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Código: P-SIG-002

PROCEDIMIENTO PARA
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y Versión N°: 07
CONSULTA
Fecha de Versión: 2019-MAR-01
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1. OBJETIVO

Establecer las pautas para la comunicación, tanto interna como externa con las partes interesadas, en
temas de calidad, salud, seguridad en el Trabajo y Ambiente y definir los mecanismos de actuación, para
que cualquier trabajador realice consultas y participe en la gestión de riesgos.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con el establecimiento de los canales de comunicación tanto internos como
externos, pasando por la recepción, documentación y respuesta a las comunicaciones de partes
interesadas.

Y debe ser conocido y aplicado por el personal bajo el control de la organización y que participan en el
Sistema Integrado de Gestión.

3. DEFINICIONES Y VOCABULARIO

 Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes


canales.
 Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.
 Participación: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea, decisión,
organización, etc. en el cual las personas aportan valor añadido.

4. PARAMETROS GENERALES

 Este procedimiento se enfoca en la comunicación de temas relacionados con salud, seguridad,


ambiente y calidad, para temas de comunicación e imagen corporativa consultar el Manual de
Comunicaciones M-MDO-001 cuyo contenido general es imagen corporativa y uso de logo
institucional, guía para la creación y diseño de piezas de comunicación, manejo de la página
web, uso de redes sociales, comunicación interna y externa

Canales de comunicación

- Reuniones internas tales como comité de gerencia, coordinación y por áreas principalmente

- Red de telefonía fija

- Telefonía celular

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- Correo corporativo

- Servidor interno

- Correo copasst copasst@iycsa.com.co

- Correo Comité de convivencia cconvivencia@iycsa.com.co

- Cartelera digital

- Newsletter interno

- Página web

- Redes sociales

- Email marketing

- Newsletter externo

- Zendesk y whatsapp

 Instrumentos & controles S.A. a través de la Alta Dirección ha decidido no comunicar sus
aspectos e impactos ambientales significativos a partes externas, excepto en los casos en los
cuales el Cliente haga la solicitud expresa para dar cumplimiento a un requisito de una oferta de
servicio/compra o a un requisito de un contrato; el método a utilizar para realizar esta
comunicación externa es por correo electrónico o entrega en medio físico al representante de la
empresa Cliente.

 En la compañía se promueve la libre comunicación con la Gerencia, como un espacio disponible


para formular oportunidades de mejora o tratar puntos que se consideren críticos o en los que se
considere debe intervenir directamente la Gerencia, lo cual es denominado “Política de
Gerencia de puertas abiertas”.

 Instrumentos y Controles S.A. ha definido como mecanismo eficaz para la recepción,


documentación y respuesta adecuada a las comunicaciones internas y externas relativas a la
seguridad y salud en el trabajo, lo siguiente:

Las comunicaciones internas relativas a seguridad y salud en el trabajo pueden ser recibidas a
través de los canales de comunicación descritos en la etapa 1 de este documento, su respuesta
se realizará preferiblemente a través de correo electrónico o en su defecto comunicación escrita
o verbal, se llevará registro de tales comunicaciones en la base de datos “Control de solicitudes
del personal”

La respuesta a comunicaciones externas relativas a seguridad y salud en el trabajo serán


respondidas de acuerdo con las indicaciones de la parte interesada de quien reciba la
comunicación.

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A través de los canales descritos en la etapa 1 de este procedimiento se podrán recolectar


inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en materia de seguridad y salud en el trabajo
para ser consideradas y atendidas por los responsables en la empresa.

5. DESARROLLO

Etapa N° 01 Plan de Comunicaciones participación y consulta

Responsable Personal de la organización

Instrumentos y Controles establece un plan de comunicaciones internas y


Descripción externas en relación a los temas de salud, seguridad, ambiente y calidad, donde
se considera tema, que difundir, dirigido a, registros, responsables, medios de
Etapa N° 02 difusión y frecuencia, esta información está consignada en el Anexo 1 de este
procedimiento.

Registro Ver registros de acuerdo al tema a comunicar en el Anexo 1.

6. FLUJOGRAMA:
No Aplica.

7. DOCUMENTOS REFERENCIA
N/A

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8. ANEXOS
ANEXO No. 1 PLAN DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA

Tema Qué Difundir A quienes Registro Responsables Medio de Difusión Frecuencia

Inducción, Reinducción -
Charlas SIG y correos del
Registro de
Política Sistema SIG:
Capacitación
Integrado de Personal I&C Reuniones Internas áreas
Compromisos Registro Gerente General
gestión y Contratistas Inducción Contratistas Permanente
Política divulgación correo Directores/Líderes
Políticas de COPASST Manual SIG
- Registro entrega
Prevención Servidor/SIG Compartido
documento
Publicación Política
Página web

Registro de
Política Calidad Capacitación Inducción especifica
del laboratorio, Compromisos Personal Registro Gerente Técnico Reuniones Internas áreas
Permanente
Política de Política laboratorio divulgación correo Líder Laboratorio Manual SIG
confidencialidad Registro entrega Servidor/SIG Compartido
documento
- Matriz de Registro de
Inducción - Charlas de
Identificación y Capacitación
Inducción
Peligros y Evaluación de Registro Directora GH-SIG
Personal I&C Charlas SIG y correos del SIG
Riesgos Peligros y Riesgos divulgación correo Responsable HSE Permanente
Contratistas Reuniones Internas áreas
-Riesgos prioritarios Registro entrega proyectos
Inducción Contratistas
- Programas de documento
Servidor/SIG Compartido
Gestión Acta Reunión

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Tema Qué Difundir A quienes Registro Responsables Medio de Difusión Frecuencia


- Matriz de
Identificación y Registro de
valoración de Capacitación
Inducción -
Aspectos e Aspectos e Registro Directora GH-SIG
Personal I&C Charlas SIG y correos del SIG
Impactos Impactos divulgación correo Responsable HSE Permanente
Contratistas Reuniones Internas áreas
Ambientales -Impactos Registro entrega proyectos
Servidor/SIG Compartido
Significativos documento
- Programas de Acta Reunión
Gestión
Metodología de
identificación de
requisitos legales Registro de
-Personal Directora GH-SIG Inducción - Charlas SIG y
Requisitos aplicables y inducción,
I&C Responsable HSE correos del SIG Permanente
Legales requisitos legales Registro
proyectos. Servidor/SIG Compartido
aplicables a las divulgación correo
actividades
especificas

Objetivos SIG
Gerente
Objetivos Reuniones y correos
Administrativo y
específicos -Registro electrónicos para divulgación
Financiero
Objetivos y Plan de Negocios Personal I&C divulgación correo Publicación
Directora GH-SIG Trimestral
Metas Año fiscal - Servidor/SIG Compartido
Líder Laboratorio
Objetivos de calidad -Registro entrega
de Calibración
del laboratorio de de Documentos
Gerente Técnico
calibración.

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Tema Qué Difundir A quienes Registro Responsables Medio de Difusión Frecuencia


-Registro de
Capacitación
Programas de Correos SIG, folletos,
-Registro entrega Directora GH-SIG
Programas de Gestión, Programas Personal I&C sensibilizaciones
de Documentos Responsable HSE Permanente
Gestión de Vigilancia Contratistas Manual SIG
-Cuadro de proyectos
Epidemiológica Servidor/SIG Compartido
Indicadores de
Gestión

-Registro de
-Organigrama Capacitación
Perfiles de cargo -Registro entrega Directora GH-SIG A necesidad
Inducción -
Responsabilidades de Documentos Responsable HSE (ingreso de
Publicación y Divulgación de
Estructura y SIG Personal I&C - Registro de Proyectos personal,
la descripción y perfil de
responsabilidad - Anexo HSE evaluación Gerente Técnico actualización de
Cargo
Contratistas responsabilidades Líder Laboratorio estructura
Servidor/SIG Compartido
- Representante de SIG de Calibración organizacional)
alta dirección - Evaluación de
desempeño
Metodología para el
control de
documentos y Directora GH-SIG Correo Interno, Reuniones
Control - Registro con el personal de las áreas Cada vez que se
registros
Documentos y Personal I&C divulgación correo Correo SIG presenten
Líderes de
Registros -Registro de Servidor/SIG Compartido cambios
Documentos y proceso
Capacitación
registros
actualizados

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Tema Qué Difundir A quienes Registro Responsables Medio de Difusión Frecuencia

-Registro de Directora GH-SIG


Capacitación – Responsable Inducción
Plan de Personal I&C -Registro HSE Proyectos, Charlas SIG y correos del SIG
Plan de Permanente o
Emergencias y Partes divulgación correo Brigadistas, Carteleras , Planos de
Emergencias según evento
PON’s, Simulacros. Interesadas - Folletos Coordinadores de Evacuación, Señalización,
visitantes Evacuación Divulgación Piso a Piso

De acuerdo a
Registro revisión
frecuencia
Resultados de la por la dirección Director GH SIG –
Personal establecida en
Retroalimentaci evaluación de la Registros Directores de Revisión por la Dirección o
I&CPartes procedimiento
ón Clientes percepción del encuestas de Ventas, Gerente Reunión de Indicadores
Interesadas para la evaluación
cliente. satisfacción al Técnico
de la satisfacción
cliente
del cliente
Investigación y
Análisis de
Estadísticas de Incidentes
accidentalidad Formatos Cuadro
Personal I&C Director GH SIG Inducción
Accidentes y de Reporte Cada vez que se
Partes Responsable HSE Charlas SIG y correos del SIG
casi - accidentes Metodología reporte FURAT requiera
Interesadas Proyectos Carteleras
de accidentes y casi Registro
accidentes divulgación correo
Registro entrega
documento
Alta
Informe Estado del Reunión Coordinación –
Revisión por la Dirección Acta Revisión por Gerencia Después de cada
Sistema Integrado Correo Electrónico
Dirección la Dirección Directora GH -SIG ciclo
de Gestión Carteleras
COPASST
Revisión por la Informe estado Director I&M Acta Revisión por Líder Laboratorio Reunión -Correo Electrónico Anual
Dirección del Sistema de Gestión la Dirección de Calibración
laboratorio de y actividades del

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laboratorio de
calibración
calibración.
Comunicaciones
con partes
Respuestas a Correos Gerente General,
externas (Ente Partes Reuniones o comunicados
solicitudes electrónicos, Directora GH - Permanente
certificador, ente Interesadas escritos
especificas correspondencia SIG,
acreditador,
clientes)
Desarrollo de Definido en plan
Actas reunión Directora GH -
las etapas del Avances COPASST Reunión periódica COPASST de trabajo
COPASST SIG
SGSST COPASST
Plan de Definido en plan
Plan de Actas reunión Directora GH -
capacitación COPASST Reunión periódica COPASST de trabajo
capacitación SST COPASST SIG
SST COPASST
Evaluaciones de De acuerdo con
Resultados de Actas reunión Directora GH -
ambientes de COPASST Reunión periódica COPASST programación de
mediciones COPASST SIG
trabajo mediciones

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9. CONTROL CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha de
Versión N°. Descripción del cambio Elaboró Revisó Aprobó
Versión

02 Se incorpora el plan de comunicaciones Sandra Mónica Mónica 6-MAYO-


al procedimiento puntualizando los Casallas- Suarez- Suarez- 2010
temas a difundir y los medios a utilizar Gestor SIG Directora Directora
de acuerdo con el nuevo esquema del
SIG SIG
Sistema Integrado de Gestión.
03 Actualización del Anexo 1. Plan de A.Zambrano S.Casallas S.Casallas 02-AGO-
Comunicación en mecanismos de – Gestor SIG – Directora – Directora 2011
difusión: se cambia Intranet por la SIG SIG
ubicación actual de la información del
SIG en el servidor carpeta SIG
Compartido. Actualización a lo largo del
documento del mecanismo de
divulgación de la documentación del
sistema , cambia Intranet por
Servidor/Sig Compartido

04 Se modifico el alcance para incluir A.Fula – S.Casallas S.Casallas 2014-MAY-22


actividades de recepción, Gestor SIG – Directora – Directora
documentación y respuesta a las SIG-GH SIG-GH
comunicaciones, y se incluyen
parámetros generales, se adiciona
como mecanismo de comunicación y
participación del comité de convivencia.

Se incluyen como documentos de


Referencia: la Guía RUC y las normas
9001, 14001 y 18001.
05 Se actualiza Anexo 1 incluyendo los A.Benavides S.Casallas S.Casallas 2014-DIC-05
temas de comunicación claves a – Gestor SIG – Directora – Directora
difundir en relación con el Laboratorio SIG-GH SIG-GH
de Calibración.

Se retiran las reuniones de convivencia.


Se modifica COPASO por COPASST

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06 En parámetros generales se incluye A.Sanchez – S.Casallas S.Casallas 2018-ABR-


referencia a mecanismo de recepción, Auxiliar SIG – Directora – Directora 10
documentación y respuesta a GH-SIG GH-SIG
comunicaciones de salud y seguridad
en el trabajo. Etapa 1, se incluye
mecanismo adicional de recepción de
solicitudes del COPASST, correo comité
de convivencia y se cambia palabra
magnético por digital. Anexo 1. Se
actualizan cargos, se incluyen temas de
divulgación al COPASST.

07 Se cambia logo, se depuran P.Urrego – S.Casallas S.Casallas 2019-MAR-


definiciones, en parámetros generales Gestor SIG – Directora – Directora 01
se incluye aclaración en relación a GH-SIG GH-SIG
manual de comunicaciones, se
resumen canales de comunicación y se
actualiza medio de difusión de política
incluyendo página web.

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