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PROCESO GESTIÓN ESTRATÉGICA Número de edición:

PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN,
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I. OBJETIVO

Definir los lineamientos para el manejo de las comunicaciones internas y externas

referentes a la seguridad y salud en el trabajo, así como los mecanismos de
participación, consulta y motivación en XXXXXXXXXX.

II. ALCANCE

Aplica a todas las comunicaciones internas y externas en seguridad y salud en el

trabajo, recibidas en la empresa XXXXXXXXXX.

III. RESPONSABLE

 Responsable SST
 Comité Interdisciplinario (Gerencia Administrativa, Jefe de Planta, Gestión
Humana).

IV. CONSIDERACIONES GENERALES

El Responsable SST de XXXXXXXXXX. será el autorizado para emitir respuestas a las

comunicaciones internas referentes a la seguridad y salud en el trabajo. El Gerente
General definirá una persona autorizada para emitir respuesta a comunicaciones
externas y para dar informaciones a los medios de comunicación (prensa, radio,
televisión, etc.) que lo requieran, informar y denunciar a las autoridades pertinentes en
caso de presentarse emergencias o eventos que alteren la normal consecución de las
tareas y actividades de la empresa.

V. GLOSARIO

 Comunicaciones Externas: Son las sostenidas con personas, compañías u

organismos de origen externo a XXXXXXXXXX. Estas comunicaciones pueden ser
con la comunidad, autoridades, entes gubernamentales.

 Comunicaciones Internas: Son las establecidas con el personal de la organización

para comunicar todos aquellos aspectos de interés.

 Motivación: Son aquellas cosas que impulsan a una persona a realizar

determinadas acciones y a persistir en ellas hasta el cumplimiento de sus objetivos.
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Voluntad para hacer un esfuerzo y alcanzar ciertas metas. Todos los factores
capaces de provocar, mantener, y dirigir la conducta hacia un objeto.

 Comunicación: Acción y efecto de comunicar o comunicarse; proceso mediante el

cual se puede transmitir información de una entidad a otra.

 Participación: Es la acción o efecto de participar; tomar o recibir parte de algo;

incorporación dinámica del pueblo a la vida social, económica y política de un país,
que asegure que quien recibe los servicios participe en las decisiones que tienen
que ver con el bienestar colectivo o bien común.

 Consulta: Búsqueda de datos que se realiza de una fuente (persona, libro, fichero,
etc.) para informarse sobre un asunto

 Seguridad y Salud en el Trabajo – SST: Es la disciplina que trata de la prevención

de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la
protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las
condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que
conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los
trabajadores en todas las ocupaciones

 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: Consiste en

el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora, continua y
que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación,
la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar
y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.
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VI. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

A. DIAGRAMA DE FLUJO
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B. EXPLICACIÓN

1. Identificar la necesidad de consultar, participar, motivar o comunicar

En esta etapa se identifican las necesidades de participación, consulta, motivación
y/o comunicación que tengan los empleados vinculados a XXXXXXXXXX. (Para
leer sobre los mecanismos de motivación, las formas de comunicación y
participación de la empresa ir al numeral C de este procedimiento).

2. Seleccionar el mecanismo de comunicación.

El solicitante (interno o externo), elige el mecanismo de comunicación que sea
acorde a su solicitud. Para ello se cuenta con emisión de cartas o actas, software
de gestion, correo electrónico o la vía telefónica.

3. Enviar la comunicación.
Luego de elaborada la comunicación, esta debe ser enviada al Responsable SST.

4. Recibir y analizar la comunicación

El Responsable SST será el encargado de recibir todas las comunicaciones y
analizar el tipo de comunicación requerida.

5. Convocar a reunión a Comité Interdisciplinario.

En Responsable SST será el encargado de transmitir las inquietudes referentes a
seguridad y salud a los comités y areas involucradas para que todas las
comunicaciones recibidas sean estudiadas y su respuesta sea emitida en el menor
tiempo posible para evitar la acumulación de información.

6. Analizar los comunicados para identificar requerimientos.

El Comité interdisciplinario analizará los comunicados recibidos e identificará cada
uno de los requerimientos expuestos, priorizando la importancia de estos.

7. Elaborar respuesta a los requerimientos o solicitudes.

Luego del análisis de los comunicados, debe emitirse un acta formal y oportuna
donde se dé respuesta, aprobada y firmada por el Gerente General.

8. Emitir respuesta a la solicitud del interesado

Si la comunicación recibida es de origen interno el Responsable SST emite una
respuesta que podrá ser trasmitida a través de reuniones con los empleados, correo
electrónico, vía telefónica, carteleras. Estos mecanismos de comunicación serán
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utilizados para difundir las acciones y resultados de las actividades del Sistema de
Gestión Integral.
Si la comunicación es externa se envía el acta de respuesta a la parte interesada
donde se dé respuesta a la solicitud.

C. MECANISMOS DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y MOTIVACIÓN

 COMUNICACIÓN Y CONSULTA. Las comunicaciones enviadas a xxxxxxxx. pueden

ser de dos tipos: internas (surgen de los cambios o actualizaciones del Sistema de
Gestión Integral, la comunicación de políticas, etc. ) y externas (son recibidas en la
recepción). Estas comunicaciones son enviadas al Responsable SST quien se
encarga de remitirlas, emite una respuesta usando medios como el correo electrónico,
teléfono, carteleras, etc a nivel interno y/o emitiendo un acta de respuesta enviada al
interesado, cuando son externas. La organización cuenta con un mecanismo de
consulta, donde los empleados plasmarán sus dudas, inquietudes, sugerencias, etc.
Mediante el formato de registros de consultas de empleados y tambien podran hacer
uso del Formato de Reporte de Condiciones Inseguras disponible para ese fin.

La empresa cuenta con los siguientes mecanismos de comunicación y consulta:

 Medios: Se establece como medios de consulta y comunicación de las acciones y

resultados las carteleras, capacitaciones, reuniones, inducción, reuniones del
COPASST, correos.

 Elección de Comités: Con el fin de incentivar la participación de los trabajadores

la Organización promueve la elección del Comité Paritario de Seguridad y Salud en
el Trabajo y el Comité de Gestión Integral.

 Acceso a hojas de seguridad: Se dispone de las Hojas de Seguridad y/o tarjetas

de emergencias de los productos que manipulan los trabajadores en sus puestos
de trabajo para su consulta inmediata.

 PARTICIPACIÓN. Los aspectos en los que participan los trabajadores son entre otros
los siguientes:

 Investigaciones de accidentes e incidentes.

 Identificación de peligros en los lugares de trabajo por medio de comunicaciones
enviadas al COPASST
 Cambios de objetivos y políticas del sistema de gestión integral.
 En las sesiones de capacitación aportando sus conocimientos y/o experiencias
relacionadas.
 En cambios que puedan afectar a la gestión en SST.
 La representación en asuntos de SST.
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La Gerencia y Comité Interdisciplinario motivarán al personal que hace parte de la

organización a participar activamente de las actividades de la empresa, proyectos de
mejora, acciones correctivas, preventivas y de mejora, desde luego siguiendo los
conductos regulares.

 MOTIVACIÓN. La empresa XXXXXX. cuenta con los siguientes mecanismos de

motivación a empleados:

 Capacitaciones: Se realizarán charlas y capacitaciones de tipo informativo y de

formación, para ello la empresa cuenta con un Programa de Capacitaciones para
sus empleados.

 Divulgación y concientización: Se realizará sensibilización continua a los

trabajadores sobre los riesgos, aspectos ambientales y de seguridad de las
actividades asociadas a su labor, mediante las capacitaciones y charlas.

 Visitantes y Contratistas: Se comunica a Visitantes y Contratistas los peligros a

los cuáles están expuestos en las instalaciones de la organización mediante la
entrega de Folletos de Protocolo de Comunicación a Visitantes. Los Contratistas
recibirán inducción en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente en donde se
informa de manera detallada normas y recomendaciones generales en el tema.
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PLAN DE COMUNICACIONES

*Medio de Difusión: Marque con una X el medio de difusión a utilizar. F: Formal; I: Informal; O: Oral; E: Escrita; ON:
On Line
A QUIEN SE MEDIO DE
TIPO DE DIFUSIÓN*
CONTENIDO CANAL DEBE OBJETIVO EMISOR FRECUENCIA
COMUNICACIÓN
COMUNICAR F I O E ON
Informar a los
empleados y
grupos de interés
sobre el
compromiso que
tiene la empresa
con la seguridad y
Capacitación, A todo el Cuando se
Política de salud en el Responsable
Política inducción, personal de la X X realicen
SSTA trabajo, la SST
reinducción empresa modificaciones
prevención de
enfermedades, el
cumplimiento de la
legislación y el
mejoramiento de
los estándares en
SST.
Informar a los
empleados sobre
las leyes y normas
Reglamento
Capacitación, A todo el que establecen su
de Higiene y Responsable Cuando
Documento inducción, personal de la X X protección, sus
Seguridad SST aplique
reinducción empresa derechos y
Industrial
deberes y los
riesgos a los que
están expuestos.
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Informar a los
empleados sobre
el compromiso
que tiene la
empresa de velar
por su bienestar,
A todo el
Política de No Capacitación, de interesarse Responsable Cuando
Política personal de la X X
DAF inducción. prioritariamente SST aplique
empresa
por un trabajo en
ambiente sano y
libre de riesgos
productos de las
drogas, alcohol y
tabaco.
Riesgos y Dar a conocer a
peligros de A todo el todos los
Responsable Cuando
Documento seguridad y Capacitación personal de la X X empleados los
SST aplique
salud en el empresa riesgos a los que
trabajo están expuestos
Informar sobre los
accidentes Según lo
Informe sobre ARL -
Información ocurridos para establezca el
Informe Reunión los accidentes X X Responsable
de accidentes realizar acciones Responsable
ocurridos SST
de control y SST
seguimiento
Informar a los
empleados sobre
Información charlas y/o Según lo
A todo el
de charlas, brigadas de salud Responsable establezca el
Informe Reunión personal de la X X X
brigadas de a realizarse con el SST Responsable
empresa
salud, etc fin de mantener un SST
estilo de vida
saludable
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VII. RELACIÓN DE ANEXOS

No aplica

VIII. RELACIÓN DE REGISTROS

 Formato acta reuniones

 Formato de registros de consultas de empleados
 Formato Reporte de Condiciones Inseguras