CÓDIGO: PRG-022 COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN

VERSIÓN: 1
FECHA DE VIGENCIA: 08-10-2018
Y CONSULTA

1. OBJETIVO

Establecer un sistema de comunicación interna, externa, mecanismos de participación, preguntas,

quejas, reclamos, solicitudes, sugerencias y consulta de los trabajadores, contratistas y visitantes en
asuntos relativos a la gestión de SST.

2. ALCANCE

Aplica a todas las comunicaciones relativas a la gestión de la organización, tanto en lo que se refiere a
dirección-empleados y empleados-dirección como a la referente a la comunicación horizontal entre
distintos departamentos y funciones.

3. RESPONSABLE

El Gerente es responsable de divulgar el formato de recepción de PQRS F-058, así como de

implementarlo en caso de que se presente alguna de estas situaciones, asesorando y verificando que la
persona que lo diligencia, lo haga de forma completa y legible.

4. DEFINICIONES

• Comunicación: Es el proceso que permite dar a conocer la información de manera lógica, clara y
oportuna entre un emisor y uno o varios receptores, ya sea en forma oral, escrita o cualquier otro
medio, con la finalidad de que exista retroalimentación entre las distintas áreas.
• Comunicación formal: Aquella que se fundamenta en el uso de medios y formas preestablecidas
para asegurar su eficacia.
• Comunicación informal: Aquella que ocurre de modo libre y desestructurado entre una o varias
personas.
• Comunicación vertical: Se refiere al flujo de información dirección-empleados y empleados-
dirección.
• Comunicación horizontal: Se refiere al flujo de información entre un nivel específico de
directores de distintas áreas de la empresa.
• COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, destinado a la consulta regular
y periódica de las actuaciones de la empresa con respecto a SST, está conformado por
representantes de la dirección y de los empleados en igual número y está reglamentado bajo la
resolución 2013 de 1986; es un puente de comunicación entre la gerencia y los empleados.
• Instrumento de comunicación: elemento utilizado como soporte para la información, que se
inserta como parte de un sistema estructurado. Ejemplos: correo electrónico, memorandos,
oficios, etc.
• Medio: Herramienta de comunicación a través de la cual se trasmitirá el mensaje deseado al
público objetivo

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• Medio de comunicación: elementos, regularmente tecnológicos que facilitan el transporte de la

información y que nos brindan registros de su trámite.
• No Conformidad: Incumplimiento de uno o más requisitos contractuales o de norma.
• Participación: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada miembro, bien
individualmente o través de sus representantes aporta ideas a un tema propuesto
• PQRS: Preguntas, quejas, reclamos y sugerencias
• Queja o reclamo: Inconformidad manifestada o presentada por un cliente, o por su
representante, de manera formal, mediante un oficio escrito dirigido a la Organización.
memorando de obra, libro o bitácora de obra, acta de reunión o acta de comité.

5. DISPOSICION PARA CUMPLIR CON EL OBJETIVOREQUISITOS:

5.1 Comunicación interna

Estas son las generadas por personal de la empresa para personal de la empresa. A través de estos medios
se dirige información de carácter privado y general.

• Comunicación descendente: Esta comunicación se caracteriza por partir de las Gerencias o

Jefaturas, tiene por objeto instruir, informar o reglamentar lo relacionado con la Gestión SST. Se
realiza a través de reuniones, memorandos, comunicados enviados por correo electrónico, boletines
físicos fijados en las carteleras o comunicados personalizado.

• Comunicación ascendente: Parte de los empleados, contratistas, subcontratista o visitantes hacia

el COPASST, Gerencias, o Jefaturas; su objeto es informar, requerir o reportar asuntos relacionados
con la Gestión SST. Se realiza a través de la Tarjeta de Observación F-069 en donde se reportan los
Actos o Condiciones Inseguras, actas de reunión de COPASST o verbalmente o por medio del
formato de F-058 Preguntas, Quejas, Reclamos, Sugerencias (PQRS).

5.2 Comunicación externa

Son las generadas por personal de la empresa y dirigidas a personal ajeno a ella o viceversa, como
proveedores, clientes, y demás. A través de estos medios se dirige información de carácter privado y
general.

• Comunicaciones entrantes: Las comunicaciones entrantes relacionadas con la gestión SST, pueden
provenir de los clientes, proveedores, contratistas, autoridades o comunidades. Estas deben ser
respondidas con oportunidad y debe quedar evidencia de esta respuesta.

• Comunicaciones salientes: Pueden ir dirigidas a contratistas, proveedores, clientes o a las

autoridades. De estas quedará evidencia en cada Departamento correspondiente en correos
electrónicos asignados o cartas, excepto las actas de inicio o finalización de labor F-019 que
quedaran bajo custodia de la Gerencia General.

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5.3 Comunicación externa despachada

ISAMA S.A.S., ha decidido no comunicar externamente sus aspectos ambientales significativos, a

excepción de requerimiento expreso del cliente o de entidades gubernamentales que así lo requieran. En
tal caso el solicitante deberá realizar dicha solicitud dirigida a la Gerencia SST, con el fin de ser estudiada
y aprobada. Esta información deberá ser mantenida de carácter confidencial.

Toda documentación externa recepcionada o despachada será responsabilidad del Gerente

Administrativo y Financiero y/o su delegado.

5.4 Canales de comunicación

• Reuniones y capacitaciones: Las reuniones y capacitaciones tienen por objeto informar, educar y
motivar al personal sobre los temas relacionados con SST. Las capacitaciones quedan registradas
en el formato de Registro de capacitaciones F-002 y las reuniones en formato del cliente y/o en el
formato mencionado anteriormente.

• Revisión Gerencial. En esta revisión el representante de la dirección presenta un informe de la

gestión realizada en relación con el Sistema SST, las actividades que se desarrollan están descritas
en el Procedimiento de Revisión Gerencial del Sistema de Gestión F-050.

• Reuniones Gerenciales SST. Esta reunión se realiza trimestralmente con el Gerente General y el
Representante por la dirección de la Gestión SST. En ésta se analizan el cumplimiento de objetivos
y metas, cumplimiento de cronogramas, estadísticas de accidentalidad y ausentismo y cierre de
acciones correctivas, preventivas. De estas reuniones se realizan actas por medio del formato F-007.

• Charlas de cinco minutos: Reuniones diarias realizadas en las operaciones, donde se incluyen temas
de SST con el fin de orientar las operaciones para que desarrollen con seguridad. Estas son lideradas
por los supervisores o técnicos y los trabajadores tienen participación y son registradas en Registro
de capacitaciones F-002.

• Carteleras y Avisos: Se fijan en las zonas comunes o de gran afluencia, su contenido debe ser legible
y llamativo. En el caso del plan de emergencia del centro administrativo se distribuye a los visitantes.

• Correo electrónico: La información manejada por este medio se considera como una comunicación
formal y oficial.

• Documentos escritos: Su distribución se rige a través del procedimiento de Control de

Documentos.

• COPASST: Los trabajadores participan directamente de la Gestión SST a través del COPASST por
medio del cual comunican sus inquietudes, las reuniones son mensuales.

• Comité de convivencia laboral: Reuniones Trimestrales a través de las cuales se pretende prevenir
los temas de acoso laboral o solucionar los que ya se encuentren dentro de la empresa.

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5.5 Participación y consulta

La participación se realiza mediante la representación de los trabajadores en el Comité paritario de

Seguridad y Salud en el Trabajo, en las brigadas de emergencia, en el comité de convivencia laboral,
reportando por medio de la tarjeta de observación y por medio del formato de Preguntas, Quejas,
reclamos y sugerencias (PQRS) F-058. De igual forma todo el personal podrá participar en temas
relacionados con la adaptación del reglamento interno de trabajo y otros relacionados con la mejora del
sistema de gestión integrado que involucra la revisión de políticas, identificación de riesgos, cambios en
los puestos de trabajo, entre otros.

Así mismo, cuando un trabajador requiera realizar alguna consulta relacionada con asuntos de y
Seguridad y Salud en el Trabajo o medio Ambiente, podrá dirigirse al COPASST, quien analizara la
solicitud determinara su relevancia e informara al Coordinador SST de las acciones a tomar.

− Comunicación de la política

El Coordinador de SST transmite a la totalidad de los empleados los principios de la Política de SST de la
organización, mediante reunión de capacitación, cada vez que se produzca una renovación de dichos
principios y, en todo caso, una vez en el año que esta tiene revisión.

La Política de SST, Objetivos y Metas de SST elegidos por la organización, se indican en carteles
estratégicamente situados los cuales se renuevan ante cualquier cambio.

− Comunicación de objetivos y resultados

La Dirección transmite a la totalidad de los empleados los objetivos anuales establecidos para toda la
organización y los resultados obtenidos al finalizar cada trimestre, Publicándolos en las carteleras por
correo electrónico.

− Comunicación del reglamento interno de trabajo

El jefe de personal comunicará a todo el personal el Reglamento Interno de Trabajo en la inducción, la

evidencia quedará registrada por medio del formato F-014.

− Reportes de actos y condiciones inseguras, daños ambientales

Una vez identificado un acto o condición insegura los trabajadores, contratistas y visitantes pueden
reportarlo a través de la tarjeta de observación F-118 o verbalmente a la Gerencia SST, a los
Coordinadores SST, y/o Coordinador de TAR.

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5.6 Quejas y reclamos de las partes interesadas externas.

En caso de presentarse alguna queja o reclamo sobre algún tema que tenga relevancia con el Sistema
Integrado SST, serán discutidas ya sea en una reunión gerencial o en las reuniones del COPASS, de
acuerdo a su gravedad y afectación en donde se analizarán todas estas inquietudes de las partes
interesadas, para darles una solución adecuada. El registro de las mismas se debe presentar por medio
del formato F-058 Preguntas, quejas, reclamos o sugerencias (PQRS)

5.7 Comunicación en caso de emergencia

En caso de presentarse una emergencia con el personal de ISAMA bien sea en campo, oficina y/o en
instalaciones del cliente se deberá dar cumplimiento a lo establecido en el Plan de Emergencias L-001.
Se dará uso a las llamadas de celular como medio de comunicación eficiente.

5.8 Comunicación de los impactos ambientales a las partes interesadas.

Con el fin de dar cumplimiento al requisito de norma ISO 14001-2004 numeral 4.4.3 “Comunicación” se
establecen parámetros bajo los cuales se debería informar a las partes interesadas los impactos
ambientales que pudiesen afectarles, de igual manera se hace extensiva esta disposición a peligros
(OHSAS 18001) y producto no conforme generado (ISO 9001).

Impactos: Se deben comunicar los impactos generados a causa de las actividades de la organización y
sus efectos sobre el ambiente cuando afecten real o inminentemente:

• La salud de la población del entorno impactado.

• Cultivos y fuentes de agua.
• Fauna y flora significativamente.

Peligros: Se debe comunicar los peligros generados a causa de las actividades de la organización, a las
partes interesadas cuando tengan el potencial de:

• Causar daño a la salud de las personas.

• Afectar los bienes de las partes intensadas.
Producto no conforme: Se debe informar a las partes interesadas el “producto no conforme”
identificado en materiales, equipos o maquinas que sean críticos y generen o puedan generar:

• Daños en la producción de las partes interesadas.

• Riesgos a las personas.

5.9 Métodos de sugerencias

Todos los empleados tienen la obligación de comunicar a sus mandos directos en reuniones de SST, sus
sugerencias respecto a los siguientes asuntos:

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• Problemas apreciados respecto al control de SST del servicio

• Dificultades para desarrollar correctamente su trabajo
• Oportunidades de mejorar la gestión en general
• Posibilidades de mejorar de sus procesos

5.10 Plan De Comunicación, Consulta y Participación

COMUNICACIÓN INTERNA

Información Responsable A quien se le Canal /Medio de Frecuencia

para comunicar comunica comunicación

Gerente A todo el personal Inducción /

POLITICAS DE General/Responsable Reinducción SST, Permanentemente
SST de SST Charlas,
Divulgación,
Publicación y
Carteleras
OBJETIVOS DE Gerente General / A todo el personal Inducción /
LA GESTION Responsable de SST Reinducción SST, Permanentemente
SST por la dirección Charlas,
Divulgación,
Publicación y
Carteleras
CUMPLIMIENT Responsable de SST Gerente General Reuniones Anual
O DE PLANES, por la dirección. Gerenciales,
METAS, revisión por la
PROGRAMAS dirección
RIESGOS, Responsable de SST Todos los Inducción /
PELIGROS; por la trabajadores/Cont Reinducción, Permanentemente
ASPECTOS, dirección/Coordinador ratista/Visitantes Capacitaciones,
IMPACTOS es de Charlas de cinco
SST/Coordinador de minutos.
TAR.
Responsable por la Gerente Correo
REQUISITOS dirección SST/Asesor General/Gerente Electrónico/Charlas, Permanentemente
LEGALES Y Legal, Coordinador de boletines
OTROS SST y Gerente de Operaciones/Recu Informativas.
Operaciones. rsos Humanos
CRONOGRAMA Responsable por la Gerente Reuniones
DE dirección General/Copass y Anual
ACTIVIDADES SST/Coordinadores Vigía.
DEL SST.

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PROGRAMA
SST
PROCEDIMIENT Responsable por la Gerencia de Capacitaciones,
OS DEL Dirección de Operaciones. Charlas Permanentemente
SISTEMA DE SST/Coordinadores de informativas
GESTION SST SST/ Coordinador de
TAR
CUMPLIMIENT Coordinadores SST/ Representante Informes de
O DE Coordinador de TAR SST por la cumplimiento de Permanente o según
ACTIVIDADES Dirección. actividades, fecha de programación
SST reuniones o
revisiones
gerenciales
boletines.
INCIDENTES Supervisor de Representante de Dentro de la primeras
Operaciones y SST por la Reporte 24 Horas. 24 horas de Ocurrencia
Coordinadores Dirección/Gerenci del hecho.
SST/Descubridor a de Operaciones/
Gerente General.
FUNCIONES Y Recursos Todos los Inducción y Re Al ingreso / Refuerzo
RESPONSABILI Humanos/Responsabl trabajadores y inducción Anual
DADES e SST por la Dirección Contratistas.

Responsable de SST
Trabajadores, Inducción /Re
PROGRAMA por la
Contratistas que inducción/Capacita Permanentemente
SST Dirección/Coordinado
influyan en la ción/Documento
res de SST/ Supervisor
seguridad, escrito
de Operaciones.Clientes,
Autoridades
REGLAMENTO Responsable de SST Trabajadores, Inducción/Re
DE HIGIENE Y por la Contratistas. inducción Permanentemente
SEGURIDAD Dirección/Coordinado
INDUSTRIAL res SST

Responsable de SST Trabajadores, Inducción/Re

PLAN DE por la Contratistas que inducción Permanentemente
EMERGENCIAS Dirección/Coordinado influyan dentro de /Capacitación/Docu
res SST/Supervisor de la Seguridad, mento Escrito.
operaciones. Clientes,
Autoridades.
Responsable SST por Trabajadores, INDUCCION/
la Contratistas que REINDUCCION/ Permanentemente
PLANES DE Dirección/Coordinado influyan en la CAPACITACION/
CONTINGENCIA res SST/ Supervisor de seguridad, DOCUMENTO
Operaciones. ESCRITO

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Clientes,
Autoridades.
REPORTE DE Coordinadores SST/ Gerente Inducción/Reinducci Cuando ocurra un
INCIDENTE DE Responsable por la General/Gerente on/Capacitación/Do incidente
TRABAJO/INVE Dirección SST. de cumento Escrito.
STIGACION DE operaciones/Repr Alertas de
INCIDENTES esentante SST por seguridad, tarjetas
la Dirección. de observación
REPORTE DE Coordinadores SST / Representante Inducción/Re
ACCION Auditor SST por la inducción Permanentemente
PREVENTIVA Interno/Auditor Dirección
CORRECTIVA Interno/Representant
e SST por la Dirección

INFORME DE Auditor Interno Representante Documento Escrito

AUDITORIA SST por la Permanentemente
INTERNA Dirección

COMUNICACIÓN EXTERNA

REPORTE DE
INCIDENTE DE Coordinadores SST / ARL / Cliente / Reporte 24 Horas Permanentemente
TRABAJO/ Administradores Representante de
ENFERMEDAD SST por la
PROFESIONAL Dirección
INFORMES SST Coordinadores SST/ Representante de Documento Escrito
Responsable de SST SST por la Permanentemente
por la Dirección. Dirección/Gerente
General
ESTADISTICAS Coordinadores SST/ Representante Documento Escrito
DE Representante SST SST por la Permanentemente
ACCIDENTALID por la Dirección Dirección
AD
INFORME DE Auditor Externo Representante de Documento Escrito
AUDITORIAS SST por la Permanentemente
EXTERNAS Dirección/
Gerencia General/
Gerencia de
Operaciones
/Coordinador de
TAR.

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6 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN REVISIÓN
FECHA DESCRIPCIÓN APROBACIÓN
No (PAG.)
Por correo
23-01-2014 Original General Generación de documento
electrónico
Por correo
08-10-2018 1 General Revisión Documento actualización
electrónico

7 DOCUMENTOS

✓ L-001 Plan de Emergencias

8 REGISTROS

✓ F-002 Asistencia a Capacitación

✓ F-007 Registro de Reuniones
✓ F-014 Registro de Inducción
✓ F-019 Actas de inicio o finalización de labor
✓ F-050 Revisión por la Dirección
✓ F-058 Preguntas, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS)
✓ F-118 Tarjeta de Observación

Seguimiento a recomendaciones medico laborales

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