definicion del efectivo 2

El efectivo que posee una empresa forma parte del activo circulante y su función es hacer frente a las
posibles obligaciones a corto plazo que puedan aparecer

Comienza ahora a controlar el efectivo y todos tus movimientos de caja con Debitoor.

El efectivo es un elemento de balance y forma parte del activo circulante. Es el elemento más líquido que
posee la empresa, es decir, es el dinero. La empresa utiliza este efectivo para hacer frente a sus
obligaciones inmediatas.

Se habla de efectivo al estado en el que el dinero puede encontrarse en el ámbito económico en curso
legal, pudiéndose contar con ello en el corto plazo para asumir distintas obligaciones de pago.

A menudo el efectivo es la forma más corriente de encontrar el dinero en el día a día. A grandes rasgos,
es común hablar de efectivo como el dinero del cual se puede disponer en un plazo menor para realizar
diferentes transacciones o pagos cotidianos.

Desde el punto de vista de la empresa, es importante tener en cuenta el concepto de liquidez del dinero,
ya que el concepto de efectivo está estrechamente ligado a este último como forma de disposición de
activo circulante. En otras palabras, aquellos recursos que una sociedad puede transformar en dinero en
periodos menores de tiempo.

Por este motivo, es necesario destacar que el dinero en efectivo no es solamente aquel del que
disponemos en forma de billetes y monedas, como a menudo suele entenderse coloquialmente, sino
que también sería del que disponemos en una cuenta corriente, por ejemplo.

Otra modalidad de efectivo significativo es aquel que puede provenir de documentos de pago a nuestro
favor. Un ejemplo típico de este punto es el de los cheques aún no cobrados o de pagarés.
La menor o menos disposición de efectivo por parte de las personas o las sociedades condicionará en
gran medida su capacidad de pago y los plazos en los que desarrollen sus respectivas actividades
comerciales o económicas.

PARTIDAS QUE SE CONSIDERAN EFECTIVO:

Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a continuación:

• Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país,
con las limitacionesque la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley
General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.

• Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa.

• Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de

viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentosde crédito de cobro inmediato, aceptados por
los bancos, que legalmente posea la Empresa.

• Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.

CAJA

En esta cuenta se registrará el dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas de crédito que entren
en la empresa. Se abonará al depositar en elbanco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo.

Generalmente Cajatiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se emplea para registrar los
pequeños desembolsos en efectivo.

BANCOS

Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las denominadas cuentas corrientes
bancarias. Con los Bancos se suelen realizar diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la
cuenta que controle esa operación deberá complementarse con unapellido.

Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados.

EFECTOS POR COBRAR

La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente formalizados que representen

créditos a favor de la empresa. Los documentos negociables más importantes que se controlan por
intermedio de esta cuenta son los denominados letras de cambio o giros y los pagarés. Para que
seanregistrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer
una deuda y comprometerse a cancelarla a suvencimiento o a la vista.

CUENTAS POR COBRAR

Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la aceptación de letras de
cambio o pagarés sino por medio de facturas emplearemos Cuentas por Cobrar.

INVENTARIOS DEMERCANCIAS

Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancías o simplemente Inventarios, la

emplearemos para reflejar el valor de las mercancíaspropiedad de la empresa adquiridas o producidas
con la intención de venderlas.

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar todas aquellas cantidades que
hemos pagado por anticipado acuenta de futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que
nos obligan a emplear esta cuenta. Por ejemplo las pólizas de seguros se suelen pagar por adelantado y
no será justo que carguemos como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que
corresponden a meses sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:
• Seguros Pagados por Anticipado• Intereses Pagados por Anticipado

• Impuestos Pagados por Anticipado

Partidas que no forman parte del efectivo

Partidas que no forman parte del efectivo Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen
características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de
deudas u obligaciones por parte de la empresa. En términos generales, no deberá ser tratado como
efectivo lo siguiente: No será Efectivo en Caja: Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con
que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan
extracciones de dinero.

El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más bien como uentas por cobrar. Cheques Post-
fechados: se trata de cheques ‘wp next pase cuyo origen puede s OF8 provienen de los sigu te 1) Un
empleado emit n cie » corriente pero, como emite con fecha post más corrientes ropia cuenta iene
fondos, lo o que se lo cambie por efectivo. por supuesto, tal cheque permanece en la caja hasta tanto
llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo en un banco. 2) Un cliente paga una deuda con un
cheque post- fechado.

Este es un caso similar al anterior. El cajero deberá mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en
que pueda ser cobrado o depositado. En ambos casos, sas partidas deben segregarse del efectivo y,
como se dijo anteriormente, ser presentadas d Swl>e to vlew next page dentro del grupo de cuentas por
cobrar respectivas. Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y
recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de haber sido depositados en
un banco.

Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto a ello, se
recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo de la causa por la que el cheque fue de vuelto.
1) Cheques devueltos por falta de fondos: En este caso, el cheque evuelto no debe ser considerado como
efectivo, ya que la no disponibilidad de fondos en el banco así lo exige. 2) Cheques devueltos por causas
diferentes a la no disponibilidad de fondos: En oportunidades, un chequees devuelto por causas
diferentes a la de no disponer defondos.
Tales serían los devu eltos por endosodefectuoso, firmas defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En
estos casos, los cheques devueltos podrían ser considerados como efectivo y presentados como tal,
siempre que la causa por la que el cheque fue de vuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.
Estampillas Fiscales y de Correos: Es obvio que tales estampillas no son aceptadas como un sello común
de pagos. Por ello, deben ser separadas del efectivo y ser presentadas en el balance general como
«existencia de estampillas» en la sección de gastos prepagados del activo circulante.

No será Efectivo en Bancos: Depósitos bancarios a plazo fijo: Es obvio que cuando una empresa hace
cualquier Efectivo en Bancos: empresa hace cualquier depósito de dinero en una institución financiera a
plazo fijo, significa que no podrá disponer de esos recursos hasta tanto venza el plazo convenido. Por
supuesto, si el plazo fijo es menos de un año, el monto de esos depósitos deberá mostrarse en el activo
circulante, pero en un rubro diferente a efectivo. En caso de que el plazo sea mayor de un año, será
presentado fuera del activo circulante, en el grupo de inversiones permanentes o a largo plazo.

Depósitos bancarios congelados: Se trata de los casos en que una empresa mantienen depósitos de
dinero en instituciones financieras que se hayan declarado en suspensión de operaciones, o hayan sido
intervenidas por las autoridades competentes. Casos representativos de este tipo de depósitos on
aquellos que cualquier empresa mantenga, por ejemplo, en el Banco de Fomento Comercial, los cuales
fueron intervenidos y, hasta la fecha de publicación de este texto, permanecían en ese estado.

Depósitos bancarios para fondos especiales: En oportunidades, la empresas crean fondos especiales a
través de depósitos en bancos, con el objetivo de hacer frente a cualquier obligación futura tal como
adquisición de activos fijos, amortización o reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y
jubilaciones o para cubrir los costos de un juicio que está pendiente de sentencia, en caso de que se
pierda. Estos depósitos 3 costos de un juicio que está pendiente de sentencia, en caso de que se pierda.

Estos depósitos especiales deberán ser presentados en el grupo de otros activos del balance general, a
menos que esos fondos vayan a ser utilizados antes de un año en los fines previstos. En este caso, serán
mostrados dentro del activo circulante, pero siempre segregados del efectivo. Depósitos en bancos
extranjeros restringidos: Cuando se tiene depósitos en bancos de otros países y por diferentes razónes
está restringida la disponibilidad de esos fondos, deberá también egregarse del efectivo el monto que
corresponda, y ser presentado más bien como otros activos.

La administración del efectivo La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier

negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa
contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente
invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto
de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a a función de planeación y además con el fin
de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal
invertidos o hurtados. La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de
todos los activos de la empresa. El efectivo es el activo más líqul decir de la y protección de todos los
activos de la empresa. El efectivo es el activo más líquido de un negocio.

Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados
utilicen el dinero de la compañía para uso personal. La administración del efectivo es una de las áreas
más importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la
empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su
vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de
fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgos de una «crisis de solvencia».

Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en
efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es l común denominador al que pueden
reducirse todos los activos liquidos. Cálculos de los saldos de efectivos deseables El objetivo de la
gerencia debe ser mantener saldos de efectivo para transacciones e inversiones en valores negociables
que contribuyan a mejorar el valor de la empresa. Si los niveles de efectivo o de valores negociables son
demasiado altos, la rentabilidad de la empresa será menor que si se mantienen en niveles óptimos.

Las empresas pueden establecer cálculos cuantitativos o procedimientos subjetivos con el fin de
determinarlos saldos adecuados de efectivo para tran 5 procedimientos subjetivos con el fin de
determinarlos saldos adecuados de efectivo para transacciones. Ej. Un modelo subjetivo podría ser
mantener un saldo transaccional equivalente a un 10% de las ventas pronosticadas para el mes
siguiente, si la cantidad pronosticada de ventas es de $500,000, la empresa mantendría un saldo de
efectivo de $50,000.

Nivel de inversión en valores negociables Además de ganar un rendimiento sobre fondos ociosostem
poralmente, la cartera de valores negociables sirve como una reserva de seguridad de efectivo, que se
puede usar para satisfacerlas demandas inesperadas de fondos. El nivel de la resenta de seguridad es la
diferencia entre el nivel de liquidez que desea la gerencia y el saldo de efectivo para transacciones que
determina la empresa. Ej. si la empresa desea mantener $70,000 de fondos líquidos y un saldo de
efectivo para transacciones de $ con una reserva de seguridad de $20,000 en forma de valores
negociables.

El primer requisito para poder administrar el efectivo, es conocer tanto la forma en que éste se genera,
como la manera en que se aplica o el destino que se le da. Esta información la proporciona el estado de
flujo de efectivo. Este estado informa, por una parte, cuáles an sido las principales fuentes de dinero de
la empresa (en donde ha conseguido el dinero) durante un período determinado de tiempo y por otra
parte, que ha hecho con él (en qué lo ha aplicado) durante un periodo determinado de tiempo y por otra
parte, que ha hecho con él (en qué lo ha aplicado).

El dinero generado básicamente por cobros a clientes derivados de la venta de inventarios o de la

prestación de servicios, menos los pagos a proveedores y las erogaciones para cubrir los costos
necesarios para poder vender, comprar y producir los artículos vendidos durante el período cubierto por
la información, es el efectivo neto enerado por la operación. La capacidad para generar efectivo por
medio de la operación, permite determinar, entre otras cosas, el crecimiento potencial de la empresa y
su salud financiera.

Además de esta fuente, como ya sabemos, existen otras:- Pasivos- Aportaciones de los socios (aumentos
de capital)- Venta de inversiones. En adición a la operación, el efectivo se puede aplicar a:- pagar deudas-
Repartir dividendos- Reembolsar capital a los accionistas- Invertir La inversión en activos (clientes,
inventario, activo fijo) es dinero «almacenado». De aquí pues que en finanzas existe el aforismo que
dice: Antes de que vayas a solicitar un préstamo al bancobusca el di nero que tienes amarrado en
cartera, eninventarios o en otros activos». ?Quién es el responsable de administrar el flujo de efectivo?
Como ya quedó anotado, la mayo ia de las actividades de laempr esa van encaminadas a afectar, directa
e indirectamente, el flujo de la empresa. Consecuentemente, su administración es tarea en la cual están
involucradas todas las empresa. Consecuentemente, su administración es tarea en la cual están
involucradas todas las personas que trabajan en la empresa. Lo que cada individuo haga (o deje de
hacer) va afectar de una manera u otra el efectivo de la empresa.

Por ejemplo:- El fijar el precio de venta para los inventarios afectará el flujo de efectivo, ya que el precio
influye sobre el tiempo en que se venda y consecuentemente, sobre el monto de efectivo que se
generará. – Al definir y decidir a quién se le venderá a crédito y en qué términos y bajo qué condiciones,
determina el tiempo en que el dinero derivado de las ventas a crédito durará «almacenado» en cartera y
su monto. – El dar motivo para que el cliente esté insatisfecho, obtenga una queja en contra de nuestra
empresa, provocará que sus pagos e demoren hasta que su insatisfacción haya sido eliminada. La
negociación con los proveedores definirá tanto los montos de los pagos como la frecuencia o rapidez de
los mismos. – El nesgo que se esté dispuesto a correr ante la posibleeventuall dad de no contar con la
materia prima requerida por producción, o los artículos necesarios para cubrir los pedidos de los
clientes, asf como el tiempo que toma la conversión de la materia prima en un articulo terminado, define
el nivel de inventarios y los inventarios son dinero almacenado en materia prima y en artículos
terminados.

Control Interno del Efectivo.

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las
actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por
objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

División del trabajo

Delegación de autoridad

Asignación de responsabilidades

Promoción de personal eficiente

Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un
banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja

Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

Operaciones en el mostrador (ventas)

Ingresos ejecutados por cobradores

Remesas por correos

Podemos establecer que el área de efectivo comprende:

Caja y Banco

La caja se divide en dos:

Caja chica

Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no
requieren uso de un cheque.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho
límite, se deberán pagar con cheques.

Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la
Caja Principal.

La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.

El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los
comprobantes pagados por la Caja Chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por
otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

formas de presentar un balance

Las formas de presentación del balance general son:

En forma de cuenta.- es la presentación más usual; se muestra el activo al lado izquierdo, el pasivo y el
capital al lado derecho, es decir: activo igual a pasivo más capital.

En forma de cuenta.- Conserva la misma fórmula pero invertida; es decir, capital más pasivo es igual a
activo. El estado muestra en el lado izquierdo y en primer término al capital y en segundo término al
pasivo; a la derecha los activos principiando por los no circulantes y terminado con los circulantes.

En forma de reporte.- Es una presentación vertical, mostrándose en primer lugar el activo,

posteriormente el pasivo y por ultimo el capital, es decir activo menos pasivo igual a capital.

En forma de condición financiera.- Se obtiene el capital de trabajo que es la diferencia entre activos y
pasivos circulantes; aumentando los activos no circulantes y deduciendo los pasivos no circulantes.

En función a su grado de análisis, el balance puede clasificarse en analítico y condensado. En términos

generales, se puede decir que en la forma analítica se detallan las partidas que forman ciertos grupos, en
el balance condensado se indican los conceptos en grupos generales, por ejemplo, la inversión total en
los terrenos, planta o equipo

3.1 Concepto de Efectivo en caja

La cuenta efectivo en caja al igual que todas las cuentas que conforman el renglón del efectivo es una
cuenta de activo y por ende es de origen deudor, en la cual vamos a registrar las entradas del dinero que
recibe una empresa y las salidas del mismo en forma de depósito a la cuenta bancaria del negocio.

Entonces podemos decir que la dinámica contable de esta cuenta consiste en que se debita por los
valores que se reciben (recibo de caja) y se acredita por los valores que depositamos (volantes de
depósitos) en la cuenta bancaria, siendo por lo general su saldo cero (véase medidas de controles
internos) al cierre de cada mes o cierre anual.

La mayoría de los negocios reciben entrada de dinero de tres fuentes principales, la cuales para fines de
análisis y ejemplos detallamos a continuación:
· Ventas al contado

· Cobros a clientes

· Otros ingresos

En resumen la cuenta de efectivo en caja funciona como una cuenta receptora y controladora del
efectivo que captan las empresas ya sea por sus operaciones normales, como por otros conceptos y el
documento fuente a través del cual se recopilan estas operaciones es el recibo de caja.

En los siguientes apartados veremos en detalle y con ejemplos la dinámica de la cuenta de caja por cada
una de las tres formas de entrada de dinero al negocio.

El Efectivo:

Es todo aquello que es aceptado como medio de pago por los bienes o servicios adquiridos y/o
utilizados cuya disponibilidad no tiene restricción alguna. Por ello son considerados como efectivo:

1. En Caja:

a. Monedas y billetes de curso legal

b. Monedas y billetes de otros países que se puedan convertir en moneda nacional.

c. Cheques de cualquier tipo,

d. Cualquier otro documento de inmediata convertibilidad en dinero, tales como facturas de tarjetas de
crédito.

2. En Banco:

a. Cuentas de ahorro a la vista

b. Cuentas Corrientes

c. Cuentas de ahorro a la vista y Cuentas Corrientes en el exterior, siempre y cuando no existan

restricciones para su disponibilidad.

d. Cheques de la empresa que aún no hayan sido entregados a sus beneficiarios.

El concepto de caja en el ámbito contable se aplica para referirse a la parte de la cuenta donde se
registran las entradas de dinero en efectivo o por cheques o en valores representativos de sumas
dinerarias, y los egresos también de dinero efectivo o de cheques. Tiene por finalidad ordenar las
entradas y salidas de dinero.

Figura todo el ingreso y el egreso que no se halla en la cuenta Bancos, dinero este último que no se tiene
disponibilidad inmediata. Cuando se vende a crédito no se registra ese ingreso pues debe esperarse para
efectivizar el cobro.

El Libro de Caja, es un libro auxiliar aunque obligatorio, es un registro contable que muestra la liquidez
de una empresa, su disponibilidad de efectivo en el tiempo, certificados con los debidos comprobantes
que justifican el ingreso o el egreso.

En el sector izquierdo del Libro de Caja se consignan bajo la columna titulada “Debe” los ingresos y
cobros efectivos o por cheque, mientras a la derecha, en el “Haber” van las erogaciones por pagos o
gastos, y depósitos bancarios, más los cheques emitidos, consignando además la cuenta de la que
salieron los fondos o a la que ingresaron. Cada cuadro se completa con el mes y el año de la transacción
que figuran en la parte superior del cuadro correspondiente.

La cuenta “Caja” se acredita cuando un pago es efectuado, y se debita la cuenta cuando se produce la
recepción del dinero efectivo o en cheque.

Cada mes las operaciones de este libro auxiliar se trasladan a un libro principal, llamado “Diario”.

ARQUEO DE EFECTIVO EN CAJA

Un arqueo del efectivo consiste en hacer un cuadre de este renglón, contarlo y compararlo con los
comprobantes, en la práctica se hacen arqueos de caja general y de caja chica.

Desde el punto de vista de la gerencia el arqueo es un procedimiento para determinar si los controles
establecidos se están llevando a cabo en el manejo de los recursos de efectivo manejado por el cajero
general o por el custodio del fondo de caja chica.

El arqueo de efectivo debe realizarse cada cierto tiempo de manera sorpresiva por parte de una persona
autorizada de la empresa, que se diferente de la persona responsable del manejo de los fondos.

Si nos referimos a un arqueo de caja, entonces podemos decir que consiste en el análisis de las
transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo
que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales.

El procedimiento seguido en los arqueos de caja consiste en contar el dinero que está físicamente en la
caja y compararlo con la sumatoria de los recibos elaborado en el día que se practica el arqueo con el
objetivo de determinar si en caja se encuentra todo el efectivo que se ha recibido hasta el momento del
arqueo.

Si por el contrario el arqueo se realiza a la caja chica entonces, deberá contarse el efectivo contenido en
la caja chica y sumarle los vales de caja chica que se consideran como efectivo para estos fines y el total
compararlo con el monto del fondo.

Como el arqueo es una comparación, lógico es pensar que producto del mismo se puede obtener como
resultado un sobrante o un faltante en el arqueo de los recursos de que se trate.

5.2 Sobrantes de caja

Los sobrantes de caja se producen cuando en el arqueo, sea de caja o de caja chica los valores
arqueados, es decir contado, exceden a los montos que, según los documentos y los registros deben
estar contenidos en esa cuenta.

En forma práctica se producirá un sobrante de caja, cuando la suma del efectivo contado mas los vales
de caja son mayores que la suma de los recibos de caja general; o bien cuando la suma del efectivo mas
los vales de caja chica exceden al monto del fondo.
En los casos de sobrantes en caja es recomendable que se ingrese a caja y se documente con un recibo
de caja, asumiendo que en el arqueo se produjo un sobrante de RD$118.00 (Ciento dieciocho pesos),
debe acreditarse dicho valor a la cuenta de ingresos sobrantes en caja, según mostramos en el siguiente
asiento de diario:

5.3 Faltantes de caja

Los faltantes de caja a diferencia de los sobrantes se producen cuando en el arqueo, sea de caja o de caja
chica la suma de los valores arqueados, es decir contado, es menor que los montos, que según los
documentos y los registros deben estar contenidos en esa cuenta.

En forma práctica se producirá un faltante de caja, cuando la suma del efectivo contado mas los vales de
caja son menores que la suma de los recibos de caja general; o bien cuando la suma del efectivo mas los
vales de caja chica es menor al monto del fondo.

El tratamiento contable de los faltantes varia de una empresa a otra según la política establecida al
respecto, en algunos casos se asume el faltante como un gasto de la empresa y en algunos otros casos se
le cobra al responsable de la custodia, en este caso al cajero general o al custodio del fondo de caja
chica. Siempre recomendamos el segundo procedimiento a partir de un monto establecido como
política.

En los casos de faltantes, cuando se le cobra al responsable de la caja o de la caja chica, debe
documentarse con un vale de caja o en su defecto emitirse un cheque por el monto del faltante.

Asumiendo que en el arqueo se produjo un faltante de RD$526.00 (Quinientos veintiséis pesos), y se

emite un cheque, debe debitarse dicho valor a la cuenta por cobrar del empleado, según mostramos en
el siguiente asiento de diario:

3.3 Control Interno de Caja General.

Para hablar de los controles internos del área de caja, primero vamos a comentar que los controles
internos son un conjunto de medidas adoptadas por una empresa con la finalidad de:
1. Salvaguardar los activos.

2. Motivar a los empleados a seguir las políticas de la empresa.

3. Promover la eficiencia operativa.

4. Asegurar registros contables exactos y confiables

Entre las medidas que una empresa debe adoptar están aquellas que tiendan a proteger este recurso
contra pérdida y robo, tales como:

v Elaborar un recibo de caja por los valores recibidos

v El recibo debe estar prenumerado

v Etc.

Estas medidas se implementan en muchos casos para evitar el fraude. El NEPAI define el fraude como:

“Cualquier acto ilegal caracterizado por el engaño, ocultación o violación de confianza. Estos actos no
requieren la aplicación de amenaza de violencia o de fuerza física.

Los fraudes son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios,
para evitar pagos o pérdidas de servicios o para asegurarse ventajas personales o de negocios.” (Ayala)

Tratamiento Contable

1. Es la forma en que las empresas contabilizan las operaciones tal es el caso de el asiento contable que
es denomina a cada una de las anotaciones o registros que se hacen en el Libro diario de contabilidad ,
que se realizan con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación
cuantitativa o cualitativa en la composición del Patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento
en las cuentas de una empresa.

2. En el sistema de partida doble cada asiento se compone al menos de dos anotaciones: una al debe y
otra al haber. Estas dos posiciones hacen movimientos inversos, y afectan al activo o al pasivo, y se
fundamentan por el hecho de que todo apunte afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento tiene
una contrapartida. :

3. Aspectos generales que debe llevar un asiento o registro contable es:  Fecha de la anotación. 
Número que hace el asiento a lo largo del ejercicio.  Cuentas que intervienen (con su código y
denominación).  Importes asociados a cada cuenta, señalando si son cargos o abonos.  Breve
descripción de la operación.

4. Formato más común de asiento o registro contable Nombre del negocio Fecha:_____________
Comprobante de diario N°_________ Codigo Concepto Parcial Debe Haber

5. Descripción Nuestra empresa efectúa una compra de mercaderías. Deberemos añadir al importe de la
compra el porcentaje de IVA que corresponda en cada caso dependiendo del tipo de mercadería que
estemos adquiriendo. En primer lugar debemos contabilizar el gasto en la cuenta del proveedor con el
que hayamos concertado la compra y seguidamente contabilizaremos el pago. Supongamos por ejemplo
que realizamos una compra de 10.000 euros en mercaderías sujeta a IVA pagándose posteriormente a
través de caja.

6. El registro queda de la siguiente manera: Registro # 1 Concepto Parcial Debe Haber Compra de
mercadería € 10.00 IVA soportado € 2.10 Proveedores € 12.10 Para contabilizar el gasto en la cuenta del
proveedor Registro # 2 Proveedores € 12.10 Caja € 12.10 Para contabilizar el pago

7. Descripción Nuestra empresa efectúa una compra de mercaderías. Deberemos añadir al importe de la
compra el porcentaje de IVA que corresponda en cada caso dependiendo del tipo de mercadería que
estemos adquiriendo. En primer lugar debemos contabilizar la venta en la cuenta del proveedor con el
que hayamos contratado la operación, y seguidamente la aceptación del efecto comercial que tenemos
pendiente con el proveedor. Supongamos por ejemplo que realizamos una compra de 10.000 euros en
mercaderías sujeta a IVA girándonos el proveedor un efecto comercial (letra de cambio) para su
aceptación y posterior pago. También contabilizaríamos así el caso en el que remitiéramos al proveedor
un pagaré con vencimiento futuro.

8. El registro queda de la siguiente manera: Registro # 1 Concepto Parcial Debe Haber Compra de
mercadería € 10.00 IVA soportado € 2.10 Proveedores € 12.10 Para contabilizar la compra en la cuenta
del proveedor Registro # 2 Proveedores € 12.10 Proveedores efectos comerciales pagar € 12.10 Para la
aceptación del efecto comercial que Tenemos pendiente con el proveedor

9. es un registro de todas las transacciones monetarias producidas entre un país y el resto del mundo en
un determinado periodo.1 Estas transacciones pueden incluir pagos por las exportaciones e
importaciones del país de bienes, servicios, capital financiero y transferencias financieras. La balanza de
pagos contabiliza de manera resumida las transacciones internacionales para un período específico,
normalmente un año, y se prepara en una sola divisa, típicamente la divisa doméstica del país
concernido. Las fuentes de fondos para un país, como las exportaciones o los ingresos por préstamos e
inversiones, se registran en datos positivos. La utilización de fondos, como las importaciones o la
inversión en países extranjeros, se registran como datos negativos.

10. Cuando todos los componentes de la balanza de pagos se incluyen, el total debe sumar cero, sin
posibilidad de que exista un superávit o déficit. Por ejemplo: Si un país está importando más de lo que
exporta, su balanza comercial estará en déficit, pero la falta de fondos en esta cuenta será contrarrestada
por otras vías, como los fondos obtenidos a través de la inversión extranjera, la disminución de las
reservas del banco central o la obtención de préstamos de otros países.

11. es el circuito a través del cual los fabricantes ponen a disposición de los consumidores los productos
para que los adquieran. La separación geográfica entre compradores y vendedores y la imposibilidad de
situar la fábrica frente al consumidor hacen necesaria la distribución (transporte y comercialización) de
bienes y servicios desde su lugar de producción hasta su lugar de utilización o consumo. La importancia
de éste es cuando cada producto ya esta en su punto de equilibrio y está listo para ser comercializado.

12. Es aquel en que posiblemente se utilice un distribuidor exclusivo; este venderá a un mayorista, quien
a su vez, le venderá a los minoristas independientes y, finalmente, estos últimos a el consumidor. Lo
relevante en este caso es la exclusividad que tiene el distribuidor.

13. En este canal se exporta a las empresas privadas que compran para revender a cooperativas
minoristas, como tiendas de consumo institucionales. Aquí se observa la disminución de un canal y,
teóricamente, mejores precios para los consumidores.

14. Como canal, de cadena de tiendas es sumamente atractiva para las empresas exportadoras, por
cuanto puede representar una amplia cobertura en el mercado debido a su ubicación. Casi siempre en
las principales ciudades y a los volúmenes que solicitan, lo cual será beneficioso para las empresas
exportadoras.

15. Este canal no se utiliza mucho en nuestro medio e implica la exportación de empresas que venden
por correspondencia. Estos obtienes pedidos de sus clientes por medio de catálogos, y el envio de la
mercadería y los pagos del comprador se hacen por correo.

16. Este canal vende a las empresas estatales nuestros productos, es decir, a las tiendas del gobierno, las
cuales, finalmente , le venden a las usuarios o funcionarios público en general .

17. Este ultimo canal corresponde a la exportación a través de un importador determinado, quien vende
a minoristas especializados y estos, a su vez, al consumidor final. En este caso se asume que el
importador no cuenta con el otorgamiento expreso de exclusividad en el territorio, por lo tanto, pueden
haber otros importadores en el mercado.

18. Distribuidor Minoristas exclusivo Mayoristas independientes Central de Cooperativas de compras

privadas minoristas Cadena de tiendas EXPORTADOR CONSUMIDOR Empresas de venta por
correspondencia Organización de Cadena de tiendas compra gubernamentales de gobierno
Importadores Minoristas especializados

La Caja Chica

Es la constituida por una suma pequeña de dinero en efectivo asignada para afrontar los gastos diarios o
pagos pequeños o “del momento” no previstos en el presupuesto de una empresa, comercio u
organización gubernamental, con el fin de resolver situaciones cotidianas urgentes que no permiten
seguir los trámites habituales de autorización de gastos y que por ser de poco monto, deben resolverse
de inmediato para evitar perjuicios mayores y agilizar la gestión en curso. Esta cuenta no se moviliza sino
al momento de ser creado el Fondo Fijo, cuando se decida aumentar o disminuir su monto o al momento
de decidirse su eliminación.

El monto de este fondo se determinará mediante un estudio que deberá comprender los siguientes
aspectos:

1. Monto Máximo de los pagos que se harán.

2. Periodicidad con que se hacen los pagos.

3. Monto máximo de los vales a trabajadores y cantidad de trabajadores a los que se le concederán.

4. Periodicidad de la reposición aunque en algunos casos ésta vendrá dada, no por el tiempo sino, por
la necesidad ante la escases de efectivo, pues esta suele hacerse cuando su monto llega al mínimo
establecido.

Así pues, el fondo disponible en Caja Chica es fijo y reducido y en cada empresa, comercio u organización
se determina su monto de acuerdo a las necesidades que se crea se tengan que afrontar a diario. Es
empleado en situaciones que requieren solución inmediata y pago en efectivo que no justifique la
emisión de cheques, como por ejemplo: el envío de un documento, sacar fotocopias, servir un refrigerio
a un cliente importante, proceder al arreglo de cerraduras y gastos de viáticos no habituales, entre otros.

Así como también, en el caso de los comercios, este fondo es utilizado para realizar cambios de
monedas, en las empresas para realizar pequeños gastos tales como en los suministros de oficina, donde
se hacen gastos menores en artículos de papelería como papel, bolígrafos, lápices y tinta, entre otros; o
gastos de suministros diarios como podrían ser despachadores de agua potable o café para uso del
personal de la empresa; gastos de mantenimiento diario, como focos artículos de limpieza (detergente,
jabón, papel sanitario, gel anti bacterial); gastos en los que no se puede usar otra forma de pago más
que efectivo, como algunos proveedores agropecuarios que surten tiendas o comercios o en el pago de
servicios de mantenimiento, en el caso en el que la empresa o persona que realiza este trabajo no
acepte otra forma de pago.

El custodio o responsable de la administración de la Caja Chica, deberá requerir y conservar los

comprobantes o recibos numerados correspondiente a la cantidad que sea utilizada para cualquier gasto
por mínimo que este sea, para que al momento de solicitar la reposición de los gastos, pueda hacer la
rendición de cuenta respectiva. Y cuando el fondo tienda a agotarse, cada fin de mes o al cierre de libros,
se repondrá con un cheque a su nombre y se cargará a cada una de las cuentas que dieron origen a los
desembolsos de caja chica, de acuerdo a los respectivos comprobantes.

Así mismo, el Custodio, nunca deberá recibir dinero y en caso de recibirlo, deberá depositarlo
integro en la cuenta bancaria de la empresa y deberá llevar un mayor auxiliar para registrar todas las
operaciones realizadas con este fondo y saber en todo momento cuanto es su saldo.

CREACION DE LA CAJA CHICA

La creación o apertura de caja chica se realiza a través de la emisión de un cheque a nombre del custodio
del fondo fijo, quien es responsable de manejar ese dinero en efectivo. La cuenta Caja Chica representa
el efectivo más disponible que posee la empresa, para realizar pagos menores y recurrentes.

MANEJO DEL FONDO DE LA CAJA CHICA

El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para hacer
pagos menores o de cuantía pequeña, que si los hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la
funcionabilidad adecuada para efectos operativos.

En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de
cheques. Esto más que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de
venta, y en algunos casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas
centrales.

Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creación del fondo y el
reembolso. Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibe lleva un vale de caja chica
debidamente autorizado y este vale se incluye en lugar del dinero que se ha entregado.

El siguiente es un modelo sencillo de vale de caja chica.

Reembolso o reposición de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relación de gastos junto con los comprobantes, y el administrador le
emite un cheque por el monto total del reembolso este debe hacerlo efectivo para poder disponer del
monto establecido en la Caja Chica para realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer con dinero
efectivo, sino a través de un cheque. El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar todas
aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o recibo entregado junto con la relación hecha por el
cajero y se abona el total a la cuenta de banco.

Faltantes de Dinero

En el caso de que ocurriese un faltante de la caja chica el encargado de la custodia del fondo debe
proceder a:

ü Reintegrar en el acto, la cantidad de dinero correspondiente.

ü Indicar el hecho en la hoja de arqueo diario, mismo que debe ser firmado por la Jefatura Superior,
previa comprobación de lo sucedido.

La cuenta caja chica NO SE MOVILIZA sino al momento de ser creado el fondo fijo, o cuando se decida
aumentar o cuando se decida aumentar (o disminuir) su cuantía o al momento de decidirse su
eliminación.

Se creara con un cargo a la cuenta de Caja Chica y con un abono al Banco X y nunca más se movilizara
dicha cuenta con las excepciones indicadas

En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que se harán por medio
de esta caja durante un período determinado establecerán el monto del fondo fijo con el que operará
dicha caja, así como la cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso.

SOBRANTE DE CAJA CHICA

Como su nombre lo indica, el sobrante de caja es un dinero sobra, que no debería estar en la caja, en
razón a que no corresponde a los valores que de acuerdo a la contabilidad deben estar en la caja.
Los sobrantes de caja se pueden presentar por error en el cobro o pago de obligaciones, por tanto, si ello
significa que una obligación no se pagó completamente, o que una deuda fue cobrada en exceso, se
debe contabilizar en un pasivo.

Ha sido costumbre que los sobrantes de caja se contabilicen como un ingreso [cuenta 429553], algo que
no siempre es adecuado ni prudente.

Si por ejemplo a un cliente se le ha cobrado más de lo que correspondía, o el cajero se ha equivocado en

entregar el cambio, es posible que el cliente presente una reclamación y la empresa deba reconocerle lo
cobrado en exceso.

En un caso así, ese sobrante de caja debe contabilizarse como una contingencia [cuenta 263515], cuenta
que corresponde a un pasivo.

Si lo que ha sucedido es que se por error no se pagó una obligación completamente, la parte no pagada
y que figura como sobrante de caja, continúa siendo una obligación para con el proveedor o el acreedor.

En este caso, se puede contabilizar también como una contingencia, o hacer el respectivo ajuste a la
cuenta del proveedor o del acreedor, según corresponda.

Si pasado un tiempo prudencial el cliente o proveedor afectado por el error de la empresa, no presenta
su reclamación, entonces si se procede a llevar al ingreso el sobrante respectivo, para lo cual se debita la
cuenta del pasivo y se acredita la cuenta de ingresos.

Si el sobrante de caja es por un valor insignificante (carece de materialidad), se puede llevar

directamente como ingreso, puesto que no afectará de forma importante los estados financieros de la
empresa ni las obligaciones de ésta.

Los sobrantes de caja no son una situación normal, y en lo posible no deben suceder, puesto que son el
resultado de la falencia de algún proceso llevado a cabo en la empresa.
Sobre el efectivo se debe realizar un control constante y estricto, debido a que se pueden presentar
situaciones como, por ejemplo, que el empleado se apodere del sobrante de caja, y después de una
reclamación, la empresa deba responder por ese dinero. O que el empleado simule o provoque
intencionalmente un sobrante de caja, con el objetivo de apoderarse de esos dineros con posterioridad.

Como comentario final, los ingresos por sobrantes de caja no causan el impuesto a las ventas, pero sí
están gravados con el impuesto de renta.

Arqueo de Caja Chica

Consiste en hacer el conteo físico de las existencias en caja y la comparación del resultado con el
saldo contable. No debe hacerse con previo aviso sino en forma sorpresiva; tampoco con frecuencia
periódica, es decir por ejemplo, cada Viernes o cada quince días, por el contrario, debe ser hecha menos
esperada por el cajero; se hará con la presencia del custodio de la caja o cajero y de un testigo, debe ser
contado o arqueado todo lo que allí se encuentre y de ello se debe dejar constancia escrita debidamente
firmada por las tres personas presentes: el custodio, el funcionario que practicó el arqueo y el testigo. En
caso de existir varias cajas en la empresa, deberán ser arqueadas en forma simultanea para evitar
traslados de fondos de una a otra (Ver Formato de Arqueo de Caja Chica en página siguiente).

Control Interno de Caja Chica

Por Control Interno, estos fondos, pueden ser objeto de Arqueos sorpresivos, por lo que es
recomendable llevar un registro sistematizado y un adecuado control de gastos, para lo que pueden
establecerse entre otras las siguientes normas:

1. Fijar un Fondo Fijo

2. Nombrar a una persona, llamada “Custodio”, que será responsable de su operación.

3. Los cheques para la creación del fondo y su reposición deberán ser emitidos a nombre de la persona
responsable o custodio.

4. Establecer un monto máximo de los pagos que se realicen con este fondo.

5. La reposición será hecha previa la aprobación de una persona autorizada que revisará todos los
comprobantes anexos y estampará en ellos un sello de “CANCELADO” o “REPUESTO”, con la finalidad de
evitar repeticiones en futuras reposiciones.
6. Los cambios de cheques no deben ser permitidos, pero si esto ocurre, los mismos deben ser
emitidos a nombre del Custodio para su cambio inmediato.

7. Una norma efectiva de Control Interno es hacer Arqueos sorpresivos.