es el más común para generar este tipo de tareas.

seleccionamos el archivo a incluir y automáticamente todos los contenidos aparecerán en la sección

Haga clic en Abrir.

campos de Project correspondientes.

En la página Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones

del Asistente para importación, compruebe o modifique las suposiciones de equivalencia de

Project 2016 a otro programa.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo exportado.

Haga clic en Guardar.

campos correspondientes del archivo de destino.

Exportación de datos a otro programa

de las siguientes acciones:

una que haya definido y guardado previamente.

la posición que desee.

Asistente exportación tipos de información

Asistente exportación campos a insertar

1.3. Impresión e informes

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Imprimir.

Haga clic en Imprimir para imprimir la vista.

suprimir páginas en blanco e imprimir varias copias.

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Imprimir.

En la parte superior de la página, especifique el número de copias que desea imprimir.

Debajo de Configuración, especifique qué parte del proyecto desea imprimir.

una orientación vertical.

Haga clic en Imprimir.

suprimir páginas en blanco e imprimir varias copias.

se adapta a lo solicitado por el destinatario final. Contienen información de tareas, recursos o

cuales pueden ser seleccionadas y modificadas en función de la información que deseemos. En

Project hay seis grupos de informes predefinidos:

Asistente para informes

la evolución del proyecto

Información general de costos

Información del proyecto

Información general del trabajo

consideremos necesarios en la parte lateral derecha en la que daremos un formato e iremos

determinando que información se expondrá en el informe.

Edición del informe general del proyecto

proyecto o de la revisión del equipo con el que se expone.