MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION

UNIVERSITARIA. CIENCIA Y TECNOLOGIA

UNIVERSIDAD YACAMBU
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
COORDINACION DE ESTUDIOS PROFESIONALES
CATEDRA CONTABILIDAD INTERMEDIA

PROFESOR: JOSE ANGEL MEDINA

EFECTIVO Y CAJA CHICA

Efectivo:

Se considera a todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son
propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a ningún tipo de restricción.

El efectivo es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en un momento determinado
tales como monedas billetes cheques depósitos la vista y otros es una cuenta real del balance que
va ubicada dentro del activo circulante disponible y tiene saldó deudor.

Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta unaOrganización para cubrir sus
inmediatas obligaciones.Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se
mencionan a continuación:

1. Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación

en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en
la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.
2. Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de
la Empresa.
3. Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios,cheques de gerencia,
cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro
inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.

Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la banca nacional

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por
dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depósitos dados en
garantía, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales,
depósitos bancarios congelados por intervención de la institución financiera u otros motivos,
depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales,
adelantos para viáticos u otrosgastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas
las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo.
Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y
confiabilidad de los registros mediante:

· División del trabajo

· Delegación de autoridad
· Asignación de responsabilidades
· Promoción de personal eficiente
· Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas
corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los
pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el
efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

Caja Chica:

La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos en dinero
efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son
inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo. .Es una medida
sana de control interno que consiste en que todo pago se hará por medio de cheques y nunca con
el efectivo que se encuentra en caja.

Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco
monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algunos casos imposibles, pagarlas con
cheques. Refiriéndonos al desembolso por concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café,
taxi, gasolina para vehículos, etc.

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea con el objeto de cancelar pagos menores
estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de la empresa y el
numero de operaciones que esta realice se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el
limite en base al cual se van realizar los pagos.

Esta cuenta tiene saldo deudor y va ubicada en el balance general dentro del activo circulante
disponible, el monto de la caja chica solo sufrirá una variación cuando este sea aumentado o
disminuido o se decida eliminarlo.

Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha
determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos,
comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.

Importancia de la Caja Chica

Tal y como se indicó anteriormente, la caja chica es un fondo en efectivo que se utiliza par realizar
pagos por sumas pequeñas y que además se cataloguen como “urgentes”.

De esta manera se puede apreciar que la implementación de una caja chica en una organización es
vital para que ésta pueda satisfacer los gastos que por su naturaleza y premura se justifica el
desembolso inmediato del dinero; y que por circunstancias especiales no pueda ser cancelado
mediante cheque.
Conceptualización Contable de la Caja Chica

Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha
determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos,
comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.

Propósito

“Solventar las necesidades urgentes de artículos y materiales en una forma ágil y oportuna, cuyo
origen requiere del pago inmediato”.

Procedimientos

A continuación se presentan una serie de procedimientos que en conjunto permiten la utilización

adecuada de los fondos de caja chica.

Constitución de la Caja Chica

Está constituido por una suma de dinero asignada a las unidades de trabajo que así lo requieran,
con el objeto de satisfacer los gastos urgentes cuya naturaleza justifica el desembolso inmediato y
que por circunstancias especiales no puede cancelarse mediante cheques.

Procedimientos contables para la Caja Chica

Creación de la Caja Chica

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el monto
establecido el cual va a servir para realizar pagos.

Se abona a la cuenta banco, ya que debe hacerse a través de un cheque emitido por el dueño o el
administrador de la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable de manejar o
administrar este fondo fijo de Caja Chica.

Realización de Pagos.

Después que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o recibos
correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar pendiente cuando llegue al
mínimo de efectivo establecido, para solicitar una reposición o reembolso de caja chica, la cual
consiste en presentar los comprobantes junto con la relación anexa

Reembolso o reposición de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relación de gastos junto con los comprobantes, y el administrador
le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe hacerlo efectivo para poder
disponer del monto establecido en la Caja Chica para realizar los pagos.

Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a través de un cheque. El asiento para
registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o
recibo entregado junto con la relación hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de banco.
Deberes y Responsabilidades

En este apartado se incorporan los deberes y responsabilidades que asumen los encargados de los
fondos de caja chica

Seguridad:

Con el propósito de obtener mejores resultados en el control interno y a fin de fortalecer los
mecanismos de seguridad, la custodia y operación del fondo de caja chica a continuación se
presentan algunos requerimientos y disposiciones que se recomiendan para el Área de Caja Chica:

1. El fondo debe estar bajo la responsabilidad de una sola persona y preferiblemente por
periodos determinados.
2. El encargado de los fondos de caja chica debe estar ubicado en un lugar seguro.
3. Utilización de una caja fuerte.
4. Caja de metal para resguardar el dinero.
5. Cubículo o escritorio con llavín seguro.

· Manejo de Efectivo:

Se debe separar adecuadamente las funciones de tal forma que una sola persona no sea la que
solicite, autorice y cancele alguna transacción

· Custodia Valores:

Seguidamente se presentan una serie de recomendaciones referentes a la custodia de valores:

1. “La función de custodia de los documentos por cobrar debe estar separada de las de caja
(recepción y devolución y de registros) registro auxiliar o generales.
2. Los valores adquiridos se guardarán en bóvedas que al efecto tiene la Institución. El
acceso a dichas instalaciones requerirá de la presencia de por lo menos dos personas o
funcionarios autorizados”.
3. No se podrán custodiar dineros ajenos a la Institución.

Prohibiciones:

1. Mezclar o custodiar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que
no tengan relación el fondo de caja chica.
2. Compensación de saldos entre egresos e ingresos.
3. Los Empleados o ajenos a la misma, realicen cambios monetarios, cambios de cheques u
operaciones distintas a las que se destinan los fondos.ü No se cambiarán cheques
personales o emitidos por Empleados o Gerentes, con los fondos de las cajas de la
Institución

Faltantes de Dinero

En el caso de que ocurriese un faltante de la caja chica el encargado de la custodia del fondo debe
proceder a:
 1. Reintegrar en el acto, la cantidad de dinero correspondiente.
2. Indicar el hecho en la hoja de arqueo diario, mismo que debe ser firmado por la Jefatura
Superior, previa comprobación de lo sucedido.

La cuenta caja chica NO SE MOVILIZA sino al momento de ser creado el fondo fijo, o cuando se
decida aumentar o cuando se decida aumentar (o disminuir) su cuantía o al momento de decidirse
su eliminación.

Se creara con un cargo a la cuenta de Caja Chica y con un abono al Banco X y nunca más se
movilizara dicha cuenta con las excepciones indicadas

En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que se harán por
medio de esta caja durante un período determinado establecerán el monto del fondo fijo con el que
operará dicha caja, así como la cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso.

Control interno: para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su función con idoneidad,
es necesario que se establezca el acuerdo de control interno. Para ello es indispensable poner en
práctica las siguientes normas:

1. se fijara el monto del fondo fijo con el que operara la caja chica.
2. Será nombrada la persona que se responsabilizará del manejo idóneo de ese fondo. Este
funcionario no deberá tener acceso a los registros de contabilidad.
3. El cheque e emita para la creación del fondo y los que posteriormente se hagan para
reponerlo o aumentarlo, deberá ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo.
4. Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada por esa caja.
5. Todo pago se haga con caja chica deberá ser respaldado por su respectivo comprobante,
representado por recibos prenumerados donde dará los detalles del desembolso tales
como: cantidad, autorización y firma.
6. Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes respaldados deberán ser
inutilizados mediante un sello que diga CANCELADO.
7. No debe ser permitido los vales ni el cambio de cheques por efectivo.
8. El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando haya
alcanzado un mínimo establecido.
9. Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar
la existencia física del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.