Procedimiento

“COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y
CONSULTAS”
Código: PRO-SI-08 Versión: 04 Fecha versión: 10/01/2017

1. OBJETIVOS
Establecer los criterios y responsabilidades para la comunicación interna entre los diversos niveles
y funciones del Sistema Integrado de Gestión y establecer de qué manera se va a recibir,
documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas en
relación a los aspectos ambientales, seguridad y salud del trabajo y calidad, con el objeto de
promover eficiencia, claridad y exactitud en las comunicaciones.

2. ALCANCE
Aplica para cualquier tipo de Comunicación interna y externa, la Participación y Consultas
relacionadas con el “SIG” de la organización, incluyendo a todo su personal, contratistas y visitas.

La organización ha decidido no comunicar externamente sus aspectos ambientales significativos,

por lo que este procedimiento no considera la gestión de la comunicación externa de estos.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA
3.1 ABREVIACIONES
3.1.1 MPC S.A.: Moller y Pérez-Cotapos S.A.

3.1.2 RIOHS: Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad

3.1.3 SIG: Sistema Integrado de Gestión

3.2 DEFINICIONES

3.2.1 Comunicación Interna: Toda comunicación de cualquier proceso que interfiere

internamente en los distintos niveles de las operaciones de la organización.

3.2.2 Comunicación Externa: Toda comunicación que proceda desde y hacia el exterior de la
organización.

ADVERTENCIA: Este documento y su información son de exclusiva propiedad de la empresa MPC. Una vez impreso en
papel, no se garantiza su vigencia, salvo timbre indicando COPIA CONTROLADA.

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3.2.3 Partes Interesadas: Individuos o grupos, dentro o fuera del lugar de trabajo,
involucrados o afectados por el desempeño del SIG. Por ejemplo: el cliente,
autoridades, vecinos, organismos fiscalizadores, medios de comunicación, servicios de
emergencia, proveedores, entre otros.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4.1 REFERENCIAS
4.1.1 PRO-SI-04 Requisitos Legales y otros

4.1.2 PRO-SI-06 Gestión No Conformidades Oportunidades y Acciones

4.1.3 PRO-SI-09 Identificación y evaluación aspectos e impactos ambientales

4.1.4 PRO-SI-10 Identificación peligros y evaluación riesgos

4.1.5 PRO-SI-12-OFC Plan de Emergencia Oficina Central

4.1.6 PRO-SI-12-Obra Plan de Emergencia Obra

4.2 REGISTROS
4.2.1 REG-SI-11 Matriz Requisitos Legales y Otros

4.2.2 REG-SI-19 Matriz Matriz IAAS

4.2.3 REG-SI-20 Matriz IPER

4.2.4 REG-SI-27 Comunicado Interno

4.2.5 Libro de Obras del Mandante

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papel, no se garantiza su vigencia, salvo timbre indicando COPIA CONTROLADA.

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5. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

5.1 RESPONSABILIDADES
La responsabilidad es la implementación de este procedimiento es del Gerente de Recursos
Humanos.

5.2 ENTREGA DE INFORMACIÓN Y EMISION DE REQUERIMIENTO

En los diferentes documentos que conforman el Sistema Integrado de Gestión se definen las vías
para asegurar la comunicación interna entre los diversos niveles, en relación con los aspectos
ambientales, seguridad y salud del trabajo y calidad.

Con el fin de facilitar la difusión de la política integral a todo el personal, como a partes
interesadas externas, esta se expone de forma permanente en todas las obras.

En el caso, de un requerimiento, consultas y/o reclamos de partes interesadas estas se pueden

establecer mediante comunicación directa a Oficina Central o al Administrador de Obra. Los
encargados de las diferentes áreas, son los responsables de revisar periódicamente y gestionar
una pronta respuesta a lo estipulado. En caso de alguna emergencia se procederá según se indica
en el los procedimientos “PRO-SI-12-OFC Plan de Emergencia Oficina Central” o “PRO-SI-12-
Obra Plan de Emergencia Obra”, según corresponda.

Todo el personal de la organización puede recibir una inquietud o sugerencia ambiental, de

calidad o de seguridad y salud ocupacional de las partes interesadas externas, debiendo dar
siempre una respuesta preliminar, considerando al menos lo siguiente:

 Escuchar o recibir la información e indicar a la parte Interesada, que informará a quien

corresponda del requerimiento y que se le dará una respuesta a la brevedad;

 Si es un requerimiento verbal anotar; Nombre, Dirección y Teléfono de la persona o

institución que consulta, como también de la consulta misma.

 Si es un requerimiento escrito, verificar lo indicado en el párrafo anterior.

ADVERTENCIA: Este documento y su información son de exclusiva propiedad de la empresa MPC. Una vez impreso en
papel, no se garantiza su vigencia, salvo timbre indicando COPIA CONTROLADA.

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5.3 COMUNICACIÓN INTERNA

5.3.1 Generalidades
El uso de todos los medios de comunicación interna se lleva a cabo entre los diferentes niveles y
funciones de la organización, con el fin de proveer información pertinente y oportuna, y fomentar
la comunicación permanente para el entendimiento, compromiso y toma de conciencia del
personal, en apoyo a la mejora continua.

La comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización garantiza que
todo el personal conozca, comprenda y cumpla los requisitos del SIG en la realización de sus
trabajos.

Para el registro de las comunicaciones internas se utilizará el formato establecido en el registro

“REG-SI- 27 Comunicado Interno”

Los responsables de las áreas son los encargados de la difusión de la información referente a los
criterios operativos, y la necesidad de un correcto comportamiento hacia la mejora ambiental,
seguridad y salud del trabajador, como de la calidad.

En el anexo 1 se adjunta la “Matriz de Comunicaciones”, donde se establece el esquema de las

comunicaciones de la información relevante de la empresa, en lo concerniente al SIG, según el
siguiente detalle:

 ¿Qué? : Lo que se comunica.

 ¿Quién? : El responsable de la comunicación.
 ¿Con quién? : Parte interna interesada con la que se establece la comunicación.
 ¿Cómo? : Medio que se utiliza para establecer la comunicación.
 ¿Cuándo? : Momento de comunicación.
 Registro : Evidencia de la comunicación establecida.

5.3.2 Medios de Comunicación Interna

La información, en los lugares donde la organización preste servicios, se podrá difundir a través de
los siguientes medios:

 Capacitaciones
 Reuniones Internas
 Correo Electrónico

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 Informativos y Boletines (MPC Informa)

 Publicaciones en el Diario Mural de la empresa dentro de oficina Central y Obras.
 Otros.

Cada actividad o proceso involucrado en la comunicación interna del SIG aplicará en forma
independiente y como lo estime conveniente, cualquiera de estos medios de comunicación u
otro mecanismo.

La información que se comunica internamente puede ser, entre otras:

 Declaraciones de la Gerencia General

 Política y Objetivos del SIG
 Desempeño de la organización en materias de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional
y Medio Ambiente.
 Cumplimiento de la organización con los requisitos Legales y otros.

El correo electrónico es el principal medio de comunicación que se utiliza en la organización, por lo

que se establece que la firma incluya, a lo menos el nombre y apellidos del remitente, cargo, el
nombre de la empresa, los teléfonos (fijos y celular), correo electrónico, la página web y el logo de
la empresa. Esta firma se empleará tanto para los correos internos como externos, y para las
respuestas y reenvió de correos, procurando que cada correo enviado tenga su correspondiente
firma corporativa.

Los correos electrónicos liberados por los usuarios deben contener una nota aclaratoria sobre el
contenido y carácter del correo:

“Advertencia legal a los e-mails

Este mensaje y todo su contenido es confidencial, especialmente en lo que respecta a los datos personales. Si
usted no es el destinatario y lo ha recibido por error, le rogamos avisarnos, borrarlo y se abstenga de
comunicarlo a terceros, todo ello a fin de evitar incurrir en eventuales responsabilidades legales. La
información contenida en este mensaje no constituye propuesta o recomendación alguna por parte de
Empresa Constructora Moller & Pérez- Cotapos.

E-mail disclaimer

This message and any attached files transmitted with it, is confidential, especially as it relates to personal
data. If you are not the intended recipient and have received this information in error, please notify us of this
fact, delete it and refrain from any communication to any third parties, to avoid incurring in legal
responsibilities. The information contained in this message does not constitute any proposal or
recommendation by Empresa Constructora Moller & Pérez- Cotapos.”

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5.4 COMUNICACIÓN EXTERNA

5.4.1 Generalidades
Las comunicaciones Externas tienen como finalidad controlar los procesos de recepción y
respuesta con los clientes, autoridad competente y/o partes interesadas externas.

5.4.2 Comunicación con partes interesadas externas

Los requerimientos pertinentes de partes interesadas externas, se canalizarán según se indica los
procedimientos “PRO-SI-12-OFC Plan de Emergencia Oficina Central o PRO-SI-12-OBRA Plan de
Emergencia Obra”, según corresponda, y en otras situaciones, por medio del administrador de la
obra y/o de la gerencia involucrada.

Las gerencias involucradas, o a quienes estos designen en su representación, evaluarán el grado de

importancia de la observación, sugerencia, problema o solicitud y tendrán que documentar la
decisión tomada, así como también cualquier solicitud de información, para luego determinar qué
información necesita comunicar y responder y cuál será el medio de comunicación a utilizar.

Se debe responder a todas las comunicaciones que contienen un requerimiento de la autoridad u

organismos públicos, tales como servicios de Salud, Municipalidades, CONAMA, Mutualidades, etc.
En un plazo no mayor a 10 días hábiles de recepcionada la comunicación, o según la autoridad lo
requiera. Las comunicaciones con autoridades no tienen un formato único, pero estás deben ser
mantenidas y archivadas por el Administrador de obra y en el caso de Oficina Central, por la
Secretaria de Gerencia involucrada.

Las comunicaciones o requerimientos provenientes de empresas ubicadas en el entorno y de la

comunidad, cuando aplique, serán analizados y atendidos por el administrador de Obra, quien
responderá de acuerdo a los antecedentes e información disponible. En los casos de Oficina
Central será la gerencia involucrada.

5.4.3 Comunicación con los clientes

Cuando exista la necesidad de la comunicación con el cliente, la gerencia involucrada o quien esta
determine, y/o el Administrador de Obra, según corresponda, se comunicará con el cliente
mediante reuniones, en las cuales se le indicarán los canales de comunicación para resolver
consultas y manejar solicitudes de trabajo o contratos. Además, durante el transcurso de las obras,
se utilizará el “Libro de Obras del Mandante”

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Todos los reclamos por parte del cliente, cuando sean aplicables según requerimientos estipulados
en el contrato, serán tratados como “No Conformidades”, de acuerdo al procedimiento “PRO-SI-06
Gestión No Conformidades, Oportunidades y Acciones”

5.4.4 Comunicaciones con visitas y contratistas

Para todos los efectos de comunicación, los contratistas (proveedores de servicios) permanentes
se consideran parte interna y aplicarán los medios de comunicación descrito en punto 5.3
“Comunicación Interna” del presente documento.

En el caso de las visitas se considerará lo indicado en los registros “REG-SI-11 Matriz Requisitos
Legales y otros”; “REG-SI-19- Matriz IAAS”; “REG-SI-20 Matriz Iper”; asociado a los procedimientos
“PRO-SI-04 Requisitos Legales y Otros”; “PRO-SI-09 Identificación y evaluación aspectos e impactos
ambientales” y”PRO-SI-10 Identificación peligros y evaluación de riesgos” respectivamente.

5.5 PARTICIPACION Y CONSULTA

La participación del personal se realiza mediante actividades por las diversas áreas de la
organización, detalladas en los manuales, planes, procedimientos e instructivos pertinentes,
además del “RIOHS”.

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6. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES DEL DOCUMENTO
Elaboró, Modificó Visto Bueno
Fecha Versión Descripción Modificación o Actualización
o Actualizó Responsable
14-02-2012 01 Diego Sagal Robert Sommerhoff Edición inicial.
Ramón Schmidt Revisión y Modificación general del
24-10-2012 02 Elizabeth Tejos
Diego Sagal Procedimiento
Revisión y Modificación del
Ramón Schmidt
27-11-2012 03 Elizabeth Tejos Procedimiento debido a los hallazgos de
Diego Sagal
Auditoria fase I; pts 3.2.4; 4.1; 4.2 y 5.4.4
Paola Rodriguez Actualización y Modificación General del
10-01-2017 04 Elizabeth Tejos
Valeska Méndez Procedimiento

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Código: PRO-SI-08 Versión: 04 Fecha versión: 10/01/2017

7. ANEXOS

Anexo 1: MATRIZ DE COMUNICACIONES

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Anexo 2: COMUNICADO INTERNO (REG-SI-27)

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