PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

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Versión 1 SG-SST-

OBJETIVO

Establecer los mecanismos de comunicación interna y externa con los clientes, contratistas,
visitantes y partes interesadas, de EMPRESA

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las comunicaciones internas y externas referidas a los temas
de Seguridad y Salud en el trabajo involucrados en la gestión de EMPRESA

DEFINICIONES

COMUNICACIÓN
Intercambio de mensajes o información entre individuos.
PARTE INTERESADA
Persona o grupo que tiene interés o este afectado por el desempeño en algún tema de una
organización.
ORGANIZACIÓN
Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución o parte o combinación de ellas,
sean o no sociedades, publica o privada que tienen sus propias funciones y administración.

CONDICIONES GENERALES

La comunicación interna es importante para asegurar la implementación eficaz del SG-SST, es

esencial dicha comunicación a todos los niveles y funciones de la organización.

El contenido de la información comunicada entre otros incluye:

 Políticas
 Los objetivos y metas del SG-SST.
 Funciones, responsabilidades y autoridades en el SG-SST.
 Reglamento de higiene y seguridad industrial
 Resultados de auditorías al SG-SST.
 Resultados de revisiones gerenciales.
 Peligros y riesgos
 Aspectos ambientales
 Requisitos legales y otros requisitos.
 Programas de gestión.
 Capacitación y entrenamientos.
 Normas de trabajo seguro en el trabajo
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 Control de documentos
 Control operacional
 Procedimientos para emergencias
 No conformidades, acciones correctivas y preventivas
 Incidentes, accidentes, lecciones aprendidas
 Comunicaciones administrativas
 Comunicación de recursos humanos
 Otra información relevante del SG-SST.

RESPONSABILIDADES

Coordinador SG-SST: tiene la responsabilidad de que el presente procedimiento se

implemente y de controlar la comunicación interna y externa de empresa en el alcance de este
procedimiento.

Dueños de proceso /jefes de área: Cumplir lo estipulado en este procedimiento

Frecuencia de Ejecución:

La comunicación se realiza internamente cuando se requiera comunicar información referente al

SG-SST. Externamente cuando se reciba, documente o responda comunicaciones de las
partes interesadas, relativas a la gestión de la empresa en los temas de alcance de este
procedimiento.

Los procesos que reciben las comunicaciones, mantienen los respectivos registros de
documentos recibidos y enviados conforme a lo descrito en el listado maestro de documentos.

DESARROLLO

Comunicación Interna:
La comunicación interna entre los distintos niveles se realiza a través de:
 Reuniones informativas convocadas por responsables de procesos.
 Capacitación.
 Reuniones específicas de equipos de trabajo convocadas para un dado propósito.
 Documentos (memorando, carta, nota).
 Difusión y distribución de documentos del SG-SST (procedimientos, guía, etc.).
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 Correo empresarial, fax y teléfono.

 Carteleras en cada centro de trabajo de EMPRESA.

Comunicación Externa:
 EMPRESA si ó no (depende la empresa) comunica externamente información acerca de
sus aspectos ambientales significativos al público en general salvo requerimientos legales o
contractuales.
 Difunde públicamente su política G-SST por los medios que usa (página Web, ofertas, si
aplica etc.).
 Responde a las necesidades de información originadas en consultas, inquietudes,
solicitudes de Autoridades ambientales, SST, quejas de partes interesadas según lo
establece el Procedimiento de Quejas, Reclamos y Sugerencias. (SI HAY)
 Tiene establecido una metodología de comunicación con partes interesadas para casos
críticos, la cual está definida en:
o Incidentes – Procedimiento de investigación y reporte de …
oEmergencias - Plan de emergencias..

La recepción, registro y respuesta de las comunicaciones externas referidas a asuntos de

ambiente, salud y seguridad se manejan según se establece a continuación:

Trámite para comunicaciones externas

Cualquier empleado que recibe la comunicación externa, escrita o verbal, la hace llegar al
dueño del proceso SG-SST, si es verbal el receptor procura transmitir la totalidad de los
contenidos por correo interno a fin de quede por escrito.

El dueño del proceso SG-SST revisa la comunicación y la canaliza a los procesos

correspondientes dentro de la empresa a fin de que sea generada una respuesta al interesado.

Se procura reunir o tomar contacto por los medios más idóneos (teléfono, fax, mail) con las
partes interesadas a fin de considerar su punto de vista. En casos específicos, se debe
consultar a la gerencia, la ARL, asesor legal y otros. El dueño del proceso SG-SST y el dueño
del proceso involucrado, responsables de dar respuesta al comunicado externo deben
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asegurarse que se tomen decisiones respecto al tema hasta que quede terminado y se
registra la respuesta dada.

Los documentos involucrados en este procedimiento se archivan por el dueño del proceso SG-
SST. En caso de que los originales se requieran para otros fines (legales, contables) se
guardaran las copias de los mismos.

Comunicación con clientes potenciales:

El proceso comercial es el medio de comunicación entre el cliente potencial y EMPRESA, esto
incluye la acción de promoción y publicidad de la empresa.

Las consultas e inquietudes sobre temas del SG-SST referidos a los servicios se resuelven
con el encargado del SG-SST utilizando como intermediario la Gestión comercial.

Los mecanismos utilizados para transmitir la información son correos, presentaciones, etc.

Comunicaciones críticas:
Son las que se establecen en caso de incidentes o conmoción que produzca preocupación; las
comunicaciones se hacen mediante los mecanismos establecidos en el procedimiento de
Incidentes-Accidente y según lo establecido en el plan de emergencias de EMPRESA

Comunicación con contratistas y visitantes

La comunicación con los contratistas en temas relacionados con cambios en la ejecución de
actividades será manejada a través de comunicado oficial firmado por el encargado de la
relación contractual con dicho cliente y en asuntos de interés general para los visitantes a la
empresa en SG-SST se hará a través de medios informativos visuales, escritos y/o verbales.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Procedimiento para la administración y control de documentos. (Si aplica cuando hay SGC)
Procedimiento para la administración y control de registros (si aplica cuando hay SGC)
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CONTROL DE ELABORACIÓN Y CAMBIOS

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