Código: PRO-SST-003

PROCEDIMIENTO
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F. Vigencia: 14/09/2016
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
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1. OBJETIVO

Definir un procedimiento para efectuar comunicaciones internas y externas, así como para recibir,
documentar y dar respuesta a las comunicaciones recibidas de partes interesadas, relacionadas con
temas de seguridad y salud en el trabajo, en BEIERSDORF S.A.C.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplicará a las comunicaciones internas y externas que realice BEIERSDORF
S.A.C., así como a la recepción, documentación y respuesta a las comunicaciones recibidas de partes
interesadas.

3. DEFINICIONES y ABREVIATURAS

Comunicación externa: Son aquellas comunicaciones recibidas o emitidas por cualquier medio que
involucran a partes interesadas, tales como organismos gubernamentales, comunidades, autoridades
en general, entidades públicas o privadas, clientes, proveedores, etc., relacionadas con temas de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

Comunicación interna: Toda comunicación relacionada con temas de SST, dirigida hacia la totalidad
o parte del personal de la compañía y servicios de terceros; y las sugerencias que éstos realicen a
favor de la mejora del desempeño de seguridad de la compañía.

Parte interesada: Organismo o grupo relacionado con o afectado por el desempeño de seguridad y
salud en el trabajo.

Inquietud: Son todas aquellas consultas, dudas, quejas, recomendaciones y requerimientos que,
relacionados con la temática de Seguridad y Salud en el Trabajo, llegan a través de comunicaciones
dirigidas a la empresa.

Primera respuesta: Es la comunicación formal inicial respecto a una inquietud recibida, que como
mínimo indica que la inquietud ha sido recibida y está siendo considerada.

SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.

RED: Representante de la Dirección.

SSMA: Seguridad, Salud y Medio Ambiente.

4. DESARROLLO

4.1 Comunicación Externa

Interlocutores para comunicaciones externas:

El interlocutor designado para las comunicaciones externas de BEIERSDORF S.A.C. es el

Gerente General; cuando lo considere pertinente puede delegar este rol en otra persona, en
función de los temas tratados.

En casos de emergencias de seguridad el Gerente General podrá participar también como

interlocutor.

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1 Recepción de comunicaciones de partes interesadas.

En este caso corresponde distinguir el lugar en el que la comunicación fue recibida,

diferenciando si fue en Lima o en las otras oficinas de provincia.

4.1.1.1 Lima
Cuando personal de BEIERSDORF S.A.C. en Lima reciba una inquietud proveniente de
una parte interesada, sobre temas de Seguridad y Salud en el Trabajo, deberá comunicar /
remitir inmediatamente al Coordinador de SSMA según sea el caso, la comunicación
recibida, para seguir con los pasos descritos en este procedimiento.

De acuerdo a la pertinencia del caso, el Coordinador de SSMA dará curso a la inquietud si

evalúa que es necesario, informando al RED.

Al menos deberán considerarse como pertinentes las “quejas” de las partes interesadas, y
los requerimientos específicos que realicen las autoridades competentes.

Seguidamente, coordinará la correspondiente respuesta con las áreas o supervisiones

relacionadas con el tema objeto de la inquietud. Para la elaboración de la respuesta, y
dependiendo de las características de la inquietud en cuestión, el Coordinador de SSMA
deberá coordinar con el RED.

Asimismo, el Coordinador de SSMA según sea el caso, podrá delegar en otra persona la
gestión de la inquietud, siempre que éste ejerza la supervisión en cuanto a la inclusión de
la inquietud en el Registro, y su respuesta en tiempo y forma.

En el caso en el que la inquietud no contuviera una fecha específica para su respuesta, el

área correspondiente emitirá respuesta a las comunicaciones que considere pertinentes.
En el caso en el que sí contuviera un plazo (por ej. un requerimiento de la Autoridad, un
pedido de Informe por parte de un organismo gubernamental, etc.), la respuesta deberá
cursarse dentro de los plazos establecidos en la comunicación.

Asimismo, el Coordinador de SSMA deberá contar con la copia de la respuesta dada a la

inquietud realizada por la parte interesada, en el soporte en el que ésta haya sido
realizada.

El Coordinador de SSMA, dependiendo del origen de la inquietud, es el responsable de

revisar periódicamente que las respuestas a inquietudes se estén realizando en tiempo y
forma. En caso de detectar anomalías o incumplimientos de plazos, éstas deberán ser
consideradas como una Observación.

4.1.1.2. Recepción de comunicaciones proveniente del exterior del País:

En el caso en el que la inquietud hubiera sido recibida del exterior del país, se deberá
seguir con lo dispuesto en los párrafos anteriores del procedimiento mencionado, similar a
las comunicaciones recepcionadas en Lima. Para el caso de inquietudes presentadas por
las comunidades, estas serán canalizadas por el Coordinador de SSMA.

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2 Comunicación de los Temas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Las comunicaciones externas respecto de los temas Seguridad y Salud en el Trabajo

asociadas a BEIERSDORF S.A.C. son responsabilidad del Gerente General el cual
puede consensuar esta tarea con o delegar al Coordinador de SSMA u otras áreas afines
al tema a comunicar.

Estas comunicaciones se desarrollan a través de diversos medios, tales como:

- Organización y participación en talleres específicos.

- Participación en foros, seminarios, etc.

En caso de situaciones de emergencia, tales como derrames, incendios, u otros

incidentes peligrosos que por su naturaleza requieren una pronta comunicación a la
comunidad, el Gerente General, tendrá a su cargo el diseño de la comunicación
pertinente, incluyendo contenido, destinatarios e interlocutores.

4.2 Comunicación Interna

La comunicación interna de temas de seguridad y salud en el Trabajo, puede estar referida a la

comunicación de la política, los requerimientos legales aplicables, los objetivos y metas,
programas de Seguridad y Salud en el Trabajo, resultados de auditorías y gestión de
observaciones.

Dicha comunicación se llevará a cabo por diversos medios, como por ejemplo:
- Correos electrónicos internos.
- Programas y/o actividades de capacitación y entrenamiento.
- Reuniones internas con objetivos específicos.
- Presentación de sugerencias para el sistema de mejora continua.
- Murales, boletines

Se deberá conservar registro de las comunicaciones internas realizadas, de acuerdo al medio en el

que estas hayan sido cursadas, y en las áreas de la que la comunicación haya emanado.

Las comunicaciones respecto de los cambios incorporados a la legislación vigente, serán gestionadas
de acuerdo a lo dispuesto en el procedimiento PR-AUR-SGSST-005, “Identificación de Requisitos
Legales y otros requisitos”.

Por último un buzón de sugerencias será colocado en un lugar visible, de manera de permitir que
todo el personal de BEIERSDORF S.A.C. tenga la oportunidad de comunicar sus consejos,
sugerencias y recomendaciones relativas a temas de SST que puedan colaborar en la mejora del
desempeño de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Compañía.

4.3 Participación y consulta:

BEIERSDORF S.A.C., se asegura que los trabajadores se involucren en el Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo, participando en:
- Elaboración y revisión del IPERC y PETS
- La investigación de incidentes y accidentes
- La participación como expositores en las charlas de seguridad.
- Consultas sobre cambios que afectan la Seguridad y Salud en el Trabajo.

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Las actividades de participación y consulta hacia el personal se hacen a través del Supervisor de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

El Coordinador de SSMA define los estándares que deben cumplir los proveedores y terceros, los
cuales son comunicados a través de la Gerencia Administrativa.

5. RESPONSABILIDADES
Gerente General
- Participa en las comunicaciones en casos de emergencias de seguridad y salud en el Trabajo.
- Es el interlocutor designado para las comunicaciones externas de BEIERSDORF S.A.C., cuando lo
considere pertinente puede delegar este rol en otra persona de su confianza.
- Define tanto las comunicaciones internas como externas de la compañía, con la colaboración del
Coordinador de SSMA, en quien puede delegar esta tarea, de acuerdo a la naturaleza del caso.
- Es el responsable de que toda inquietud pertinente reciba una respuesta y participa en las
decisiones cuando sea necesario.

Representante de la Dirección (RED)

- Asesora tanto las comunicaciones internas como externas de la compañía, en el diseño y ejecución
de la estrategia de comunicación, de acuerdo a la naturaleza del caso.

Coordinador de SSMA
- Es el responsable de dar curso a la inquietud recibida, según la naturaleza de la misma, cuando lo
considere pertinente.
- Es responsable de revisar periódicamente que las respuestas a inquietudes se estén realizando en
tiempo y forma.
- Colabora en la definición de las comunicaciones internas como externas de la compañía, en
coordinación con el Gerente General y cuando fuere pertinente, con otras áreas de la empresa.
- Elabora los estándares que deben cumplir los proveedores y terceros referente a Seguridad y
Salud en el Trabajo.

Gerencia Administrativa
- Comunica a los proveedores y terceros los estándares de Seguridad y Salud en el Trabajo que
deben cumplir dentro de las instalaciones de BEIERSDORF S.A.C.

6. REFERENCIAS

- D.S. 005-2012-TR Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.

7. REGISTROS

- Comunicaciones y respuestas administradas por cada responsable de área.

8. CONTROL DE CAMBIOS: No aplica

9. ANEXOS: No aplica

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