REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLICTENICO
SANTIAGO MARIÑO
EXTENSIÓN MATURIN

Investigación Documental 2

DOCENTE: AUTORES:
Carlos Ramos Javier Chaida
29.589.498

MATURÍN, Noviembre 2020

 Introducción

El trabajo comprenderá de información relacionada con la departamentalización en las

organizaciones, tipos de departamentalización ventajas y desventajas de las mismas así,
como también información relacionada con los elementos externos e internos en la
organización y de qué forma influyen en la empresa.
Cada organización tiene su forma específica de clasificar y agrupar las actividades de
trabajo, este proceso de agrupar individuos en unidades o departamentos que realicen
actividades similares o tengan alguna relación lógica se denomina departamentalización
que en términos más claro es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades
en unidades específicas.
Los elementos del ambiente externo que influyen internamente en la organización; son
todos los elementos ajenos a la organización que son los relevantes para su funcionamiento.
Por los que a continuación se describirán los diversos elementos que conforman el
ambiente externo de las organizaciones y el impacto del medio externo sobre la
organización y las relaciones entre las empresas, así también los elementos internos de la
organización.
Definición departamentalización
La departamentalización es la sectorización por departamentos que realiza en una empresa,
según sus actividades y necesidades.
Está organización se produce al formar grupos de trabajo en los que cada individuo se
encarga de cumplir una función, según las labores para las que esté capacitado. A su vez, la
departamentalización se basa en una correcta estructura organizacional.

Métodos de la Departamentalización
La departamentalización consiste en la sectorización de los objetivos, actividades, procesos,
personal y recursos de una organización, a través de la aplicación de la división del trabajo
y la especialización.
Proceso en el cual una organización es dividida estructuralmente combinando trabajos en
departamentos de acuerdo a alguna base o característica compartida. Departa-mentalizar en
un nivel es dividir un conjunto de actividades en varios subconjuntos; departa
mentalización total es la sucesiva repetición de ese proceso.
Tal segmentación o división se hace con un determinado criterio, y de ella resultan los
distintos sectores de la estructura organizacional que corresponden a cada nivel y que
pueden denominarse: áreas, divisiones, departamentos, secciones, unidades, etc. Este
ordenamiento abarca la estructura completa, desde los niveles superiores a los inferiores,
pues todos tienen tareas que realizar, ya sean intelectuales o físicas.
Tradicionalmente se ha partido de la premisa de que el aumento de la división de trabajo y
la especialización incrementa correlativamente la eficiencia. Ello ha llevado a que muchas
empresas, al crecer, hayan tendido a hacer sus funciones más y más especializadas,
extremando el proceso de departa mentalización. Pero definitivamente, cualquiera que sea
el grado de especialización que se adopte, la organización en general y la empresa en
particular presenta una departa mentalización que es necesario llevar a su punto más
adecuado. Y no se trata solo de establecer cuál será la magnitud de especialización a
asumir, sino también de determinar el grado de independencia entre los distintos
subconjuntos de la organización.
Una situación límite sería una de completa independencia, donde cada subconjunto
constituyera un sistema separado y autónomo, que no requiriese coordinación. Pero no hay
organización que pueda alcanzar un aislamiento de tal magnitud entre sus subconjuntos
componentes. Las duplicaciones innecesarias de esfuerzos, la mayor inmovilización en
inventarios, metas no coincidentes con los objetivos organizacionales, nos lleva a
considerar a esta alternativa extrema como insatisfactoria. El extremo opuesto a la completa
independencia sería el de una total interdependencia. En este caso, el inconveniente radica
en el alto costo de coordinación.
Se trata entonces de lograr un punto justo en el grado de independencia a dar a la departa
mentalización. El problema puede ser analizado con un criterio económico, de
minimización de costos, como lo hace FRISCHKNECUT´: "La organización enfrenta un
problema de costos opuestos: cuando crece el costo de lograr independencia, decrece el
costo de coordinación y viceversa. El costo total debe hallarse en un punto intermedio."
Por función, por producto, por mercado por localización

1. Departamentalización por funciones

Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones básicas de una empresa.
Depende del sector en el que esté situada la empresa para ver cuantos departamentos hay
que crear.

Ventajas:
 Es el reflejo lógico de las funciones que se desarrollan en la empresa.
 Se mantiene el poder de las funciones principales.
 Sigue el principio de especialización ocupacional. Facilita la eficiencia de la
ocupación del personal.
 Facilita la formación y la capacitación ya que al ser las funciones básicas las que se
encuentran cerca de los niveles superiores, estos tienen la responsabilidad sobre los
resultados finales.
 Permite un control estricto desde la cima.
 Se aconseja a empresas que tengan pocas líneas de productos y que se encuentre en
productos estables.
Inconvenientes:
 Se resta importancia a los resultados globales.
 Exagera la especialización.
 Se reduce la coordinación entre funciones.
 Toda la responsabilidad final reside en la alta dirección.
 Lenta adaptación a los cambios.
 Se dificulta la formación de directores generales.
 La departamentalización por funciones se utiliza en empresas que trabajan en
condiciones estables y que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean
rutinarias.
 2. Departamentalización por productos

Se da en las empresas que estaban departamentalizadas por funciones y que debido a la

cantidad de productos o servicios que oferta la empresa, la departamentalización se queda
pequeña. También se utiliza para poder dar la misma importancia a distintos productos.
Ventajas:
 Focaliza la acción sobre el producto.
 Facilita la especialización por producto.
 Mejora la coordinación de las funciones.
 Coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.
 Proporciona formación para los futuros directores.
 Coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.
 Aumenta la diversificación de la empresa.
Inconvenientes:
 Requiere más empleados de alta dirección.
 Dificulta la centralización de las funciones económicas.
 Problemas de control para la dirección general.

3. Departamentalización por Localización

Agrupamos dependiendo de la zona donde se localice la actividad que realice la empresa.
Ventajas:
 La responsabilidad se coloca en niveles superiores.
 Aprovecha el mercado local
 Mejora la coordinación regional.
 Proporciona una ocasión para la formación de directores generales.
Inconvenientes:
 Requiere personal de más alto nivel.
 Dificulta la centralización de las funciones.
 Se dificulta el control de la empresa.

Esta departamentalización depende del área de mercado, producción y operación pero no de

las Finanzas. Aumentan los problemas de control y se utiliza para dar cobertura efectiva a
un mercado de consumidores. Lo que se hace es descentralizar la producción.
 4. Departamentalización por Mercadeo
Ventajas e inconvenientes: igual que en la departamentalización por productos y por
clientes

5. Departamentalización por proyectos

Se está realizando un proyecto para poder producir un nuevo producto. Se utiliza para
facilitar el control presupuestario.
6. Departamentalización multidivisional
Consiste en mezclar los criterios vistos anteriormente.
7. Departamentalización matricial
Es combinación de la departamentalización funcional y la departamentalización por
productos. Es muy utilizada en ingeniería y en I+D pero es muy poco utilizada en
mercadotecnia. Se usa para intentar garantizar que se cumplan los resultados, no se usa solo
la departamentalización por proyectos por que puede ser que el proyecto necesite muy poco
personal o por que la duración del proyecto sea muy corta, aunque se puede reorganizar a
menudo, da más seguridad el no hacerlo. Los trabajadores prefieren estar organizados por
funciones que por proyectos.
En la práctica ocurre que los directores de proyectos en algunos casos suelen estar sobre los
directores de departamentos funcionales y surgen fricciones entre los directores funcionales
y los directores por proyectos.

Ventajas:
 Se orienta hacia los resultados finales.
 Mantiene la identificación profesional.
Inconvenientes:
 Conflictos de autoridad entre los dos departamentos.
 No se cumple el principio de unidad de mando.
 Se requiere de un buen director en cuanto a relaciones humanas.
 Debido a los conflictos potenciales, cada persona de la organización va a querer que
se ponga todo por escrito.

Aspectos a considerar en Relaciones de Departamentalización

Tener equipos eficientes en cada departamento de nuestra empresa es necesario pero
también lo es que cada uno de esos equipos tenga una visión global de la compañía y, por
ende, del resto de departamentos existentes en la organización. Las relaciones
interdepartamentales potencian las habilidades de los empleados, evitan el estancamiento,
fomentan la comunicación e incentivan la innovación.
Interdepartamental
Existen formas sencillas de tender puentes entre los departamentos.
Muchas han sido las compañías que han puesto en marcha programas de team building con
el objetivo de mejorar las relaciones entre los miembros de un equipo. Sin embargo son
pocas las que ponen la misma atención en tender puentes entre departamentos por lo que
continúan siendo empresas ‘estanco’.
Existen formas sencillas de tender esos puentes entre empleados. Se requiere tiempo,
dedicación e imaginación para dar con las dinámicas más afines con tus colaboradores que
permitan que un compañero de marketing se relacione con un técnico. Algunos ejemplos
que propone Jordi Robert-Ribes, fundador de Connecting Perspectives, son simples:
redistribuir las máquinas de café, ampliar las mesas del comedor para que incluyan más
personas, optar por la rotación de tareas, cambios físicos del puesto de trabajo…
Se trata de juntar e incentivar la comunicación entre miembros de una empresa que, de otro
modo, no tendrían contacto jamás.
Como ejemplo práctico: en EEUU una compañía farmacéutica detectó que los equipos de
ventas y marketing apenas se relacionaban. Para cambiar esta situación cambiaron la
máquinas de café, de una pequeña cafetera para cada seis empleados se pasó a otras de gran
capacidad, para cada 120 empleados. De este modo, consiguieron que los empleados se
desplazasen hasta las máquinas y, de camino, hablaban con gente de otros departamentos.
Las ventas aumentaron un 20%.

Definición de organigrama Organizacional

El organigrama es un esquema organizacional que representa gráficamente la estructura
interna de una empresa. Es especialmente útil para el departamento de Recursos Humanos,
ya que le permite visualizar rápidamente la jerarquía de la empresa por equipos, en función
de quién reporta a cada persona, o quién está al cargo de cada equipo o empleado.
Antes de centrarnos en las funciones de los organigramas y sus beneficios, repasemos qué
elementos tienen que incluir para tener una mejor idea de lo que van a ilustrar. No todos los
elementos han de aparecer de manera obligatoria en nuestro organigrama, ya que cada uno
tiene que adaptarse a la estructura y necesidades de las distintas empresas, y reflejar los
cargos de la mejor manera posible.

La importancia del organigrama

El organigrama tiene como objetivo presentar, de forma clara, objetiva y directa, la
estructura jerárquica de la empresa. Desde el presidente, pasando por los directores,
gerentes y empleados, todos los cargos y funciones están ahí. Ayuda a la división interna,
pero también contribuye a agilizar procesos y reducir barreras entre la empresa y agentes
externos, como proveedores y socios.

Aspectos a Considerar en la en la elaboración de Organigrama

Antes de decidir cómo vas a realizar físicamente el organigrama de tu empresa (si con un
software, una herramienta online o una plantilla), veamos cómo tendrás que decidir el
diseño de este y la situación de cada uno de los trabajadores que van a estar en él. Porque
cada organigrama es diferente, primero tendrás que decidir qué quieres reflejar en él. A
continuación te proporcionamos una lista de consideraciones que deberás poner en práctica
para crear el organigrama de tu empresa.
 Segmenta los departamentos
Para poder visualizar a la empresa en equipos de trabajos, deberás dividirla en
departamentos según las funciones que cada equipo se encargue de llevar a cabo. Analiza
los puestos para saber qué grupo de trabajadores hará qué y, sobre todo, qué funciones se
realizarán de manera independiente y cuáles de manera conjunta. Para tener una mejor idea
de los roles y las implicaciones de cada trabajador en cada proyecto, asigna
responsabilidades y tareas. Así podrás ver cuáles necesitan extenderse hacia arriba o hacia
abajo en el organigrama (es decir, a subordinados y/o superiores).
 Organigrama-empresa-crear
Si sabes qué tareas tiene cada persona asignada, te será más fácil detectar solapamientos o
proyectos sin equipo suficiente, además de ayudarte a tener claras las responsabilidades de
cada uno, lo que nos lleva al siguiente punto.
 Planifica la cadena de mando
Saber cuál será la jerarquía de trabajo es una de las primeras cosas que tendrás que
determinar para crear un organigrama ya que, en realidad, es lo que más reflejado se verá.
Con esto nos referimos a las obligaciones concretas de cada trabajador, cuántos niveles de
mando existen y por cuántas personas tienen que pasar qué trabajo a otras. También quién
toma las decisiones y se encarga de gestionar a otros trabajadores y coordinar a más de uno.
No importa si en tu empresa no hay demasiados niveles de control, esta organización
siempre ayudará al flujo de la comunicación y a la gestión de los Recursos Humanos.
Asegúrate de que los superiores y los subordinados están bien definidos y el conjunto tiene
sentido para con el funcionamiento de la actividad del negocio.

 Define responsabilidades para cada equipo

Porque hacer un organigrama de empresa no es solo escribir nombres y asignar un líder a
cada grupo; para hacerlo bien deberás saber de qué se encarga cada equipo.

¿Qué evitarás de esta manera? Problemas como repeticiones de tareas. ¿No te parece que si
dos personas se encargan de lo mismo puede descontrolar no solo la comunicación sino la
propia tarea?

 Hazlo de más a menos

O, dicho de otra manera, de arriba a abajo. Empieza por el CEO y sigue por el Director
Ejecutivo y los responsables de los departamentos, los mandos intermedios y así hasta
llegar a todos los integrantes de la empresa. Para ello tendrás que analizar los puestos de
trabajo de tu organización.
Piensa que las figuras situadas más arriba son las que tienen que quedar más claras, ya que
serán las más importantes si un trabajador quiere consultar el organigrama para, por
ejemplo, saber a quién se tiene que dirigir para comunicar algo a un departamento o equipo
concreto.

 Decide la dependencia (o independencia) de los empleados

Esto es, el control que los trabajadores con mayor nivel de mando tengan sobre los
empleados que están a su cargo, y cuántos son estos. También nos referimos a la libertad
que el superior deje a sus subordinados.
Un organigrama permitirá a aquellos trabajadores que estén al mando a identificar tareas en
curso y poder tomar decisiones en cuanto a la magnitud y el alcance de las estrategias que
se lleven a cabo para conseguir los objetivos que la empresa se haya marcado (y estos
podrán definirse teniendo todo esto en cuenta, si es que quieres que los KPI sean realistas).

 Hazlo ilustrativo e intuitivo

Es cierto, los organigramas deben adaptarse a las condiciones y el contexto de cada
empresa, pero no por eso tiene que dejar de ser claro e intuitivo; piensa que es una
herramienta para facilitar procesos y mejorar la comunicación, todo el mundo tiene que
tener claro qué se ilustra en tu organigrama. Es imprescindible que todos los trabajadores
estén representados, y que estos sepan con quién trabajarán, qué responsabilidades
dependen de ellos y cuáles serán sus posibilidades de promoción dentro de la empresa.
 Ofrece una visión clara de la empresa
Lo más importante de tu organigrama empresarial es que todo el mundo esté representado;
así que asegúrate de incluir hasta el último de los trabajadores. Esto es importante porque
los empleados querrán saber cómo funciona la estructura de la empresa y tener
conocimiento de las posibilidades de movilidad interna o ascensión.

Por último, el tipo de organigrama y diseño que elijas para este tendrá que ir acorde con el
tipo de empresa que tengas y los equipos que se hayan hecho en esta. Como hemos visto en
apartados anteriores, hay muchos tipos de organigrama para empresas, así que elige uno
que se adapte a tus necesidades.

Ejemplo de Organigrama
Organigrama de McDonalds
El organigrama de McDonalds es muy grande, ya que así son las dimensiones de la
empresa. Entonces, todas las operaciones dependen de los jefes de cada país, y es ahí donde
empieza la cadena de mando.

Definición Manual Organizacional

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de
gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones
específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los
requisitos de los cargos o puestos de trabajo.

Importancia
La organización de la mayor parte de las empresas de nuestro país se ha realizado conforme
a la práctica diaria y la aplicación más o menos correcta del criterio de los jefes, basándose
la mayoría de las veces en la experiencia laboral, que aunque llegue a ser correcta, no está
escrita por lo que no tiene un carácter permanente y resulta difícil transmitir esa
experiencia.

Características
 Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y/o
orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido
asignados, así como aplicar programas de capacitación.

 Determina las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos

dentro de la estructura orgánica de cada dependencia

 Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones

específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus
funciones.
 Conclusión

Se concluye con todo los aspectos aquí estudiados un hecho importante que subraya la
departamentalización en las organizaciones, que es la división y el agrupamiento de las
funciones y actividades en unidades específicas; las tareas de la departamentalización
incluyen actividades básicas, actividades auxiliares, actividades de supervisión y
actividades de coordinación. Es necesario realizar la función de la departamentalización de
una empresa, ya que esta tarea permite en buen desarrollo de las actividades que se
establecen en la misma y por ende sirven de soporte para el alcance de cada uno de los
objetivos que ha planteado la empresa.
Como se ha mencionado, se puede hablar de ambiente interno a todo lo que está dentro
de la organización, es decir los trabajadores, el clima organizacional, la cultura
organizacional, etcétera. Por otro lado, el ambiente externo o entorno está compuesto por
todo aquello que se encuentra fuera de la organización y que se relaciona con ella de
algún modo.