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PROCEDIMIENTO COMUNICACIN, PARTICIPACION Y CONSULTA

1. OBJETIVO

Garantizar la eficacia de la comunicacin dentro de la empresa. As como establecer los mecanismos de participacin y consulta de las partes interesadas en el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestin de Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad. Establecer los criterios y las responsabilidades para la comunicacin interna entre los diferentes niveles y funciones del sistema integrado de Gestin en Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad de la empresa y para recibir documentar y responder a las comunicaciones relevantes de las partes externas con relacin a aspectos de HSEQ. 2. ALCANCE El siguiente Plan es aplicable a partes internas y externas pertinentes. 3. DEFINICIONES HSEQ: Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad Comunicacin: Proceso de transferencia de informacin interactiva a travs de diferentes canales. Consulta: Proceso a travs del cual se requiere la opinin de alguien. Participacin: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada miembro, bien individualmente o a travs de sus representantes, aportan ideas a un tema propuesto. 4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD Comunicacin, Participacin y Consulta con Personal Interno: Induccin y Re-induccin de HSEQ y Tcnica: se hace una descripcin detallada de los Sistemas de Gestin de la empresa. dentro de los que se incluyen las Autoridad y Responsabilidades dentro de la empresa. As como las polticas y Objetivos de los Sistemas de Gestin. Cartelera: permite publicar boletines informativos, campaas de prevencin y promocin, noticias de inters general y dems informacin de inters de primera mano. Reuniones general: Se realizarn reuniones trimestralmente que permiten evaluar los resultados obtenidos en todos los aspectos dentro de la empresa, as mismo se fijan compromisos en pro del mejoramiento continuo y el cierre de acciones preventivas y
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MECANISMO DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD correctivas, as como el avance de cada una de ellos. Otros temas de las reuniones en los cuales se involucrar el personal son: en la revisin de Polticas, Metas y Objetivos de los sistemas de Gestin, as como en la identificacin y evaluacin de los riesgos a los cuales estn expuestos. Para asuntos ms urgentes que necesiten ser vistos con una periodicidad menor de tres meses, se podr convocar una reunin de carcter extraordinario. Buzn Sugerencias y Reclamos: Para recoger inquietudes del personal en cuanto al comportamiento de los Sistemas de Gestin en HSEQ, est instalado un buzn de Opinin a la entrada de las oficinas, en el cual todo el personal puede dejar por escrito sus inquietudes, sugerencias, opiniones y preguntas al respecto. Con la finalidad de promover las sugerencias por parte del personal y sondear sus preocupaciones respecto a la gestin y el comportamiento de Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad de la empresa, Se podrn hacer encuestas peridicas en las que se traten en estos aspectos.

MECANISMO DE CONTROL

Registro de induccin Evaluacin de la induccin

Esta informacin es analizada por el Coordinador HSEQ, que contesta de forma particular al interesado, si da su identidad, y/o la da a conocer al personal que considere oportuno. El Coordinador HSEQ es responsable a su vez de transmitir toda esta informacin a la Gerencia, con el objeto que la opinin del personal sea tenida en cuenta en las revisiones por la Gerencia. Red Local: El coordinador HSEQ distribuye mediante la red Local una copia de la documentacin de los Sistemas de Gestin en HSEQ. Correo electrnico: Para asegurar la comunicacin de informaciones puntuales de carcter urgente, relativas a cualquier proceso, proyecto o servicio, son comunicadas al personal afectado, la empresa dispone del Correo Electrnico, el cual deber ser revisado por todo el personal interno.

Correo electrnico

As mismo, en los propios procedimientos (operativos o de gestin) se incluyen criterios para el flujo de informacin interna entre los diferentes niveles y funciones para tareas especficas.
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No.

ACTIVIDAD Celular: Durante el desarrollo de las actividades se utiliza este medio para quien requiera hacer consultas, solucionar inquietudes o reportar novedades. Memorandos y comunicados internos: Permite la difusin de informacin puntual a nivel interno y externo. Programa de capacitaciones: Anualmente se establece un programa de capacitacin y entrenamiento el cual permite la actualizacin y participacin en el sistema de gestin HSEQ.

MECANISMO DE CONTROL

Memorando Comunicados

COPASO - Viga ocupacional: Son voceros de las inquietudes de los trabajadores respecto a la Seguridad y Salud en el trabajo, conocen a profundidad los problemas de la empresa y contribuyen a resolverlos; sirven como puente de comunicacin entre los trabajadores y la alta direccin para la consulta, participacin y comunicacin de todos los aspectos de SST. Comunicacin, Participacin y consulta Partes internas y Externas: Folletos: Se tiene un folleto de informacin el cual se le entregara a los visitantes; contratistas, clientes y dems grupos de inters donde se informa acerca de las polticas, actividades de Responsabilidad Social, uso de EPP, riesgos, Reporte de actos y condiciones inseguras, Quejas y sugerencias, Plan de Emergencia, Medevac. Va telefnica: Se utilizara como medio de comunicacin con clientes, proveedores y dems partes interesadas. Buzn de Quejas y Reclamos, Reporte de actos y condiciones inseguras y sugerencias: Las comunicaciones de partes interesadas externas se tramitan a travs del buzn de Sugerencias y Reclamos, en caso tal que la sugerencia o reclamo no sea recibida por el buzn esta deber ser registrada. Las respuestas a dichas comunicaciones sern siempre documentadas y registradas por los responsables implicados. Correo electrnico: las comunicaciones con clientes, proveedores y dems partes interesadas se realizarn a travs de los correos empresariales, donde se podrn recepcionar las inquietudes, consultas y dems para darles el trmite y respuesta

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No. correspondiente.

ACTIVIDAD

MECANISMO DE CONTROL

Comunicacin con el cliente: por medio de correo electrnico, cartas, va telefnica. La persona autorizada es la gerencia, director de obra, o quien delegue. Reuniones de permiso de trabajo semanalmente y reuniones de planeacin de obra

Acta de reunin

Comunicacin con la ARL: La comunicacin podr realizarse Carta mediante carta con firma del coordinador HSEQ y sello de la Registro de visita empresa, o por medio de la gestora asignada con quien se realizara gestor comunicacin va telefnica o correo electrnico.

FIN DEL DOCUMENTO

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