APLICACIÓN Seguridad y Salud en el Trabajo

REFERENCIA CÓDIGO
COMUNICACIÓN, PARTICIPACION,
REV. 00 FECHA
MOTIVACION Y CONSULTA
HOJA 1 de 1

1. OBJETIVO:

Establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación

interna, regular la correcta comunicación externa entre____________, y partes
interesadas y describir los mecanismos de participación y consulta de trabajadores.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos de ____________, y partes

interesadas, teniendo en cuenta que la comunicación, participación, motivación y consulta
hacen parte dinámica de toda la compañía.

3. RESPONSABLE

LA GERENCIA, es el responsable del suministro de los recursos humanos, tecnológicos y

financieros para ejecutar los parámetros establecidos en este procedimiento.

RESPONSABLE DE SST: Es el responsable de establecer las disposiciones de este

procedimiento y garantizar su cumplimiento así como de asegurar el entrenamiento del
personal para el conocimiento y aplicabilidad del mismo.

Será obligación de todos los trabajadores o cualquier persona que tenga vinculo o que
desarrolle actividades en nombre de, el aplicar las pautas determinadas en el presente
documento.

4. DEFINICIONES:

 Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de

diferentes canales.
 Comunicación Interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como
receptor pertenezcan a los departamentos, áreas o servicios que hagan parte de
___________
 Comunicación Externa: Toda comunicación que se mantiene entre
______________, y las partes interesadas que se vean involucradas con los procesos
y actividades que desarrolla la empresa.
 Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.
 Equipo de apoyo al SG - SST: Está conformado por el Responsable del SST,
Copasst, Gestión Humana.
 Medios de comunicación: Reuniones informativas, tableros de noticias, periódicos,
medios visuales y electrónicos, encuestas o sugerencias, entre otros medios que se
vayan a usar.
 Participación: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada
miembro, individualmente o través de sus representantes, aporta ideas a un tema
propuesto.
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5. CARGOS Y RESPONSABILIDADES:

5.1 Equipo de apoyo al SG - SST

 Proponer qué información publicar, a quien va dirigida (grupos de interés) y el modo de

hacerla pública (canales de comunicación).

5.2 Responsables de Proceso:

 Difundir la información adecuada, de acuerdo con los procedimientos que apliquen a los
diferentes procesos de la empresa.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

Se han definido, entre otras las comunicaciones descritas en el anexo 1 como

comunicaciones del sistema de gestión de SST de DYCOCIVIL.

6.1 COMUNICACIÓN:

Teniendo en cuenta las definiciones dadas, las comunicaciones en DYCOCIVIL, pueden

ser internas o externas dependiendo de la información que se dará a conocer a las
diferentes partes interesadas.

6.1.1 Comunicación Interna

La comunicación interna se puede desarrollar de forma descendente o ascendente, para

ello se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento:

 Comunicación interna descendente: Se emite por parte del líder de

departamento o área o a quien este delegue. Este tipo de comunicaciones se
refieren a temas del sistema de gestión SST. Los canales de comunicación serán
tales que aseguren que el destinatario recibe la comunicación emitida por el
remitente, puede ser por Correo o Medios de chat.
Si se va divulgar información a través de carteleras, se debe asegurar que se
coloque en una zona de fácil visibilidad y de flujo continuo de personas

 Comunicación Interna Ascendente: Cualquier persona de CORSAN SA, que

desee comunicarse con un cargo superior, dispone de los medios de
comunicación: Correos internos, Cartelera, Memorandos, Circulares, Actas de
reunión.

Estos canales de comunicación son usados para recibir las inquietudes y

sugerencias del personal en cuanto a los diferentes procesos desarrollados en
CORSAN SA.

Cuando una comunicación sea dirigida a una persona en concreto, se seguirá

obligatoriamente el conducto regular. Todas las comunicaciones internas
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relevantes (desde el punto de vista del receptor) son obligatoriamente

contestadas.

Las actas de reunión son un medio de comunicación interna, donde se registra

información como conclusiones y/o decisiones relacionadas con la temática de
cada reunión.

D COMUNICACIONES INTERNAS
E A
S S
C GERENTES Y RESPONSABLE DEL SISTEMA C
E DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN E
N N
D
EL TRABAJO
E D
N E
T
MANDOS MEDIOS N
E T
PERSONAL LABORAL E

6.1.2 Comunicación Externa

A efectos de comunicación externa se considerarán partes interesadas:

- Entidades gubernamentales
- Clientes
- Proveedores
- Contratistas
- Administración pública.
- Entes reguladores.

Y en general cualquier persona, institución o colectivo que esté interesado en recibir

información del Sistema de Gestión de SST así como de los demás procesos que se
llevan a cabo en DYCOCIVIL.

Cualquier comunicación externa relacionada con el sistema de gestión SST proveniente

de partes interesadas debe ser remitida al Responsable del SST quien coordina su
respuesta con el área involucrada.

Se exceptúan de estas comunicaciones, reportes e informes de gestión de SST que

deben ser remitidos por el Responsable respectivo como parte de sus funciones.
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Las peticiones de información, quejas, denuncias, etc. relacionado con el Sistema de

Gestión igualmente son analizadas por el Responsable SST, quien determinará si serán
respondidas por el responsable del área. Cuando se requiera la respuesta de otro de los
dueños de proceso, emitirá el correspondiente comunicado de respuesta con base a los
procedimientos internos.

COMUNICACIONES EXTERNAS

RECEPCIÓN SOLICITUDES O QUEJAS/DENUNCIAS

REGISTRO
ARCHIVO
SOLICITUD
EVALUACIÓN NECESIDAD DE RESPUESTA

NO SI
RESPUESTA COMITÉ

6.2 PARTICIPACIÓN EN SST

Las participaciones deben ser de carácter positivo y preferiblemente predictivo, para

contribuir con el mejoramiento continuo. Por medio verbal o escrito; la comunicación se
debe realizar por escrito al área SST

Los aspectos en los que participan los trabajadores son entre otros los siguientes:

 Investigaciones de accidentes, incidentes y enfermedades Laborales.

 Identificación de peligros en los lugares de trabajo por medio de comunicaciones
con los miembros del Copasst, para que se discutan en las reuniones.
 Cambios de objetivos y políticas del Sistema de Gestión SST
 Participación en auditorías tanto administrativas como operativas.
 Sesiones de capacitación aportando sus conocimientos y/o experiencias
relacionadas.
 Información necesaria para el desempeño del Sistema de Gestión SST
 Buzones de sugerencias diligenciando el Formato de Peticiones, Quejas,
Reclamos Sugerencias Y Felicitaciones y demás programas.
 Brigada de emergencia: Participación en el programa de Segurito Brigadista.

6.3 CONSULTA DE SST

El Responsable de SST consulta a los colaboradores y otras partes interesadas los

cambios en el sistema de gestión SST que les afecte cuando sea aplicable. También los
directivos y el nivel operativo pueden hacer consultas a entidades externas con el visto
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bueno del Responsable del SG – SST cuando estas inquietudes se relacionen

directamente con el sistema de gestión SST.

Así mismo los trabajadores pueden realizar consultas de SST al Responsable del sistema
o a los integrantes del equipo de ayuda del SG - SST, así como a los participantes del
Copasst. Algunos temas de consulta pueden ser: normatividad legal, hojas de seguridad
de los productos químicos, procedimientos operativos, planes de emergencia y
contingencia, planes de manejo ambiental, planes proyecto, respuesta de sugerencias de
acciones preventivas o de quejas y reclamos.

Este tipo de solicitudes se podrán realizar por correo electrónico.

6.4 MOTIVACIÓN DE SST

Gestión Humana cuenta con estrategias de motivación al personal administrativo. Se

puede solicitar las motivaciones cada vez que se requieran soportando las razones;
quienes podrán hacer dicha solicitud son las siguientes personas:

 Gerentes
 Responsables de Proceso
 Responsable del SG -.SST
 Supervisores

El tipo de motivación para los colaboradores, se debe ajustar al procedimiento PG-011

Estilos de vida saludable y es decisión de Gestión Humana con el Responsable de SST
organizar las actividades, el tiempo y los recursos que se invertirán en estas actividades.

El personal puede llegar a ser motivado si demuestra liderazgo en los siguientes

aspectos:

 El mejoramiento de los indicadores de gestión y/o logro de objetivos y metas.

 Sugerencias para la prevención de accidentes, incidentes y enfermedades
laborales.
 Participación sobresaliente en comportamientos seguros.
 Aportes y liderazgo en la gestión SST
 Aportes, liderazgo y actuación oportuna relacionada con atención de emergencias.

Este tipo de motivaciones serán otorgadas después de las auditorías internas o externas
donde se pueda verificar el mejoramiento y los puntos sobresalientes de cada proceso
según los aspectos mencionados anteriormente.

JAHN ERIK GUERRA G JORGE ARMANDO LOZANO

REVISO APROBO
RESPONSABLE DE SST GERENTE
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Anexo 1. Tipo de comunicaciones internas y externas

Responsable de A quien va
Comunicación Frecuencia
comunicarla dirigida

Al ingreso y
Gerente General
Política de SG - SST Todo el personal periódicamente según
y/o SST
sea necesario.
Resultados de la revisión Responsable de Posterior a la revisión
Todo el personal
gerencial SST gerencial.
Todo el personal, Al ingreso y
Peligros/aspectos propios de Responsable de
contratistas y periódicamente según
la actividad SST
visitantes se requiera.
Todo el personal Al ingreso y
Responsable de
Requisitos legales y otros según aplique (ver periódicamente según
SST
matriz legal). se requiera.
Gerente General Al ingreso y
Objetivos, metas y
y/o Responsable de Todo el personal. periódicamente según
programas
SST se requiera.
Funciones y Al ingreso y
Responsable de
responsabilidades (incluye Todo el personal periódicamente según
SST
resultados de evaluación). se requiera.
Director/Jefe de Responsables del Al ingreso y
Procedimientos para
área/ Responsable desarrollo de periódicamente según
actividades críticas.
SST dichas actividades. se requiera.
Al ingreso y
Derechos y deberes de los
Gestión Humana Todo el personal. periódicamente según
trabajadores.
se requiera.
Planes de emergencia, rutas Responsable Al ingreso y
de evacuación, números de SST/Jefe de Todo el personal. periódicamente según
emergencia, etc. Brigada. se requiera.
Responsable de
Resultados de acciones
SST/o Líderes de
correctivas, preventivas y Gerente General Revisión gerencial
procesos,
mejoras.
COPASST
Accidentes, incidentes, ARL y partes
Responsable SST Según se requiera.
enfermedades. interesadas
Cada mes y/o según
Indicadores de gestión Líderes de proceso Todo el personal.
se requiera.
Comunicaciones con Autoridades
autoridades competentes y/o Gerente General competentes y/o Según se requiera.
partes interesadas. partes interesadas.
Gerente General y Después de cada
Responsable de
Resultados de auditorías Líderes de auditoría y/o según se
SST y/o auditores.
proceso. requiera.
Quejas/encuestas de Cliente Gerente General Según se requiera
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Responsable de A quien va
Comunicación Frecuencia
comunicarla dirigida

satisfacción de clientes y/o Calidad

Respuesta a quejas, Cliente
SST Según se requiera
encuestas de satisfacción. Gerente General
Responsable de
Sugerencias del personal Todo el personal Según se requiera
sst
Reporte de condiciones
peligrosas (ver formato en el Responsable de
Todo el personal Según se requiera
procedimiento de sst
inspecciones)
Posterior a la
Resultados de evaluación a Proveedores
Compras evaluación de un
proveedores
proveedor
Revisiones del contrato,
órdenes de servicio, pliegos,
Área comercial Clientes Según se requiera
otro sí, cotizaciones,
información del servicio.