FECHA APROBACIÓN: 15-01-2020

COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CÓDIGO: DE-PR-004

CONSULTA
VERSIÓN: 01

OBJETIVO:
Establecer un procedimiento con el fin de asegurar que los procesos de
comunicación, participación y consulta que se determinan en la empresa S&D
GRUPO COLOLOMBIA SAS, sean los apropiados y garanticen la eficacia del
Sistema de Gestión Integrado.

ALCANCE:

Aplica a todos los procesos de S&D GRUPO COLOLOMBIA SAS,

DEFINICIONES

Comunicación: Proceso de transmisión y recepción de ideas, información y

mensajes.
Comunicación interna: Es la comunicación que se origina al interior de la
organización.
Comunicación externa: Es la comunicación que se efectúa con terceros
(Clientes, proveedores, organizaciones públicas o privadas, entre otros).
Participación: actividad que permite manifestación de inquietudes, sugerencias
entre otros.
Consulta: Actividad que permite a las partes interesadas resolver preguntas
cuando inician comunicación directa con la organización.
Partes Interesadas: Son partes que tienen relación directa con la organización
tales como: proveedores, clientes, medio ambiente, comunidad, empleados,
directivos, socios entre otros.
Motivación: Son aquellas cosas que impulsan a una persona a realizar
determinadas acciones y a persistir en ellas hasta el cumplimiento de sus
objetivos. Voluntad para hacer un esfuerzo y alcanzar ciertas metas. Todos los
factores capaces de provocar, mantener, y dirigir la conducta hacia un objeto.

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DESCRIPCIÓN:

Etapa Procedimiento Responsable Registros

Se definen las entradas de
comunicación, participación y
consulta:

-Tarjeta de reporte de actos y

condiciones inseguras
-PQRS
-Identificación de Peligros, aspectos
1 ENTRADAS ambientales.
-Matriz de requisitos legales
-Sugerencias sobre uso de
herramientas y equipos
- Mejoras en el proceso
- Revisión Gerencia
- Decisiones del COPASST.
- Actividades de los programas de
bienestar y motivación realizados por
la empresa.
2 COMUNICACIÓ Cuando el Representante Legal o el
N INTERNA Director Administrativo, desean
comunicar algún aspecto a los
empleados de la organización, lo
pueden hacer a través de Representante Memorand
memorandos que entregan Legal o Interno
directamente al destinatario o que
publica en la cartelera informativa.
De igual manera, se comunican en
forma verbal, correo electrónico y/o Director
WhatsApp. Durante las reuniones Administrativo
eventuales, espacio en el que se
tratan temas de interés para la
organización.
Desde el departamento de HSEQ se Circulares
realiza la comunicación formal me- Extraordin
diante memorandos, cuando se in- Responsable arias
forma al personal de la fecha y hora del SGSST
de las reuniones para tratar aspectos
relacionados con el Sistema de Ges-
tión de Seguridad y Salud en el Tra-

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Etapa Procedimiento Responsable Registros

bajo.
Así mismo, se lleva a cabo la
comunicación informal cuando de
manera verbal se informa algún
aspecto a los integrantes de la
organización, además de estos
existen otras comunicaciones como
las divulgaciones para el
mantenimiento de la Política
Integrada, Misión, Visión, Objetivos Representante
Integrados, realizadas con cada Legal
departamento.
Se emplean también medios de Memorand
comunicación como el teléfono, el o Interno
correo electrónico y whatsapp, con el
fin de agilizar los procesos
comunicativos dentro y fuera de la
organización.

El responsable de Seguridad y Salud

en el trabajo, gerente y/o
Departamento Jurídico difundirán Responsable
entre el personal la información, del SGSST
resoluciones, decretos o diferentes
novedades relacionadas con el
Sistema de Gestión mediante los
siguientes medios:
 Circulares informativas
 E-mail
 Capacitación Circulares
 Reunión Comité Paritario Extraordin
Asesor arias
 Reunión Semanales
Juridico
 Charlas pre turno diarias de
seguridad
 Inducción personal nuevo
 Video de inducción
 Folletos educativos
 Whastsapp

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Etapa Procedimiento Responsable Registros

La comunicación externa se efectúa
con personas o entidades externas a
la organización, puede ser verbal,
escrita o por medio electrónico, para
el caso de la comunicación escrita
se debe utilizar el formato de
correspondencia externa.
El responsable de SST a través de
este medio comunicara con
proveedores, clientes, Contratistas y
demás partes interesadas, todo lo
relacionado con Seguridad y Salud
en el Trabajo y demás temas de
COMUNICACIÓ
3 interés, incluyendo reporte de
N EXTERNA
accidentalidad laboral.
S&D GRUPO COLOMBIA SAS Directores de
decide no comunicar externamente departamento
los aspectos significativos, ya que Correspon
por la operación de la organización y dencia
los controles establecidos para para envió
estos, no impactaran directamente a
las partes externas. Gerente
Solo se comunicaran los aspectos
significativos a las partes externas,
previa autorización de la gerencia
para licitaciones o por solicitud del
cliente.
COMUNICACIÓ Se debe informar a los visitantes y
N CON contratistas los peligros, rutas de Responsable Control de
4
VISITANTES Y evacuación y Punto de encuentro a del SGSST Visitante
CONTRATISTA las áreas que quieran ingresar.
5 CODIFICACIÓN Con relación a la correspondencia
Y ARCHIVO DE recibida en la oficina, el director
LA Administrativo debe entregar el
CORRESPOND documento a la persona o
ENCIA departamento a quien este dirigido, Manejo de
diligenciando el formato de Director
Correspon
“Correspondencia” Administrativo
dencia
Dependiendo del contenido de la
comunicación se pueden tener dos

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Etapa Procedimiento Responsable Registros

alternativas: a) que el contenido sea
para información de todo el personal
y deba ser publicada en un lugar
visible (Cartelera)
Manejo de
b) Que el documento requiera dar Director Correspon
respuesta o ser circulado, en este administrativo dencia
caso se entrega al departamento
responsable y a los interesados.
Los trabajadores participaran y
consultan en la identificación de
peligros, valoración de riesgos,
aspectos ambientales y
determinación de controles, de igual
manera participara en la Trabajadores
investigación de incidentes,
Identificaci
PARTICIPACIÓ desarrollo y revisión de las políticas
6 ón de
N y objetivos del Sistema de Gestión
peligros
Integral, así mismo comunicará las
necesidades y/o novedades sobre el
control en Seguridad y salud en el
trabajo y medio ambiente. Responsable
Los mecanismos de participación del SGSST
son: COPASST, investigación de
incidentes, capacitaciones y charlas.
7 CONSULTA Se establecen como mecanismos de
consulta para todo el personal de
planta, contratistas y visitantes el
carne de ingreso a la compañía, las Carpeta
carteleras donde se comunican Método de
temas de interés en cuanto a Consulta
legislación, controles ambientales,
de seguridad y boletines de salud
entre otros. Responsable
del SGSST
Además podrán consultar la
información de la empresa a través
de la “carpeta del puesto” la cual Página
incluye los siguientes documentos: WEB

CARGO DOCUMENTOS
-Teléfonos

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Etapa Procedimiento Responsable Registros

Emergencia
-Manejo de Residuos
-Perfil y Manual de
Cargos
-Misión
-Visión
-Objetivos Integrados
-Política de SST
Auxiliar -Política de no Carpeta
de Alcoholismo, Método de
Servicios Drogadicción y Consulta
Generale Tabaquismo.
s - Política Prevención
Acoso Laboral
-Reglamento de
medicina, higiene y
seguridad industrial
-Tarjeta de actos y Responsable
condiciones del SGSST
inseguras.
-Elementos de
Protección Personal
-Organigrama
-lesiones aprendidas
de Accidentes de Pagina
Trabajo WEB
Nota: esta información puede variar
según la identificación de los
riesgos, nuevos procedimientos,
instructivos condiciones de
seguridad y ambiente, requisitos del
cliente.
Las auxiliares de servicios generales
tendrán la responsabilidad de
mantener los folletos o boletines
informativos que sean suministrados
por la organización, dentro de la
“carpeta del puesto”, con el propósito
de que todos los que integran el
servicio de limpieza y desinfección
se informen sobre su contenido.

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Etapa Procedimiento Responsable Registros

El personal administrativo podrá
consultar el SGSST, mediante el
ingreso desde su equipo PC
xxxxxxxx
Otros mecanismos de consulta son
las publicaciones, planos de
evacuación y demás señalización de
la empresa.

-NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

01 15 de Enero de 2020 Creación

REVISÓ: APROBÓ:

Ing. SHIRLEY TATIANA CASTRO DACNELINE MOTTA CASTILLO

MOREA REPRESENTANTE LEGAL
RESPONSABLE DEL SGSST

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