depRTAMENTALIZACION

La departamentalización es la sectorización por
departamentos que realiza en una organización, según sus
actividades y necesidades.
Está organización se produce al formar grupos de trabajo en
los que cada individuo se encarga de cumplir una función,
según las labores para las que esté capacitado. A su vez, la
departamentalización se basa en una correcta estructura
organizacional.

Se llama estructura organizacional a la división de

actividades que se desarrollan en una organización, las
cuales son agrupadas en áreas o departamentos.
El objetivo principal de este modelo consiste en organizar y
dividir las tareas para poder cumplir, con mayor facilidad,
aquellos objetivos perseguidos por la organización.

Características de la estructura
organizacional
Entre algunas de las características de la estructura
organizacional podemos destacar que:

 Permite la especialización de las diferentes áreas, a

partir de que cuanto mayor sea el tamaño de una
organización, más especializada debe estar.
 Puede ser centralizada o descentralizada,
dependiendo de si las decisiones están concentradas
en los altos cargos (centralización) o en los equipos de
trabajo (descentralización).
  Comprende colaboración y coordinación entre las
diferentes unidades de estructura.
 Representa a las personas que integran la
organización.

 Está diseñada en base a un objetivo real y alcanzable

y, a su vez, adaptada a las tecnologías y herramientas
que posee la organización.
 Si bien es de carácter formal, existe cierta informalidad
paralela que se maneja entre los integrantes de la
organización.

Objetivos de departamentalización
 Conocer y entender la división adecuada de las funciones de la empresa.
 Reducir y concretar las tareas asignadas a cada trabajador, para que la lleven a cabo
de manera más eficiente.
 Genera la especialización, que se basa en la experiencia conseguida por un
trabajador respecto a la tarea que desarrolla, lo que repercute positivamente en la calidad
del trabajo realizado.
 Ayuda a realizar la mejor selección de los empleados para cada puesto de trabajo
determinado.
 La división de tareas genera nuevos puestos de trabajo.
 Facilita la supervisión y control por parte de los jefes.
 Permite el desarrollo de atribuciones específicas en un mismo nivel de la empresa.

CARACTERÍSTICAS DE LA
DEPARTAMENTALIZACIÓN
 

Entre sus principales características, destacan unas ventajas y desventajas. Vamos a ver
qué es lo que define la estructura de la organización por departamentalización.
  Es el reflejo lógico de la estructura de la empresa.
 Se rige por una especialización ocupacional.
 Facilita en entendimiento del equipo con el fin de encontrar una eficiencia en sus
funciones.
 Esta división por funciones puede ser una barrera para la cooperación entre las
distintas áreas.
 Ayuda a organizar y controlar una estructura jerárquica de la empresa.
 Es ventajoso para empresas con pocas líneas de productos.
 La especialización muy exagerada puede derivar en la ausencia de atención en
resultados globales.
 Cualquier cambio en la cultura o estrategia de la empresa puede poner en peligro
la organización de la compañía. De modo que no es flexible, siendo lento su
proceso de adaptación.
 La responsabilidad final de los resultados de la organización recae en un solo
órgano. No promueve equipos de trabajo auto-gestionados.
 

Tipos de departamentalización.

El departamento es cada una de las partes en la que se divide una empresa. Esta
división puede ser por funciones, por clientes, por productos, por procesos, por
ubicación geográfica, por proyecto y matricialmente
Departamentalizacion por funciones.
Este tipo de departamentalización agrupa las tareas y actividades de una empresa de
acuerdo con las principales funciones que se desarrollan. Los departamentos por
funciones pueden ser producción, recursos humanos, finanzas, marketing y
ventas, entre los más importantes.
Ventajas

 Máxima especialización.
 Mejor suspensión técnica.
 Comunicación directa más rápida.
 Cada órgano realiza únicamente su actividad específica.
Entre las principales desventajas de la organización funcional están:

 Pérdida de la autoridad en el mando. La exigencia de una obediencia y

la imposición de la disciplina, aspectos típicos de la organización lineal, no
son lo fundamental en la organización funcional.
 Subordinación múltiple.
 La organización funcional tiene problemas en la delegación de la
autoridad y en la delimitación de las responsabilidades.
 Tendencia a la competencia entre los especialistas, ya que los diversos
cargos se especializan en determinas actividades; ellos tienden a imponer a la
organización su punto de vista y su enfoque.
 Tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización. La rivalidad
y la competencia, unidas a la pérdida de visión de conjunto de la organización
pueden conducir a divergencias y a la multiplicidad de objetivos que pueden
ser antagónicos y crear conflictos entre los especialistas.
 Tendencia a la confusión en los objetivos, ya que la organización
funcional exige la subordinación múltiple; no siempre el subordinado sabe
exactamente a quién informar sobre un problema. Esa duda genera contactos
improductivos, dificultades para la orientación y confusión en cuanto a los
objetivos que deben alcanzar.

Departamentalizacion por clientes.

De modo similar, este tipo de departamentalización logra que la empresa se enfoque
más en la atención al cliente y en lograr satisfacer de forma más eficiente sus
necesidades. Todo el trabajo se organiza de acuerdo con las necesidades de cada
cliente, para ello se debe conocer muy bien a cada segmento de clientes.

entajas de la Departamentalización por Cliente

Para la alta dirección de la organización, aplicar la departamentalización por
clientes genera estas ventajas:
 Se incrementa la conexión con el cliente. Se brinda experiencias
diferenciadas a cada cliente. Se origina una sensación de que tienen un
proveedor aliado y comprensivo.
 Se orienta íntegramente a las necesidades de los clientes más
importantes.
 Se mejora el nivel de coordinación y comunicación con el cliente.
 Se reduce el tiempo de respuesta para la atención del cliente.
 Se administra indicadores financieros y comerciales para medir cada
cuenta.

) Desventajas de la Departamentalización por
Cliente
Para la alta dirección de la organización, aplicar la departamentalización por
cliente genera estas desventajas:
 Los grupos de clientes pueden no estar claramente definidos. Definir grupos
de clientes es una tarea complicada, necesita de análisis comercial,
financiero, operativo, etc., agrupar clientes de forma incorrecta originará que
uno o algunos clientes sientan que excluidos o no son atendidos de la forma
adecuada. 
 La experiencia de cara al cliente puede no ser reconocida. La organización
por clientes debe llevar todos sus esfuerzos a establecer políticas para
comprender y atender de forma oportuna las necesidades del cliente, si el
cliente no valora o no reconoce la experiencia diferenciada que nuestra
 organización le brinda, nuestra departamentalización por clientes es un
fracaso.
 Requiere gerentes y personal experto en los problemas de los clientes. Para
comprender las necesidades del cliente es necesario personal con
experiencia en el rubro, esto puede generar demoras en el proceso de
selección de personal debido a que ahora tratamos de buscar perfiles
específicos.
 Existencia de tiempo laboral ocioso. En este tipo de departamentalización
existen varias áreas con el mismo nombre, pero orientadas hacia un solo
cliente, en estas áreas existe la posibilidad de una menor carga laboral quizá
debido a menor venta, menor producción, ya que existe dependencia del
cliente, lo ideal estos casos es incrementar las responsabilidades de algunas
de estas áreas o unir dos o más áreas en solo una de esta forma se tendría
una carga laboral balanceada, disminuyendo el tiempo ocioso.

Departamentalizacion por área geográfica

 departamentalización por área geográfica se utiliza cuando la empresa tiene
presencia en distintos lugares, por lo que puede organizar el trabajo por regiones
geográficas. Para ello se deben conocer las necesidades y las costumbres de cada
región, pero igualmente se debe tener la autoridad para tomar sus propias decisiones
dentro del área asignada.
Ventajas de la departamentalización geografica:

-Coloca la responsabilidad en un nivel inferior.

-Da importancia a mercados y problemas locales.

-Mejora la coordinación de una región.

-Aprovecha las economías de las operaciones locales.

-Mejora la comunicación directa con los interesados en la localidad.

-Proporciona una capacitación firme y perceptible para los gerentes

generales.

Desventajas de la departamentalización geografica:

-Requiere de más personas capacitadas en la

gerencia general.

-Tiende a hacer difícil la conservación de los

principales servicios financieros y puede
requerir de otros servicios, como personal o
 compras, en la región.

-Dificulta el control a la alta gerencia.

DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESOS.
la departamentalización por procesos asocia las actividades con base a las etapas o
fases en las que se efectúa un proceso productivo. Al especializarse en cada fase del
proceso se logra el ahorro del tiempo y el incremento de la eficiencia

Ventajas de la Departamentalización por

Procesos
Entre las ventajas más resaltantes tenemos:
 Incrementa la productividad, a través de la reducción de costos internos
innecesarios y reducción de tiempos de ciclo.
 Costos operacionales más bajos, debido a que las personas trabajan
enfocadas en la marcha del proceso con una adecuada comunicación entre
ellos. 
 Reducción de tiempos, al estar organizado por procesos se tiene mayor
probabilidad de aplicar alguna tecnología bajo la misma secuencia,
automatizando tareas manuales se reduce el tiempo del proceso.
 Mejor identificación de errores, la estructura por procesos sigue el flujo
natural de trabajo. La secuencia del proceso facilita el trabajo desde el
comienzo hasta la finalización, cada unidad organizacional es una etapa en el
desarrollo del trabajo, por lo tanto, si existe un error es más fácil identificar en
que proceso se registró el error.
ntre las desventajas más resaltantes tenemos:
 La responsabilidad recae sobre la autoridad, toda responsabilidad recae
sobre el líder del proceso.
 Desconocimiento del macroproceso, cada líder es especialista en una
parte del proceso, en ocasiones no es capaz de abarcar el proceso completo,
sin embargo, es difícil sustituir al líder ya que tiene experiencia específica en
una etapa particular del proceso.
 Cada departamento tiene diferentes objetivos y prioridades, la solución de
conflictos entre los departamentos puede costar tiempo y dinero, además
provocar el distanciamiento de los intereses de los clientes.

Departamentalizacion por productos.

Eeste tipo de departamentalización agrupa las tareas apoyado en los
diferentes bienes y servicios que ofrece la empresa al mercado. Como la división del
trabajo se aplica con base a los distintos productos que vende la empresa, se enfoca
más en resultados..

  Ventajas
·         Fomenta un cierto tipo de coordinación y permite el uso máximo de las
habilidades personales y del conocimiento especializado.
·         Permite el crecimiento y la diversidad de los productos y servicios
proporcionados por la empresa.
·         Este tipo de departamentalización ofrece un campo de capacitación medible
para gerentes generales.
·         Permite a las personas identificarse con un producto en particular y
desarrollar un gran espíritu de solidaridad.
·         Se concentra la atención en las líneas de productos.
·         Se permite el crecimiento y variedad de bienes y servicios.
·         La responsabilidad recae sobre el nivel divisional.
·         La comunicación entre las funciones de comercialización, diseño y
fabricación se tornan más especializadas, desarrollando en la organización un
aprendizaje mucho mejor acerca del producto, el cliente y el mercado en
general.
·         Del anterior conocimiento se desprende una facilidad de adaptación a los
continuos cambios planteados por el medio ambiente y la creciente
competitividad.
·         Al haber un responsable o gerente de producto, la gerencia general puede
medir mejor el desempeño del producto o la línea de productos y el grado de su
contribución a la compañía.
·         En relación con el manejo y la aplicación de la estrategia organizacional, la
empresa así dispuesta puede más fácilmente optar por la diversificación.
·         La innovación permanente tiene en este tipo de organización un nicho
adecuado para su desarrollo.

Desventajas
·         La necesidad de contar con más personas con capacidades administrativas
generales.
·         Necesitan tener suficientes decisiones y control a nivel de las oficinas
centrales para asegurar que no se desintegre toda la empresa.
·         Tiende a hacer más difícil el mantenimiento de servicios centrales
económicos y presenta cada vez más problemas de control de la alta gerencia.
·         Se concentra la atención en las líneas de productos.
·         Se permite el crecimiento y variedad de bienes y servicios.
·         La responsabilidad recae sobre el nivel divisional.
·         Demasiada especialización exige un grupo numeroso de personas con
saberes especializados a fin de producir y comercializar los productos o las
líneas de productos.
·         Lo anterior va en contravía con los nuevos tiempos si se tiene en cuenta que
la tendencia muestra la disminución de los especialistas y propende por la
formación de más generalistas.
·         En determinado momento hay subprocesos que pueden generar
duplicidades o yuxtaposiciones en las labores a realizar, lo cual constituye un
desperdicio de recursos.
·         La comunicación entre los especialistas resulta lenta, por el nivel de
concentración en su propio trabajo, y dificultosa, por el nivel de conocimiento
específico.

Los gerentes de muchas de las grandes empresas diversificadas agrupan los

puestos con base en los productos. Todos los puestos que se relacionen con la
producción  y la venta de un producto o una línea de productos se colocan bajo
la dirección de un solo gerente.
Esta forma de organización permite que el personal del grupo que maneja el
producto desarrolle totalmente sus conocimientos y experiencia en cuanto a la
investigación, manufactura y distribución de una línea de productos. Concentrar
la autoridad, la responsabilidad y la contabilidad en un departamento específico
para cada producto permite que la alta gerencia coordine sus acciones.

Departamentalizacon matricial.
En la departamentalización matricial se realiza una combinación de la
departamentalización funcional y de producto o de proyecto. Esto genera una
organización mixta, donde se combina la forma vertical de la forma de organización
funcional y la horizontal de la organización de producto o de proyecto.
Ventajas

Mejor comunicación entre departamentos

Gracias a la estructura matricial, se pueden agilizar proyectos más

complejos, ya que hay existe un intercambio de información, entre los distintos
departamentos de una empresa, haciendo más fluida la comunicación. En
consecuencia, de este punto, se crea una flexibilidad en el área de trabajo,
haciendo que se pueda mantener más personal trabajando en su
departamento.

Apertura de conocimientos

Conectado con el punto anterior, de estar cada departamento aislado, no existe

un traspaso de conocimientos, el cual puede contribuir al cumplimiento de
las metas de la empresa de una forma más eficiente. Con esto los
empleados tienen más conocimientos de los que tenían al llegar a la
compañía.

Coordinar recursos de formas más efectiva

Esta estructura organizacional lleva a una mejor coordinación de recursos,

ya que los supervisores de los departamentos, están concentrados en sus
respectivas áreas, como lo es la contratación, gestión de trabajadores y demás.
Mientras que los supervisores de proyectos, se enfocan en el seguimiento de
los objetivos
Desventajas

Conflictos de Autoridad
Hay ventajas y desventajas en los tipos de liderazgo, pero no es comparable, con el
conflicto que se puede generar por el hecho de tener dos jefes. Esta característica
desencadena en largas negociaciones por parte de ambos jefes, esto con el fin de
asignar los recursos para cada actividad.

Aumento de los costos

 En el camino de un proyecto, existe la posibilidad de que algún directivo, sugiera
aumentar el número de supervisores, lo cual terminaría en un aumento de los
costos.

Departamentalizacion por proyectos.

Se le denomina departamentalización por proyecto a una organización temporal,
creada para realizar actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas,
con el fin expreso de alcanzar resultados específicos en un tiempo determinado. Es
decir, una vez terminado el proyecto la organización desaparece. Para desarrollar
proyectos es necesario crear organizaciones temporales, que en algunos casos se
alojan dentro de la estructura funcional permanente.

Entre las ventajas tenemos:
 Concentración en diferentes recursos en una actividad compleja que necesita
exigir puntos de inicio y terminio para cada proyecto.
 Esta orienda a grandes resultados
 Cada proyecto esta orientada a resultados específicos y rápidos. 
Entre las desventajas tenemos:
 Existe riesgo de despedir al personal antes alguna paralización del proyecto 
 Provoca ansiedad y angustia en el personal por su futuro en la empresa.
 El sobrecargo de proyectos puede generar grandes incovenientes en las
diferentes áreas de la empresa.
 Cada proyecto es único y necesita difernetes habilidades y conocimientos para
llevarse a cabo, es por eso que puede pasar de una etapa a otra en su ciclo de vida.

Desventajas