U1 - Introducción y Programación de Tareas Con Project 2016

[AFO0289RV] Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2016
[MOD0248QF] Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2016

[UDI1510JD] Introducción y programación de Tareas con Project 2016
Introducción
En la actualidad el desarrollo de tareas y actividades en búsqueda de un fin especifico es un
planteamiento que ha distinguido a la humanidad en el avance y el perfeccionamiento de los
distintos procesos que apuntan lograr eficacia en cada uno de los pasos que apuntan a una meta u
objetivo. Las organizaciones han tratado de establecer parámetros que, con base de una
planificación y orden, establezcan los posibles inconvenientes que se puedan presentar en la
práctica propia de una actividad, y sobre todo que los retrocesos que aparecieran fueran de alguna
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manera previsualizados y resueltos sistemáticamente. La herramienta digital denominada Microsoft
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Project 2016, permite establecer un visor de varias características que enfrenta un determinado
proyecto con el fin de administrar cada parte de sus componentes y recursos en relación con el
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tiempo, resolviendo situaciones de una forma más eficiente para el programador o director de
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proyecto. .u
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maestriasenlinea.ute.edu.ec
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Resultados de aprendizaje
Preparación al planificador para el manejo de proyectos con Microsoft Project 2016.
Programación de tareas de un proyecto específico con Microsoft Project 2016.
Programación de calendarios y recursos de un proyecto específico Microsoft Project 2016.
Programación de costos y su relación con todos los actores del proyecto.
Seguimiento del proyecto y sus resultados.
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Mapa Conceptual
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1. Conceptos iniciales de administración de Proyectos
Los proyectos y su administración como fenómenos de estudio demandan técnicas y herramientas
que permitan esclarecer que parámetros interactúan entre sí en un periodo de tiempo, analizando
sus puntos álgidos en los calendarios y las finanzas.
La planificación organizacional de las empresas apunta hacia la eficacia, rentabilidad, ahorro de
tiempo y optimalización de gastos con resultados que permitan los beneficios antes mencionados.
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Herramientas del administrador

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2. Crear un nuevo proyecto
Con la introducción previa a Project procedemos al estudio de los componentes del software y como
abrir y visualizar un proyecto desde cero.
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2.1. Abrir un nuevo proyecto

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El arranque de un nuevo proyecto en base de Project 2013 es sencillo y se lo realiza similar al resto
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de los programas de Microsoft Office.

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Nos ubicamos en la pestaña de Archivo, luego en Abrir.

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Abrir un nuevo archivo
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La planificación organizacional de las empresas apunta hacia la eficacia, rentabilidad, ahorro de
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tiempo y optimalización de gastos con resultados que permitan los beneficios antes mencionados.
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En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Abrir, haga clic en la unidad o carpeta que contiene
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el proyecto.
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En el panel derecho del cuadro de diálogo Abrir, abra la carpeta que contiene el proyecto que
desea.
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Haga clic en el proyecto y, a continuación, en Abrir.

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Abrir un nuevo archivo
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**Para abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el formato de archivo que desea en
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la lista situada a la derecha del cuadro Tipo de archivo y, a continuación, haga doble clic en el
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nombre de archivo en la lista de carpetas.

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Para arrancar un proyecto nuevo se puede iniciar desde una fecha de comienzo o una fecha de
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finalización, las cuales pueden ser definidas desde las propiedades del documento.
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La fecha de comienzo programará el inicio de una tarea y su duración estará determinada por la
asignación que le otorguemos como fecha de finalización, esta característica estará influenciada los
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calendarios que hayamos asignado o configurado en el proyecto, así como sus restricciones.
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2.2. Crear un nuevo proyecto

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Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Nuevo.
Asegúrese de que la opción Proyecto en blanco esté activada y, a continuación, haga clic sobre
él.
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Crear un nuevo archivo

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En el borde superior de la cinta de herramientas en la ficha de Proyecto debemos dar clic sobre el
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botón de Información del proyecto.

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Información del proyecto
Programe el proyecto en el cuadro de diálogo Información del proyecto:
Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de
comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha
en el cuadro Fecha de comienzo.
Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalización, haga clic en Fecha de
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finalización del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la
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fecha en el cuadro Fecha de finalización.
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Información del proyecto
Definir las propiedades del archivo para el proyecto
Abra el proyecto.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Información.
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En este apartado se pueden ajustar los parámetros principales del proyecto en cualquier momento,
hay que tomar en cuenta que cualquier modificación afecta a todo el proyecto como tareas y
restricciones.
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Propiedades del proyecto

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En esta ventana flotante podemos ir completando la información que creamos pertinente para el
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proyecto.
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Guardar un nuevo proyecto con Project 2016

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Abrir pestaña archivo y dar clic en guardar y si queremos cambiar el nombre en guardar como.
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Posteriormente debemos seleccionar una ubicación y un nombre de ser la primera vez que se guarda
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un proyecto, finalmente clic y guardar.

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Guardar y guardar como del proyecto
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2.3. Visualización de un proyecto

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Las distintas posibilidades a las que se adapta Project 2016 a las organizaciones es amplia y variada
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ya que cada usuario define su necesidad, es por esto que cada organización se sentirá más cómoda
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usando una visualización que más le convenga.

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La información del proyecto permanece estática al intercambiar entre las opciones de visualización,
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esto quiere decir que, si nos movemos entre las distintas alternativas de Project 2016, los contenidos
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programados previamente se mantienen fijos y solo vemos desde una óptica distinta el mismo
escenario del proyecto.
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Visualización del proyecto

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Diagrama de Gantt
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La opción más comúnmente usada es el Diagrama de Gantt la cual presenta la información de cada
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proyecto de tal manera que podemos analizar la tarea, el recurso y contrastarla con el tiempo
asignado con sus respectivas duraciones.

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Diagrama de Gantt
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Uso de Tareas
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Diagrama de Gantt
Calendarios
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Calendario
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Uso de recursos
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2.4. Escala temporal de una vista

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La escala temporal es una herramienta visual de control que se ubica en la parte superior del
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diagrama de Gantt, esta puede mostrar hasta tres niveles y establecer formatos a cada uno para ser
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expuestos de forma individual.

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La escala de tiempo a diferencia de la temporal es un resumen expreso en el que podemos analizar

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el tiempo de proyecto y sus tareas resumidas en una imagen, pudiendo ser presentado como un
informe.
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Escala temporal y escala de tiempo
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2.5. Ocultar o mostrar una columna
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Deberemos seleccionar la columna a modificar u ocultar y con el botón derecho del ratón
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buscaremos la opción de ocultar con la finalidad de dejar de ver una columna especifica, esto no
quiere decir que eliminamos la columna y su información, sino únicamente la invisibilizamos para el
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área de trabajo.
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Con este mismo principio podemos usar la misma ubicación al seleccionar un lugar en las columnas
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que quisiéramos insertar una nueva columna y con el botón derecho nuevamente podemos buscar
insertar columna, y se desplegara una cascada de alternativas que podemos incluir en nuestra hoja
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de proyecto.
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Insertar u ocultar columnas

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2.6. Ajuste en el texto de las celdas

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Cada celda cuenta con la posibilidad de ajustar tanto el alto como el largo para su mejor lectura, ya
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que en algunas situaciones los textos de los contenidos podrían ser extremadamente largos y
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complicarían su compresión.
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Las filas y columnas serán controladas de forma automática desde el programa dando un doble clic
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sobre los bordes de la celda, esto dependerá del largo y alto del texto ingresado, de forma muy fácil
podemos controlar también el ajuste de forma manual situando el ratón en el borde mismo borde
pero esta vez solo será un clic y arrastraremos de forma manual hacia dónde queremos crecer la
celda.
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Ajuste de texto en celdas
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2.7. Formatos de barras de una vista Diagrama de Gantt
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La visualización de un Diagrama de Gantt podría tornarse de difícil lectura aun en su forma simple
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de apreciación, dependiendo de la complejidad de cada proyecto y sus interacciones propias. Las

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barras en un diagrama determinan su esencia en el tiempo, pero es posible entregar más

en
información específica sobre cada barra y permitir al administrador y usuario del proyecto que su
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análisis y gestión se vuelva más sencillo al aportar textos, colores y texturas a cada barra.
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La forma más rápida y útil es ejecutar un doble clic sobre la barra a editar, lo cual nos abre una
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ventana de alternativas a escoger para modificar a nuestro criterio la presentación de cada barra,
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esta opción es muy útil cuando tenemos proyectos en los que haya actividades o tareas muy
similares y que se ejecutan en un mismo tiempo, pero tienen están conformados por equipos
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distintos, con lo cual podemos dar una personalidad a cada barra y tener un mejor control de estos
parámetros.
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Formatos para barras de diagrama de Gantt
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Una forma rápida de resolver estos formatos de barras es usar los estilos predefinidos que trae el
programa Project 2016, lo cual resulta conveniente si el tiempo está en contra.

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En la ficha de Herramientas de Diagrama de Gantt y en su parte inferior esta la ficha Formato,

en
podremos ver inmediatamente una amplia opción de presentaciones listas para ser usadas.
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Estilos predefinidos para barras en Diagrama de Gantt
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3. Programación de tareas con Project 2016
3.1. Opciones de programación
En el capítulo anterior hemos podido revisar de forma breve el entorno general de Microsoft Project
2016, hemos podido comprender los alcances y las herramientas con las que podemos enfrentar y
planificar un proyecto.
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En este segmento del aprendizaje estableceremos la programación de tareas como el eje rector de
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los acontecimientos que estructuran un proyecto en Project 2016.
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Definamos que una tarea es una actividad que tiene un inicio y una finalización, esto como el
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concepto base para relacionarlo con los diferentes actores que iremos incluyendo a medida que
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avanzamos definiendo la programación. .u
Los complementos o características de las tareas son las personas o equipo de trabajo, el equipo o
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herramienta y los materiales que los llamaremos recursos.

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Los criterios de andamiaje del proyecto estarán basados en las Tareas, los Recursos y la mano de
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en
obra necesaria para completar una tarea la cual la denominaremos Trabajo.

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La condición de programación de una tarea puede ser de dos maneras:

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Tarea programada automáticamente: es la más común y esta se programa por el motor de Project,
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que interactúa con los calendarios, restricciones, dependencias, así como los recursos.
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Tarea programada manualmente: esta alternativa podría estar ubicada en cualquier punto de la
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programación y no interactúa con el motor de Project, con lo cual es de modificación especifica y no
la vuelve programar.
Al estar condicionada por la programación automática Project asigna una temporalidad
predeterminada que es de 1un día, la cual puede y debe ser modificada por el programador quien
dará la duración en tiempo real que esa tarea requiera.
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Programación automática o manual

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La duración predeterminada está en función del día, pero dependiendo de las características del
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proyecto se la puede cambiar a otra unidad de tiempo pudiendo ser minutos, horas, días semana o
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meses.
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3.2. Crear tareas únicas
Las tareas definen una acción a seguir en el proyecto, están tienen una ubicación especifica que es
la columna denominada Nombre de tarea, en donde se irán ubicando todas las distintas tareas
previstas para cada proyecto.
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Programación de tareas
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Si fuera necesario insertar una nueva tarea dentro de un grupo de tareas previamente creadas es
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tan fácil como ubicar el ratón por encima o por debajo de la cela donde deseamos ubicar la nueva
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tarea y con el clic secundario desplegamos las opciones y aceptamos en insertar tarea.
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Es recomendable no incluir a las vacaciones o días festivos como una tarea, esto lo debemos incluir
en la programación de los calendarios para no confundir a Project.
3.3. Duración en el tiempo
El tiempo es el factor determinante de una tarea nueva, y al ser creada tenemos activada la columna
de Duración de forma predeterminada con la unidad automática que es 1 día, esta duración esta
influenciada por la programación automática o manual que previamente hayamos ingresado, es
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decir al ser automático el motor lo calcula e ingresa una fecha de comienzo y una fecha de
finalización.
Al corregir la fecha exacta de inicio que le otorgue el programador o administrador, se actualizara
también el fin de la misma en función del tiempo total establecido en la duración.
Las distintas tareas serán representadas en la columna de Tareas y al tener la duración activa de
cada uno deberemos ir asignando la duración estimada de cada una.
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Al configurar los calendarios tendremos como resultado las fechas de vacaciones o días festivos que
afectaran la totalidad del tiempo por cada actividad.
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Duración de tareas
3.4. Inicio y finalización de la tarea
Para determinar el inicio y fin de cada tarea es importante ingresar las fechas de forma manual, con
el uso del ratón se puede dar clic sobre la celda que contenga la información de fecha que haya
aparecido en la columna denominada Comienzo y que esté vinculada a la celda de la tarea a
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programar, de esta acción se desplegará un calendario en el que estableceremos la información
exacta del día que será el inicio y automáticamente la finalización estará dada por la duración de los
días que hayamos programado previamente.
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Comienzo de cada tarea

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Con el conjunto de datos ingresados al proyecto en la vista de Diagrama de Gantt, podemos notar la
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presencia de las barras en la sección derecha de nuestra área de trabajo, las cuales representan de
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una forma visual y sintetizada la programación realizada hasta este momento.

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Barras
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3.5. Predecesoras
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Una vez ingresada la información de duración, comienzo y fin del proyecto tendremos como
resultado la presencia de las barras mencionadas anteriormente, las cuales se encuentran apiladas
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de forma vertical y con su inicio en una fecha específica, es decir la del inicio del proyecto.
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Lo que estamos leyendo es que podemos tener las tareas perfectamente creadas, pero no tienen una
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vinculación entre ellas, es como si todas iniciarían al mismo tiempo y lo cual es irreal en un proyecto
planificado.
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Las predecesoras resuelven este dilema siendo la actividad previa entre todas las tareas y
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determinando la conectividad necesaria para el accionar en conjunto.

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A excepción de la primera tarea y con el fin de que el resto tengan un inicio, se debe establecer su
predecesora a cada una, y es con esta acción que se organizan gráficamente y podremos observar
que las barras se vinculan y establecen un patrón de inicio en función de la terminación de su tarea
anterior es decir su predecesora.
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Predecesoras
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3.6. Vinculación entre tareas .u
Las tareas pueden estar vinculadas por medio de la organización de predecesoras, sin embargo, se
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puede ajustar manualmente el inicio de una actividad modificando la fecha en la que se quiera
cambiar un inicio y con esto eliminaríamos la vinculación automática que preestablece Project por
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medio de las predecesoras.

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Existen 4 formas de vinculación en Microsoft Project 2016 en la relación entre tareas, estas son:
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De fin a comienzo (FC): esta es la más común de las vinculaciones ya que establece que el
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inicio de la siguiente tarea estará dependiente de la finalización de la anterior.
De Comienzo a comienzo (CC): las tareas están determinadas a que sus inicios sean al mismo
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tiempo, es decir hay un arranque paralelo de actividades entre las tareas.

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De fina a fin (FF): cuando una tarea se concluye la otra también.
De comienzo a fin (CF): no muy común y se la usa en proyectos específicos y está planteada en
la medida en que el comienzo de una tarea implica la finalización de otra tarea sucesora.
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Vinculaciones
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La dependencia entre tareas podemos modificarla o ajustarla en función de nuestras necesidades, al
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dar un clic sobre la flecha de vinculación se nos despliega una ventana con un menú de opciones que
nos permitirá determinar el tipo de inicio de la tarea escogida.

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Si fuera el caso podemos establecer un retardo en días para incluir más información para la
contabilización final de la visualización.

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Dependencia de tareas
3.7. Tareas de resumen
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El planteamiento de todas las tareas ubicadas en celdas de forma vertical podría resultar para su
lectura y análisis en una vista un tanto monótona, para lo cual Project nos permite organizar esta
información segmentos y agrupaciones para controlar de mejor manera nuestra información.
La tarea de resumen agrupa un conjunto de tareas y las puede desplegar o minimizar dependiendo
de nuestro interés, obteniendo datos interesantes como es la duración en tiempo sumada de un
grupo de tareas entre alguna de sus ventajas.
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Proyecto sin tareas de resumen

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Este procedimiento es sumamente sencillo y se lo puede ir realizando a medida que avanzamos en la

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programación del proyecto y que en un momento especifico se nos presentaría una acumulación de
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varias tareas que serían parte de un mismo grupo.
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Tarea a subtarea
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Proyecto con tareas de resumen
Como podemos ver al crear las subtareas se agrupan y podemos gestionar de mejor manera los
conjuntos de tareas.
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Agrupación de tareas de resumen
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Al crear todas las subtareas de una agrupación programada tenemos un control más afinado de la
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información, dando un paso más podríamos establecer un control que contenga a todas las subtareas
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de nuestra tarea de resumen.

in
Esta opción se denomina Tarea de resumen del proyecto, y se encuentra en la ficha superior de
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Formato, al activarla se presentará una nueva celda en la ubicación superior de nuestras tareas y
en
contendrá a todo el proyecto.

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Podemos modificar el nombre en la celda que aparece ya que se presenta con una nomenclatura
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predeterminada y a la cual deberíamos asignar el nombre de nuestro proyecto.

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Tarea de resumen de proyecto
3.8. Hitos duración cero en el tiempo
Un hito corresponde a un punto de control en la trayectoria todo proyecto, siendo muy importante
para establecer reuniones o revisiones que sean necesarias para la supervisión del estatus del
proyecto a esa fecha específica.
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Para dar a entender a Project que una celda se comportará como un hito debemos asignar un
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nombre en este caso Hito a la celda, por lo general estará ubicada en la columna de tareas y en su
característica de duración le otorgaremos cero.
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Hitos
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Para dar a entender a Project que una celda se comportará como un hito debemos asignar un
nombre en este caso Hito a la celda, por lo general estará ubicada en la columna de tareas y en su
característica de duración le otorgaremos cero.
Por lo general los hitos están destinados a evaluaciones del proyecto o reuniones de control del
avance de un grupo de tareas, por lo que en la planificación debería encontrarse considerando una
fecha que este al final de una tarea de resumen o de subtareas, la información necesaria seria
establecer en su celda correspondiente al hito en la columna de comienzo una fecha específica que
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se encuentre al final de un grupo de tareas.
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Fechas de los hitos
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Las fechas de los hitos no están retrasando ni afectando al resto de tareas ni modifica los
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calendarios, su función es únicamente de establecer puntos de control en el tiempo de duración del

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proyecto.
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3.9. Número de esquema

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Las posibilidades que tenemos de administración de las tareas son muy útiles al encontrarnos
ae
proyectos con mucha información respectos de sus tareas, previamente hemos podido dar una
primera solución con las Tareas de resúmenes y logrado crear conjuntos de tareas relacionadas a un
m
tema específico, pero Project 2016 nos permite agregar un nivel adicional de orden y manejo de las
tareas usando la opción denominada Numero de esquema, la cual nos proporciona información
específica en la codificación de cada tarea o tema agrupador de tareas, siendo ajustable a la medida
de cada administrador o desarrollador de proyecto y su organización.
Consiste en darle información a Project d un código base por ejemplo si el proyecto se llamara
Edificio Ruiz Lorca su código podría ser RL y de ahí para adelante las denominaciones se encargará
el programa de generar en base de números y letras códigos específicos para cada tarea.
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Para contar con esta potente herramienta debemos activar el casillero denominado Número
esquema que se encuentra en el fichero de Formato y automáticamente el programa resolverá la
otorgación de un sistema de códigos a cada tarea estableciendo de forma numérica a todas las
tareas que se encuentren en el proyecto.
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Número de esquema
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De ser necesario podemos personalizar la codificación aumentando una columna adicional que nos
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dará un control más afinado en la creación y de los atributos de los identificativos que busquemos
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para cada tarea.

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Esta nueva columna tendrá la característica de ser un EDT y tendríamos algo muy similar a lo
st
obtenido previamente al activar la casilla del número de esquema, con la diferencia que al editar las
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propiedades del EDT le diremos al programa los niveles de codificación y las siglas específicas que
nos gustaría estén en la columna de códigos.

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Codificación por EDT
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De ser necesario podemos personalizar la codificación aumentando una columna adicional que nos
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dará un control más afinado en la creación y de los atributos de los identificativos que busquemos
para cada tarea.

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Codificación por EDT
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3.10. Tareas periódicas
Son todas aquellas tareas que tengan una repetición durante la totalidad del tiempo establecido del
proyecto y se visualiza dependiendo de la duración que le otorguemos en el diagrama de Gantt,
pudiendo ser usada como reuniones de evaluación de avance del proyecto.
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Tarea periódica
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El procedimiento es simple, iniciando por crear una tarea única como lo habíamos hecho con las
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en
anteriores, no le asignamos duración ni ningún valor, ya que vamos a notificar al programa de que
es una tarea que se repetirá varias veces.

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Una vez creada la tarea la seleccionamos y en el fichero superior de las herramientas llamada Tarea
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buscamos el icono de tarea y al desplegar estas opciones buscamos Tarea periódica.

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Configuración tarea periódica
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Configuración tarea por fechas
3.11. Información y detalles de tarea
Cada tarea contiene mucha información única y propia que a simple vista no la podemos observar y
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que al ir delineando los detalles de todo el proyecto es imprescindible conocer todos los
componentes de las tareas y en donde realizar ajustes o modificaciones.
Al hacer un doble clic sobre la tarea específica podemos acceder a una ventana que contiene su
información distribuida en pestañas superiores y en cada una toda la información de la tarea como
avance general en función de porcentaje cumplido, la duración programada, que tareas son sus
predecesoras, que recursos han sido asignados, que costo tiene el recurso asignado, restricciones y
notas aclaratorias que pueden incluir otros archivos para sumar información relevante a todos los
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que participen del proyecto.
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Información de tarea
3.11.1. Notas de apoyo

Si nos ubicamos en la parte superior de la ventana de Información de tarea, vamos a poder
encontrar una herramienta sumamente útil al momento de sumar información pertinente a una tarea
específica, es decir podremos incluir un apartado con notas de texto que entregue detalles sobre
algún aspecto a destacar y que consideremos importante. No solo es útil a nivel de texto sino
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también nos da la posibilidad de incluir archivos externos y que los podemos abrir desde esta
ventana, pudiendo ser archivos PDF, así como también de imagen como son del tipo JPEG, AutoCAD,
Excel y muchos programas más, creando vínculos que den más luces sobre alguna tarea que
requiera información adicional y que el programador o director del proyecto así lo necesite.
Esta información la podemos complementar todas nuestras tareas programadas en el proyecto y la
podemos buscar en la parte superior la pestaña denominada Notas, y en el recuadro que aparece
podremos ingresar todo el texto que consideremos pertinente a la información que sobre esta tarea.
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Notas de apoyo
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En este mismo lugar podremos generar vínculos con otros programas para establecer lazos de
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información del proyecto.

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Notas de apoyo y vínculos
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3.12. Modificaciones
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De ser el caso Project nos permite cambiar las propiedades de una celda o de varias celdas, es decir
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podemos ajustar el tamaño del texto ingresado en la celda, podemos cambiar el tipo de texto, el
en
color de la celda o conjunto de celdas seleccionadas.

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Esto podría ser útil al momento de organizar la información de todas las tareas ya que, si bien
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previamente habríamos otorgado códigos y numeración de forma textual, bien podría ayudar un
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manejo de colores y tipología de letras para diferenciar grupos de tareas o conjuntos de actividades.
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Modificaciones
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3.13. Restricciones
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Toda tarea y sus particularidades pueden ser editadas, ajustadas o modificadas en función de lo que
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el proyecto así lo requiera, sucede mucho en casos en que una actividad requiere ser o bien iniciada
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o finalizada pero en una fecha totalmente específica, tenemos el caso como ejemplo el de trabajos de
obras civiles en centros comerciales en los que las fechas de entrega suelen ser muy ajustados e
inamovibles; es en base de este ejemplo que podemos asignar a una tarea una restricción, es decir le
podemos programar para que no dependa de otras circunstancias de tiempo de otras tareas que le
preceden, o de recursos que son parte de su accionar y que si o si se debe respetar esta fecha.
Estas restricciones son de tipo flexibles e inflexibles, y como su nombre lo indica dependerá de la
urgencia que se requiera para su inicio o finalización y estará a discreción del director del proyecto.
40 / 46
Las flexibles están predispuestas en el programa y se las reconoce si al dar un doble clic sobre una
tarea se despliega la ventana de Información de la misma y en la pestaña de Avanzado ubicamos la
sección denominada Tipo de restricción, es aquí que podemos tomar la decisión de asignar alguna
de las opciones que tendemos a disposición y que como lo mencionamos anteriormente dependerá
del criterio del director o de la gestión como tal del proyecto.
Las restricciones que se enmarcan como flexibles serian:
c
Lo antes posible
.e
Lo más tarde posible
du
.e
Las restricciones inflexibles serian:
te
Debe comenzar el (asignar fecha específica)
.u
Debe finalizar el (asignar fecha específica)
ea
No comenzar antes del (asignar fecha específica)
No comenzar después el (asignar fecha específica)

in
No finalizar antes del (asignar fecha específica)

l
en
No finalizar después del (asignar fecha específica)

as
ri
st
ae
m
41 / 46
c
.e
du
.e
te
.u
ea
Restricciones flexibles e inflexibles

in
EJERCICIO 1
l
en
1.- Inicie un nuevo archivo de Microsoft Project 2016 y cree un proyecto llamado Remodelacion
as
CASA RUIZ LORCA, adicionalmente programe el proyecto como fecha de inicio el 15 de agosto del
2022
ri
st
En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Información del proyecto, indique la
ae
fecha de comienzo y el tipo de programación.

m
2.- Introduzca las siguientes tareas con sus correspondientes duraciones:
Nombre de tarea Duración
PLANIFICACION 1 día
REALIZAR INFORME 1 día
LOCALIZAR UBICACION 3 días
42 / 46
CONTRATAR ESTUDIO DE ARQUITECTURA 2 días
ELABORAR PROYECTO 10 días
PRESENTAR INFORME 1 día
OBTENER PERMISOS 0 días
CONTRATAR EMPRESAS DE REFORMA 4 días
c
.e
TRABAJOS 1 día
du
TRABAJOS DE CONSTRUCCION 60 días
.e
TRABAJOS DE INSTALACIONES 10 días
TRABAJOS DE DECORACION 4 días

te
.u
ea
FIN DE TRABAJOS 0 días
in
MONTAJES 1 día
l
en
MONTAJE DE MOBILIARIO 10 días

as
MONTAJE EQUIPOS 4 días

ri
3.- Inserte una tarea repetitiva debajo de la tarea PLANIFICACION, denomínela REUNION
st
SEMANAL. Configure la tarea para que tenga una duración de una hora y se realice de forma
ae
semanal los lunes.

m
4.- Inserte una tarea Hito al final de las subtareas que engloban a la tarea resumen PRESENTAR
INFORME, denomínela FIN DE ETAPA y en duración marque cero. Ubique un hito en cada final de
cada sub tarea.
5.- Configure el esquema del proyecto marcando como tareas resumen las siguientes: OBTENER
PERMISOS, FIN DE LA TRABAJOS Y MONTAJE EQUIPOS
6.- Programe para que cada tarea tenga como predecesora la tarea anterior, pero las siguientes
tienen una condicion diferente.
43 / 46
CONTRATAR ESTUDIO DE ARQUITECTURA 2 días FF
CONTRATAR EMPRESAS DE REFORMA 4 días FF
TRABAJOS DE CONSTRUCCION 60 días CC
*Fin a comienzo (FC, o sin nota), Comienzo a comienzo (CC), Fin a fin (FF) y Comienzo a fin (CF).
7.- Introduzca una fecha límite para la tarea MONTAJE EQUIPOS, indique la fecha 15 de
c
NOVIEMBRE de 2022.
.e
du
1.- Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo, seleccione Proyecto en
blanco y haga clic en Crear. Entre nuevamente en Archivo y Seleccione Guardar como, configure el
.e
destino usando el desplegable Guardar en, y escriba el nombre del archivo.
te
2.- Divida la ventana del programa en dos paneles, para ello en la ficha Vista en el grupo Vista en
.u
dos paneles marque Detalles. En el formulario de tareas indique los nombres y duraciones de las
ea
tareas del cuadro.

in
3.- Sitúese en la fila donde desea insertar la tarea repetitiva. En la ficha Tarea, en el grupo Insertar,
l
haga clic en la parte inferior del botón Tarea y, a continuación, haga clic en Tarea periódica. En el
en
cuadro de diálogo introduzca la información que aparece en el enunciado.

as
4.- En la vista de hoja, sitúese en la fila donde desee insertar la tarea, diríjase a la ficha Tareas, en el
ri
grupo Insertar y marque el icono Insertar tarea. Escriba el nombre de la misma e indique cero en
st
duración. Los hitos del proyecto son:

ae
OBTENER PERMISOS
m
FIN DE LA TRABAJOS
MONTAJE EQUIPOS
5.- En la vista de hoja, sitúese en la fila donde desee insertar la tarea, diríjase a la ficha Tareas, en el
grupo Insertar y marque el icono Insertar tarea. Escriba el nombre de la misma e indique cero en
duración.
6.- Seleccione las tareas a vincular, en el orden de vinculación según indica el cuadro. En la ficha
44 / 46
Tarea, en el grupo Programación, haga clic en el botón Vincular tareas. Para cambiar el vínculo
predeterminado, sitúese sobre el cronograma y pulse dos veces sobre la línea de unión entre las dos
tareas, de este modo se abrirá la ventana de dependencia de tareas, donde podrá cambiar el tipo de
vinculación entre las mismas.
7.- Abra el cuadro de dialogo Información de la tarea y en la pestaña Avanzado introduzca a la fecha
limite indicada en el enunciado.
c
.e
du
.e
te
.u
ea
l in
en
as
ri
st
ae
m
45 / 46
Recuerda
Microsoft Project 2016 te permite organizar el flujo de tus proyectos controlando cada tarea en
función de su costo y duración.
Las posibilidades de visualización del programa se adaptan a cada organización ya que cada
proyecto es distinto.
El interfaz y uso de Project 2016 es muy similar al resto del paquete Microsoft Office, por lo
c
que muchas de las herramientas ya las conoces de programas como Microsoft Word y Microsoft
.e
Excel.
du
Las tareas, recursos, costos y calendarios son programables independientemente, pero
interactúan entre ellos, entregando una línea de tiempo para el administrador.
.e
Si bien el programa resuelve las interrelaciones de los actores en un proyecto, es tarea del
te
administrador valorar y reinterpretar lo que la herramienta refleja para una óptima gestión.
.u
La planificación organizacional de las empresas apunta hacia la eficacia, rentabilidad, ahorro
ea
de tiempo y optimalización de gastos con resultados que permitan los beneficios antes
mencionados.
in
El arranque de un nuevo proyecto en base de Project 2013 es sencillo y se lo realiza similar al

l
en
resto de los programas de Microsoft Office.
La fecha de comienzo programará el inicio de una tarea y su duración estará determinada por
as
la asignación que le otorguemos como fecha de finalización, esta característica estará

ri
influenciada los calendarios que hayamos asignado o configurado en el proyecto, así como sus
st
restricciones.
ae
La opción más comúnmente usada es el Diagrama de Gantt la cual presenta la información de
cada proyecto de tal manera que podemos analizar la tarea, el recurso y contrastarla con el
m
tiempo asignado con sus respectivas duraciones.
La escala temporal es una herramienta visual de control que se ubica en la parte superior del
diagrama de Gantt, esta puede mostrar hasta tres niveles y establecer formatos a cada uno
para ser expuestos de forma individual.
46 / 46

U1 - Introducción y Programación de Tareas Con Project 2016

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sus puntos álgidos en los calendarios y las finanzas.

La planificación organizacional de las empresas apunta hacia la eficacia, rentabilidad, ahorro de

Herramientas del administrador

2. Crear un nuevo proyecto

abrir y visualizar un proyecto desde cero.

2.1. Abrir un nuevo proyecto

de los programas de Microsoft Office.

Nos ubicamos en la pestaña de Archivo, luego en Abrir.

Haga clic en el proyecto y, a continuación, en Abrir.

nombre de archivo en la lista de carpetas.

2.2. Crear un nuevo proyecto

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Nuevo.

Crear un nuevo archivo

botón de Información del proyecto.

Información del proyecto

Programe el proyecto en el cuadro de diálogo Información del proyecto:

Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de

comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha

en el cuadro Fecha de comienzo.

Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalización, haga clic en Fecha de

Información del proyecto

Definir las propiedades del archivo para el proyecto

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Información.

Propiedades del proyecto

Guardar un nuevo proyecto con Project 2016

un proyecto, finalmente clic y guardar.

2.3. Visualización de un proyecto

usando una visualización que más le convenga.

escenario del proyecto.

Visualización del proyecto

asignado con sus respectivas duraciones.

2.4. Escala temporal de una vista

expuestos de forma individual.

La escala de tiempo a diferencia de la temporal es un resumen expreso en el que podemos analizar

Insertar u ocultar columnas

2.6. Ajuste en el texto de las celdas

de apreciación, dependiendo de la complejidad de cada proyecto y sus interacciones propias. Las

barras en un diagrama determinan su esencia en el tiempo, pero es posible entregar más

programa Project 2016, lo cual resulta conveniente si el tiempo está en contra.

En la ficha de Herramientas de Diagrama de Gantt y en su parte inferior esta la ficha Formato,

Estilos predefinidos para barras en Diagrama de Gantt

3. Programación de tareas con Project 2016

3.1. Opciones de programación

herramienta y los materiales que los llamaremos recursos.

obra necesaria para completar una tarea la cual la denominaremos Trabajo.

La condición de programación de una tarea puede ser de dos maneras:

programación y no interactúa con el motor de Project, con lo cual es de modificación especifica y no

Al estar condicionada por la programación automática Project asigna una temporalidad

dará la duración en tiempo real que esa tarea requiera.

Programación automática o manual

3.2. Crear tareas únicas