Efectivo en caja y bancos

El efectivo que posee un negocio normalmente se clasifica en dos partidas: caja chica y bancos. La
primera, como se verá más adelante, es un fondo normalmente limitado con el que se cuenta para
hacer frente a erogaciones cuyo monto es pequeño y cuya naturaleza y oportunidad exige que el
pago sea en efectivo, es decir, pagos que no se realizan con cheques o transferencias electrónicas.
La segunda forma de mantener efectivo es mediante cuentas de cheques en instituciones
bancarias. Algunas de éstas pueden generar intereses, en cuyo caso se denominan cuentas
productivas; a otras, que no producen intereses, se les llama cuentas de cheques normales o
tradicionales.

Caja chica: Fondo normalmente limitado con el que se cuenta para hacer frente a erogaciones
cuya naturaleza y oportunidad exige que el pago sea en efectivo.

Bancos: Forma de mantener efectivo mediante cuentas de cheques en instituciones bancaria.

Inversiones a corto plazo

Los excedentes temporales de efectivo se depositan en cuentas de inversiones para lograr un buen
rendimiento y aprovechamiento, que no se obtendrían si se depositara en una cuenta de cheques
normal. Dichas inversiones pueden hacerse en cualquiera de los instrumentos, formas y plazos que
ofrece el mercado. La suma del efectivo en caja y bancos, y las inversiones a corto plazo, es lo que
se conoce como efectivo y equivalentes de efectivo.

Relación del efectivo y las inversiones temporales con el ciclo de operación

Según la NIC núm. 7, “Estados de flujos de efectivo”, el renglón de efectivo está constituido por la
caja, los depósitos bancarios a la vista y los equivalentes a efectivo, que son las inversiones a corto
plazo de gran liquidez y de fácil convertibilidad en efectivo. La norma que mencionamos establece
que el efectivo comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista, pero, además,
señala un concepto interesante: equivalentes a efectivo o inversiones a corto plazo de gran
liquidez que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, cuyo valor está
sujeto a un riesgo poco significativo de cambios. Los equivalentes a efectivo, según las normas de
información financiera, son valores de corto plazo, de gran liquidez y fácilmente convertibles en
efectivo cuyo valor no está en riesgo de sufrir cambios importantes. Los propósitos de los
equivalentes a efectivo incluyen la inversión o similares, para cumplir los compromisos de pago a
corto plazo. Para que una inversión financiera pueda ser calificada como equivalente a efectivo,
debe adecuarse a la definición anterior, es decir, debe ser fácilmente convertible en una cantidad
determinada de efectivo y su valor debe estar sujeto a un riesgo insignificante de cambios. Por
tanto, una inversión así será equivalente a efectivo cuando tenga vencimiento próximo, por
ejemplo, tres meses o menos desde la fecha de adquisición. Por lo general, el saldo de la cuenta
de efectivo que presenta una organización proviene o se destina a actividades de operación, que
constituyen la principal fuente de ingresos ordinarios de las entidades; actividades de inversión
relacionadas con la adquisición y venta de activos a largo plazo, y actividades de financiación,
relacionadas con préstamos de terceras personas o aportaciones de los accionistas. Algunas
partidas que en ocasiones se confunden con efectivo incluyen los cheques posfechados y los vales
de caja. En el caso de los cheques posfechados, es decir, cheques que se emiten con una fecha
posterior a la fecha de la emisión, en realidad, son cuentas por cobrar. En el caso de los vales de
caja que firman algunos funcionarios o empleados de la organización cuando se les da dinero en
efectivo para algún propósito específico (gastos de viaje, adquisición de algún bien, etc.) deberían
clasificarse en deudores diversos, hasta tanto no comprueben el destino final del dinero que se les
entregó. En algunas ocasiones deben destinarse montos importantes de efectivo y
comprometerlos para un fin específico, ya sea como garantía de un pago futuro o por el
surgimiento de una contingencia. Por ejemplo, recientemente una compañía de aviación hizo un
depósito de más de 100 millones de dólares en efectivo en la cuenta de los fabricantes de equipo
de vuelo. Tales depósitos no se clasifican como activo circulante, ya que no están disponibles para
pagar pasivos circulantes.

Objetivos del control del efectivo:

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio porque es el medio

para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones
que se realizan con efectivo, ya que este rubro puede ser mal invertido. La administración del
efectivo casi siempre se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control
contable.

Control interno:

Como el efectivo es el activo más líquido de un negocio, se necesita un sistema de control

adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para
uso personal. Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los
siguientes:

• Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

• Promover la real y adecuada contabilización de la información relativa al efectivo.

• Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

• Juzgar la eficiencia operativa de todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores o fraudes, sino para reducir la oportunidad de
que éstos ocurran. Algunos objetivos del control interno del efectivo son tomar todas las
precauciones necesarias para prevenir los robos y establecer un método adecuado para presentar
el efectivo en los registros contables. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del
efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones
de efectivo deben registrarse y depositarse en forma diaria, a la vez que todos los pagos de
efectivo deben realizarse mediante cheque o transferencias electrónicas dos circunstancias. Para
modificar la cantidad del fondo se deben realizar los siguientes asientos de diario.

Efectivo en caja y bancos

Fondo de caja chica: registro contable

Como protección contra pérdidas o robos de efectivo, un buen sistema de control exige que todos
los pagos se realicen con cheques. Sin embargo, es costoso pagar con cheques pequeñas sumas
(papelería, envíos de paquetería, gastos menores, etc.) y algunas veces, aparte de costoso, es
impráctico, por lo que la mayor parte de las compañías tienen disponible un fondo de efectivo
para efectuar dichos pagos. Este fondo se conoce como caja chica o fondo fijo de caja chica.
Sistema de fondo de caja chica y registros contables

El sistema de caja chica funciona de la siguiente manera:

a) Creación del fondo de caja chica: Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo
de caja chica, el cual debe entregarse a la persona designada como responsable de su
manejo.

Para registrar la creación de la caja chica se hace un asiento cargado a caja chica y acreditado a
bancos. A continuación, se presenta un ejemplo del asiento descrito anteriormente
Es de suma importancia subrayar que la cuenta de caja chica solo se verá afectada cuando se
desee incrementar o disminuir la cantidad que se estableció originalmente. Cuando se realizan
erogaciones de las que no se tiene comprobante alguno, se recurre a la cuenta de gastos varios.
Dicha cuenta se debe presentar en el estado de resultados al finalizar el periodo como un gasto de
operación.
b) Erogaciones a través del fondo de caja chica: El responsable de la caja chica debe llevar el
control de los desembolsos que efectúe mediante recibos o comprobantes de caja, en los
cuales es conveniente que anote el concepto del desembolso y la persona que lo solicitó.
En todo momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en
efectivo, comprobantes o ambos.
c) Reposición del fondo de caja chica: Cuando el encargado del fondo considera que el
mismo está por agotarse, debe solicitar que se le repongan los desembolsos que haya
realizado. Para ello debe elaborar un reporte en el que especifique los conceptos de cada
desembolso. Al generar el cheque para cada reposición de caja chica, el registro se hace
cargando cada uno de los conceptos por los que se haya hecho algún desembolso y
acreditarse a bancos. El asiento descrito se realiza de la siguiente forma:

d) Incremento o disminución del fondo de caja chica: Si se considera que la

cantidad que se dispone en el fondo de caja chica es excesiva o no satisface las
necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable debe
hacer un reporte en el que aclare cualquiera de las dos circunstancias anteriores.
Para modificar la cantidad del fondo se deben realizar los siguientes asientos: