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PROCEDIMIENTO DE MOTIVACIÓN, COMUNICACIÓN,

PARTICIPACIÓN Y CONUSLTA
Código: GI-PR-08 Versión: 01 Fecha: 28/04/2016

1. OBJETIVO

Establecer las pautas de motivación, comunicación, participación y consulta, tanto interna como
externa, en materia de Sistema de Gestión Integral. Así como establecer los mecanismos de
actuación, para que cualquier trabajador, contratista, visitante o parte interesada realice consultas
y participe en la identificación de peligros y aspectos ambientales como también en la prevención
y control de riesgos laborales e impactos ambientales.

2. ALCANCE

Este Procedimiento se aplica a todas las actuaciones de Motivación, Comunicación, Consulta y


Participación en materia de Salud, Seguridad, Ambiente y Calidad realizadas en la empresa.,
también aplica a todos los trabajadores y contratistas que presten sus servicios para la empresa en
los términos contenidos en el presente Procedimiento.

Así también cubre la comunicación interna entre los diversos niveles de la organización y desde el
recibo de una comunicación externa hasta su respuesta, dejando concluido el tema referente a los
aspectos socio-ambientales y de calidad del proceso.

3. DEFINICIONES

 Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes


canales.
 Motivación: La motivación es la ilusión de las personas por algo o hacer algo. La motivación
es la cualidad más importante que te dará éxito, si no hay motivación no habrá ilusión y
mucho menos éxito.
 Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.
 Participación: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea, decisión,
organización, etc. en el cual las personas aportan valor añadido.
 Comunicación Interna: Proceso a través del cual se generan acciones y programas que
informan, divulgan, permiten establecer relaciones y conllevan a la participación de las
diferentes áreas de la Organización.
 VIGÍA OCUPACIONAL: Ente conformado por representantes de las Organizaciones, según
lo dispuesto en la ley, con el fin de promover la gestión en seguridad y salud ocupacional.
 Convenio: Documento escrito en el cual se describen las acciones de parte y parte, a las
cuales se compromete tanto la Organización como las partes interesadas externas. Incluye
las firmas de los representantes de las partes involucradas.
 Comunicación Externa: Tipo de comunicación que proviene de una parte interesada
externa y debe ser respondida. Al responderla se busca establecer y fortalecer vínculos de
la Organización con las comunidades u otras partes interesadas ubicadas en su área de
operación.

 Inquietud: Solicitud o consulta realizada en forma verbal o escrita que busca obtener
información o aclarar algún aspecto sobre un tema específico.
 Parte Interesada: Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño
ambiental y de seguridad o éxito de una organización.

4. PROCESO

4.1 Proceso de comunicación

La comunicación interna será descendente o ascendente con los siguientes criterios:

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Comunicación Descendente

La Gerencia de CELTAR S.A.S., en conjunto con la Coordinación SGI, define políticas, objetivos,
metas y planes acerca de la prevención de riesgos laborales e impactos ambientales, como
también todo lo relacionado con el Sistema de Gestión Integral, y a su vez deciden las
formaciones y gestiones a llevar a cabo en estos temas;

La comunicación la realiza la Coordinación SGI, directamente al personal administrativo y para


el personal operativo por medio de los Ingenieros de Proyectos y Servicios o Encargado SGI
para el proyecto.

La Dirección de la empresa va transmitiendo información al personal acerca de estos temas.


Para ello se utilizarán las vías de comunicación instauradas en la empresa como son:

 Verbal.
 Correos electrónicos.
 Carteleras.
 Llamadas telefónicas.
 Folletos informativos.
 Presentaciones.

Comunicación Ascendente

El personal Operativo debe comunicar a sus superiores, o directamente al Ingeniero de


Proyectos y/o Servicios y a la Coordinación SGI, según el caso, utilizando los mismos canales de
comunicación, cualquier sugerencia o aspecto destacable que aprecie en su puesto o área de
trabajo o en el Sistema de Gestión Integral orientado a la detección de peligros e impactos y
sugerencias para su eliminación, minimización y control.

Si la información no ha sido canalizada por el Ingeniero de Proyectos y/o Servicios también


podrá ser transmitida directamente a la Coordinación de Gestión Integral, quien a su vez el será
quien planteará sugerencias y acciones a llevar a cabo.

Dependiendo del tema, y según aplicación, la Dirección de Gestión Integral comunicará al


Gerente quien será el encargado de tomar decisiones y dar sugerencias; el personal
administrativo se comunicara directamente con la Gerencia y estos a su vez también se
comunicarán directamente con ellos.

4.2 Comunicación Externa

El Director Proyectos y Servicios es responsables de:

 Generar y aprobar las comunicaciones a proveedores y contratistas


 Recibir, documentar, responder y llevar a cabo el seguimiento a las comunicaciones
pertinentes de las partes interesadas.
 Preparar y difundir la respectiva información a organizaciones e individuos ajenos a la
empresa.

La sistemática para mantener comunicaciones con el exterior es la que se muestra en el


diagrama No 2:

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COMUNICACIÓN EXTERNA

Comunicación AL Comunicación DESDE el exterior


exterior.

Comunicación a los principales Cualquier parte


clientes, proveedores, interesada
subcontratistas comunidad y a la
administración.

Poner a su disposición
información relaciona si procede

¿Es una
sugerencia o
Sugerencias y reclamaciones reclamación?

No Sí

Resultados del seguimiento


en caso de que originen un
incidente ¿Se considera
necesario adoptar
una acción
correctiva?

Resultados de Sí
homologaciones realizadas
mediante auditoria
GI-PR-03 Procedimiento de
Acciones de Mejora

Evaluaciones y auditorías
realizadas
Seguimiento y contestación a
las partes interesadas.
Comunicaciones y
obligaciones de ley.

Diagrama No 1 Comunicación externa. Temas y órganos

Las comunicaciones externas se reciben, documentan y responden a las partes interesadas, el


tratamiento a cada una de estas comunicaciones se presenta en la siguiente tabla:

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Tabla 1. Partes interesadas


PARTE
DESCRIPCIÓN TRATAMIENTO
INTERESADA
Atendidas por la Gerencia, para los casos específicos
Alcaldía
(impuestos, tráfico, etc.), que sean de otra área de
Autoridades Bomberos, Secretaria
competencia, la atención la realiza el Coordinador del
Locales Salud
Área correspondiente, en caso que no se encuentre el
Planeación
Gerente.
Las visitas ocasionales (en caso de presentarse) son
atendidas por el Ingeniero de Proyectos o Servicios o la
Coordinación SGI; cuando se emitan documentos de
MADS carácter legal particular, se les da respuesta una vez
Autoridades
SDA revisada la información con los abogados; en caso de
Ambientales
CAR solicitarse cumplimiento, el sistema podrá dar respuesta a
través de la matriz de aspectos e impactos, y peligros y
riesgos, aplicando las disposiciones para el trámite
descritas en este procedimiento.
La comunicación con los clientes externos la realiza
directamente el Gerente o Director de Proyectos o
Servicios; así también en caso de presentarse una queja,
Clientes Clientes externos
reclamo o sugerencia que amerite la definición de una
acción de mejora se llevará a cabo por medio del
Procedimiento de acciones de mejora GI-PR-03.
Atendidas por la Gerencia, en conjunto con la
Coordinación SGI
JAC En caso de solicitudes expresas de la comunidad, la
Comunidades Grupos comunitarios solicitud se realizará directamente al Gerente o Director
de Proyectos, las mismas se canalizarán en caso de ser
necesario a la Coordinación SGI para su análisis y
seguimiento.
La comunicación se realizará de acuerdo al procedimiento
de Selección y Evaluación de Proveedores y Contratistas
GI-PR-06.
Proveedores y Proveedores y
La relación de interlocución directa con el personal de
Contratistas Contratistas
todos los procesos en lo referente a temas de Seguridad y
Salud Ocupacional, las realiza la Coordinación SGI una
vez aprobado por las Gerencias.

La Gerencia de CELTAR S.A.S., ha decidido no comunicar externamente información acerca de sus


riesgos e impactos prioritarios.

Los temas que involucren el Sistema de Gestión o su desempeño, solicitados por partes externas
o interesadas (clientes), se revisarán para envío en conjunto con los Directores de Proyectos, y se
llevará a cabo mediante el presente documento.

4.3 Ingreso de visitantes.

Es responsabilidad de los Ingenieros de Proyecto o el Asistente de Gerencia, dar a conocer la


tarjeta de ingreso a las personas que visitan las instalaciones de CELTAR S.A.S., en la misma se
encontrará un mensaje de bienvenida, información general en caso de emergencia, riesgos
presente, así como la forma en que se encuentran identificados los brigadistas y el plano de rutas
de evacuación donde se encuentra el punto de encuentro.

5. PROCESO DE CONSULTA Y PARTICIPACIÓN

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La Gerencia de la empresa por medio de mecanismos de consulta hará participe a los


trabajadores de la adopción de las decisiones relativas a:

a) Desarrollo y revisión de políticas y objetivos Integrales


b) La planificación y la organización del trabajo en la empresa y la introducción de
nuevas tecnologías.
c) La organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud y
prevención, incluida la designación de trabajadores o el recurso a un servicio de
prevención ajeno.
d) La designación de trabajadores encargados de las medidas de emergencia.
e) La identificación de peligros y aspectos, valoración de riesgos e impactos y
determinación de controles.
f) Los procedimientos de información y documentación.
g) La investigación de incidentes.
h) Cualquier otra acción que pueda tener efectos sustanciales sobre la seguridad, la
salud y el ambiente.

Existe un plazo de 15 días, que una vez transcurridos, si no ha habido reclamación alguna por
parte de los trabajadores, la Gerencia y la Coordinación SGI de la empresa presupone la
conformidad de los consultados, ya que no ha habido reclamaciones. En caso de que los
trabajadores den su opinión a la consulta será estudiada y valorada por la Gerencia.

6. PROCESO DE MOTIVACIÓN

La motivación en la empresa, es uno de los factores claves del éxito en la relación laboral,
mediante su implementación se logra que los empleados mejoren su nivel de compromiso en el
ámbito laboral, personal y familiar.

Teniendo en cuenta lo anterior para la empresa, es de vital importancia que sus empleados se
involucren en actividades que permitan no solo su desarrollo laboral, sino que también
trascienda a la parte formativa y afectiva, permitiéndoles desarrollar su capacidad de
liderazgo y mejoramiento permanente.

Todas las propuestas deben de ser consideradas, teniendo en cuenta la escala de


reconocimientos, establecida para tal fin. Los reconocimientos deben tener el carácter: oportuno,
personalizado y público (en las carteleras informativas de la empresa). Siempre.

Con el fin de llevar a cabo este propósito, la empresa establece los siguientes criterios que
contribuirán al óptimo desarrollo de dichas actividades de motivación, difusión e incentivos:

 Reconocimiento del Mejor Empleado de la compañía, teniendo en cuenta a aquel que


tenga los mejores resultados en las evaluaciones de desempeño para su cargo.

 Actividades sociales, culturales y de integración, será una actividad de la empresa


realizar eventos que involucren e integren a los empleados durante su permanencia,
para lo cual realizará actividades que cultiven y afiancen sentimientos de identidad y
pertenencia hacia el trabajo y su empresa.

7. ANEXOS

Procedimiento de acciones de mejora GI-PR-03.


Selección y Evaluación de Proveedores y Contratistas GI-PR-06.
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8. CONTROL DE CAMBIOS

ACTUALIZACIÓN FECHA CAMBIO RESPONSABLE


REALIZADO
1 28 de Abril de 2015 Edición Inicial del Coordinadora SGI
Documento

9. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

REVISADO POR: APROBADO POR:

Saira Nataly Martin Pedro Tarazona

Coordinadora SGI Gerente

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