PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL Versin N : 1

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Comunicacin Externa e Interna Cdigo : PRE-01

PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL
COMUNICACIN EXTERNA E INTERNA

INDICE
1.- HOJA CONTROL DEL CAMBIO
2.- PROPSITO Y APLICACIN
3.- RESPONSABILIDADES
4.- DEFINICIONES
5.- DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.
6.- DIAGRAMA DE COMUNICACIN PATRICIO NAVARRO
7.- DIAGRAMA DE COMUNICACIN PARA ACCIDENTES GRAVES Y
FATALES
8.- ANEXOS
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FECHA NOMBRE FIRMA

Silvia Jara Concha
REALIZADO POR
Asesor en Prevencin de Riesgos
Patricio Navarro Muoz
APROBADO POR
Administrador de Contrato
1.- HOJA CONTROL DEL CAMBIO

Ver. Prrafo Fecha Modificacin realizada

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1 Todos 05/02/2015 - Se modifica registro de firma

- Se modifica prrafo de responsabilidades.
- Se modifica diagrama de comunicacin de la empresa
- Se modifica diagrama de comunicacin de accidentes grave y
fatales

2.- PROPSITO Y APLICACIN.

Establecer las actividades necesarias para realizar comunicaciones, tanto internas como externas, a fin de
mantener informado al personal perteneciente a la empresa y a las partes interesadas acerca de los temas
relacionados con la calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional.
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Es aplicable al personal involucrado en los servicios incluidos, para que estos efecten la comunicacin tanto
en forma interna como con los clientes y partes interesadas.

3.- RESPONSABILIDADES

Administrador del contrato: Los contenidos de los mensajes a entregar y los medios a utilizar. En todos los
casos en que se deba emitir una comunicacin externa, ser el nico ente autorizado por la empresa para
entregar la comunicacin oficial externa respectiva.

Prevencin de Riesgos: Controlar el correcto y permanente cumplimiento de este procedimiento por parte
de todos los trabajadores de Transportes Navarro

Conductor: Responsable de la correcta ejecucin del procedimiento, informar inmediatamente a su Lnea de

Mando ante un acontecimiento y otro tipo de informacin.

4.- DEFINICIONES.

4.1 Comunicador: Persona con ideas, intenciones, informacin y propsito para una comunicacin.

4.2 Medio: es el potador del mensaje, puede ser contacto telefnico, personal, a travs de documentos
internos como cartas, folletos, correos electrnicos, etc.

4.3 Comunicacin descendente: Se relaciona con toda aquella comunicacin que fluye desde las
personas en los altos niveles hasta los niveles ms bajos jerrquicamente.

4.4 Comunicacin ascendente: Se relaciona con toda aquella comunicacin entregada por
comunicadores que estn a un nivel ms bajo que el receptor en la organizacin.

4.5 Comunicacin Interna: Canales de informacin establecidos por la organizacin, para satisfacer
sus requerimientos y los de sus trabajadores en los diversos niveles y funciones de la organizacin.

4.6 Comunicacin Externa: Es aquella que busca mantener informados a los clientes, comunidad y
otras partes interesadas en materia de calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional.

4.7 Partes Interesadas: Individuo o grupo involucrado en, o afectado por, el desempeo ambiental,
seguridad y salud ocupacional de una organizacin. Tambin se considera parte interesada a
organismos fiscalizadores relacionados con el servicio de la empresa

5.- DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

5.1 CARACTERSTICAS DE LA COMUNICACIN.

Para un correcto uso de las herramientas de comunicacin disponibles en la compaa (correos
electrnicos, llamadas telefnicas, registros, conversaciones, Reuniones, (sobres de comunicacin
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interna), etc., es necesario conocer y diferenciar las caractersticas de la comunicacin que se

recepcionar.

5.1.1 Procedencia.
La procedencia de la comunicacin puede ser externa o interna. Para el caso de la comunicacin
externa, se entiende que esta puede provenir desde el cliente, el proveedor y/o la comunidad. Por
otro lado las comunicaciones internas pueden provenir desde la cadena de mando, en cualquier
sentido, y departamentalmente.

5.1.2 Categora.
La categora est fundamentalmente destinada a discriminar si la comunicacin afecta o no y en qu
grado. Ya sea esto directa o indirectamente.

5.1.3 Urgencia.
Para medir la condicin de urgencia de una comunicacin, se han establecido dos eventos posibles:

Evento de consecuencia presente : Accidentes medianos o graves, accidentes con

prdidas materiales, claro impedimento del servicio prestado al cliente, incumplimiento
grave de un proveedor o cualquier otro evento que requiera la accin de respuesta
inmediata.

Evento de consecuencia o posible consecuencia posterior, y potencial evento no

deseado: Presencia de trabajo con condiciones no seguras o subestndar, calidad del
servicio deteriorado por elementos acumulativos y/o especficos, incumplimiento del servicio
acordado con los proveedores.

5.2 FORMAS DE RECEPCIONAR LA COMUNICACIN.

En Transportes Navarro., se consideran los siguientes caminos para canalizar la informacin
proveniente de cualquier fuente descrita en el punto

Recepcin por parte de los administradores de contrato.

Recepcin por los trabajadores de la empresa

Las comunicaciones pueden llegar a la empresa desde cualquiera de las partes interesadas, y por
diferentes medios (ejemplo: E mails, telfono, fax y otros) los cuales una vez recepcionados por
cualquier miembro de la empresa, son manejadas segn lo descrito en este procedimiento, lo cual
asegura que tanto las comunicaciones Internas como externas sean de dos vas y que los ciclos se
cierren.

5.3 COMUNICACIONES DURANTE INCIDENTES, EMERGENCIAS Y CRISIS

Para el manejo comunicacional de incidentes, emergencias y crisis, sean stas de carcter pblico
local o regional, la Gerencia, es la encargada de definir los contenidos de los mensajes a entregar y
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los medios a utilizar, con el apoyo del representante del rea afectada y previa consulta al asesor
legal de la compaa.

5.4 HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN

La empresa deber implementar y mantener herramientas de comunicacin internas y externas, tales
como; Informes, cartas, memorndum, letreros, Email, entre otros.
En cada caso se mantiene el respaldo correspondiente de la informacin entregada, solicitando las
firmas de recepcin por parte del receptor, cuando corresponda a informacin entregada
personalmente.
La informacin dirigida a trabajadores es realizada mediante los siguientes medios:
Paneles informativos
Informativos impresos
Cartas (de ste ltimo medio, se mantienen los respaldos correspondientes).

5.5 PROCESO DE CONSULTA Y PARTICIPACIN

La Direccin de la empresa consultar a travs de la representacin de los trabajadores con la
debida antelacin la adopcin de las decisiones relativas a:
La planificacin y la organizacin del trabajo en la empresa y la introduccin de nuevas
tecnologas.
La organizacin y desarrollo de las actividades de proteccin de la salud y prevencin,
incluida la designacin de trabajadores o el recurso a un servicio de prevencin ajeno.
La designacin de trabajadores encargados de las medidas de emergencia.
Los procedimientos de informacin y documentacin.
El proyecto y la organizacin de la formacin.

Cualquier otra accin que pueda tener efectos sustanciales sobre la seguridad y salud. Existe un
plazo de 15 das, que una vez transcurridos, si no ha habido reclamacin alguna por parte de los
trabajadores, la Direccin de la empresa presupone la conformidad de los consultados, ya que no ha
habido reclamaciones. En caso de que los trabajadores den su opinin a la consulta ser estudiada y
valorada por la Direccin

6.- DIAGRAMA DE COMUNICACIN DE LA EMPRESA TRANSPORTES NAVARRO

GERENTE GENERAL
Patricio Navarro
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SECRETARIA ASESOR EN PRVENCIN DE

Carolina Concha Z. RIESGOS
055-2540226 Silvia Jara C.
5-9536099

CONDUCTORES
(3)

7.- DIAGRAMA DE COMUNICACIN PARA ACCIDENTES GRAVES Y FATALES

EVENTO Administrador CSI Ltda

INESPERAD Carlos Acevedo
O
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Minera El Abra Accidente grave o

(055-2818555) fatal (circular 2345)
Asesor en Prevencin
de riesgos CSI Ltda
9-76686326

Autosuspencin de
Suspender en la actividad
TRANSPORTES
forma inmediata las directamente
NAVARRO
actividades relacionada con el
rea donde ocurri
momentneamente accidente, informar
el evento
para fijas las inmediatamente de
evidencias y lo ocurrido a:
reflexionar

Informe flash 600-42-000-42

DIAT Mesa Central
Investigacin de Acc

INSPECCIN DEL TRABAJO SEREMI DE SALUD SERNAGEOMIN

Contacto Contacto Contacto

Srta Ester Salvatierra Alvarez Srta Pasme Seleme Herrera Sr Humberto Burgos
esalvati@dt.gob.cl pseleme@seremisalud2.cl Humberto.burgos@sernageomin.cl
8.- ANEXOS
Srta Sandra Del Castillo Srta Mara Isabel Paz Sr Fernando Machulas
scastillo@dt.gob.cl mipaz@seremisalud.cl Fernando.machulas@sernageomin.cl

Fono Fono Fono

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