CÓDIGO: RH-P-005

PROCEDIMIENTO
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1. OBJETIVO

El presente procedimiento tiene por objeto establecer y describir los mecanismos,

lineamientos y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna y
externa de la empresa, así como regular y asegurar la comunicación externa entre los grupos
de interés asociados al sistema de Seguridad y Salud en el trabajo y a los procesos
generales de la organización.

2. ALCANCE

En el presente documento es aplicable para todos los procesos de la empresa, y alcanza

todas las actividades relacionadas con estos.

3. DEFINICIONES

Comunicación interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como receptor
pertenezcan a los procesos y áreas de la compañía.

Comunicación externa: Por exclusión, aquella que no sea interna.

Grupos de interés: Empleados, clientes, proveedores, contratistas, entidades

gubernamentales, autoridades, visitantes, gremios y comunidad.

4. CONDICIONES GENERALES

 Los responsables de las comunicaciones internas y externas asociadas a los sistemas

integrados de gestión son:

SISTEMA DE GESTIÓN RESPONSABLE

Seguridad y Salud en el Trabajo Directora del SG-SST

 Los responsables de las comunicaciones internas y externas de los procesos

generales de la organización son: los responsables del proceso donde se genera
la necesidad del comunicado, responsable del SGSST.
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5. CONTENIDO

5.1 COMUNICACIÓN
La comunicación interna entre los diversos niveles de la empresa garantiza que todos los
colaboradores, comprendan y cumplan los requerimientos del Sistema de Seguridad y Salud
en el Trabajo y todas las comunicaciones relacionadas con los procesos de la compañía.

Las comunicaciones internas se direccionan desde el proceso de gestión humana quien será
responsable de garantizar la oportunidad y respuesta en la comunicación.

Los mecanismos de comunicación, participación y consulta hacen referencia a las

sugerencias, peticiones, solicitudes, entrevistas personales o requerimientos en materia de
seguridad, salud en el trabajo y demás procesos de la empresa que deberán ser canalizadas
por el proceso de gestión humana.

Aquellas comunicaciones que sean objeto de detección de oportunidades de mejora o no

conformidades a los sistemas y procesos, serán tratadas como acciones correctivas,
preventivas o de mejora dependiendo el caso, según el procedimiento, metodología o
estándar establecido para tal fin.

Serán considerados válidos los siguientes medios y espacios de comunicación,

participación y consulta:

 Correo electrónico.

 Comunicado interno.

 Actas de reunión.

 Copasst

 Comité de convivencia

 Carteleras.

 Formaciones.

 Inspecciones.

 Sensibilizaciones
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 Campañas.

 Inducciones.

 Indicadores de gestión.

 Reuniones directivas

Todos los colaboradores tienen acceso a participar por medio del Comité de Convivencia y
el reconocen al Vigía de SST con el fin de reportar alguna novedad, queja o sugerencia.

La información será analizada por la persona responsable del proceso, de la cual depende
la respuesta de la solicitud.

Las comunicaciones que generen alto impacto al sistema de ST y/o a los procesos de la
empresa, serán trasmitidas, a través de la Directora del Sistema, a la alta dirección, con el
objetivo de que la opinión del personal sea tenida en cuenta en las revisiones.

La comunicación interna con personal contratista de la organización será tratada de la

misma manera.

5.2 COMUNICACIÓN EXTERNA

Cristal White, con el fin de demostrar su compromiso con el cuidado de las personas,
realizara en caso de ser necesaria la comunicación a las partes interesadas de aquellos
eventos o situaciones que sea de su interés.

La difusión se podrá realizar por cualquiera de los siguientes canales:

 Información directa con las partes.

 Correos electrónicos.

 Correspondencia.

Todas las comunicaciones o consultas procedentes del exterior, referentes a temas de

seguridad y salud, se remiten a cada responsable que registrará aquellas que considere
relevantes y realizará seguimiento. Además responderá a las solicitudes de información o
comunicaciones de los grupos de interés, siempre que sean relevantes:
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A estos efectos se consideran relevantes:

 Denuncias

 Peticiones, quejas o reclamos.

 Inspecciones o requerimientos de autoridades.

 No conformidades del sistema de SST

 Requisitos legales