GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO

Página 1 de 7 Cod:
MOTIVACION, COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 1 Agosto 2015

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos correspondientes para garantizar la motivación,

consulta, participación y comunicación interna y externa de los aspectos
pertinentes sobre el Sistema de Gestión implementado en la organización.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las actuaciones de comunicación, consulta y

participación en materia de prevención de riesgos laborales, calidad en la
ejecución del trabajo y prevención de la contaminación generada por las
actividades que se realicen en la empresa. También es aplicable a todos los
trabajadores, partes interesadas y grupos de interés que presten sus servicios
para la empresa en los términos que se reflejan en el presente documento.

3. CONDICIONES GENERALES

4. DEFINICIONES

Motivación: Es la raíz dinámica del comportamiento; es decir, son los factores

o determinantes internos que incitan a una acción.

Comunicación Interna: Este tipo de comunicación es dirigida al cliente

interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades
de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en
un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.

Comunicación Externa: Se define como el conjunto de operaciones de

comunicación destinadas a los públicos externos de una empresa o institución,
es decir, tanto al gran público, directamente o a través de los periodistas,
como a sus proveedores, accionistas, a los poderes públicos y administraciones
locales y regionales, a organizaciones internacionales, etc.

EPP: Elementos de protección personal.

Copasst: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. CONTENIDO
 GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO
Página 2 de 7 Cod:
MOTIVACION, COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 1 Agosto 2015

5.1. Motivación, participación y consulta en Gestión de seguridad y

salud en el trabajo.

Todas las actividades de motivación que sean programadas serán dirigidas

tanto para el nivel administrativo como para el operativo de toda la
organización, estas actividades de motivación incentivaran la participación de
los funcionarios en el sistema de gestión y en los diferentes comités formados
al interior de la empresa.

El tipo de motivación para los colaboradores quienes hayan sido postulados

para el reconocimiento por su excelencia en el desempeño de HSEQ.

El personal puede llegar a ser motivado si demuestra liderazgo como por

ejemplo en los siguientes aspectos:

 El mejoramiento continúo del sistema de gestión.

 Sugerencias para la prevención de accidentes, casi accidentes y
enfermedades profesionales.
 Participación sobresaliente en comportamientos seguros.
 Reportes de HSE frecuentes y de relevancia para la compañía.
 Seguimiento a los planes de acción de accidentes de trabajo o de
implementación de acciones correctivas y/o preventivas.
 Aportes y liderazgo y actuación oportuna relacionada con atención de
emergencias.

Para otorgar los reconocimientos en forma MENSUAL el Coordinador HSEQ,

escoge el mejor líder de HSE de cada mes y se exaltara su labor, comunicando
a las partes interesadas a través de la cartelera y otros medios.

Otros mecanismos de motivación son: Celebración día del trabajo, celebración

de amor y amistad, integración de fin de año.

El coordinador HSEQ consultara a los trabajadores y otras partes interesadas

los cambios en el sistema de gestión que les afecte. También los trabajadores
podrán hacer consultas a entidades externas cuando haya inquietud acerca de
las actividades a desarrollar en el sistema de gestión. Así mismo los
trabajadores pueden realizar consultas al Coordinador y a los miembros del
Copasst, por ejemplo algunos temas de consulta pueden ser: normatividad
legal, hojas de seguridad de los productos químicos etc.
La parte interesada, llámese trabajador, cliente, proveedor o comunidad, será
responsable del cuidado y adecuado uso del material prestado para consulta.
Ninguno está autorizado para retirar dicho material de las instalaciones de la
empresa, sin el debido permiso.

Los trabajadores participan en la identificación de peligros, la investigación de

incidentes, acciones preventivas, sugerencias de mejora relacionadas con el
 GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO
Página 3 de 7 Cod:
MOTIVACION, COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 1 Agosto 2015

sistema de gestión, Copasst y las capacitaciones. A su vez también reportan a

su jefe inmediato, al Coordinador HSEQ, las condiciones inseguras, riesgos y
actos inseguros, uso indebido de equipos y herramientas, no uso de EPP, que
se presenten en las instalaciones de la empresa o en terreno. Estas actividades
de participación involucran además el análisis de causas de los
incumplimientos presentados en el área, los incidentes o accidentes, las
situaciones de riesgo.

Los trabajadores participan en las capacitaciones relacionadas con seguridad,

salud ocupacional y medio ambiente a las cuales son invitados.

5.2. Medios de comunicación externos e internos

5.2.1.Medios de comunicaciones internos

Internamente la comunicación puede ser descendente o ascendente a través

de los distintos niveles de la empresa.

Desde la dirección (Gerente): La información fluye hacia el Coordinador HSEQ,

hacia el comité paritario de salud ocupacional Copasst, comité de convivencia,
comité de seguridad vial y desde el hacia los trabajadores. El flujo de
información también tiene una dirección ascendente que comienza desde los
trabajadores, pasando por el Coordinador HSEQ, hasta llegar a la Dirección.

El Coordinador HSEQ informa a los empleados los objetivos y metas

establecidas del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-
SST. Además, el Coordinador retroalimenta continuamente a los trabajadores
dando a conocer los cambios y actualizaciones de los documentos
procedimientos, instructivos, formatos e información necesaria para el sistema
de gestión.

La organización dispone de los siguientes mecanismos para asegurar que las

comunicaciones internas sean eficaces: Uso de Carteleras, correo electrónico,
comités, actividades de capacitación.
Tipos de información:

 Política, objetivos y metas del sistema de gestión.

 Avances en la implementación y/o actualización del sistema.
 Actividades relacionadas con las funciones asignadas a cada uno de los
comités.
 Divulgación de información general, administrativa y/o técnica.
 Oportunidades de mejora para el sistema de gestión.
 Lesiones aprendidas
 Inducción y Re inducción.
 GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO
Página 4 de 7 Cod:
MOTIVACION, COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 1 Agosto 2015

Los mecanismos de evaluación de la eficacia de la comunicación interna son:

 Ubicación de las carteleras con comunicaciones escritas en lugares

estratégicos que aseguren que la gran mayoría de personas las lean.

 Registro del recibido de las comunicaciones internas cuando son

dirigidas a título personal.

5.2.2.Medios de comunicaciones externos

El responsable de recibir las comunicaciones externas, se encargara de hacerla

llegar al funcionario a quien está dirigida, toda comunicación externa que
tenga carácter oficial o legal debe ser entregada al Gerente.

Cuando el Gerente recibe una comunicación de carácter oficial/legal, esta es

evaluada con prioridad para asegurar un tratamiento oportuno y acorde con el
contenido de la comunicación.

El Coordinador HSEQ mantiene y actualiza el archivo de comunicaciones

externas e internas relacionadas con la gestión en HSEQ de la empresa y
solicita si es necesario actualizar el procedimiento de motivación,
comunicación, participación y consulta.

Los medios de comunicación externa con los que cuenta la organización son:
La correspondencia tanto recibida como emitida, correo electrónico, teléfonos y
demás medios en los cuales se emitan aspectos relacionados con la gestión en
seguridad y salud en el trabajo.
 GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO
Página 5 de 7 Cod:
MOTIVACION, COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 1 Agosto 2015

5.3. Comunicación entre los niveles de la organización

La comunicación en el sistema de gestión es liderada por el Coordinador HSEQ

y se dirige a todos los niveles de la organización incluida la gerencia.

6. ANEXOS

7. CONTROL DE REGISTROS

Versión Fecha Elaborado Aprobado Modificación