Caja General

Es allí donde se realiza el reconocimiento de los ingresos en dinero de la actividad operacional y no operacional. En el
momento que se realice una salida de dinero se limitara a las consignaciones en bancos, para llevar el debido control.
Solo se admiten cheques que se conviertan en efectivo inmediatamente, no se aceptaran recibos, ni cheques sin fondos.
Ejemplo de dinero disponible en caja:
El día viernes 3 de Marzo uno de los clientes de Kokedermac SAS, realiza el pago de una de sus facturas, por valor de
$1.500.000.
Fecha Cuenta Débito Crédito

3-mar Disponible-Caja general 1.500.000  

cuentas comerciales por cobrar y

  otras cuentas por cobrar corrientes   1.500.000
Dinero disponible en efectivo
 
Bancos:
Entidad financiera que presta el servicio a una persona natural o jurídica, a través de un contrato de apertura de una
cuenta corriente o de ahorros, el titular de la cuenta podrá realizar diferentes movimientos como son transacciones y
giros de cheques. Cualquiera de los dos movimientos le permitirá a el dueño de la entidad realizar pago en efectivo a los
acreedores comerciales, la entidad financiera en el momento que se realice una transferencia este expedirá un
comprobante donde indique la fecha, hora y nombre de la persona o entidad a la que se le realizo el depósito de dinero.
El valor disponible en el banco se obtendrá en el extracto de la cuenta bancaria junto con el respectivo auxiliar de la
cuenta bancos.
Ejemplo de dinero disponible en bancos.
El 6 de Marzo la empresa Kokodermac SAS, realiza el pago del servicio de Agua y Alcantarillado por valor de $300.000.
Fecha Cuenta Débito Crédito
                
6-mar Disponible-Bancos   300.000
             
  Costos y gastos por pagar 300.000  
Dinero disponible en bancos por lo tanto se pueden realizar pagos a terceros.

 , Caja General:  Definición  Contabilización y dinámicas  Que es un arqueo de caja: quien lo realiza, en qué momento
se realiza, que busca, qué ocurre si no es correcto.  Cuáles son las instrucciones para realizar un arqueo. Caja menor 
Definición  Como se realiza el procedimiento de apertura del fondo de caja menor Bancos  Definición  Contabilización
y dinámicas
Con su GAES visite 3 Bancos diferentes e indague y elabore un cuadro comparativo sobre el tipo de cuentas que se
manejan allí y los beneficios y costos respectivos. Para esto, realice un folleto informativo y socialícelo ante el grupo de
acuerdo con los lineamientos del instructor. 3.3.3 El instructor realizará de una forma didáctica la explicación de la
conciliación bancaria, teniendo en cuenta los siguientes ítems: a. Definición b. Objetivos c. Tipos de conciliaciones d. Qué
son partidas conciliatorias e. Definición Consignaciones en tránsito f. Cheques pendientes de cobro, definición. g. Notas
debito bancarias, definición. h. Notas crédito bancarias, definición.

 Definirá ingreso, egreso, tesorería, flujo de caja operativo, orden de pago, manual de caja.

 Identificará el reconocimiento de rubros conforme a la normativa internacional aplicada.

 Conocerá las funciones de tesorería, los tipos de informes y reportes de órdenes de pago.

 Distinguirá el concepto de transacción bancaria, transferencias y conciliación bancaria.

  Reconocerá el procedimiento para operar aplicativos bancarios.

 Comprende y usa los conceptos de ingreso, egreso, tesorería, flujo de caja operativo, orden de pago, manual de
caja, para en el registro de transacciones según normatividad contable y proceso técnico.

 Realiza reconocimiento de rubros en el proceso de registro de la información contable según la norma

internacional aplicada.

 Explica las funciones de tesorería, los tipos de informes y reportes de pago necesarios para el control de las
operaciones realizadas.

 Diferencia y maneja transacciones bancarias, transferencias, conciliación bancaria, junto con el procedimiento
para operar aplicativos bancarios, según manual operativo y guía técnica.

Efectivo y Equivalentes de Efectivo según las NIIF

 Identificará el reconocimiento de rubros conforme a la normativa internacional aplicada.

• Realiza reconocimiento de rubros en el proceso de registro de la información contable según la norma

internacional aplicada.
 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO SEGÚN LAS NIIF

Efectivo y equivalente de efectivo, es el primer componente del estado de situación financiera de una entidad; el cual
determina la composición de la estructura financiera de la empresa.

Se refiere a todo el dinero ya sea en caja o en bancos que la empresa posea producto de su actividad operacional y no
operacional durante un periodo determinado, representa el activo más líquido que posea la compañía. El objetivo
fundamental de una buena administración del efectivo es poder garantizar la disposición del efectivo suficiente para
pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas.

Ocupa el primer lugar en el estado de situación financiera porque es el activo más líquido de los activos corrientes, pero
también es el más susceptible al robo entre todos los activos y por consiguiente requiere de sistemas de control.

El efectivo está compuesto por dinero en caja y saldo en bancos, hace parte del activo corriente, cuya función es realizar
el respectivo pago de obligaciones a corto plazo. Son los recursos que la empresa mantiene con una disponibilidad
inmediata. Lo que en la Norma Local o Decreto 2650 se denominaba disponible.

Se define el efectivo como el dinero y cualquier otro bien que pueda ser depositado en una cuenta bancaria, como
billetes, monedas, cheques, comprobantes de tarjetas débito y crédito (voucher)

Equivalentes de Efectivo: Este hace referencia a las inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente
convertibles en efectivo y que están sujetos a un cambio significativo en su valor. Comprende las inversiones a corto
plazo de gran liquidez, fácilmente convertibles en importes (valores o cuantías) de efectivo, los cuales se encuentran
sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.

NIC 7 establece una serie de características relacionadas con los equivalentes al efectivo como son las siguientes:

1. Un equivalente al efectivo no se tiene para propósitos de inversión, sino que su propósito es para cumplir los
compromisos de pago a corto plazo;
2. Debe poder ser fácilmente convertible a una cantidad determinada de efectivo;
3. Debe estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor;
4. En el caso de inversiones, deben tener un vencimiento próximo de al menos tres meses o menos desde la fecha de
adquisición.
5. Las participaciones en el capital de otras entidades (acciones) normalmente no se consideran equivalentes al efectivo,
a menos que sean sustancialmente equivalentes al mismo.
6. Los sobregiros bancarios, forman parte de la gestión del efectivo de la entidad (es decir son un equivalente al
efectivo).

En conclusión, los equivalentes al efectivo son parte de la gestión del manejo del efectivo por parte de la entidad, más
que ser una actividad de operación, financiación o inversión.

De acuerdo a lo anterior el rubro (apartado que permite agrupar diferentes cuentas) o cuenta efectivo, y equivalentes al
efectivo comprende lo siguiente:
1. Saldo de caja
2. Saldos en cuentas con entidades financieras
3. Saldos en cuentas en entidades cooperativas
4. Saldos en inversiones en títulos de deuda (bonos de empresas, títulos de tesorería del estado, etc.) que puedan
venderse fácilmente en un mercado, y que se tengan solo con fines de utilizar excedentes de efectivo y no para
inversión;
5. Sobregiros bancarios (en este caso restan el efectivo);
6. Créditos inmediatos, cupos de crédito o créditos de tesorería a corto plazo, siempre que se utilicen de la misma
manera que los sobregiros;
7.Dinero invertido a través de carteras colectivas, fondos de inversión, fideicomisos, encargos fiduciarios, siempre que se
mantengan solo con fines de utilizar excedentes de efectivo y no para inversión;
8. Inversiones en acciones de alta bursatilidad (comercialización, facilidad para comprarse o venderse), las cuales se
puedan vender fácilmente, y siempre que se mantengan solo con fines de utilizar excedentes de efectivo y no para
inversión.

Es decir, un instrumento financiero (contratos convertibles en activos); será una partida equivalente al efectivo, solo si
se mantiene para utilizar los excedentes de efectivo de una entidad y no para propósitos de inversión.
Se utiliza el término inversiones, refiriendo a valores representados en instrumentos de patrimonio de gran liquidez, y a
títulos de deuda de entidades gubernamentales, gobiernos, y entidades financieras.
El término gran liquidez puede referirse a valores que se pueden convertir en efectivo hasta por un periodo de tres
meses.

El manejo del efectivo es uno de los controles fundamentales que se debe tener en cuenta en la administración del
capital de trabajo de una empresa. Esta tarea se encarga al área de tesorería que depende del área funcional de
contabilidad y finanzas en cualquier entidad o unidad económica.

TESORERÍA

Es el área de la empresa que se encarga de operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos de control necesarios
para manejar los recursos financieros de la entidad; atendiendo con oportunidad y competencia las solicitudes de pago
de los diferentes compromisos de la entidad, generando eficacia y eficiencia en el control de los recursos.

Importancia. El área de tesorería tiene una de las funciones más importantes de la empresa como es mantenerse en
contacto con todas las fases de la operación de la empresa y vigilar la efectiva utilización de los recursos. Debe analizar
las diferentes alternativas en cuanto a origen y aplicación de fondos antes de tomar decisiones.

Se hace indispensable tener niveles adecuados de efectivo que garanticen el cumplimiento de obligaciones; y, a su vez
establecer los controles necesarios para el desarrollo normal de las operaciones del negocio.

Cada empresa u organización debe establecer sus políticas de control y manejo de las actividades propias de la gestión
del efectivo y sus equivalentes; estas se plasman en un documento denominado manual de tesorería, en el cual se
indican los lineamientos legales, contables, organizacionales, técnicos, que rigen los procesos que se llevan a cabo en las
operaciones del efectivo y sus equivalentes.

Este manual de tesorería establece las pautas para realizar todos los procedimientos que se llevan en el área,
generalmente constan de las siguientes partes:
 Aspectos generales
 Alcance. Se indican los alcances que tiene la aplicación del manual dentro del área y dentro de la
empresa.
  Marco Jurídico. Describe la normatividad contable, jurídica, técnica y organizacional; así como, los
lineamientos o principios organizacionales, bajo los cuales se crea el manual de procedimientos de tesorería.
 Principios. Corresponde a los criterios que se deben tener en cuenta en la gestión de operaciones
propias del área de tesorería.
 Funciones de la tesorería. Establece cada una de las responsabilidades y funciones que se deben atender en
desarrollo de la gestión de tesorería: manejo de caja, bancos e inversiones. Como, por ejemplo:
 Elaboración de cheques a los diferentes clientes internos y externos.
 Recaudo de dinero por los diferentes conceptos: venta de bienes y servicios, abonos de clientes,
recaudos por ingresos no operacionales.
 Registrar en el libro diariamente los ingresos por los diferentes conceptos.
 Elaboración y consignación diaria de los recaudos del día anterior.
 Verificar el valor recaudado con el consignado.
 Registro de las consignaciones diarias en el libro de caja y Bancos.
 Elaboración del Boletín Diario de Caja y Bancos con sus respectivos soportes.
 Elaboración de Desprendibles de pago de Nómina.
 Presentar los informes con la oportunidad y periodo requerida por los diferentes entes de control.
 Recepcionar y custodiar los dineros y demás valores que ingresen a la entidad por todo concepto.
 Preparar y tramitar el pago de la Declaración de Retefuente, Reteica, Reteiva, y demás impuestos a que
está obligada la entidad.

En general el área de tesorería tiene como funciones: recaudos de efectivo o recepción de ingresos por cualquier medio
de pago, gestión de cobros, realización de pagos, contabilización, pago de nóminas, control de liquidación de intereses,
manejo y control de cartera, toma de decisiones enfocadas a la búsqueda de financiación, operación de aplicativos
bancarios.
 Políticas Generales de Tesorería. Define los lineamientos que establece la empresa o entidad para administrar
los recursos a cargo del área, para ejecutar las funciones y manejar responsabilidades inherentes a los procesos
de tesorería; tales como:
 Apertura y manejo de cuentas bancarias
 Manejo de chequeras
 Emisión de cheques
 Manejo de ingresos
 Documentos soporte. En el área de tesorería se manejan los siguientes soportes: recibo de caja o
comprobante de ingreso, recibo de caja menor, reembolso de caja menor, cheque, comprobante de
egreso, orden de pago, factura, cuenta de cobro, recibos de consignación, letras de cambio,
comprobantes de pagos por otros medios diferentes al efectivo y cheques, tales como voucher de
tarjetas débito y crédito.
 Manejo de pagos y órdenes de pago
 Creación, manejo, reembolso caja menor
 Arqueo de caja
 Conciliaciones bancarias
 Herramientas y/o instrumentos de caja. Manejo de inversiones, flujo de caja, plan de compras,
elementos de seguridad para documentos y transacciones
 Informes
 Control interno y auditoria

Así mismo es necesario indicar el proceso que se hace para cada operación; puede hacer se manera gráfica. A
continuación, algunos ejemplos:

Proceso de gasto y reembolso de caja menor

Proceso para pago a proveedores y/o compras
Proceso para realizar conciliación bancaria

Pagos hechos por clientes

De ser necesario y dependiendo el tamaño de la empresa y por ende el número de personas responsables de los
procesos de tesorería, la empresa determina dentro de sus políticas crear instructivos para cada uno de los procesos
referentes a manejo de caja general, manejo de caja menor y bancos; incluso de los procesos necesarios para manejo de
inversiones en instrumentos financieros.

También es tarea del área de tesorería apropiar y establecer mecanismos que permitan a los responsables del área
identificar los elementos de seguridad que generen procesos efectivos y eficientes para evitar pérdidas de dinero, dados
los avances tecnológicos e inventivas de las personas para alterar o falsificar documentos; los cuales deben dar a
conocer al personal de confianza y encargado para evitar falsificaciones y fraudes.
Algunos de estos aspectos contemplan el análisis de elementos tales como:
 Elementos en el papel
 Marcas de agua
 Retención en el tóner
 Sensibilización química
 Fibras e hilos de seguridad
 Bandas de seguridad
 Elementos impresos
 Tinta sensible a borradores
 Diseño de fondo de seguridad

En los siguientes enlaces, el Banco de la República da a conocer cómo identificar un billete falso, de igual manera hay
capacitaciones presenciales con el mismo objetivo, en las seccionales del Banco.

https://www.banrep.gov.co/es/billetes-y-monedas/capacitacion-elementos-de-seguridad
https://www.banrep.gov.co/es/video-conozca-elementos-seguridad-nuevos-billetes-colombianos

Actividad. Consultar Control interno: tipos de control y sus elementos básicos. Puede hacerlo en
https://actualicese.com/control-interno-tipos-de-control-y-sus-elementos-basicos/

Algunos conceptos para tener en cuenta

INGRESO. De manera general el ingreso se entiende como entrada de dinero por cualquier medio de pago a la empresa;
esa entrada de efectivo se debe registrar en la cuenta caja, y se respalda con un recibo de caja o un comprobante de
ingreso.

Sin embargo, contablemente se entiende también por ingreso en cuanto a todo tipo de entrada de efectivo ya sea por la
actividad propia de la empresa, es decir, por las ventas de sus productos o servicios; en cuyo caso se dice que es ingreso
operacional; Será no operacional si procede de otro concepto diferente a la venta de bienes y servicios, o la actividad a
la que se dedica la empresa.

ENTRADAS DE EFECTIVO. Es el dinero que la empresa espera recibir en un periodo determinado de tiempo bien sea por
ventas de contado, cobro a los clientes, anticipos recibidos, ingresos no operacionales.

FLUJO DE CAJA O CASH FLOW. Trata de establecer las entradas y salidas de efectivo que ha tenido o puede tener una
compañía en el futuro. Es el resultado de comparar el conjunto de cobros y de pagos que se producen en un período de
tiempo determinado; que pueden proceder de operaciones ordinarias, de inversión o de financiación.

EGRESO. Corresponde a todos los pagos de las obligaciones que deben efectuarse a corto, mediano, largo plazo; en las
que se debe incurrir para poder realizar la actividad económica de la empresa, su funcionamiento y su financiación,
según sea el caso.
SALIDAS DE EFECTIVO. Es el dinero que el negocio espera desembolsar en el periodo por compras de contado, pago a
proveedores, pago de sueldos, prestaciones de servicios públicos, de alquiler, de abonos y cancelación de préstamos,
etc.

DÉFICIT DE EFECTIVO. Cuando las entradas de efectivo son menores que las salidas de efectivo.

ENDOSO. Trasladar el valor de un determinado título valor a otra persona.

GIRADO. Para el cheque es el banco o entidad financiera. Para la letra de cambio es la persona obligada a pagar la letra 

GIRADOR. Persona o entidad que emite un cheque o letra de cambio. El girador es la persona que crea la  letra de
cambio, que corresponde al acreedor o el que presta el dinero.

SUPERÁVIT DE EFECTIVO: Es el exceso o mayor valor de las entradas de efectivo sobre las salidas o dineros a pagar
durante el periodo (cuando las entradas de efectivos son mayores que las salidas de efectivo).

ORDEN DE PAGO. Documento soporte para iniciar el proceso de pago. Instrucciones a un banco ordenándole que pague
o transfiera una suma de dinero a un beneficio designado.

MANUAL DE CAJA. Documento que agrupa y define todas las pautas para realizar los procesos necesarios para llevar un
manejo eficiente de caja y de las operaciones inherentes a la cuenta caja; junto con los procedimientos y normas
necesarios para el adecuado control interno de esta.

INFORMES DE TESORERÍA. Son los documentos que reportan los movimientos, estados y gestión tanto de las cuentas de
caja como de bancos, e incluso de inversiones. Algunos de ellos son: movimiento; saldo en cuentas de caja, bancarias,
listado de ingresos y gastos; pagos y reembolso de caja menor; boletín diario de caja, conciliaciones, rendimientos de
instrumentos financieros; entre otros.

CAJA

RECIBO DE CAJA. Es un soporte de contabilidad en el que constan los ingresos en efectivo, cheques y
otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente y las copias se archivan generalmente así: una
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta CAJA y el crédito de acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes
de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.

ART. 619 Estatuto Tributario. “En los membretes de la correspondencia, facturas, recibos y demás
documentos de toda empresa, persona natural o entidad de cualquier naturaleza, junto con el nombre de
la empresa, se debe imprimir o indicar el NIT.”

CONTENIDO DE UN SOPORTE
 Nombre o razón social de la empresa que lo emite y NIT.

 Nombre, número y fecha del documento.

 Descripción del contenido del documento.

 Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.