Código : CSSMA-P-37
PROCEDIMIENTO Revisión : 07
SISTEMA DE GESTIÓN Página : 1 de 4
Fecha : Abril 2013
Título:
Revisado : JS / MV
COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Aprobado : NM
Copia Asignada a: LA COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA
1. OBJETIVO
Establecer los canales y mecanismos de comunicación interna entre los diferentes niveles y
funciones dentro la organización, la comunicación con los contratistas y visitantes. Así como las
comunicaciones relevantes con las partes externas interesadas.
2. CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento es de aplicación a todo nivel de la empresa.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3.1 ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos
3.2 ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental-Requisitos
3.3 OHSAS 18001 Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional-Requisitos
3.4 CSSMA-P-23 “Procedimiento de Capacitación e Inducción en Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente”.
3.5 CSSMA-P-22 Investigación de Incidentes.
4. DEFINICIONES, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS
Partes interesadas:
Persona o grupo, interno o externo al lugar de trabajo preocupado o afectado por el desempeño
ambiental, de seguridad y salud ocupacional de la organización.
Internas Externas
Trabajadores Clientes
Comunidad
Proveedores
Órganos gubernamentales y no gubernamentales
Responsabilidad: La responsabilidad esta sujeto a una deuda u obligación, esta incluye hacerse
cargo de una función o actividad específica y rendir cuentas ante el jefe inmediato superior o ante
quienes fuese necesario dentro de la organización. La rendición de cuentas se evidencia en el
reporte y reunión correspondiente con el jefe inmediato según nuestro organigrama. Este concepto
se vincula con las definiciones establecidas en los “Job Description”, Reglamento interno de
SSMA, Comités de seguridad, revisión por la dirección y el procedimiento de acciones correctivas.
Responsable: Son todos aquellos que conscientemente puede ser la causa directa o indirecta de
un hecho y que, por lo tanto, es imputable por la consecuencias de ese hecho y son considerados
los Gerentes, jefes de áreas, supervisores y coordinadores.
Comunicación relacionada al sistema: Su contenido se refiere a los aspectos de CSSMA
vinculados a la calidad del servicio, de los procesos de realización, procesos de apoyo, medio
ambiente, seguridad y salud ocupacional vinculada a las actividades de SGS.
Comunicación Interna: Es toda comunicación generada al interior de la compañía y que está
dirigida a los propietarios, personal de la organización y socios.
Medios de comunicaciones internas:
• Reuniones (del Consejo Nacional de Calidad, del Comité de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente)
Código : CSSMA-P-37
PROCEDIMIENTO Revisión : 06
SISTEMA DE GESTIÓN Página : 2 de 4
Fecha : Diciembre 2012
Título:
Revisado : EV / MV
COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Aprobado : ML
Copia Asignada a: LA COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA
• Correo electrónico
• Sharepoint
• Sitio Web de la organización (http://www.sgs.com)
• Memorandos
• Publicaciones (revista Comunicar)
• Periódico mural
• Banners, trípticos
• Videos
• Encuestas
• Buzón de sugerencia
• Informes de desempeño
• Reunión de revisión de resultados
• Entrenamientos
• Charlas de cinco minutos
• Cursos de capacitación
• Reporte Preliminar de Incidentes
• Pe.CSSMA Comunica
• Safe Talk
• Informe Mensual SSMA
• Reporte de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
• Crystal
Comunicación Corporativa
Se realiza formalmente, en forma escrita entre las diversas filiales de SGS, y que se puede tratar,
para fines de registro, como comunicación interna para cada filial. Pueden ser determinaciones
corporativas, directrices, datos sobre desempeño y ejecución, relacionados al Sistema Integrado
de Gestión. Como medios de comunicación se pueden considerar: actas de reunión, correos
electrónicos, informes, etc.
Comunicación Externa: Es toda comunicación generada al interior de la compañía dirigida a las
partes interesadas externas, ó de las partes interesadas externas para la compañía.
Medios de comunicaciones Externas:
• Reuniones
• Correo electrónico
• Sitio Web de la organización (http://www.sgs.com)
• Encuestas
• Buzón de sugerencia
• Charlas de inducción para visitas
Comunicaciones Relevantes: son las comunicaciones internas o externas cuyo contenido puede
afectar el desempeño operativo de la organización, no son integrantes de un proceso específico
(rutina del Sistema), lo que no las exime de ser controladas por otros mecanismos.
Por ejemplo: notificaciones y negociaciones con órganos gubernamentales, cambio en la
legislación, reclamos de la comunidad, reclamos del cliente, infracción de camionetas, eventos
importantes, campañas, incidentes etc.
5. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de la Alta Dirección garantizar los recursos para mantener los medios y
mecanismos establecidos en el presente procedimiento.
Confidencial - no debe ser fotocopiado excepto con permiso de Internal Quality – SGS del Perú S.A.C.
Código : CSSMA-P-37
PROCEDIMIENTO Revisión : 06
SISTEMA DE GESTIÓN Página : 3 de 4
Fecha : Diciembre 2012
Título:
Revisado : EV / MV
COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Aprobado : ML
Copia Asignada a: LA COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA
Cada área es responsable del tratamiento y registro de las comunicaciones internas incluso el
registro con ayuda de áreas de apoyo para la participación de las deliberaciones.
Toda solicitud / cuestionamiento formal o informal relacionado al Sistema (escrita o verbal) recibida
de parte de:
Clientes se deben comunicar a las áreas comerciales.
Proveedores se deben comunicar al área de compras.
Todas las comunicaciones recibidas tendrán que ser respondidas a las partes interesadas por las
áreas responsables de su tratamiento, independientemente de la decisión tomada (comunicación
considerada procedente o no).
6. PROCEDIMIENTO
6.1 Tratamiento de comunicaciones internas
Cualquier trabajador directo o indirecto, puede hacer una sugerencia, solicitud y
comunicación interna relacionada al Sistema Integrado de Gestión.
Dependiendo del tipo de comunicación, se puede tratar con la propia área o con las áreas de
apoyo, de acuerdo al asunto a ser tratado.
En caso que la comunicación la trate el área de CSSMA, los responsables de este proceso
analizan e involucran en un primer instante al responsable del área afectada.
Toda comunicación interna relevante, recibida y transmitida necesaria para el
funcionamiento de los Sistemas Integrados de Gestión son [ ] administradas por cada
coordinador CSSMA/ Ingenieros SSMA para sustentar la respuesta.
Las comunicaciones a los trabajadores, con respecto a los temas de CSSMA (incluidos
peligros, riesgos, aspectos ambientales, información del SGC, etc) se realiza mediante la
difusión del área de CSSMA, al correo pe.CSSMAcomunica@sgs.com.
Las comunicaciones con los contratistas en las Instalaciones tales como: Callao, Fameca I,
Albo, Edificio Principal – Laboratorio, Scharff, etc; con respecto a los peligros/ aspectos
ambientales y riesgos/ impactos ambientales, se realiza mediante la Inducción General de
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. A las visitas se le hace entrega de la
Cartilla de Instrucción de Seguridad para [ ] ingresar al Laboratorio, donde se especifican las
obligaciones y normas de seguridad en nuestras instalaciones, además de los medios de
comunicación a utilizar para reportar incidentes, para más detalle revisar el procedimiento
CSSMA-P-23 “Procedimiento de Capacitación e Inducción en Seguridad, Salud Ocupacional
y Medio Ambiente”.
6.2 Comunicación Externa
Las comunicaciones externas por cualquier medio (vía telefónica, cartas, fax, correo
electrónico, de manera verbal, etc.) referidas al Sistema Integrado de Gestión deben ser
derivados a CSSMA.
CSSMA hará las coordinaciones necesarias con los involucrados para elaborar la respuesta
a la comunicación recibida, lo que puede involucrar los siguientes puntos:
Confidencial - no debe ser fotocopiado excepto con permiso de Internal Quality – SGS del Perú S.A.C.
Código : CSSMA-P-37
PROCEDIMIENTO Revisión : 06
SISTEMA DE GESTIÓN Página : 4 de 4
Fecha : Diciembre 2012
Título:
Revisado : EV / MV
COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Aprobado : ML
Copia Asignada a: LA COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA
• Establecer que personas de la empresa analizan la comunicación,
• Seguimiento para dar la respuesta final.
• Establecer cuál será el canal adecuado para responder la comunicación (a través de un
correo electrónico, una comunicación escrita, personalmente).
• De ser necesario, definir junto a los involucrados las medidas correctivas producto de la
comunicación.
Los Coordinadores de CSSMA/ Ingenieros SSMA [ ] administran la documentación generada
necesaria para sustentar la respuesta final.
Por acuerdo del Comité de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente del mes de
octubre del 2009, Acta – SSMA – SGS – 010 – 2009, se acordó no publicar los Aspectos
Ambientales generados por SGS, según la norma ISO 14001:2004. En el caso que las
partes interesadas lo requieran, se evaluará en las reuniones de Comité Central.
6.3 Representación de la empresa ante la prensa y otros organismos
La comunicación entre SGS y/o sus unidades con la prensa y otros organismos, solamente
se podrá realizar a través de la Gerencia General. En caso los órganos de comunicación
sean del ámbito Estatal, Nacional o Internacional, se deberá involucrar obligatoriamente al
área de Comunicaciones Corporativas. Las entrevistas sólo las autoriza la Comunicación
Corporativa una vez que los portavoces son obligatoriamente definidos por el Directorio.
Para el caso de la comunicación de accidentes/incidentes ocurridos están definidos en el
procedimiento CSSMA-P-22 Investigación de Incidentes.
Confidencial - no debe ser fotocopiado excepto con permiso de Internal Quality – SGS del Perú S.A.C.
