ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Y DEL INVENTARIO

FACILITADOR: EMILIO TORRES INTEGRANTES:

PINTO C. MARLENE 15.035.361
PINTO C. YNGRID 15.677.914
PINTO Y. PEDRO 14.076.000
ROBLES L. ELIZABE 10.294.909
RODRIGUEZ L. JEAN C.15.036.634
VELASQUEZ B. GABRIELA 25.675.362
VOTINE GLENDA DEL C.15.192.049

Puerto La Cruz,Enero 2020

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 ÍNDICE
Pág.
Introducción…………….……………………………………………….………… 3
Administración de las cuentas por cobrar y del inventario…….…………..….4
Políticas de administración del crédito…………………………………….…..19
Evaluación de los cambios en la política de crédito………………..…………26
Análisis de las cuentas por cobrar ……………………………..……….………33
Conclusión………………………………………………………………………. 51
Referencias Bibliográficas………………………………………………………52
Anexo………………………………………………………………………………53

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 INTRODUCCIÓN

Una buena administración requiere de información al día sobre saldo de

los clientes y deudores, la inversión de fondos en cuentas por cobrar implica
una disyuntiva entre la rentabilidad y el riesgo. La inversión óptima se
determina comparando los beneficios derivados de un nivel particular de
inversión con los costos de mantener ese nivel. La temática de este trabajo
será señalar todo lo referente a Administración de las cuentas por cobrar y
del inventario, mostrando la manera en que estas variables pueden
modificarse para obtener la inversión óptima, además de las políticas de
administración del crédito, la evaluación de sus cambios y el análisis de las
cuentas por cobrar.

Bajar los estándares de crédito permite estimular una demanda, que a la

vez, podría llevar a ventas y ganancias más altas. Pero hay un costo al
aceptar cuentas por cobrar adicionales, al igual que un riesgo mayor de
pérdidas por deudas incobrables.

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 ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Y DEL INVENTARIO

PRINCIPALES ACTIVOS CIRCULANTES

Los activos Circulantes se pueden definir como el dinero efectivo y
otros activos o recursos, que se espera convertir en dinero, o consumir,
durante el ciclo económico del negocio. Y entre los más importantes
tenemos:

1. EFECTIVO A CAJA:
Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son
aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya
disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción. De acuerdo con
lo expuesto, será aceptado como efectivo lo siguiente:

A. EFECTIVO EN CAJA:
• Monedas y billetes emitidos por el Banco Central. Monedas y billetes de
otras naciones (divisas).
• Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o
depositar.
• Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.
• Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas
corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales,
facturas de tarjetas de crédito por depositar, etc.

B. EFECTIVO EN BANCOS:
Será considerado como efectivo en bancos los siguientes:

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• Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos
nacionales.
• Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre
que en esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad
o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad.

De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser

previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese
momento exista.

• Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún

banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a
sus beneficiarios.

En este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido

del saldo del banco en los libros, podemos en cualquier momento, disponer
de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan en poder de la
empresa los cheques que habían sido emitidos. En todo caso, lo que podría
suceder sería la aparición de un sobregiro bancario en libros de lo cual
hablaremos más adelante.

PARTIDAS QUE NO FORMAN PARTE DEL EFECTIVO

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen
características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la
disponibilidad para la liberación de deudas u obligaciones por parte de la
empresa.

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 En términos generales, no deberá ser tratado como efectivo lo
siguiente:

NO SERÁ EFECTIVO EN CAJA:

Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con que, al
hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que
representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe
segregarse y ser mostrados más bien como cuentas por cobrar.

Cheques Post-fechados: se trata de cheques cuyo origen puede ser muy

variado, los casos más corrientes provienen de los siguientes hechos:

1) Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero,

como para ese momento no tiene fondos, lo emite con fecha posterior,
pidiéndole al cajero que se lo cambie por efectivo. Por supuesto, tal
cheque permanece en la caja hasta tanto llegue la fecha que permita
cobrarlo o depositarlo en un banco.

2) Un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un

caso similar al anterior. El cajero deberá mantener en su poder el
cheque, hasta la fecha en que pueda ser cobrado o depositado.

En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo y, como

se dijo anteriormente, ser presentadas dentro del grupo de cuentas por
cobrar respectivas.

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 Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por
terceros y recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos
después de haber sido depositados en un banco.

Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy
variadas. Con respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes,
dependiendo de la causa por la que el cheque fue devuelto.

1) Cheques devueltos por falta de fondos: En este caso, el cheque

devuelto no debe ser considerado como efectivo, ya que la no
disponibilidad de fondos en el banco así lo exige.

2) Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de

fondos: En oportunidades, un cheque es devuelto por causas
diferentes a la de no disponer de fondos. Tales serían los
devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas, disparidad
de cantidades, etc. En estos casos, los cheques devueltos podrían
ser considerados como efectivo y presentados como tal, siempre
que la causa por la que el cheque fue devuelto pueda ser
subsanada en corto tiempo.

Estampillas Fiscales y de Correos: Es obvio que tales estampillas no son

aceptadas como un sello común de pagos. Por ello, deben ser separadas del
efectivo y ser presentadas en el balance general como «existencia de
estampillas» en la sección de gastos prepagados del activo circulante.

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No será Efectivo en Bancos:
• Depósitos bancarios a plazo fijo: Es obvio que cuando una empresa hace
cualquier depósito de dinero en una institución financiera a plazo fijo,
significa que no podrá disponer de esos recursos hasta tanto venza el plazo
convenido y si el plazo fijo es menos de un año, el monto de esos depósitos
deberá mostrarse en el activo circulante, pero en un rubro diferente a
efectivo. En caso de que el plazo sea mayor de un año, será presentado
fuera del activo circulante, en el grupo de inversiones permanentes o a largo
plazo.

• Depósitos bancarios congelados: Se trata de los casos en que una empresa

mantienen depósitos de dinero en instituciones financieras que se hayan
declarado en suspensión de operaciones, o intervenidas por las autoridades
competentes. Casos representativos de este tipo de depósitos son aquellos
que cualquier empresa mantenga.

• Depósitos bancarios para fondos especiales: las empresas crean fondos

especiales a través de depósitos en bancos, con el objetivo de hacer frente a
cualquier obligación futura tal como adquisición de activos fijos, amortización
o reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones o
para cubrir los costos de un juicio que está pendiente de sentencia, en caso
de que se pierda. Estos depósitos especiales deberán ser presentados en el
grupo de otros activos del balance general, a menos que esos fondos vayan
a ser utilizados antes de un año en los fines previstos. En este caso, serán
mostrados dentro del activo circulante, pero siempre segregados del efectivo.

• Depósitos en bancos extranjeros restringidos: Cuando se tiene depósitos en

bancos de otros países y por diferentes razones está restringida la

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disponibilidad de esos fondos, deberá también segregarse del efectivo el
monto que corresponda, y ser presentado más bien como otros activos.

Caja:Es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se

encuentra en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la
misma.Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa
debe ser registrado en esta cuenta.

Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe ser
presentada en el balance general encabezado el grupo de activo circulante.

Ascendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se

movilizan, la cuenta caja puede ser: Caja chica y Caja principal.

Caja Chica: Como veremos más adelante, una medida sana de control
interno consiste en que todo pago se haga por medio de cheques y nunca
con el efectivo que se encuentre en caja.

Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones

repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas, que haría poco práctico y
en algunos casos imposibles, pagarlas con cheque. Nos estamos refiriendo a
desembolsos por concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café,
taxis, gasolina para los vehículos, etc.

En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las

erogaciones que se harán por medio de esta caja durante un periódico
determinado, establecerán el monto del fondo fijo con el que operará dicha
caja, así como la cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso.

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Valores Negociables: Son activos intitulados, compromisos por escrito de
pago de un importe definidos en una fecha futura especificada
pertenecientes a una persona u organización y que pueden ser vendidos o
transferidos a otra sin ningún tipo de restricción, según la conveniencia que
esta transacción tenga para la organización.

TIPOS DE VALORES NEGOCIABLES

• Pagarés: Son papeles de obligación por una cantidad que ha de pagarse a
tiempo determinado. El que es transferible por endoso, sin nuevo
consentimiento del deudor. Los balances generales de numerosas empresas
con frecuencia incluyen un activo intitulado documentos por cobrar (pagarés),
que son compromisos por escrito de pago de un importe definido en una
fecha futura especifica. Estos documentos se emplean para conceder
créditos a los clientes y alargar el período de pago de las cuentas por cobrar
pendientes. Dichos documentos son frecuentes en algunas industrias y poco
usuales en otras.

• Cheques: Son documentos expedidos en forma de mandato mediante los

cuales una persona puede retirar, a la orden propia o de un tercero, fondos
que tiene en poder de otra. La persona que tiene cantidades de dinero
disponible en un instituto de crédito, o en poder de un comerciante, tiene
derecho a disponer de ellas a favor de sí mismo, o de un tercero, o por medio
de cheques.

• Cartas de Crédito: Son documentos que tienen por objeto realizar un

contrato de cambio condicional celebrado entre el dador u el tomador, cuya
perfección pende de que éste haga uso del crédito que aquél le abre.

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 En la carta de crédito se designará el tiempo dentro del cual el
tomador debe hacer uso de ella. También deberá contener la cantidad por la
cual se abre el crédito, y si no se expresare será considerada como de
simple introducción. El tomador de una carta de crédito deberá poner en la
misma el modelo de su firma.

LA ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier
negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se
requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo
debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración
del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto
de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función

de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza
para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o
hurtados.

La administración es responsable del control interno es decir de la y

protección de todos los activos de la empresa.

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un

sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los
empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas

son los siguientes:

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– Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
– Promover la contabilización adecuada de los datos.
– Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
–Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la
empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir

la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control
interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para
prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el
efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad
separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o
depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser
registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se
deben realizar mediante cheques.

La administración del efectivo es una de las áreas más importantes de

la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos más liquido de
la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en
el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos
pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los
desembolsos inesperados, reduciendo así los riesgos de una crisis de
solvencia. Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e
inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las
ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse
todos los activos líquidos.

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 La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el
éxito de cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se
disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo
tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.

El efectivo se define a menudo como un activo que no genera

utilidades. Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para
comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.

Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones

fundamentales:
Transacciones, compensación a los bancos por el suministro de préstamos y
servicios, precaución y especulación

Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensión de

un crédito a sus clientes en cuenta abierta. Con el fin de mantener a sus
clientes habituales y atraer nuevos, la mayoría de las empresas
manufactureras consideran necesario ofrecer crédito.

Hoy en día las empresas prefieren vender al contado en lugar de

vender a crédito, pero las presiones de la competencia obligan a la mayoría
de las empresas a ofrecer crédito. De tal forma, los bienes son embarcados,
los inventarios se reducen y se crea una cuenta por cobrar. Finalmente, el
cliente pagará la cuenta y en dicho momento la empresa recibirá efectivo y el
saldo de sus cuentas por cobrar disminuirá.

El mantenimiento de las cuentas por cobrar tiene costos tanto directos

como indirectos, pero también tiene un beneficio importante, la concesión del

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crédito incrementará las ventas. La administración de las cuentas por cobrar
empieza con la decisión de si se debe o no conceder crédito.

Políticas de Crédito:
Es el conjunto de medidas que originadas por los principios que rigen
los créditos en una empresa, que determinan lo que se ha de aplicar ante un
caso concreto para obtener resultados favorables para la misma. Como por
ejemplo: período de crédito de una empresa, las normas de crédito, los
procedimientos de cobranza y los documentos ofrecidos.

Condiciones de Crédito:
Son convenios en los que la empresa y el cliente se ponen de acuerdo
y se comprometen en cumplir y llevar a cabo la forma y tiempo de pago de
una determinada operación.

PROCEDIMIENTO DE COBRANZA
Es el método que utiliza la empresa para realizar sus cobranzas, las
cuales se pueden llevar a cabo de la siguiente manera:

Cobranza directa; esta se lleva por la caja de la empresa por este medio, los
clientes le cancelan directamente a la empresa y a cobranzas por medio de
cobradores, dichos cobradores son los bancos los cuales por llevar a cabo la
cobranza se quedan con un porcentaje del cobro.

COSTO Y UTILIDADES
El proceso anterior de cobranza puede ser muy costoso en términos
de gastos, ya sean inmediatos (al realizar el proceso de cobranza) o que
simplemente la cuenta no pueda ser cobrada y se pierdan todos los

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esfuerzos en tratar de hacer efectivo el cobro; en fin en el proceso de
cobranza los costos sólo terminan cuando la deuda se hace efectiva.

Es posible venden a crédito y es posible fijar un cargo por el hecho de

mantener las cuentas por cobrar que están pendientes de pago, entonces las
ventas a crédito pueden ser en realidad más rentables que las ventas de
contado. Esto especialmente cierto en el caso de los productos de consumo
de naturaleza durable (automóviles, ropa, aparatos eléctricos, etc., pero
también es cierto en el caso de ciertos tipos de equipo industrial). De lo cual
podemos decir que algunas compañías que pierden dinero sobre sus ventas
de contado, pueden obtener una recuperación en exceso de dichas a causa
de los cargos derivados por mantener sus derivados por mantener sus
ventas a créditos.

ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y
evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y qué tipo de
inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos
los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo
establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias
para mejorar o mantener dicha situación, es decir, la administración del
inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se
debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la
cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son
esenciales para las ventas, y las ventas son necesarias para las utilidades.

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INVENTARIO
Un inventario es una relación confiable de todos los elementos
obtenidos por la compañía, que se almacenan a fin de ser empleados en
tiempos futuros ya sea en el área de producción, venta o servicios. La
finalidad principal de un inventario es contribuir a la obtención de utilidades.

Para cualquier tipo de organización ya sea de bienes o servicios el

inventario representa gran parte de los activos de una empresa, de acuerdo
con esto, toda organización busca incrementar su rentabilidad minimizando
los costos generados por actividades de logística pero, al mismo tiempo
manteniendo los niveles de stock que permitan asegurar el servicio al cliente.

Los inventarios contienen materias primas, productos tanto en proceso

como terminados, accesorios que se consumen en la producción, así como
también, envases o empaques. Por lo tanto, los inventarios manejan gran
parte del capital de una empresa y por ende; deben ser manejados con un
excelente control, que permita realizar acciones coherentes del flujo de
materiales en el proceso de producción para afrontar las demandas de una
forma eficiente.Para realizar estas acciones es necesario recurrir a la
“administración de inventarios” que consiste en el abastecimiento de todos
los bienes en el momento que se requieran para su uso o venta, tomando en
cuenta las políticas internas y decidir el reabastecimiento del propio
inventario, garantizando así tanto un mejor servicio como una mayor
disponibilidad de los materiales, evitando la obsolescencia o el exceso de los
mismos, manteniendo las operaciones al menor costo posible.

La administración de inventarios se rige por los siguientes aspectos:

1) Número de unidades de producción.

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2) Tiempo de realización de inventario.
3) Artículos prioritarios
4) Cambios en los costos de los artículos por inventario.

Tomando en cuenta los aspectos anteriores se deduce que el objetivo

principal de la administración de inventarios; es minimizar la inversión y al
mismo tiempo asegurar un inventario suficiente para satisfacer la demanda
de los procesos de producción y venta, que permitan vencer cualquier
obstáculo, al minimizar el inventario se reduce considerablemente el costo y
se corre el riesgo de no satisfacer la demanda de producción, pero si se
incrementa el inventario se satisfacen las demandas del proceso esto genera
un aumento en la inversión.

TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO

Los métodos más comúnmente empleados en el manejo de inventario
son:
1.- El sistema ABC.
2.- El modelo básico de cantidad económico de pedido (CEP).
3.- El punto de reordenación.

1.- El sistema ABC: Una empresa que emplea el llamado sistema ABC divide
su inventario en tres grupos: A,B,C. En los productos A se ha concentrado la
máxima inversión. El grupo B está formado por los artículos que siguen a los
A en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo C lo compone en su
mayoría, una gran cantidad de productos que sólo requieren de una pequeña
inversión. La división de su inventario en productos A, B y C permite a una
empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de
inventario necesarios. El control de los productos A debe ser el más

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cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en tanto que los
productos B y C estarían sujetos a procedimientos de control menos
estrictos.
2.- Modelo básico de cantidad económica de pedido (CEP): Uno de los
instrumentos más elaborados para determinar la cantidad de pedido óptimo
de un artículo de inventario es el modelo básico de cantidad económica de
pedido (CEP). Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos A de
las empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y
financieros, y determina la cantidad de pedido que minimiza los costos.

CARACTERÍSTICAS DE INVENTARIOS
La gestión de inventarios es una actividad propia del ámbito de la
administración de una compañía y se remite, de un modo claro y evidente, a
la existencias: reducir al máximo sus niveles sin comprometer la capacidad
de respuesta a la demanda de bienes y servicios es, sin duda, una de las
tareas principales de la gestión de inventarios, una tarea que
consiguientemente afecta a la adquisición de materiales, la producción, el
almacenamiento y la distribución, como veíamos al empezar. No obstante, no
es este el único aspecto a considerar para el correcto desempeño de esta
actividad.

La determinación de los métodos utilizados para realizar los

necesarios registros de entradas (compras), salidas (expediciones), pérdidas
y existencias, puntos de rotación y sistemas clasificación es una de las
misiones centrales de la gestión de inventarios. Y si bien por sí misma, tanto
esta gestión como los procesos implicados en ella no generan un beneficio
directo para la compañía (más bien representan una carga, directos e
indirectos de administración, tenencia almacenamiento y sostenimiento

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seguros, mantenimiento, etc.), son imprescindibles para una correcta
planificación y administración y de ellos dependen en buena medida tanto su
eficiencia como su eficacia.

La supervisión de una cadena de suministro contempla el movimiento

y el almacenaje tanto de materias primas para su consumo o uso en la
cadena de producción, como de productos y servicios destinados al cliente o
consumidor final. Por ello, es fácil determinar el punto de encuentro entre la
gerencia de la cadena de suministro y la gestión de inventarios, y tampoco es
difícil descubrir cómo y en qué sentido la administración de inventarios es
crucial en el diseño de estrategias corporativas, como indicábamos al inicio.

Una correcta estrategia de negocio debe centrar buena parte de sus

esfuerzos en diseñar y planificar la cadena de suministro, en tanto que de
ella depende que la satisfacción de las necesidades del cliente se produzca
de un modo óptimo, sin olvidar en ningún momento que la reducción de
costes y la minimización de los riesgos de pérdidas son un objetivo básico de
crecimiento, tanto como lo puede ser el aumento de la producción asociado a
un incremento de la demanda. Y esta es la misión principal, al fin y al cabo,
de la gestión de inventarios: ceñirse a la estrategia corporativa y potenciarla
persiguiendo los objetivos de crecimiento establecidos, procurando mantener
siempre un equilibrio idóneo entre lo mínimo (reducción de stocks,
racionalización de recursos, herramientas y efectivos) y lo necesario para
cubrir las expectativas de demanda.

POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO

Las políticas de crédito son los lineamientos técnicos de los que
dispone el gerente financiero de una empresa, con la finalidad de otorgar

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facilidades de pago a un determinado cliente. Dicha política implica la
determinación de la selección de crédito, las normas de crédito y las
condiciones de crédito.

La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si

debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no
solamente debe ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino
también de la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de
crédito, a la vez la empresa debe desarrollar fuentes adecuadas de
información y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de
la política de crédito es importante para la administración exitosa de las
cuentas por cobrar de la empresa y así evitar problemas futuros. Se debe
considerar que una ejecución inadecuada de una buena política de créditos o
la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producirán
resultados óptimos.

La administración del crédito maneja sus cuentas por pagar y sus

cuentas por cobrar. Tiene como objetivo primordial el delinear con eficacia
las políticas y procedimientos que brinden a sus clientes opciones cuando no
pueden pagar en su totalidad dentro de los términos de crédito autorizados.

Las políticas de crédito eficaces proporcionan un esquema o plan que

le permitirá proveer adecuadamente los límites de crédito razonables para los
clientes que gocen de crédito en su empresa. Este plan también incluye
información sobre cómo hacer frente a las cuentas por cobrar vencidas,
asignaciones a terceros para su recuperación y la forma de eliminarlos de los
libros contables.

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 Es importante tener pautas para recuperar legalmente dinero que su
empresa no ha recuperado debido a clientes morosos, clientes que no pagan
y cheques sin fondos. Estos procedimientos ayudarán a ser conscientes de
qué cuentas están cayendo en mora y, sobre todo, actuar a tiempo para
evitar o minimizar los montos que se van a cuentas incobrables.

Términos generales el proceso de administración de cuentas por

cobrar:
• Proceso de nuevos clientes
• Cobranza Administrativa
• Cobranza Vencida
• Asignación de cuentas vencidas a Agencias de Cobranza y/o Abogados
• Eliminación de cuentas incobrables

Una vez que se tengan establecidas las políticas de administración de

crédito o procedimientos de crédito, se sabrá cómo mantener el flujo de
efectivo en beneficio de la empresa, y se sabrá cómo hacer que los clientes
paguen con mayor facilidad y rapidez.

CONSIDERACIONES BÁSICAS SOBRE LA POLÍTICA DE CREDITO DE LA

EMPRESA Y RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSION.
El principal objetivo de la administración de cuentas por cobrar, salvo
que las finanzas del negocio se encuentran altamente limitadas, es hacer
que el rendimiento sobre la inversión sea elevado a su máximo nivel. Este
rendimiento permite lograr un equilibrio, que en las circunstancias propias de
una empresa, resulta en una combinación de índices de rotación y
porcentajes de utilidades. En la medida en que se otorguen créditos, se
están comprometiendo fondos y al mismo tiempo la capacidad del negocio

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para pagar sus obligaciones; no obstante, se facilitan las ventas de los
productos mejorando las utilidades. Por lo tanto, el equilibro debe existir
básicamente entre el beneficio obtenido de la concesión del crédito
(rendimiento) y la capacidad de obtener los fondos suficientes para pagar las
deudas (liquidez) de tal manera que ese beneficio sea un indicador del nivel
a que se eleva el rendimiento sobre la inversión.

A través de los Departamentos de Crédito de los Bancos también

puede obtenerse información sobre el solicitante de crédito. El personal de
crédito de estos departamentos practican verifican los antecedentes de los
solicitantes de créditos para sus clientes para producir un informe que
permita tomar una decisión de otorgar o no el crédito.

A través de las referencias bancarias es posible determinar:

1. Saldos promedios en cuentas corrientes y de ahorros.
2. Inversiones a corto y largo plazo en papeles comerciales bancarios.
3. Créditos a corto y/o largo plazo otorgados al solicitante y cumplimiento
con los pagos.
4. Imagen del solicitante ante el banco (o los bancos) con el cual tenga
relaciones. Los bancos de datos de las redes de información de las
instituciones bancarias pueden suministrar información sobre este particular
Es habitual que los acreedores exijan a sus futuros deudores
referencias bancarias y de la calidad de estas referencias puede depender la
aceptación o rechazo de la solicitud de crédito.
a. Intercambio de información
Esta otra forma de investigar a los solicitantes de crédito consiste en el
intercambio de información entre empresas que efectúan ventas a un mismo
cliente. Este medio de obtener información permite determinar:

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a. Tiempo durante el cual el solicitante ha sido cliente de la empresa que
suministra la información.
b. Créditos máximos que le han sido otorgados al solicitante.
c. Crédito actual del solicitante.
La información que se obtenga de las empresas acreedoras del cliente
solicitante proporciona una referencia bastante amplia al analista de crédito.
Tal información contribuirá a formar las bases en que se apoyará la gerencia
de crédito para la toma de una decisión respecto a la concesión de créditos.
d. Cumplimiento en los pagos.
e. Fuentes de información y experiencia de la empresa

Además de las fuentes anteriormente señaladas, para investigar a un

solicitante de crédito pueden utilizarse también los servicios de los
vendedores. Estos pueden informar sobre la localización y condiciones del
negocio del cliente, sobre las condiciones de competencia locales, forma de
organización del negocio, si es como persona natural, sociedad de personas,
o como persona jurídica (sociedad anónima, sociedad de responsabilidad
limitada, o cualquier otra variante de persona jurídica). Observando las
marcas de las mercancías almacenadas en las estanterías de los futuros
clientes que comercian al detal los vendedores pueden obtener los nombres
de otros proveedores de los mismos. Se puede entonces investigar con los
proveedores de las marcas observadas por los vendedores el tipo de
experiencia de crédito mostrada por el solicitante sobre el cual se efectúa la
averiguación.

No obstante, no se puede otorgar plena confianza a los informes que

elaboren los vendedores sobre el valor crediticio de los solicitantes de
crédito. Debe considerarse que la realización de la venta es el máximo

23
objetivo de los vendedores que generalmente no son responsables de los
cobros y están motivados por el estímulo que producen las comisiones que
devengan por colocar dichas ventas.

También podría obtenerse información de las asociaciones de

comercio, oficinas comerciales, bufetes de abogados y manuales de
inversión y firmas especializadas en suministrar información sobre el valor
crediticio de los clientes.

La utilización de estas fuentes de información se hace más necesaria

en la medida que desee formar un juicio sobre el crédito que se puede
conceder, entre los aspectos más importantes se consideran:
1. Beneficio esperado de la venta a crédito que se espera realizar, por lo
cual se debe tener sumo cuidado en relacionar los costos incurridos en la
investigación con el beneficio que se espera obtener de la venta a crédito.
2. El grado de certidumbre que se tendrá sobre el cumplimiento de pago
por parte del cliente.
3. El sistema de control existente para las cuentas por cobrar y las
recuperaciones de las mismas, tomando en consideración períodos de cobro,
costo de las cobranzas y pérdidas en cuentas de cobros dudosos.

En lo que se refiere a negocios de ventas al detal, no se maneja ya el

crédito comercial, o sea el crédito entre empresas, sino el crédito al
consumidor. La labor de crédito en negocios de ventas al detal consiste más
que todo en préstamos directos a los consumidores, extendidos por
instituciones financieras, como bancos comerciales y organizaciones
financieras para préstamos personales, así como también créditos
concedidos a individuos para adquirir artículos de consumo.

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 En este tipo de negocios, como las ventas a crédito son
predominantemente de montos relativamente bajos, los costos de investigar
a los solicitantes de crédito deben ser limitados puesto que debe tomarse en
cuenta el beneficio que se obtendrá de la venta. Igualmente que en el caso
del crédito comercial, tanto el costo de la investigación del solicitante, así
como el tiempo que se tome realizar la investigación son aspectos que deben
manejarse con sumo cuidado, puesto que como se dijo anteriormente el
costo de la investigación debe ser racional con respecto a la utilidad que se
espera de la venta y el tiempo que demore la investigación del cliente debe
ser lo más corto posible para que éste pueda obtener una respuesta concreta
y rápida respecto a la aceptación o rechazo de sus solicitud. La demora en la
respuesta a un cliente puede ocasionar la pérdida de éste las con obvias
consecuencias en el volumen de ventas.
Para las investigaciones de crédito al consumidor se puede recopilar
información de la siguiente manera:
1. Obteniendo la información del mismo cliente solicitándole referencias
bancarias, personales, de trabajo, de ingresos personales totales y/o
familiares, y comerciales.
2. Investigación en el banco donde el cliente tiene su cuenta, para
obtener una idea general de sus saldos promedios o si sus relaciones con la
institución bancaria son satisfactorias.
3. Comprobando las costumbres de pago del cliente.
4. Mediante entrevistas personales con el cliente.
La forma de la solicitud de créditos puede requerir que el cliente
proporcione información referente a su lugar de trabajo, número de años que
ha estado empleado, cargo que ocupa y sueldo, cargas familiares, su
residencia, si vive en casa propia, alquilada, hipotecada, o con familiares, si

25
posee ingresos adicionales, otras obligaciones que tenga el cliente con
diversos acreedores y monto de estas obligaciones. En lo que se refiere a la
información concerniente al empleo, esta puede ser comprobada exigiéndole
al solicitante la constancia de trabajo, debidamente autenticada por una
autoridad competente de la empresa en que presta servicios, o más
rápidamente, por teléfono puede verificarse la residencia y el empleo con una
simple llamada. También puede obtenerse la información mediante entrevista
directa con el solicitante, el investigador del crédito puede formarse un juicio
al notar la manera de vestir del cliente, expresiones y reacciones ante la
información que se le requiere. Las firmas de contadores públicos también
pueden dar fe de los ingresos totales de los solicitantes y omitir opiniones
sobre su situación financiera.

Las ventas a crédito al detal no requieren una investigación tan

exigente como el crédito comercial; sin embargo, de ninguna manera son
menos riesgosas; además, exigen mucha atención sobre todo en el
establecimiento de un buen control de cobranzas.

EVALUACIÓN DE LOS CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE

CRÉDITO

Los cambios en la política de crédito se diseñan para aumentar las

ventas o para reducir los costó como las perdidas por cuentas malas. Los
cambios de política que aumenta las ventas generalmente implica costo
incrementales y los cambio designados para reducir los costó suelen producir
ventas más pequeñas. Por lo tanto, el cambio en la política de crédito implica
utilidades y costos.

26
PRINCIPALES INDICADORES FINANCIEROS APLICABLESA LA
SOLICITUD DE CRÉDITO.

La capacidad y capital de un solicitante de crédito pueden ser

elevados utilizando índices financieros como.
1. Razón de circulante.
2. Prueba del ácido o razón de solvencia inmediata.
3. Rotación de cuentas por cobrar y periodo medio de cobros.
4. Periodo medio de pago antigüedad de las cuentas por pagar.
5. Rotación de inventarios.
6. Margen de utilidad neta operativa

Razón de circulante: este índice financiero indica la capacidad que tiene la

empresa para cubrir obligaciones a corto plazo. Se obtiene dividiendo el total
del activo circulante del negocio, entre el total del pasivo circulante.

Prueba del ácido o razón de solvencia inmediata (RSI)

Se determina esta razón de una manera similar a la anterior pero
excluye los inventarios del activo circulante.

Rotación de cuentas por cobrar y periodo promedio de cobranza: Estos

indicadores son utilizados alternativamente para medir la liquidez de las
cuentas por cobrar.

Rotación de las cuentas por cobrar: La rotación de cuentas por cobrar se

calcula dividiendo el total de ventas netas entre el saldo a fin de año de las
cuentas por cobrar entonces:

27
Período promedio de cobranza
Si dividimos los 12 meses del año entre las veces que rotan las
cuentas por cobrar, se obtendría el tiempo promedio en que la empresa
cobra sus cuentas.Así: 12 meses/ 6 = 2 meses.

Período medio de pago.

Se utiliza un procedimiento similar al anterior pero correlacionado las
cuentas por pagar con las compras.

Rotación de inventarios.
Este indicador puede reflejar la rapidez del flujo de fondos que circula
por las alzas o bajas del nivel de inventarios. Esta relación proporciona una
idea si los inventarios son eficientes o excesivos en relación con el volumen
de ventas. Puede calcularse el índice de rotación de inventarios dividiendo el
costo de ventas entre el promedio de ventas entre el promedio de inventarios
del año, este promedio a su vez se obtiene sumando el inventario inicial del
año más el inventario final y dividiéndolo entre dos.

Margen de utilidad neta operativa.

Este margen indica el beneficio de la empresa en relación con el valor
de sus ventas. Este margen de utilidad indica la eficiencia relativa de la
empresa después de tomar en cuenta todos sus gastos impuestos e
intereses. Excluye las pérdidas no operativas. También puede utilizarse la
utilidad neta del año, o la utilidad bruta, según lo que se quiera analizar con
este índice.

28
VALOR CREDITICIO DEL SOLICITANTE
Tomando como base la información obtenida en la investigación del
futuro deudor se debe estimar la probabilidad de que este pague sus
cuentas, así como determinar si está o no dentro de los límites de
aceptación.

Las "Cuatro Ces" del Crédito: En el crédito comercial, la decisión respecto al

grado de riesgo de un solicitante de crédito, es básicamente un asunto de
juicio. Esta decisión involucra que se tomen en cuenta cuatro criterios
fundamentales, a los que comúnmente las conoce como las cuatro CES del
crédito y están integradas por:
1. Capital.
2. Capacidad.
3. Carácter.
4. Condiciones.

Comprende los recursos financieros mostrados por el solicitante del

crédito en su balance general. Estos recursos financieros darán una idea de
los activos de que dispone el cliente para respaldar sus obligaciones. Se
realiza un análisis de su situación a corto plazo utilizando los diferentes
índices de análisis de activo circulante como razón del circulante prueba del
ácido o razón de solvencia inmediata, rotación de cuentas por cobrar,
período medio de cobros y rotación de inventarios, en algunos casos, se
puede estimar la antigüedad promedio de las cuentas por pagar del
solicitante de crédito también comparando las cuentas por pagar con las
compras, así como las cuentas por cobrar con las ventas, para relacionar
capacidad de cobertura de pasivo a corto plazo.

29
Capital
Se refiere a la experiencia de los funcionarios de la empresa
solicitante de crédito y a la habilidad mostrada por ésta para funcionar con
éxito, el grado de este éxito estará indicado por la trayectoria histórica de sus
utilidades.

Tanto la historia de las utilidades de la empresa solicitante como su

potencial para producirlas pueden determinarse a través del análisis de los
estados de ganancias y pérdidas de los últimos años. No obstante, el estudio
de la capacidad de la empresa a través del estado de pérdidas y ganancias
debe ser realizado en relación con los aspectos referentes al capital,
tomando en cuenta el análisis del activo a corto plazo.

Capacidad.
Considera los aspectos concernientes a la personalidad del solicitante.
Así, toma en cuenta la honradez y la sinceridad de los propietarios y la forma
de dirección de la empresa solicitante de crédito. La personalidad constituye
la principal consideración para determinar los riesgos de crédito, lo cual
involucra: responsabilidad normal y absoluta, honradez e integridad.

En conclusión, determinar la personalidad es una difícil, si no

imposible, tarea. La personalidad implica apariencia, y esta puede ser
engañosa. Una presunción razonable de la personalidad basada totalmente
en la apariencia, es lo mejor que un gerente de crédito puede esperar hacer.
En consecuencia, debe usar todo recurso a su disposición para asegurarse
de que cada candidato para crédito, tiene las cualidades de honorabilidad e
integridad que le harán siempre bien dispuesto y determinado a pagar sus
deudas, el crédito es inconcebible sin la confianza.

30
 La evaluación de la personalidad debe ser uno de los criterios
fundamentales que deben considerarse en las decisiones sobre crédito, un
reflejo engañoso de la personalidad puede conducir al reflejo de una
situación falsamente atractiva y consecuentemente inducirá a decisiones
erróneas. Este reflejo de la personalidad es también importante al
considerarse el costo y el tiempo que limitan la extensión y escrupulosidad
hasta donde pueda ser realizada la investigación.

Condiciones:
Este criterio se refiere a la posibilidad de establecer limitaciones o
restricciones especiales para la concesión de crédito a cuentas a que no
inspiran confianza. También se usa el término condiciones para expresar la
situación favorable, desfavorable tanto actual como futura en que se
encuentra la empresa solicitante de crédito, en vez de la imposición de
restricciones. Cuando se predicen condiciones favorables, frecuentemente,
llevan a una expansión imprudente del crédito. En tanto que las condiciones
desfavorables ocasionarían un hecho contrario. Un gerente de crédito debe
estar en conocimiento de que las condiciones favorables están basadas en
una fecha adecuada y en una correcta interpretación de la información
disponible.

De cualquiera de las dos maneras que se enfoque este criterio, puede

interpretarse como un factor importante en el proceso de concesión de
crédito puesto que de una u otra forma lo utilizará el encargado del análisis
de crédito, bien para establecer restricciones al crédito en cuentas que son
dudosas o bien para formularse un juicio de las condiciones actuales o
futuras del solicitante de crédito.

31
 Los criterios anteriormente citados pueden también ser aplicados,
tanto al crédito comercial como al crédito a consumidores. Los solicitantes de
crédito personal pueden ser juzgados basándose en los criterios de capital
(propiedades personales), capacidad (potencial de ingresos personales,
sueldos mensuales, etc.), carácter (personalidad, honradez, integridad) y
condiciones (limitaciones al crédito según su situación actual y tendencia
prosperar).

DECISION SOBRE LA SOLICITUD DE CRÉDITO

Una vez que se haya obtenido la información sobre el futuro deudor,
ésta debe ser analizada y para llegar a conclusiones de si aceptar o no una
solicitud de crédito. El análisis puede hacerlo sobre una base cuantitativa
utilizando indicadores financieros; tales como, índices de liquidez, rotación,
patrimonio de la firma solicitante del crédito, determinando así la capacidad
del cliente para atender sus obligaciones. Pese a lo que puedan resolver las
técnicas señaladas, la decisión final es básicamente cuestión de juicio
personal del analista de crédito quien se encarga de evaluar la información
disponible.

Siempre resulta difícil para los funcionarios de crédito descubrir, en lo

que se refiere a cuentas nuevas y las que ya estén en los libros, las cuentas
que revisten un alto riesgo.

El problema fundamental en la evolución de crédito consiste en

determinar:
a. Las cuentas que son de reconocido alto riesgo a las cuales se les
otorgará crédito.

32
b. Monto del crédito.
c. Condiciones del crédito: período de pago, número de pagos y tasa de
interés.

La persona responsable del otorgamiento del crédito, al tomar la

decisión al respecto, estará consciente del grado de riesgo, cuanto es el
monto del crédito que se pueda conceder y establecerá las condiciones en
que se aceptará su solicitud de crédito. Por tanto, cualquier pérdida que
hubiese siempre y cuando éste comprendido entre los niveles de riesgo
estimados se pudiera considerar un hecho completamente normal. Por
consiguiente, en el cálculo de la utilidad marginal que resulte de la venta
adicional debe estar contemplada la estimación de cualquier pérdida de
acuerdo al riesgo estimado.

ANÁLISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Un análisis de las cuentas por cobrar se utiliza para medir la solvencia

de una empresa. El tamaño y la composición de las cuentas por cobrar están
bajo cambio continuo, y por lo tanto se debe mirar de cerca. Desde los
fondos atados para arriba en la producción de las cuentas por cobrar
ningunas ventajas o interés, es el mejor mantener este equilibrio a un
mínimo. Cuanto más rápida una empresa es capaz de solventar sus cuentas
por cobrar, es menos el riesgo de la pérdida de cuentas incobrables.
Además, la empresa tiene la opción para poner estos fondos en aplicaciones
más productivas. Dos métodos comúnmente usados para analizar las
cuentas por cobrar son el volumen de ventas de las cuentas por cobrar.
(Número de las ventas de los días en efectos a cobrar) o ventas de los días

33
excepcional. Ambos métodos miden la capacidad de una empresa de
generar ventas y de recoger rápidamente sus cuentas por cobrar. Un número
más bajo de las ventas de los días en efectos a cobrar indica que una
empresa está recogiendo efectos a cobrar más rápido.

Las medidas se deben comparar con otras empresas en la misma

industria. Las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa
concede a sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario
de un negocio, como resultado de la entrega de artículos o servicios. Con el
objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la
mayoría de las empresas recurren al ofrecimiento de crédito. Las condiciones
de crédito pueden variar según el tipo de empresa y la rama en que opere,
pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de
crédito similares. Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas
por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito en las que se
estipula elpago dentro de un número determinado de días. Si bien es
conocido que todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del periodo
de crédito, sino que la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo
muy inferior a un año, en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran
como parte del activo circulante de la empresa, por lo que se presta
muchísima atención a la administración eficiente de las mismas.

METODOS UTILIZADOS

La administración del crédito y las cobranzas se encuentra entre las

actividades más difíciles de realizar. Esta actividad está incluida entre las
muchas que desempeña una empresa que produce artículos para la venta, o
que compre dichos artículos para luego revenderlos. Cualquiera que sea la

34
 modalidad de las operaciones, se espera obtener un margen de utilidad
razonable con relación a sus costos y gastos. Las políticas y procedimientos
utilizados para la concesión de los créditos, recaudación del dinero que
produzcan los cobros de los créditos, los instrumentos que utilice la firma
para ejercer un control efectivo sobre los créditos y las cobranzas, y la
aversión al riesgo de los empresarios, entre otras, van a ser las variables que
los empresarios con agudeza de visión financiera tendrán que considerar a
fin de orientar efectiva y eficientemente la gerencia de crédito y cobranzas.
Así, se pretende lograr los objetivos propuestos para la empresa donde el
volumen de sus ventas y el nivel de sus utilidades netas periódicas dependen
de las ventas a crédito.

CUENTAS POR COBRAR

Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el

momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o
cualquier otra clase de bienes y servicios.

Clasificación de las Cuentas por Cobrar:

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:
Provenientes de ventas de bienes o servicios y
No provenientes de venta de bienes o servicios.

 Cuentas por Cobrar Provenientes de Ventas de Bienes o Servicios: Este

grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la
venta a crédito de bienes o servicios y que, generalmente están respaldadas
por la aceptación de una facturapor parte del cliente.

35
 Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crédito son
comúnmente conocidas como cuentas por cobrar comerciales o cuentas por
cobrar a clientes y deben ser presentadas en el balance general en el grupo
de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento sea
mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la
mayoría de los casos, es de doce meses. En aquellas empresas donde el
ciclo normal de operaciones sea superior a un año, pueden incluirse dentro
del activo circulante, aun cuando su vencimiento sea mayor de doce meses,
siempre y cuando no sobrepase ese ciclo normal de operaciones, en cuyo
caso deberán ser clasificadas fuera del activo circulante, en el grupo de
activos a largo plazo.

Cuando el ciclo de operaciones de una empresa sea superior a un

año, este hecho permita presentar dentro del activo circulante cuentas por
cobrar con vencimiento mayor de doce meses, es necesario que éstas
aparezcan separadas de las que vencerán antes de un año. Si se hace caso
omiso de esta norma y se separan ambos grupos en una sola cuenta, este
hecho debe ser revelado mediante notas al balance.

 Cuentas por Cobrar No Provenientes de Ventas a Crédito: se refiere a

derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones
diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito.

Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el

balance general en el grupo de activo circulante, siempre que se espere que
van a ser cobradas dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa, el
cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses.

36
 De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las
cuentas por cobrar no provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden
ser clasificadas a su vez en dos grupos: Cuentas por cobrar que representen
derechos por cobrar en efectivos y Cuentas por cobrar que representan
derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo.

 Cuentas por Cobrar No Provenientes de Ventas que se Cobraran en

Efectivo: Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que serán
cobrados en efectivo. El origen de estas cuentas por cobrar es muy variado.
Entre ellas, podríamos citar las siguientes:

Cuentas por cobrar a trabajadores: El origen de estas cuentas por cobrar

podría ser el de préstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a
los trabajadores para su propio consumo.

Intereses por cobrar: Se refiere a derechos por cobrar surgidos como

consecuencia de haber prestado dinero a terceros.

Alquileres por cobrar: Estas cuentas por cobrar aparecen cuando la empresa
alquila un inmueble o parte de él y el canon de arrendamiento se recibe por
lapsos vencidos. Cuando va a ser elaborado un balance general y se
observa que, para esa fecha, la empresa tiene ya devengado algún monto
por ese concepto, deberá ser registrado como alquileres por cobrar y
presentada la cuenta en el balance dentro del activo circulante. Sin embargo,
cuando el objetivo natural de la empresa sea el alquilar inmuebles, los
montos que recibe por ese concepto constituyen sus ingresos normales
provenientes de la venta de un servicio. En este caso, se registrarán en

37
cuentas por cobrar comerciales los alquileres ya devengados pero no
cobrados.

Reclamaciones por cobrar a compañías de seguros: Serán registrados en

esta cuenta aquellos derechos por cobrar provenientes de reclamos de
cualquier tipo que se hagan a las compañías de seguros.

Reclamaciones por cobrar a proveedores: Con alguna frecuencia se presenta

el caso en que la empresa compra una mercancía de contado y,
posteriormente, tal mercancía es devuelta al proveedor por cualquier razón.
Si se ha convencido en que el proveedor devolverá el valor correspondiente
en efectivo y no mediante una nueva mercancías en forma inmediata, el
derecho a cobrar debe ser registrado en la cuenta reclamaciones por cobrar
a proveedores.

Reclamaciones judiciales por cobrar: Cualquier reclamación se esté litigando

y que se tenga un alto grado de seguridad de que la sentencia será
favorable, debe ser registrada en esta cuenta y presentada como activo
circulante si se espera que se cobrará en un lapso de doce meses.

Depósitos en garantía de cumplimiento de contratos: Cuando la empresa es

contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el
contratante exige que se haga un depósito garantizado que el objetivo de tal
contrato será cumplido, el monto del activo circulante, siempre que esté
contemplado que la obra será terminada o que el servicio será prestado
dentro de los próximos doce meses.

38
Regalías por cobrar: Se entiende por regalía la compensación por la
utilización o empleo de bienes, por lo general calculado en base a toda o a
una parte de los ingresos provenientes del usufructo o explotación de tales
bienes. Por ejemplo, el cobro periódico por parte del propietario de terrenos
por concepto de la explotación de minerales (petróleo, carbón, etc.) y el
cobro que realiza el autor de un libro por su venta o el que hace un fabricante
por el uso de sus equipos cuando produce bienes o servicios para terceras
personas. Cualquier tipo de regalía que la empresa haya devengado pero
que aún no ha cobrado, deberá ser registrada en esta cuenta.

Cuentas por cobrar a los accionistas: Se registra en esta cuenta cualquier

deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos
diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron. Dividendos
pasivos por cobrar: Aunque esta cuenta será comentada detenidamente
cuando se estudie el tema de Sociedades anónimas en el módulo de
contabilidad superior, es conveniente que desde ahora se conozca su origen
y cómo debe ser presentada en el balance general. Cuando una sociedad
anónima es constituida, los socios o accionistas suscriben el capital, es decir,
se comprometen a aportar una cantidad determinada de recursos, la ley
permite que tales recursos sean pagados o entregados a la empresa por
partes, con tal de que la primera entrega no sea inferior al 20% del
compromiso total. La parte del capital que los accionistas les quedan
debiendo a la empresa, deberá ir siendo pagada a medida que ellos vayan
decidiéndolo. Cuando los accionistas deciden pagar a la empresa una parte
adicional del capital que le deben, se dice que la empresa ha decretado el
cobro de un dividendo pasivo y esta cuenta deberá ser clasificada dentro del
activo circulante, si el plazo para cobrarlo no es superior a doce meses. De lo
contrario, deberá ser presentada en activos a largo plazo.

39
 Dividendos por cobrar sobre inversiones: Cuando la empresa tiene
inversiones en acciones en otras compañías, con frecuencia éstas deciden
distribuir parte de las utilidades obtenidas entre sus accionistas. Cuando ello
ha sucedido, a la empresa inversora le surge el derecho a cobrar la parte de
esas utilidades que le corresponda, lo cual deberá ser registrado en la cuenta
dividendos por cobrar.

Cuentas por cobrar a compañías subsidiarias: Se dice que una compañía es

subsidiaría de otra, cuando esta es propietaria de más de 50% del capital de
aquella. A la compañía dominante se le denomina compañía matriz. La
compañía matriz debe registrar en esta cuenta cualquier préstamo, anticipo,
etc., que conceda a la subsidiaria. Por supuesto, los derechos por cobrar
provenientes de ventas de bienes o servicios a la subsidiaria, deben ser
registrados dentro de cuentas por cobrar comerciales, pero separadas de las
cuentas por cobrar a otros clientes. Estas cuentas serán presentadas en el
activo circulante, si se espera que sean cobradas en un lapso no mayor de
un año.

 Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que serán cobradas en bienes

diferentes de efectivos: Pertenecen a este grupo aquellos derechos por
cobrar que al ejecutar su cobro, éste se producirá por medio de cualquier
bien o servicio diferente a efectivo. Entre ellos, se puede mencionar:
o Reclamaciones a proveedores: Se refiere a los casos en que, después de
haber realizado una compra de mercancía y haberla pagado, tal mercancía
resultó defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el
reclamo mediante la reposición de la mercancía que faltó o que llegó con
defectos.

40
Anticipos a proveedores: En algunas oportunidades, una empresa se ve en la
necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de
mercancía o de la prestación del servicio. A esta empresa le surge, por lo
tanto, un derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida la
mercancía o el servicio que ha comprado.

Derechos a cobrar por envases: Existen empresas tales como las

embotelladoras de refrescos que, el producto que venden a sus clientes, es
sólo el contenido de las botellas. Los envases, las botellas en este caso, se
le facturan al cliente en forma separada y, el valor de ellas, será cobrado
mediante su devolución por parte del cliente. Es por esta razón que los
derechos por cobrar por envases no se presentan dentro de las cuentas por
cobrar comerciales, sino en una cuenta separada ya que, comúnmente, no
se cobrará en efectivo.

Anticipos a contratistas: Cuando una empresa requiere hacer, por ejemplo,

una obra de construcción, generalmente se da un anticipo a cuenta. Este
adelanto constituye un derecho por cobrar, el cual será cobrado en el
momento en que la obra sea recibida ya terminada.

Se ha querido comentar en esta introducción acerca de las cuentas

por cobrar más comunes, diferentes a las cuentas por cobrar comerciales. De
ellas nos volveremos a ocupar a medida que lleguemos a los temas
relacionadas con las transacciones que las originan. Por ahora, seguimos
tratando sólo las cuentas por cobrar comerciales.

41
 Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los activos más
importantes de una empresa. Su misma naturaleza de representar las
decisiones de concesión de crédito, la gran importancia que para la
administración tiene su buen manejo y control en las decisiones financieras,
como instrumento que contribuye a elevar el volumen de ventas y a la
generación de fondos para el financiamiento de las operaciones corrientes de
la empresa. Para todos los fines de la gerencia de crédito se deben
considerar dos elementos básicos:

1. Obtención de la máxima ganancia en operaciones.

2. Cobrabilidad de las ventas a crédito, minimizando lo más que se
pueda el riesgo de las cuentas por cobrar, a fin de protegerse contra posibles
pérdidas.
3. Optimización de las ganancias de los accionistas de la firma

EL CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR PUEDE SER ESTABLECIDO

DESDE LOS SIGUIENTES PUNTOS DE VISTA

1. Desde el punto de vista contable:

Las cuentas por cobrar son la parte del activo circulante originada por
las ventas a crédito. Este concepto comprende las cuentas por cobrar
originadas por operaciones comerciales; no obstante, existen cuentas por
cobrar no procedentes de las operaciones corrientes de un negocio y
comúnmente se le conoce como no comerciales, estas últimas son
generadas por transacciones realizadas en las siguientes modalidades:

a. Entre la empresa y sus empleados o accionistas

42
 b. Compañías afiliadas
c. Depósitos reembolsables
d. Reclamaciones por pérdidas a daños
e. Anticipos dados para compra de mercancías
f. Cobros al gobierno por devoluciones de impuestos
g. En general cualquier derecho a cobrar no proveniente de una venta a
crédito de bienes o servicios.

2. Desde el punto de vista administrativo:

Las cuentas por cobrar son el total de los créditos a corto plazo
otorgados y aún no recuperados, y que representan un eficiente indicador de
la gestión administrativa de un negocio, o en su departamento de crédito en
materia de crédito y cobranzas al hacerse un análisis de ellas. Un negocio se
Ayuda mejor a sí mismo cuando sirve mejor a su clientela, cuando
comercia no sólo en vender sus productos y servicios, sino también en
satisfacer los deseos y las necesidades humanas. Ningún gerente de
créditos puede servir bien a su negocio, a menos que actúe en forma igual
con el público.

La necesidad de ambos créditos, el comercial y el del consumidor,

está firmemente establecida en la sociedad. La satisfacción de estas
necesidades constituye el reto profesional que debe enfrentar en la
actualidad, el hombre dedicado a la gerencia de crédito.

El concepto administrativo de las cuentas por cobrar destaca una

importante actividad dentro de la empresa que pone en relieve la necesidad
de emprender estudios profundos y cuidadosos, tendientes a lograr la
máxima efectividad del proceso de ventas a crédito. Asimismo, en la

43
 cobranza de los créditos otorgados en plazos normalmente establecidos por
la política crediticia de la firma.

3. Desde el punto de vista financiero:

Desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar constituyen

fondos comprometidos. Esto significa una ampliación de los mismos en forma
directa del efectivo que debería percibirse de las ventas al crédito concedido
para facilitar las ventas y mejorar los beneficios. Esto a su vez afecta el flujo
de caja de una empresa, en vista de los efectos que tienen las políticas
relativas de la concesión de créditos y a las políticas de cobranzas en la
rapidez con que entren los fondos a la firma. Asimismo, también se afectarán
los estados financieros presupuestados, tanto el estado de ganancias y
pérdidas como el balance general debido a los efectos de las decisiones que
se tomen respecto a las ventas a crédito y a las pérdidas por cuentas
incobrables. Así, desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar,
representan un instrumento realmente importante en la función financiera de
una empresa. De una buena política de concesión de crédito y de un buen
sistema de cobros, dependerá la contribución de las cuentas por cobrar a la
provisión de fondos en las condiciones más ventajosas y a la maximización
de las utilidades de la empresa.

4. Desde el punto de vista económico:

Las cuentas por cobrar representan un elemento con efectos decisivos

en todos los tipos el cielo de negocios. Los negocios en sus actividades son
entes dinámicos que pasan por una serie de etapas o períodos en los cuales
períodos de prosperidad alternan con períodos de recesión. La confianza y

44
voluntad para el otorgamiento de crédito, monto y plazo de pago van a
depender en gran parte de la etapa en la cual se encuentre el negocio.

Cuando un negocio se recupera de un período de decadencia, invierte

en activos fijos, los precios y las utilidades aumentan con el incremento de la
demanda; al elevarse el valor de los bonos y las acciones, nuevos créditos
se negocian fundamentados en ese aspecto. Se necesita la utilización de la
totalidad del capital y mano de obra para satisfacer la demanda. En una
época de depresión, en la cual la demanda se nivela o es inferior a la
producción, los comerciantes quedan con niveles de inventarios elevados
que no pueden vender; se trata de acelerar el cobro de las cuentas y
documentos por cobrar, se venden bonos, acciones y activos fijos para pagar
a los acreedores y aumentar la liquidez de la firma; la reducción de personal
es característica de esta época.

En época de recesión, lo característico es que un gerente sea

pesimista y reacio a conceder créditos. Así, la reducción en las ventas y en la
actividad de los negocios, a lo cual a su vez se une la presión a los clientes
para que cancelen sus deudas a la empresa; cuando se trata de créditos de
plazos no vencidos, se les ofrecen a los clientes atractivos descuentos por
pagar antes de la fecha de vencimiento de la deuda. Cuando la recesión
alcanza su punto más bajo, los gerentes de crédito intentan estimular la
recuperación de la empresa mediante el establecimiento de una política
crediticia más liberal. En las primeras etapas de cambio en los negocios, si la
confianza de los gerentes de crédito en la capacidad de pago de sus clientes
en el futuro los hace demasiado flexibles en la concesión de los créditos, se
da un impulso a la sobre expansión con el consiguiente peligro de inversión
excesiva en cuentas por cobrar.

45
 Lo anteriormente señalado respecto al enfoque económico del crédito
resalta el papel que desempeña el crédito en las diversas etapas del ciclo de
los negocios y la incidencia que tiene el ciclo de los negocios en los niveles
de cuentas por cobrar, en la concesión y en la restricción del crédito.

Los conceptos de cuentas por cobrar, enfocados a través de cuatro

puntos de vista diferentes dan una idea de las diferentes actividades en la
vida de una empresa en las cuales las cuentas por cobrar desempeñan uno
de los roles más importantes, tanto en el aspecto Contable, Administrativo y
Financiero como el Económico.

OTRAS MODALIDADES DE CUENTAS POR COBRAR

Son todos los derechos a cobrar de una empresa a corto plazo, por lo
tanto, letras de cambio, y otros documentos por cobrar que provengan de las
operaciones normales del negocio y recuperación esté comprendida dentro
del ciclo normal de operaciones del mismo quedan contenidos en este
concepto.

Generalmente el término de cuentas por cobrar es utilizado para

denominar los créditos concedidos en cuentas abiertas y recuperables a
corto plazo; es decir, a base de cargos y abonos en los cuales en muchos
casos no se requiere la utilización de comprobantes en los cuales figura la
firma del deudor como obligado a pagar. Así, se conceden plazos razonables
y descuentos por pronto pago, aspectos que están formalizados en los
documentos por cobrar antes mencionados.

46
 Sin embargo, ese formalismo no impide que puedan ser estudiadas en
conjunto bajo el rubro de cuentas por cobrar ya que los aspectos
relacionados con Administración y control pueden usarse indistintamente,
salvo en los casos de negociación de documentos por cobrar, en los cuales
es necesario un tratamiento especial desde el punto de vista legal, contable y
financiero: Es importante considerar las disposiciones legales que rigen los
documentos negociables más usuales, como letras de cambio y pagarés.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZAS.

Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa

están determinados por su política general de cobranza. Cuando se realiza
una venta a crédito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la
esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos
para asegurar así el margen de beneficio previsto en la operación. En
materia de política crediticia se pueden distinguir tres tipos de políticas, las
cuales son; políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales.

1. Políticas restrictivas.
Caracterizadas por la concesión de créditos en períodos sumamente cortos,
normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva. Esta política
contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la
inversión movilización de fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez
este tipo de políticas pueden traer como consecuencia la reducción de las
ventas y los márgenes de utilidad, la inversión es más baja que las que se
pudieran tener con niveles más elevados de ventas, utilidades y cuentas por
cobrar.

47
 2. Políticas Liberales.
Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas liberales tienden a ser
generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan
enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en
condiciones y establecimientos de períodos para el pago de las cuentas.
Este tipo de política trae como consecuencia un aumento de las cuentas y
efectos por cobrar así como también en las pérdidas en cuentas incobrables,
este tipo de política no estimula aumentos compensadores en las ventas y
utilidades.

3. Políticas racionales.
Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se
logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con
el propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por
cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en
maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa.

Se conceden los créditos a plazos razonables según las características

de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en
consideración los cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio
razonable.

COSTOS DE LAS COBRANZAS.

Una de las variables principales de la política de cobranza es el costo
de los procedimientos de cobranza, situado dentro de ciertos límites,
mientras mayores sean los gastos de cobranza menor será la proporción de
incobrables y el lapso medio de cobro. No obstante la relación entre costo de
las cobranzas y eficiencia de las mismas no es lineal. Los primeros gastos de

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cobranza es probable que produzcan muy poca reducción de las cuentas
incobrables; pero a medida que se van aumentando los gastos, estos
comienzan a tener un efecto significativo en este sentido, pero a partir de un
punto, si se siguen incrementando los gastos de cobranza, se tiende a
producir cada vez menos reducción de la pérdida a medida que estos gastos
se vayan agregando.

Esta relación técnica entre gastos de cobranza y porcentaje de

pérdida por cuentas incobrables puede expresarse gráficamente utilizando
un sistema de coordenadas cartesianas. En el eje de las (x) se colocan los
gastos de cobranza y en el eje de las (y) los porcentajes (%) de pérdidas, en
ellos puede observarse como disminuyen las pérdidas por cuentas
incobrables en la medida que se aumentan los gastos de cobranza, hasta
llegar a un punto de saturación (KI). Al nivel de este punto de saturación, si
se continúan aumentando los gastos de cobranza no serán significativos las
disminuciones en las pérdidas.

Se debe considerar seriamente que los gastos de cobranza deben

siempre compararse con las sumas de dinero que se traten de recuperar. No
resulta económicamente beneficioso recuperar el valor de una cuenta cuyos
gastos de cobranza exceden el monto a rescatar: También es recomendable
estudiar con seriedad aquellos casos en los cuales está permitido cargar a la
cuenta del cliente los gastos de cobranza para que éstos puedan ser
aplicados en forma razonable.

Los gastos de cobranza de una empresa guardan íntima relación con

las políticas y procedimientos de cobro. En la medida que una empresa sea
más restringida en el otorgamiento de crédito y más agresiva en sus

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procedimientos de cobro reduce sus pérdidas en cuentas incobrables; no
obstante corre el riesgo de que disminuyan sus ventas y aumenten sus
gastos de cobranza al hacer un mayor uso de personal para labores de
cobranzas. Esta función agresiva se caracteriza por el envío constante de
cartas, telegramas, llamadas telefónicas, uso de bufetes de abogados,
procedimientos judiciales, etc. cuando una empresa use medidas liberales en
la concesión de créditos y utiliza procedimientos de cobranza deficientes
aumentaría su volumen de ventas, sus gastos de cobranza serían bajos pero
las pérdidas en cuentas incobrables aumentarían.

50
 CONCLUSIÓN

Toda empresa, sufren problemas periódicos por falta de dinero para

cumplir con sus compromisos. Esta investigación nos permitió entender, que
la liquidez y la solvencia son los objetivos fundamentales para cualquier
actividad no importa la naturaleza de la misma y la aplicar estos conceptos
en la empresa da la oportunidad de tener una fuente de dinero importante, de
manera inmediata, sin altos intereses o complejos trámites.

Dependiendo del negocio y la competencia se otorga el crédito a los

clientes, porlo que las ventas a crédito se transforman en cuentas por cobrar
y estarán representadas generalmente en el activo circulante del balance de
la empresa.

Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima y que el

producto final tenga un costo adecuado, la empresa debe fijar una política
para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en las
cuales desarrollan su objeto social,por lo que el control de inventarios por
demanda,y la aplicación de las correctas normas y proceso en estas cuentas
nos puede llevar a una administración más eficiente.

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 BIBLIOGRAFIA

Disponible en: https://www.gestiopolis.com>administracion de cuentas por

cobrar e inventarios.

Disponible en: https:www.esan.edu.pe › la-política-de-créditos-de-una-

entidad-financiera

Disponible en: https://despace.ups.edu.ec/bitstream.

Disponible en: https:www.zonaeconomica.com › análisis-financiero › cuentas-

cobrar

Disponible en:https:// www.eumed.net › cursecon › ecolat › cu › 2011

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ANEXOS

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INVENTARIO
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