Actividad 3.3.3 Representando procesos de caja.

La administración del efectivo es de principal control y de vital importancia en cualquier

negocio, y servicios. El objetivo es poder garantizar su disposición porque es el medio
para obtener mercancías, pagar pasivos o incrementar inversiones y al mismo tiempo
evitar que haya excedentes altos de dinero. Se requiere una cuidadosa contabilización de
las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. En
la administración del efectivo hay dos áreas fundamentales: presupuesto de efectivo y
control interno.

Aprendiz por mesas de trabajo consulte los siguientes puntos:

 Definición de Caja Menor

 Como se realiza el procedimiento de apertura del fondo de caja menor
 Diseñe un ejemplo de reglamento para el manejo de caja menor
 Cuáles y como son los desembolsos de caja menor
 De un ejemplo del recibo de caja menor
 Que es el libro de caja menor
 De un ejemplo del libro de caja menor
 Que es un reembolso de caja menor
 Que documentos intervienen en el reembolso de caja menor
 Enuncie ejemplos de desembolso de caja menor
 Definición de Caja General
 Contabilización y dinámicas
 Que es un arqueo de caja: quien lo realiza, en qué momento se realiza, que
busca, qué tipo de sanciones se dan si el arqueo no es correcto.
 Cuáles son las instrucciones para realizar un arqueo.

Una vez terminada la actividad Recuerde socializar con sus compañeros de formación e
instructor toda la información recolectada para aclarar dudas, no olviden consultar la
biblioteca virtual o física en el desarrollo de la actividad.

Seguidamente socialicen mediante un juego de roles estos procesos, desde la apertura

de la caja menor, hasta sus egresos, reembolsos y arqueos; tenga en cuenta dentro de
este juego de roles la participación de un tesorero que maneja la caja general, el
funcionario responsable de la caja menor, un auditor encargado de hacer los arqueos y
todas las demás personas intervinientes en este proceso; de igual forma socialice la
contabilización del proceso de constitución y reembolso, así como de los ajustes
posteriores al arqueo. 

 Definición de Caja Menor

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para operar pequeños
desembolsos, y se determina a una persona como responsable de su manejo.
Existen multitud de pagos pequeño que para manejarlos por bancos se hace complejo y
puede dificultar el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la
constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos.

 Como se realiza el procedimiento de apertura del fondo de caja menor

La empresa realiza un presupuesto de gastos por departamento y establece la cuantía

necesaria que puede estipular para gastos de poca cuantía, en periodos inferiores a un
mes.

Mediante acta se establece la cuantía definitiva, se nombra un responsable y se dan una

serie de instrucciones para el manejo de la Caja Menor.

 Diseñe un ejemplo de reglamento para el manejo de caja menor

1. Cada caja menor debe tener un responsable

2. La cantidad del fondo debe ser lo necesaria para cubrir las necesidades.

3. Todo desembolso que se realice debe estar respaldado por su respectivo

documento soporte: factura o relación, adjunto al recibo de caja menor, el cual
debe estar numerado consecutivamente y contener las firmas responsables.

4. Debe tener una base mínima para reembolso.

5. Los cheques girados para reembolso deben girarse a nombre del responsable del
fondo.

6. El responsable del manejo del dinero debe estar respaldado por una póliza de
seguros de manejo de efectivo, contratada con una compañía de seguros
generales, dicho costo puede ser asumido por el empleado o la empresa.

7. La caja menor no debe destinarse para cambio de cheques a empleados.

8. Para su control deben realizarse arqueos sorpresivos.

9. La caja menor debe ser creada mediante acta legalizada por la empresa

10. Una vez revisado el reembolso, los recibos de caja menor y sus soportes deben
ser anulados por el funcionario efectúa el pago
 ¿Cuáles y cómo son los desembolsos de caja menor?

Contablemente el registro de apertura del fondo de caja menor, se hará debitando la

cuenta 110510 CAJAS MENORES, y acreditando la cuenta de CAJA GENERAL, o
BANCOS según sea el caso.

Se deben establecer una políticas para el pago de gastos a través de caja menor,
indicando unos valores máximos para que el pago de efectúe de dicho fondo (por
ejemplo, que el pago que no exceda los $80.000) La persona encargada del manejo de
este fondo, deberá conservar una factura o soporte por cada uno de los desembolsos que
efectúe, de manera que cuando se le realice un arqueo de caja, la sumatoria de todas las
facturas o soportes que presente, más el dinero en efectivo del que disponga, debe ser
igual al valor del fondo de caja que inicialmente se ha establecido.

Al finalizar el mes (el 30 o 31 de cada mes), o cuando el fondo de caja haya agotado las
provisiones de efectivo para continuar efectuando desembolsos, se deberá solicitar un
reembolso a caja menor, por el valor que resulte de sumar todos los comprobantes o
facturas que presente el encargado del manejo del fondo; para efectuar el reembolso a
caja menor, se elaborará un comprobante de egreso donde se contabilizarán en las
cuentas de gastos los diferentes desembolsos que consten en las facturas que se
presenten, contra un crédito a la cuenta de caja o bancos según sea el caso.

CUENTA DEBITOS CREDITOS

CODIGO
5135XX Gastos XXX  

5195xx Otros gastos XXX  

110505 Caja General   XXX

Al recibir el reembolso de dinero, el encargado nuevamente quedará con el fondo de caja

menor completo, para que de esta manera se repita el ciclo.

Es importante anotar, que el comprobante de egreso de reembolso a caja menor debe

efectuarse el último día de cada mes, así no se haya agotado la totalidad del dinero del
fondo, ya que por un principio de causación, en la contabilidad deben quedar registrados
todos los gastos en que incurrió la empresa en dicho mes.

Cuando se efectúa el registro de reembolso a caja menor, nunca se afecta la cuenta de

dicho fondo (110510), ya que esta cuenta solo se afecta en el momento de la apertura,
aumento, disminución o cancelación del fondo de caja menor.     
 De un ejemplo del recibo de caja menor

 Que es el libro de caja menor

El libro de caja menor tiene por objeto llevar un control de todos los ingresos y egresos de
dinero en efectivo que se realizan en la empresa, en este libro los registros se anotan en
el momento en que ocurre o sea día a día, este se centraliza mensualmente en el libro
diario.

 De un ejemplo del libro de caja menor

 Que es un reembolso de caja menor

Es el reintegro que se realiza a un fondo fijo asignado a un departamento de la empresa,

por el monto de los pagos hechos por este medio, de acuerdo a lo indicado en las facturas
y recibos presentados, para así completar de nuevo su monto inicial en dinero en efectivo

 Que documentos intervienen en el reembolso de caja menor

1. CDT (Certificado de Depósito a término fijo).

2. Documento que verifique los gastos realizados.

3. Las facturas presentadas en formato original.

4. Vigencia fiscal.

5. La comunicación de reconocimiento de lo gastado.

6. Verificación del ingreso de los elementos comprados.

 Enuncie ejemplos de desembolso de caja menor

No encontré.

 Definición de Caja General

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingresa y sale del ente económico. Se carga
con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en
banco. Es una cuenta de saldo DEUDOR o CERO, nunca acreedor. Indicara el efectivo,
cheques o vales que encuentran en la caja.

 Contabilización y dinámicas

Contabilización:

La caja menor solo se contabiliza al momento de crearla, aumentar, disminuir o eliminar

dicho fondo.

contabilización de los sobrantes de caja

Los sobrantes de caja, en lo posible no deben presentarse, pues es necesario manejar un

control estricto haciendo arqueos de caja periódicos y sin previo aviso, para evitar mal
manejo del efectivo

contabilizacion del faltante de caja menor

En caso de existir un faltante, se buscará la razón que lo justifique (un gasto, una
consignación sin registrar, para hacer el ajuste correspondiente, de no haber una
justificación se registra este valor en la cuenta 136530 como responsabilidades o  cuenta
por cobrar  al empleado.

Dinámica:

Se debita:

o Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier
concepto, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera;
o Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos;
o Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado, y
 o Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor.

Se acredita:

o Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de

ahorro;
o Por el valor de la negociación de divisas;
o Por los faltantes en caja al efectuar arqueos;
o Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado;
o Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor, y
o Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades del ente
económico, se requieran.
o Las diferencias que se presenten al efectuar arqueos se contabilizarán en las
subcuentas 136530 -responsabilidades-, cuando sean faltantes en caja o 238095 -
otros- si se trata de sobrantes en caja.

 Que es un arqueo de caja: quien lo realiza, en qué momento se realiza, que

busca, qué tipo de sanciones se dan si el arqueo no es correcto.

Que es: El arqueo de caja es una medida empleada por las empresas con el fin de
reforzar la efectividad del control interno para el correcto uso del efectivo que se maneja,
dado que por su naturaleza, es el activo que más se presta a manejos no idóneos.

Quien lo realiza: El arqueo de caja lo debería realizar el departamento de Administración

o ventas, ya sea por cuenta propia o por solicitud del departamento de Contabilidad,
Finanzas o Auditoría.

Momento que se realiza: depende de las características operativas y de ventas de la

empresa. En este sentido, una empresa con un alto volumen de manejo de efectivo por
caja, lo más común es que el arqueo se realice diariamente, al cierre de la jornada laboral.

 Cuáles son las instrucciones para realizar un arqueo.

INSTRUCCIONES PARA REALIZAR UN ARQUEO DE CAJA.

1. se determina al cajero a quien se le realizara el arqueo de caja

2. se ingresa al sistema SAIH desde el equipo informático del cajero a quien se le
aplica el arqueo e ingresa al módulo de caja, posteriormente a la opción de
auditorías/arqueo de caja/ alta. observar grafica
3. registrar clave personal de autorización para ingresar al sistema y realizar el
arqueo.
 4. cuando el sistema da el acceso se despliega una ventana para la captura de
información de arqueo
5. se cuenta el dinero que tiene el cajero e ingresa la cantidad de billetes y monedas
según su denominación, colocándose en cada una de las casillas a la que
corresponda
6. el sistema suma automáticamente y muestra un total de dinero, que tiene el cajero
al momento del arqueo de acuerdo al dinero en efectivo y las cantidades que se
ingresan
7. el sistema identifica los retiros que se aplicaron al cajero, de igual manera los
cobros realizados con tarjeta crédito (TC) y debito
8. el sistema muestra un "TOTAL GENERAL", el cual es el resultado del arqueo
realizado, así misma muestra "TOTAL SISTEMA" que reflejara el total de todos los
recibos emitidos
9. el encargado de caja acepta la operación y el sistema genera impresión del arqueo
de caja con los datos registrados
10. firma el cajero y la persona que efectuó el arqueo
11. se archiva en el expediente correspondiente
NOTA: si el arqueo arroja un sobrante, este se debe depositar-como otros ingresos del
instituto nacional de rehabilitación y si arroja un faltante, este debe ser reintegrado en
dicho momento