Sistema de Gestión Seguridad Salud en Trabajo

Código: SST-H-PR--16

Fecha: 07-01-2020
MINAS EL COMÙN
Versión: 001
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PROCEDIMIENTO COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

1. OBJETIVO

El objeto del presente procedimiento es establecer los criterios y las

responsabilidades para la comunicación interna y externa entre las partes
interesadas definidas por el Sistema Integral de Gestión de, respecto de la
recepción, documentación y respuesta a todas las comunicaciones de la
organización.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a las actividades del Sistema de Gestión:

relacionadas con:

1. Comunicación de la política, los objetivos y las metas del Sistema Integral de

Gestión (Calidad, Seguridad y Medio Ambiente) a todo el personal, así como
informar sobre la evolución del Sistema Integrado de Gestión a todas las partes
interesadas.

2. Decidir y responder a las preocupaciones del Sistema Integrado de Gestión en

cuestiones relativas a la Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiental.

3. Comunicar los resultados de carácter general de las auditorías y revisiones del

Sistema Integrado de Gestión a todas las partes interesadas.

4. Recibir y responder a las preocupaciones de todas las partes interesadas

internas y externas (clientes, autoridades y administraciones públicas, público en
general) en cuanto a la gestión del Medio Ambiente y en Seguridad industrial y
Salud Ocupacional.
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Este documento aplica en cada una de las sedes y áreas de la Organización y rige
a partir de la fecha de su distribución.

3. DEFINICIONES

• Partes Interesadas: En concordancia con la política del Sistema Integral de

Gestión nuestras partes interesadas son: los empleados, aliados, directivas,
organismos gubernamentales y vecinos

• Comunicaciones Internas: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como

receptor pertenezcan a los procesos, áreas o servicios de los cuales

consta la compañía. Entre otras se encuentra: correspondencia escrita y

electrónica, reuniones internas (comités paritarios de salud, comités de
investigación de problemas, etc.), carteleras informativas, boletines internos,
buzones de sugerencias, etc.

• Comunicaciones Externas: Por exclusión, aquella que no sea interna. Estas

comunicaciones incluyen las quejas, reclamaciones, etc. con de seguridad y salud
ocupacional.

Correspondencia Formal: Correspondencia que contiene información relevante o

importante y que hace referencia a los proyectos desarrollados por la
Organización en sí, o la interacción de las diferentes oficinas con las partes
interesadas (Cliente, entidades externas, subcontratistas, proveedores, y sedes de
la Organización). Por el carácter de la información enviada merece ser controlado
su envío y su recepción (recibido por las partes interesadas)

• COMUNICACIÓN: Proceso de transferencia de información interactiva a través

de diferentes canales.

• CONSULTA: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.

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• PARTICIPACIÓN: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada

miembro, bien individualmente o a través de sus representantes, aportan ideas a
un tema propuesto

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Cada persona que labora en la organización es responsable del manejo adecuado

de las comunicaciones relacionadas con sus actividades.

El responsable de cada área elabora, revisa y maneja la correspondencia externa

de su área y lleva el control adecuado de su archivo. La Alta Dirección o quien
ésta designe, según el tema, firma la correspondencia externa.

La autoridad administrativa, en cada una de las sedes y proyectos, asigna el

personal que efectúa el control de la correspondencia generada y el manejo
general del archivo de la correspondencia recibida y enviada. Así mismo es el
responsable por el manejo de carteleras, buzones de sugerencia, boletines
internos, etc.

El responsable del sistema de gestión en cada sede verifica el cumplimiento de

este procedimiento y la implementación adecuada de los formatos.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Y/O DE REFERENCIA

Norma ISO 9001 Versión 2008

Norma OHSAS 18001 Versión 2007

Norma ISO 14001 Versión 2004 Manual de la calidad.

SST-H-FO-61. Listado maestro control de documentos y Registros

6. DISPOSITIVOS DE CALIDAD O ASPECTOS A EVALUAR

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Las comunicaciones internas y externas deben llevar un consecutivo

independiente el cual se debe llevar en el formato, Control de correspondencia
enviada de igual forma se debe proceder con las correspondencias recibidas.

En caso de que los clientes tengan metodologías de trabajo estandarizadas se

dará prioridad a estas por encima de los documentos establecidos por la empresa.

7. ACTIVIDADES

7.1. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

7.1.1. CORRESPONDENCIA INTERNA

Memorando: Se utiliza para la comunicación entre las diferentes áreas y/o

personas de la Organización. Se elabora en el formato Memorando, en letra arial,
tamaño 10. Cada sede tiene su propio consecutivo de correspondencia el cual
está conformado por la inicial de la sede de emisión de la circular acompañada del
numeral correspondiente según el orden de ocurrencia

Circular: Información dirigida de un área a diversas personas con el fin de dar a

conocer temas de interés general. Se elabora en el formato, Circular, en letra arial,
tamaño 10. Cada sede tiene su propio consecutivo de correspondencia el cual
está conformado por la inicial de la sede de emisión de la circular acompañada del
numeral correspondiente según el orden de ocurrencia

Correo Electrónico: Se utiliza para intercambiar información con diferentes áreas

y/o sedes de la organización y eventualmente partes interesadas de origen
externo.

Comunicación Interna a Nivel de la Compañía: La comunicación interna entre los

diversos niveles y funciones de la Compañía garantiza que todos los mandos y
empleados conozcan, comprendan y cumplan los requisitos del Sistema de
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Gestión y conozcan los requisitos en materia de seguridad y salud ocupacional en

la realización de sus trabajos.

Con el fin de facilitar la difusión de la Política Ambiental a todo el personal de la

Compañía y/o partes interesadas externas, ésta se deberá exponer de forma
permanente en todas las Sedes, se deben realizar comunicaciones personales a
los trabajadores, etc. Los Coordinadores de Proyecto son los encargados de la
difusión de la información referente a los criterios operativos, los aspectos en
materia de seguridad y salud en el trabajo de la compañía y la necesidad de un
correcto comportamiento hacia la mejora continua de nuestras actividades. Las
inquietudes del personal en cuanto al comportamiento en materia de seguridad y
salud en el trabajo deberán ser recogidas y puestas en conocimiento del ingeniero
de seguridad o por el coordinador del proyecto de la Sede por los líderes de área y
los miembros del Copasst en cada sede.

7.1.2. CORRESPONDENCIA EXTERNA

En el presente apartado se define la operativa existente para recibir, documentar y

responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.
Las Comunicaciones en seguridad y salud ocupacional de partes interesadas
externas (usuarios, vecinos, organismos, etc.) deberán ser tramitadas a través de
los Sistemas de Sugerencias y Quejas y Reclamos de la Compañía disponibles en
las todas las sedes de la Compañía o de cualquier otra forma, como ejemplo:
carta a la Gerencia, etc.

Se consideran relevantes todas las comunicaciones de carácter en salud

ocupacional recibidas por la compañía. Las respuestas a dichas comunicaciones
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son siempre documentadas y registradas por el responsable. Así, la compañía

lleva un registro de tales cuestiones, según el modelo definido en el Control de
correspondencia enviada, donde dejará constancia contenido de la respuesta.

Los diferentes proyectos que conforman la compañía podrán difundir la Política de

la Compañía mediante cualquiera de los siguientes canales: comunicación directa,
disposición en página web, participación en foros de las asociaciones del sector,
publicación de artículos en revistas profesionales, etc. Cualquier comunicación
externa relacionada con el cumplimiento de algún requisito legal en materia de
seguridad y salud ocupacional será comunicada al Coordinador de Sistemas de
Gestión para su estudio y respuesta.

Cartas: Son utilizadas para intercambiar información entre la Organización y

entidades externas; se elabora en el formato, Formato Carta, en letra arial, tamaño

10. Cada sede tiene su propio consecutivo de correspondencia el cual está

conformado por la inicial de la sede de emisión de la carta acompañada del
numeral correspondiente según el orden de ocurrencia.

Fax: Se utiliza el formato, “Fax”, el cual, adicionalmente sirve como portada del
control de envío de correspondencia. Se elabora en letra arial tamaño 10 y
eventualmente a mano alzada.

NOTA: El formato fax se utiliza también para correspondencia interna.

7.1.3. CONTROL DE CORRESPONDENCIA

7.1.3.1. CORRESPONDENCIA ENVIADA

Toda correspondencia enviada ya sea Carta, Memorando, Circular o Fax,

independiente que sea interna o externa se le asigna un numero de control de
consecutivo independiente. Dicho control de envío se registra en el formato,
Control de correspondencia enviada y se deja copia física para archivo
correspondiente en la sede, en lo posible con la firma de recibido y/o confirmación
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del fax de la entidad o persona a la que va dirigida la comunicación, tiquete de

guía con la que fue enviado, etc.

Eventualmente el correo electrónico enviado se puede manejar de la misma forma

indicada anteriormente, pero se deja a criterio de cada responsable del área, sede
o proyecto, su aplicación según la formalidad de la información enviada por este
medio. Si se trata de correspondencia formal, esta debe seguir un número de
control consecutivo, el cual se registra en el formato, Control de correspondencia
enviada y posteriormente se debe confirmar su recepción haciendo uso del mismo
software utilizado para el envío, o si no es posible lo anterior, respaldando la
información por medio físico (Carta, Fax, Memorando, etc.)

Por autorización expresa de la Alta Dirección de la organización se deja

autonomía a cada sede que conforma la organización, para modificar los datos de
dirección, teléfono, fax y correo electrónico que aparecen en los pie de página de
los formatos de correspondencia escrita, Carta y Fax. Esto con el fin de hacer más
clara y específica la comunicación de las partes interesadas con las diferentes
sedes.

7.2. OTRAS COMUNICACIONES

Existen otros canales de comunicación con las partes interesadas (clientes,

proveedores, subcontratistas, trabajadores propios, comunidades, entidades) que
no siempre son la correspondencia escrita o electrónica.

• El manejo de las comunicaciones internas o externas, parte del principio de la

eficacia.

• Cada opción seleccionada debe permitir la transmisión de información en forma

precisa, clara y adecuada y a la vez obtener una retroalimentación del mismo tipo.

• El manejo de las comunicaciones de tipo interno debe estimular la participación

en buenas prácticas de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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Dichas comunicaciones deben permitir involucrar a los trabajadores en actividades

como: Consulta sobre el desarrollo y revisión de políticas, revisión de
evaluaciones y control de riesgos, cambios que afecten la seguridad y la salud
ocupacional en el sitio de trabajo. Todo lo anterior se logra con mecanismos como:

• Constitución de Comités de investigación de incidentes (COPASST), donde los

trabajadores por Intermedio de representantes puedan debatir asuntos referentes
a la Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Buzón de sugerencias: mediante el cual el trabajador puede expresar su

conformidad o inconformidad con las medidas dispuestas en la Organización y a
su vez permite a la Dirección retroalimentarse del desarrollo de las actividades y
así tomar medidas de tipo preventivo o correctivo según sea el caso.

• Carteleras y boletines informativos: Permiten a la Organización brindar

información a trabajadores o visitantes, de las actividades desarrolladas o
información relevante que se quiera dar a conocer para prevenir o simplemente
informar sobre algún hecho.

8. ANEXOS

SST-P-FO-20. Formato Carta Color SST-P-FO-21. Formato Memorando SST-P-

FO-22. Formato Circular SST-P-FO-23. Formato Fax

SST-P-FO-24. Inquietudes, Quejas Y Sugerencias SST-P-FO-25. Acta De Reunión

SST-P-FO-26. Formato Correspondencia Recibida SST-P-FO-27. Formato

Correspondencia Enviada

SST-P-PR-09. Diagrama De Flujo Procedimiento Comunicación

Todos los generados por el sistema de correo electrónico de la empresa

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CONTROL DE DOCUMENTOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autores Nydia Johanna Contratista Gerencia 10/01/2020
Pava Vargas
Revisión Gregorio Gerente Gerencia 10/01/2020
Villamarin
Aprobación Gregorio Gerente Gerencia 10/01/2020
Villamarin

CONTROL DE CAMBIOS

Versión No. Fecha de Descripción de los Solicitó

Aprobación Cambios
Versión 1 10/01/2020 Documento Inicial Gerencia