PROCEDIMIENTO CÓDIGO

COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN xxxxx

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1. PROPÓSITO
Establecer, implementar y mantener mecanismos de comunicación hacia todas las líneas de procesos y niveles de la
organización, que garantice y asegure que la información generada y relacionada por la estructura del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST, llegue de forma clara y precisa, utilizando canales y medios efectivos y
que puedan ser utilizados en doble vía. En este proceso también se incluye las partes interesadas que puedan afectarlo o
intervenirlo.

Establecer, implementar y mantener metodologías de participación de todos los trabajadores por su intrínseca inherencia
en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST como también de consultas hacia contratistas o
subcontratistas y partes interesadas externas que puedan verse afectadas por los cambios o intervenciones de este y
además Apoyar la cultura de prevención y reporte de condiciones inseguras que la organización quiere implementar.
2. ALCANCE
Aplica para todas las líneas de procesos y niveles de la organización, incluyendo las partes interesadas pertinentes, que
intervienen o pueden impactar en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST de LA
EMPRESA
3. RESPONSABLE
Dirección Administrativa y Financiera: Se garantice el cumplimiento de este procedimiento a todos los niveles de la
organización, para mantener un proceso efectivo en la comunicación, participación y consulta dentro de todos los niveles
y líneas de proceso.

Seguridad y Salud en el Trabajo - SST y Gestión Humana: Implementación y desarrollo de las metodologías y
mecanismos exigidos en este procedimiento, que ayuden a que el proceso fluya sin obstáculos y con resultados
estratégicos de mejora para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST.

Directores, Coordinadores o líderes de procesos: En contribuir y facilitar la aplicación de las metodologías y

mecanismos establecidos en este procedimiento en sus líneas de proceso, para alcanzar la cobertura de comunicación,
participación y consulta.

Trabajadores: Utilizar y poner en práctica los mecanismos y metodologías aplicados en este procedimiento para que sus
intervenciones al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST, sean aprovechadas de forma productiva
a la mejora continua.

COPASST: Fomenta y promociona la aplicación de este procedimiento, integrando las partes interesadas internas, para
conseguir resultados estratégicos en común.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Comunicación: es el proceso de transmisión de información entre un emisor y un receptor que decodifica e interpreta un
determinado mensaje. La comunicación Interna es la que se presenta entre emisores y receptores activos dentro de la
organización. La comunicación externa es la que se presente entre los emisores y receptores activos de la organización
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con grupos ajenos a esta o viceversa.

Consulta: Es indagar o tratar acerca de un tema o asunto del que se quiere profundizar o que se quiere aplicar con una o
varias personas.
Participación: es la acción y efecto de participar (tomar o recibir parte de algo, compartir, noticiar). El término puede
utilizarse para nombrar a la capacidad de involucramiento de los trabajadores en sugerir propuestas para las tomas de
decisiones.
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST): El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST) abarca una disciplina que trata de prevenir las lesiones y las enfermedades causadas por las
condiciones de trabajo, consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua, lo cual
incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con
el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en los
espacios laborales. Tiene el objetivo de mejorar las condiciones laborales y el ambiente en el trabajo, además de la salud
en el trabajo, que conlleva la promoción del mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los empleados.
Mejoramiento continuo: proceso para fortalecer al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST,
con el propósito de lograr un mejoramiento en el desempeño, en concordancia con la política de la organización.
SST: La seguridad y la salud en el trabajo (SST) es una disciplina que trata de la prevención de las lesiones y
enfermedades relacionadas con el trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto
mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo.
Partes interesadas: es cualquier organización, grupo o individuo que pueda afectar o ser afectado por las actividades de
una empresa u organización de referencia. Así cada organización dispone de sus partes interesadas, también denominadas
grupos de interés, públicos de interés, corresponsables u otros.
No conformidad: cualquier desviación respecto a las normas, prácticas, procedimientos, reglamentos, desempeño del
sistema de gestión, etc., que puedan ser causa directa o indirecta de enfermedades, lesión, enfermedad, daño a la
propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de estos.
COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Contratista: es la persona o empresa que es contratada por otra organización o particular para la construcción de un bien
o la prestación de un servicio.
Subcontratista: es la persona o empresa que es contratada por el Contratista para la construcción de un bien o la
prestación de un servicio.
Visitante: Es la persona o personas que habitualmente no pertenece a la organización si no que ingresa y se desplaza
dentro de las instalaciones u obra para un requerimiento puntual y de corta duración.
Recepción: Para efectos de este procedimiento es el mecanismo de recibir una comunicación, sea externa o interna, bajo
un control y seguimiento.

5. COMUNICACIÓN REFERENTE AL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO - SGSST
5.1. Trabajadores
La empresa comunicará sus riesgos a los trabajadores través de los procesos de inducción y reinducción que se realizan;
además, se refuerza específicamente las medidas de control y la prevención a través del programa de capacitación.
Otros mecanismos utilizados por la organización son carteleras, correo electrónico y reuniones.
Los trabajadores pueden transmitir a la gerencia los problemas o inquietudes en SST a través del reporte de actos o
condiciones subestándares o durante las inspecciones en campo que realiza, quien a su vez lo comunica a la coordinadora
o Analista SST o lo expone durante las reuniones del COPASST.

La tabla No 1 muestra el plan de comunicaciones en SST:

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Elemento del
Emisor Receptor Responsable Periodicidad Actividad - Reporte
programa

Grupo interno:
Publicar todos los aspectos concernientes a la empresa
Empleados
Continuamente, según que sean de interés colectivo. Comunicación por parte
Seguridad y Salud en
Cartelera SST necesidades del sistema, de la Gerencia o de la coordinadora SST. Información
Grupo externo: el Trabajo
preferiblemente mensual sobre resultados del Sistema SST y RS cumpleaños y
Visitantes a la
actividades motivacionales.
oficina

Grupo interno: Temas de elección del gerente: seguridad en el lugar

Comunicado
Gerente Empleados, grupos Gerente Cada cuatro meses, de trabajo, cuidado de la salud, cuidado del medio
gerencial
de Interés ambiente, Responsabilidad Social, entre otros.

Ficha de
Seguridad y Salud en Las opiniones, inquietudes, problemas y solicitudes de
opinión, Grupo interno: Coordinador Continuamente según
el Trabajo debe los trabajadores con relación a aspectos del Sistema
inquietud, Empleados SST necesidades del sistema
recibir y estudiar SST y RS
solicitud

Grupo externo: Informar y actualizar la información de las actividades

Visitantes y Una vez al año a la comunidad de la empresa, los factores de riesgo a los cuales nos
Folleto visitante Seguridad y Salud en
SST comunidad de la encontramos expuestos y las actividades en
y comunidad el Trabajo
oficina Continuamente según visitas Responsabilidad Social que se implementan una vez
ingresen a nuestras instalaciones

(Carta de
Invitación y/o
Grupo externo: Se hará participe a entidades como autoridades, si es
participación) Seguridad y Salud en
SST Cruz roja y Una vez al año necesario, a través del envió de una carta de la
Simulacros y el Trabajo l
Bomberos empresa que especifique la actividad a desarrollar.
atención de
emergencia

Seguridad y Salud en
Carta SST Clientes Según lo planeado Dar información pertinente al Sistema SST y RS.
el Trabajo

Actividades participación trabajadores.

Método de Participación

Procesos de identificación de peligros, valoración de riesgos y Los trabajadores participan a través de la realización de Análisis de Trabajo Seguro (ATS)
determinación de controles

Investigación de incidentes Investigar los accidentes reportados por el trabajador, vinculando a mismo trabajador en la
investigación; es decir, participa el trabajador accidentado y los trabajadores testigos

Desarrollo y revisión de políticas y objetivos SST Se divulgan en las carteleras para conocimiento y generación de sugerencias.

Representación en asuntos SST Existe COPASST donde los representantes con participación de trabajadores del área operativa.

También pueden transmitir sus inquietudes mediante la encuesta de satisfacción de clientes internos.

5.2 Proveedores y visitantes.

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Durante las visitas de proveedores y personas naturales, la empresa comunicará sus riesgos a través del vigilante, quien
les indica las normas de seguridad por cumplir y los riegos del área a donde se dirigen.

6. PARTICIPACIÓN Y MOTIVACIÓN REFERENTE AL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO - SGSST
6.1 Trabajadores
A continuación, se relacionan las actividades que la organización ha definido para lograr la participación y comunicación
del personal en el sistema SST:
Actividades de motivación:

Actividades Incentivo Frecuencia

Premiación del empleado del trimestre (criterios de

elección: cumplimiento de normas de seguridad y Publicación en cartelera (foto) Mensual
productividad) o entrega de incentivos.

Celebración de fechas especiales a los trabajadores: Espacios para que los trabajadores se
amor y amistad, día del trabajo, navidad, etc. relacionen entre ellos, con las directivas y Anual
mandos medios de la empresa.

Actividades de rendición de cuentas:

 Es responsabilidad del coordinador de SST o jefe inmediato reportar los actos inseguros por parte de los trabajadores
que sean identificados en los procesos de inspección en las áreas de trabajo al área de Recursos Humanos, para
realizar los respectivos llamados de atención.
 Si el acto inseguro es reiterativo, se procederá a llamar a descargo al trabajador. De acuerdo con el resultado, se
dictaminará proceso disciplinario según el reglamento interno de trabajo de la organización.

6. REGISTROS
 Programas desarrollados y asuntos publicados

 Registros fotográficos de las actividades desarrolladas

 Registro control de entrada visitantes

 Encuesta de satisfacción cliente interno

7. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO Y NOMBRE

MANUAL/ GUÍA/PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - SGSST

INSTRUCTIVO N.A

- Reporte de actos y condiciones subestándar

FORMATO/REGISTRO - Inspecciones de seguridad
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8. BIBLIOGRAFÍA

N.A

9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO PARTICIPANTES

0 14/11/2023 Diseño de documento Seguridad y salud en el trabajo y ARL Colmena

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

ARL Colmena Seguros Seguridad y Salud en el Trabajo GERENTE

14/11/2023
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