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SISTEMA DE GESTIN DE SST

Procedimiento de comunicaciones
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rea / Departamento:

1. OBJETIVO

Establecer y estandarizar la forma mediante la cual se realizaran las comunicaciones y


consultas relacionadas con el Sistema de Gestin de la SST.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los trabajadores involucrados en las actividades de la


Empresa. As tambin se aplica a la relacin con nuestros clientes y partes
interesadas.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Comunicacin Externa: Es la transmisin de informacin desde o hacia las


partes interesadas externas de la organizacin, ya sea con fines de percepcin de
imagen, de difusin o de respuesta a interrogantes concretas.

Comunicacin Interna: Es la transmisin de informacin dentro de la


organizacin, ya sea para registro, toma de decisiones o para difusin entre el
personal.

Parte Interesada: individuo o grupo involucrado o afectado por el desempeo


relacionado con la Calidad, el Medio Ambiente, la Seguridad y Salud Ocupacional
de la empresa.
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4- MTODO Y/O DESCRIPCIN DEL PROCESO

Comunicaciones

La estrategia de comunicaciones est orientada a como se establecen las


Comunicaciones Internas entre los diversos, niveles y funciones de la organizacin, con
contratistas y otras visitas al lugar de trabajo y sobre recibir, documentar y responder a las
comunicaciones pertinentes con las partes interesadas externas con el fin de recibir y
responder a las preocupaciones provenientes del funcionamiento del Sistema de Gestin
de la SST.

El propsito de las Comunicaciones es:


Demostrar el compromiso con el Sistema de Gestin

Promover el conocimiento de la Poltica, Objetivos, Metas, Programas de Gestin y


Requisitos Legales.

Definir si sern informados a las partes interesadas los Riesgos Crticos y Aspectos
Ambientales Significativos de la empresa.

Divulgar los esfuerzos de la empresa en la implementacin del Sistema de Gestin.

Comunicaciones Internas

Esta actividad se puede realizar a travs de:

Reuniones
Talleres
Folletos
Diarios Murales
Correo Electrnico Corporativo
Comunicacin Personal
Telfono
Fax

El Pbbbersonal puede comunicar sus sugerencias de mejora a travs del formulario de


Proyecto de Mejora Continua hacindolo llegar al Comit Paritario o directamente al
Representante
de la Gerencia.

La informacin relacionada con el Sistema de Gestin, que vaya dirigida a la lnea de


mando (Gerencia o Jefaturas) y viceversa se realiza mediante correos electrnicos.

Aquella informacin destinada a los trabajadores es entregada a travs de reuniones,


dirigidas por Representante de la Gerencia, Asesor en Prevencin de Riesgos u otro, la
cual queda evidenciada en el Acta de Reunin.
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Comunicaciones Externas

Las comunicaciones y documentos especificados entre el Cliente y la empresa se realizan


mediante reuniones, documentos impresos o digitales enviados por correo electrnico, las
copias digitales deben ser registradas en la carpeta del proyecto que se encuentra
disponible, en el caso de enviar documentacin impresa por correo convencional debe
quedar como registro una copia firmada por el Cliente y en el registro de envo de la
informacin.
Cada comunicacin externa debe ser comunicada como recepcionada a la parte
interesada y con la respuesta en caso de solicitarla en un plazo mximo de 48 horas, en
caso de que la respuesta sea mayor al plazo estipulado, entonces se debe enviar
respuesta mencionando que se recibe el pedido de la parte interesada y que se dar
respuesta en un plazo mayor de lo establecido en el procedimiento.

Comunicaciones Externas a nivel de Empresa

Las comunicaciones a las partes interesadas se realizan mediante correo electrnico o


cartas revisadas y aprobadas por el Gerente General o quien estos designen, quedando
como registro una copia firmada por el receptor y en el registro de envo de la informacin,
en caso de que la respuesta sea mayor al plazo estipulado, entonces se debe enviar
respuesta mencionando que se recibe el pedido de la parte interesada y que se dar
respuesta en un plazo mayor de lo establecido en el procedimiento.

La comunicacin con los contratistas

Las comunicaciones con los contratistas en relacin a los peligros de seguridad y salud
ocupacional se realizar mediante una Charla Induccin, que se ejecuta al inicio del
primer da de trabajo del contratista, estando a cargo del representante de la gerencia o
quien este designe.
Adems tambin se entrega un folleto general de respuesta ante la emergencia para el
personal contratista.

La comunicacin con las visitas al lugar de trabajo

Las comunicaciones con las visitas al lugar de trabajo en relacin a los peligros de
seguridad y salud ocupacional se realizarn mediante la entrega de un folleto general de
respuesta ante la emergencia, que orienta sobre las vas de evacuacin, zonas de
seguridad en las instalaciones que visita.

Consulta y participacin

La participacin de los trabajadores en las temticas de:

Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles.


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Investigacin de incidentes.
Desarrollo y revisin de la Polticas y objetivos.
Sobre los cambios que afecte a su salud y seguridad.
Conocimiento de la Poltica Integrada.
Necesidades de capacitacin y entrenamiento.

Los trabajadores se encuentran informados sobre su forma de participacin y


representacin de los en asuntos de seguridad y salud ocupacional por medio del Comit
Paritario de Higiene y Seguridad.

La consulta a los contratistas cuando aplique se realizar cuando existan cambios que
afectan la seguridad y salud de sus trabajadores.

Slo cuando sea apropiado las partes interesadas relevantes sern consultadas sobre
temas pertinentes a seguridad y salud ocupacional, median lo expuesto en los puntos
Comunicaciones Externas por Proyecto y Comunicaciones Externas a nivel de Empresa
de este procedimiento.

5- CONTROL DE CAMBIOS

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