U3.Programación de Recursos y Costos Básicos Con Project 2016

[AFO0289RV] Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2016
[MOD0248QF] Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2016

[UDI1510JG] Programación de recursos y costos básicos con Project 2016
Introducción
Los recursos corresponden a todas las personas incluidas en la planificación del proyecto y que
tengan competencias propias de la organización para desarrollar alguna tarea. Un recurso también
puede ser cualquier cosa que permita concretar algún aspecto del proyecto, podríamos hablar de
equipos y otros materiales necesarios para cumplir un fin de tarea.
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maestriasenlinea.ute.edu.ec
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Resultados de aprendizaje
Aprender a realizar un seguimiento a los costos de los recursos.
Permitir visualizar todos los recursos que están siendo asignados a las tareas.
Conocer los tipos de recursos del programa.
Comprender y trabajar en la base visual de organizador de equipo.
Asignar recursos a las tareas
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Mapa Conceptual
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1. Recursos
1.1. Tipos de recursos
Los recursos corresponden a todas las personas incluidas en la planificación del proyecto y que
tengan competencias propias de la organización para desarrollar alguna tarea. Un recurso también
puede ser cualquier cosa que permita concretar algún aspecto del proyecto, podríamos hablar de
c
equipos y otros materiales necesarios para cumplir un fin de tarea.
.e
Los recursos son los encargados de realizar las tareas. En Project nos podemos encontrar dos tipos
du
de recursos:
.e
Trabajo
Material
te
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Costo
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en
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Tipos de recursos
Los recursos de TRABAJO están conformados por:
Las personas que participan en el proyecto, con nombre y apellido.
Las personas identificadas por su puesto o cargo (por ejemplo, gerente, jefe de equipo).
Grupos de profesionales identificados por su actividad (por ejemplo, encofradores o
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instaladores eléctricos). Uso de Project
Los recursos de equipamiento (por ejemplo, una pala excavadora, una grúa, etc.)
Las instalaciones (locales, salas de reunión, etc.) requeridas para realizar las tareas.
Los recursos de MATERIAL están conformados por:
Todos los materiales necesarios para una tarea.
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Suministros consumibles
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Hormigón
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Acero
Madera
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*Su coste no depende de su uso. .u
Los recursos de COSTO están conformados por todos los recursos que tienen un costo final y que no
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depende de la cantidad de trabajo o su duración tales como los viáticos, alimentación o alojamiento.
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1.2. Creación de una lista de recursos del proyecto

en
as
Para crear una lista de recursos con Project seleccionaremos la opción Hoja de recursos del menú
Ver. Cada fila de la tabla representa un recurso, para cada recurso de los que disponemos
ri
introduciremos su nombre y su capacidad máxima. También es posible asignar unas iniciales (que
st
identifican al recurso) y el grupo (si existen grupos) al que pertenece.

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Por lo general, los recursos son las personas incluidas en el plan del proyecto, estén o no asignadas
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a tareas. Pero un recurso también puede incluir cualquier elemento que sirva para llevar a cabo un
proyecto, como equipos y otros materiales (por ejemplo, cemento o servidores web).
El primer paso para gestionar los recursos es contar con ellos, por lo que debemos agregarlos al
proyecto.
Hacemos clic en el fichero superior Vista y seguidamente en el grupo Vista de recursos haga clic en
la hoja de recursos.
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En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o recurso genérico.
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Recursos de trabajo
in
Si desea designar grupos de recursos, en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba el
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en
nombre del grupo.
Para especificar que se trata de un recurso de trabajo en el campo Tipo, haga clic en Trabajo.
as
Para especificar que se trata de un recurso material en el campo Tipo, haga clic en Material.
ri
En el campo Etiqueta de material, especifique la unidad de medida del recurso.

st
Para especificar que se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo, haga clic en Costo.
ae
En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número total de unidades de
disponibilidad de este recurso para este proyecto. El valor de capacidad máxima especifica la
m
disponibilidad total de este recurso para este proyecto; por ejemplo, tiempo parcial o múltiplos.
1.3. Capacidad máxima para recursos de trabajo
La relación en porcentaje nos proporciona la unidad con la cual destinar las capacidades de cada
recurso y sus límites máximos.
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El campo del fichero denominado Capacidad nos permite efectuara esta asignación de unidades en
una vista de recursos para indicar si el recurso de trabajo es tiempo completo o parte de este
proyecto, o si están consolidados múltiplos de este recurso en uno. Por ejemplo:
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du
.e
Asignación de recursos
te
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Este porcentaje (el valor de unidades) se basa en la disponibilidad del calendario de recursos, de
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forma predeterminada el calendario de recursos es el calendario de proyecto estándar, que se
especifica una semana laboral de 40 horas. Pero si ha asignado un diferente calendario base a un
in
recurso o personalizar el calendario de recursos el valor de capacidad máxima se basa en ese

l
en
calendario. Mediante un porcentaje de unidades en lugar de un valor de hora, los cálculos de
proyectos y tareas permanecen precisos, incluso si cambia el calendario.

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1.4. Información del recurso de trabajo

st
ae
El recurso de trabajo cuenta con una ficha independiente en la que se puede realizar ajustes de su
configuración, así como su información más específica, esta ventana nos entrega de forma ordenada
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todos los campos o aspectos que el director del proyecto considere importante incluir como fuente
de información de cada recurso.
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Información de recurso
en
Para ingresar a esta ventana debemos dar un doble clic sobre el recurso que necesitemos ver y se
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despliega el siguiente cuadro.

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En la pestaña Notas, puede realizar las anotaciones que le resulten necesarias para definir el
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recurso.
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1.5. Asignación de recursos
La asignación de recursos a las tareas es una parte importante del éxito en la administración del
proyecto y se llevara a cabo con el seguimiento del trabajo realizado por el personal y el
equipamiento asignado a las tareas. Debemos asegurarnos de una buena descripción y comprensión
del proyecto; si las responsabilidades están claras, el riesgo de que alguna tarea se pase por alto
disminuirá.
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Es también altamente recomendable aumentar la flexibilidad en la planificación de cómo y cuándo
deben estar terminadas las tareas.
Permanentemente observar los recursos con sobreasignación o infra asignación de trabajo y realizar
un seguimiento de los costos de los recursos.
Si no introduce información acerca de los recursos, Microsoft Project calculará la programación
utilizando sólo la información acerca de la duración de las tareas y la relación entre las tareas. Las
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asignaciones de recursos afectan a la cantidad de tiempo que se empleará para finalizar la tarea;
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esto se denomina programación en función de los recursos.
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Antes de comenzar a asignar los recursos, puede introducir toda la información acerca de los
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recursos del proyecto de una sola vez mediante la creación de una lista de recursos. Este
te
procedimiento ahorra tiempo a la hora de asignar recursos a las tareas. Si asigna un recurso a una
tarea, Microsoft Project asignará a ese recurso la cantidad de trabajo especificada para la tarea.
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Después de asignar un recurso a una tarea, el nombre de dicho recurso aparecerá, de manera
ea
predeterminada, junto a la barra de la tarea en el Diagrama de Gantt.

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en
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Una asignación es un recurso específico asignado a una tarea concreta. Un recurso puede estar:
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Sobre asignado: es el resultado de asignar más tareas a un recurso de las que puede realizar
en el período laborable disponible.
Totalmente asignado: cuando se asignan tareas a un recurso de manera que lo completa
totalmente.
Sub asignado: consiste en asignar un recurso a un trabajo menos horas de las que está
disponible.
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Programación condicionada por el esfuerzo: método predeterminado de programación de Project. La
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duración de una tarea disminuye o aumenta a medida que se agregan o quitan recursos de una
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tarea, mientras que la cantidad de esfuerzo necesaria para completar dicha tarea permanece sin
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cambios.
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Programación no condicionada por el esfuerzo: en este caso, el trabajo de una tarea aumenta a
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medida que aumentan los recursos, siendo su duración constante.
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1.6. Redistribución de recursos

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en
Al tener la nómina creada de todos los recursos y asignados entre las tareas del proyecto, es una
buena recomendación administrarlos y verificar su carga laboral, así como horaria.

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En la mayoría de situaciones deberemos establecer un equilibrio entre los recursos, sus asignaciones
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y que algunos de ellos tengan la suficiente disponibilidad para evitar conflictos lo que se denomina
st
sobreasignaciones y justamente Project nos permite visualizar a todo el equipo que nivel de carga ha
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sido asignada y si lo pueden resolver sin generar conflictos.

m
Cuando se redistribuye, Project no cambia las asignaciones a las tareas. Project redistribuye solo los
recursos. No distribuye los recursos materiales, recursos de costos ni recursos pendientes de
asignar.
Los recursos sobre asignados se marcan de color rojo en las vistas de recursos, incluido el
Organizador de equipo. En el gráfico de Gantt, los recursos sobre asignados se indican mediante un
dibujo rojo en la columna Indicadores.
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Debemos tener en cuenta que, por motivos de los distintos cambios en las asignaciones de las
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tareas, la redistribución podría en algún momento retrasar la fecha de finalización de algunas tareas
y por consiguiente la fecha de entrega final del proyecto.
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A causa de los cambios en las asignaciones de las tareas, la redistribución puede retrasar la fecha de
.e
finalización de algunas tareas y, en consecuencia, la fecha de finalización del proyecto.
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1.7. Vista de uso tareas y recursos
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in
En la ficha Vista del grupo Vistas de tareas o Vistas de recursos, haga clic en la vista que
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desee. Para agrupar asignaciones, seleccione la vista Uso de tareas o Uso de recursos.
en
En la ficha Vista, en el grupo Datos, haga clic en Más grupos en el comando Agrupar por.
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Uso de tareas
in
En Mas Grupos, seleccione uno de la lista y, a continuación, haga clic en

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en
Modificar.
Active la casilla de verificación Agrupar las asignaciones, no las tareas o

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Agrupar las asignaciones, no los recursos.

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Uso de tareas
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2. Costos
2.1. Tipos de costos disponibles en Project
El manejo y gestión de los costos son un aspecto preponderante en el momento de la programación y
formulación del proyecto.
Al tener el costo como un recurso de costo, esto nos da la posibilidad de poder aplicar un costo para
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una tarea mediante la asignación de un elemento de costo a dicha tarea. A diferencia de los costos
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fijos, puede aplicar cualquier número de recursos de costo a una tarea.
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Con Project 2016 puede controlar cuándo se acumulan los costos de tareas y sus asignaciones. Esta
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opción puede reemplazar la generación automática de los costos asociados con el uso de recursos la
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forma de prorrateo es el valor predeterminado) y el lugar de realización al principio o al final de la
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tarea de costos.
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Los costos son un aspecto importante de la programación y control del proyecto. En Project, se
in
pueden especificar y controlar los siguientes tipos:

l
en
Costo basado en tasas: costo que se calcula en función de las tasas de pago especificadas
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para un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso.

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Las tasas de pago pueden ser:

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Tasas estándar: Pago por horas cumplidas en horario laboral de un recurso.
Tasas de horas extra: Pago por el trabajo de horas extra realizado por un recurso.
m
Costo por uso: costo que se contrae cada vez que se utiliza un recurso una vez por cada tarea
finalizada asignada al recurso. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez
que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula sólo una vez.
Recurso de costo: recurso que permite acumular costos puntuales o periódicos que pertenecen a
una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avión y el alojamiento. Suelen ser
costos puntuales de cada tarea, aunque puede haber varios apuntes distintos para ese costo
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mientras dure la tarea.
Costo fijo: costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian,
independientemente de la duración de una tarea o trabajo realizado en la tarea por un recurso.
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en
Hoja de recursos
as
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2.2. Asignación de costos a recursos

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Una vez identificados los conceptos de los costos con los que cuenta Project procedemos a ir
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asignando valores en cada una de las celdas en función de la información que tengamos de nuestro
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soporte financiero, es decir valores de pago por hora a empleados, costos de uso por hora de
maquinaria, costos de alimentación o viáticos, etc. Esta información deberá seguir siendo incluida y
asignada en las columnas de la vista Hoja de recursos, estas celdas serían las siguientes: Capacidad,
Tasa estándar, Tasa horas extra, Costo/Uso y Acumular.
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Tasas y costos
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2.3. Recurso de costos
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Un recurso de costo permite aplicar un costo para una tarea mediante la asignación de un elemento
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de costo (como un gasto de capital en equipamiento) a dicha tarea. A diferencia de los costos fijos,
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puede aplicar cualquier número de recursos de costo a una tarea.

en
A diferencia de los costos fijos, los recursos de costo se crean como un tipo de recurso y a
as
continuación se asigna a una tarea. Los costes especificados en un plan de proyecto no están tan
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protegidos como los especificados en un sistema de contabilidad de proyectos.

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Hay situaciones que pueden cambiar los costos, en función de los cambios realizados en la tarea. Si
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se cambia la duración de tarea, es posible que cambie la distribución de costo en el tiempo.

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Recurso de costos
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2.4. Asignación de costos a tareas

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Debemos tener claro el concepto de que los costos fijos se asignan a una tarea y no a un recurso.
l
en
El procedimiento para dar esta información al proyecto es la siguiente:

as
En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

ri
En el grupo Datos, haga clic en la flecha hacia abajo en Tablas y, a continuación, seleccione
st
Costo.
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Seleccione la tarea para la que desea establecer un costo fijo

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En el campo de Costo fijo, escriba un valor de costo.
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Costos fijos a tareas

en
as
2.5. Acumulación de costos de recursos

ri
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Con Microsoft Project 2016 puede controlar cuándo se acumulan los costos de tareas y sus
asignaciones. Esta opción puede reemplazar la generación automática de los costos asociados con el
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uso de recursos (la forma de prorrateo es el valor predeterminado) y el lugar de realización al

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principio o al final de la tarea de costos.
El costo por uso de recursos se contrae al comienzo o fin de una asignación, no mediante el método
de acumulación prorrateado.
En la ficha Vista, en el grupo de Vistas de recursos, haga clic en Hoja de recursos.
En el campo Nombre del recurso, haga clic en un recurso.
Con el botón secundario seleccione Información y en el cuadro de diálogo Información del
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recurso, haga clic en la ficha costos.
En la opción Acumulación de costos, seleccione el método de acumulación que desee, comienzo
prorrateo o fin.
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in
Acumulación de Costos de recursos

l
en
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2.6. Visualización de los costos del proyecto.

ri
El costo de nuestro proyecto programado con anterioridad puede ser visualizados de una visión
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general del presupuesto inicial. Para tener esta información deberemos seguir los pasos a
ae
continuación.
m
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Información.
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Información del archivo
te
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ea
En el panel derecho del cuadro de diálogo, haga clic en Información del proyecto y seleccione
Estadísticas del proyecto.

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en
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Propiedades avanzadas del archivo

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En la ventana podemos ver los costos generales del proyecto.
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.e
Propiedades avanzadas del archivo
du
Los costos de los recursos son una información altamente útil y valida y para visualizar estos datos
.e
nos ubicamos en la hoja de recursos, y seleccionamos la tabla Costos.
te
De esta manera podremos tener un control de los costos derivados del uso de nuestros recursos sean
.u
los previstos en la programación como los reales cuando el proyecto sea iniciado, pudiendo tener el
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control de los costos del proyecto por sus recursos.

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en
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m
Visualización costos de los recursos
Para poder observar los costos de las tareas según la programación realizada, así como las
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asignaciones de recursos, incluido los costos fijos de las tareas debemos ubicarnos en la hoja de
tareas y abrir la opción de Tabla Costos. En este resumen visual podremos ver los costos
relacionados a la ejecución de todas las tareas, sus costos, costos reales y su variación.
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en
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st
Visualización costos de las tareas

ae
Agrupe los siguientes recursos en su tipo correspondiente:

Trabajo
m
GERENTE DE PROYECTO
GERENTE DE CONSTRUCCIONES
DISEÑADOR DECORACIÓN
Material
INGENIERO TIPO 1
EMPRESA DE CONSTRUCCIÓN
EMPRESA DE INSTALACIÓN
HORMIGÓN PREMEZCLADO
Costo
VIÁTICOS
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¡Correcto!
Asigne los recursos introducidos a las siguientes tareas:

GERENTE DE PROYECTO
ASIGNAR EQUIPOS
ESTABLECER LOCACIÓN
ASIGNAR CONSTRUCTOR DE PROYECTO
ASIGNAR EQUIPOS
c
GERENTE DE CONSTRUCCIONES
.e
DESIGNAR CALCULISTA ESTRUCTURAL
du
.e
te
INGENIERO TIPO 1
.u
ELABORAR PROYECTO
ea
ELABORAR PROYECTO
VIÁTICOS
in
ELABORAR PROYECTO
ELABORAR PROYECTO
l
en
DISEÑADOR DECORACIÓN
REMODELACIONES
REMODELACIONES
as
EMPRESA DE CONSTRUCCIÓN
CONSTRUCCIÓN
ri
EMPRESA DE INSTALACIÓN
st
CONSTRUCCIÓN
CONSTRUCCIÓN
ae
HORMIGÓN PREMEZCLADO
CONSTRUCCIÓN
m
CONSTRUCCIÓN
.
¡Correcto!
Usar la vista organizadora de equipo para corregir la sobreasignación del recurso que este saturado
laboralmente.
Solución: En el fichero Recurso detectar la sección de Ver y seleccionar la opción Organización de

equipo. Desplace las tareas sobre asignados de este recurso en distintas partes del cronograma.
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Redistribuya los recursos del proyecto con la herramienta Redistribuir todo.
Solución: Abra la Ficha recurso y en el grupo Redistribuir, haga clic en el comando redistribuir todo.
c
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Recuerda
El manejo y gestión de los costos son un aspecto preponderante en el momento de la
programación y formulación del proyecto.
Los recursos son los encargados de realizar las tareas. En Project nos podemos encontrar dos
tipos de recursos: Trabajo, Material y Costo
El primer paso para gestionar los recursos es contar con ellos, por lo que debemos agregarlos
c
al proyecto.
.e
La relación en porcentaje nos proporciona la unidad con la cual destinar las capacidades de
du
cada recurso y sus límites máximos.
Permanentemente observar los recursos con sobreasignación o infra asignación de trabajo y
.e
realizar un seguimiento de los costos de los recursos.
te
Cuando se redistribuye, Project no cambia las asignaciones a las tareas. Project redistribuye
.u
solo los recursos. No distribuye los recursos materiales, recursos de costos ni recursos
ea
pendientes de asignar.
A causa de los cambios en las asignaciones de las tareas, la redistribución puede retrasar la
in
fecha de finalización de algunas tareas y, en consecuencia, la fecha de finalización del

l
en
proyecto.
El manejo y gestión de los costos son un aspecto preponderante en el momento de la

as
programación y formulación del proyecto.

ri
Un recurso de costo permite aplicar un costo para una tarea mediante la asignación de un
st
elemento de costo (como un gasto de capital en equipamiento) a dicha tarea. A diferencia de

ae
los costos fijos, puede aplicar cualquier número de recursos de costo a una tarea.
Debemos tener claro el concepto de que los costos fijos se asignan a una tarea y no a un
m
recurso.
Los costos de los recursos son una información altamente útil y valida y para visualizar estos
datos nos ubicamos en la hoja de recursos, y seleccionamos la tabla Costos.
El costo de nuestro proyecto programado con anterioridad puede ser visualizados de una visión
general del presupuesto inicial. Para tener esta información deberemos seguir los pasos a
continuación.
El costo por uso de recursos se contrae al comienzo o fin de una asignación, no mediante el
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método de acumulación prorrateado.
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equipos y otros materiales necesarios para cumplir un fin de tarea.

Aprender a realizar un seguimiento a los costos de los recursos.

Conocer los tipos de recursos del programa.

Comprender y trabajar en la base visual de organizador de equipo.

Asignar recursos a las tareas

1.1. Tipos de recursos

Los recursos de TRABAJO están conformados por:

Las personas que participan en el proyecto, con nombre y apellido.

Grupos de profesionales identificados por su actividad (por ejemplo, encofradores o

instaladores eléctricos). Uso de Project

Los recursos de MATERIAL están conformados por:

Todos los materiales necesarios para una tarea.

1.2. Creación de una lista de recursos del proyecto

identifican al recurso) y el grupo (si existen grupos) al que pertenece.

nombre del grupo.

En el campo Etiqueta de material, especifique la unidad de medida del recurso.

En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número total de unidades de

1.3. Capacidad máxima para recursos de trabajo

recurso y sus límites máximos.

proyecto, o si están consolidados múltiplos de este recurso en uno. Por ejemplo:

recurso o personalizar el calendario de recursos el valor de capacidad máxima se basa en ese

calendario. Mediante un porcentaje de unidades en lugar de un valor de hora, los cálculos de

proyectos y tareas permanecen precisos, incluso si cambia el calendario.

1.4. Información del recurso de trabajo

de información de cada recurso.

despliega el siguiente cuadro.

1.5. Asignación de recursos

Es también altamente recomendable aumentar la flexibilidad en la planificación de cómo y cuándo

deben estar terminadas las tareas.

un seguimiento de los costos de los recursos.

Si no introduce información acerca de los recursos, Microsoft Project calculará la programación

predeterminada, junto a la barra de la tarea en el Diagrama de Gantt.

en el período laborable disponible.

Totalmente asignado: cuando se asignan tareas a un recurso de manera que lo completa

1.6. Redistribución de recursos

buena recomendación administrarlos y verificar su carga laboral, así como horaria.

sido asignada y si lo pueden resolver sin generar conflictos.

recursos. No distribuye los recursos materiales, recursos de costos ni recursos pendientes de

dibujo rojo en la columna Indicadores.

y por consiguiente la fecha de entrega final del proyecto.

En Mas Grupos, seleccione uno de la lista y, a continuación, haga clic en

Active la casilla de verificación Agrupar las asignaciones, no las tareas o

Agrupar las asignaciones, no los recursos.

2.1. Tipos de costos disponibles en Project

El manejo y gestión de los costos son un aspecto preponderante en el momento de la programación y

formulación del proyecto.

pueden especificar y controlar los siguientes tipos:

para un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso.

Las tasas de pago pueden ser:

Tasas estándar: Pago por horas cumplidas en horario laboral de un recurso.

mientras dure la tarea.

independientemente de la duración de una tarea o trabajo realizado en la tarea por un recurso.

2.2. Asignación de costos a recursos

Tasa estándar, Tasa horas extra, Costo/Uso y Acumular.

puede aplicar cualquier número de recursos de costo a una tarea.

protegidos como los especificados en un sistema de contabilidad de proyectos.

se cambia la duración de tarea, es posible que cambie la distribución de costo en el tiempo.

2.4. Asignación de costos a tareas

El procedimiento para dar esta información al proyecto es la siguiente:

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.