CATEDRA DE MEJORAMIENTO PROFESIONAL

ESTUDIOS SUPERIORES INTEGRALES.

PROFESOR EDGAR FLORES.

VALENCIA.

CONTABILIDAD. LA CAJA CHICA

EFECTIVO Y CAJA CHICA

Efectivo: se considera a todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de
pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a ningún tipo de
restricción.

El efectivo es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en un momento determinado tales
como monedas billetes cheques depósitos la vista y otros es una cuenta real del balance que va
ubicada dentro del activo circulante disponible y tiene saldó deudor.

Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organización para cubrir sus
inmediatas obligaciones. Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se
mencionan a continuación:
· Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el
país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en
la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.
· Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a f
avor de la Empresa.
· Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia,
cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro
inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.
Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la banca nacional

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por
dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depósitos dados en garantía,
coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depósitos
bancarios congelados por intervención de la institución financiera u otros motivos, depósitos a plazo
fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u
otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas

las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo.

Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y

confiabilidad de los registros mediante:
· División del trabajo
· Delegación de autoridad
· Asignación de responsabilidades
· Promoción de personal eficiente
· Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas
corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los
pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo
contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

La Caja

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los
cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta
de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en
la Caja.
Ejemplo: La Empresa realiza una venta de contado al Cliente X por Bs. 160.000,00. Se le hace
una factura identificada con el 1ro. 1234. El Cliente cancela el total con cheque de su cuenta
corriente del Banco Caracas. El asiento en el Diario será como sigue:

CAJA 160.000,00
VENTAS 160.000,00

El mismo día se deposita todo lo que ingresó en CAJA, en una cuenta corriente que la Empresa
mantiene en el Banco de Venezuela. Suponiendo que se realizaron otros cobros en efectivo por Bs.
284.000. Se ingresará en el Banco un total de Bs. 444.000. EL asiento de Diarios será:

BANCO 444.000,00
CAJA 444.000,00
Caja: es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en poder de
la empresa, dentro de las instalaciones de la misma.

Efectivo en Caja:
ü Monedas y billetes emitidos por el Banco Central.
ü Monedas y billetes de otras naciones (Divisas).
ü Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar.
ü Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.
ü Documentos de cobro inmediato o que puedan ser depositados en cuentas corrientes bancarias
tales como giros bancarios, telégrafos o postales, facturas de tarjetas de crédito por depositar, etc.

Partidas que no forman parte del efectivo: existen algunos rubros, que aunque en apariencia tiene
características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para liberación de
deudas u obligaciones por parte de la empresa.

En términos generales no deberá ser tratado como efectivo en caja lo siguiente:

ü Los vales de caja: con frecuencia se encontrara que con que el hacer un arqueo o conteo de caja,
existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de
ellos debe segregarse y ser mostrados mas bien como cuentas por cobrar.
ü Cheques post-fechados: se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado, los casos mas
corrientes provienen de los siguientes hechos:
· Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para ese momento no
tiene fondos lo emite con fecha posterior, pidiéndole al cajero que se lo cambie por efectivo. Por su
puesto tal cheque permanece en caja hasta tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo
en banco.
· Un cliente paga una deuda con u cheque post fechado. Este es un caso similar la anterior. El cajero
deberá mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que pueda ser cobrado o depositado. En
ambos casos, esas partidas deberán ser segregadas del efectivo, y como se dijo anteriormente sen
presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.

ü Cheques devueltos: en algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la
empresa como pago de acreencias, son devueltos después de haber sido depositados en un banco.

Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto a ello, se
recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo las causas por las cuales el cheque haya
sido devuelto.

· Cheques devueltos por falta de fondos: en este caso, el cheque devuelto no debe ser considerado
como efectivo, ya que la disponibilidad de fondos en el banco así lo exige.
· Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos: en oportunidades un
cheque es devuelto por causas diferentes a las de no dispones de fondos. Tales serian los devueltos
por endoso defectuoso, firmas defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En estos casos los
cheques devueltos podrían ser considerados como efectivo y presentados como tal, siempre que la
causa por la que el cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.

ü Estampillas fiscales y de correo: es obvio que tales estampillas no son aceptadas como un medio
común de pagos, por ello, deben ser separados del efectivo y ser presentadas en el balance general
como existencia de estampilla, en la sección de gastos prepagados del activo circulante.

Cualquier movimiento del efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en la cuenta
de caja. Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe debe ser presentada en el
balance general encabezando el grupo de activo circulante.

Atendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta de caja puede ser:
a) Caja Chica
b) Caja principal
Caja Chica: como se vera mas adelante una medida sana de control interno consiste en que todo
pago se hará por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentra en caja.
Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco
monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algunos casos imposibles, pagarlas con
cheques. Refiriéndonos al desembolso por concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café,
taxi, gasolina para vehículos, etc.

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea con el objeto de cancelar pagos menores
estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de la empresa y el
numero de operaciones que esta realice se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el
limite en base al cual se van realizar los pagos. Esta cuenta tiene saldo deudor y va ubicada en el
balance general dentro del activo circulante disponible, el monto de la caja chica solo sufrirá una
variación cuando este sea aumentado o disminuido o se decida eliminarlo.

Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha
determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos,
comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.

Importancia de la Caja Chica

Tal y como se indicó anteriormente, la caja chica es un fondo en efectivo que se utiliza par realizar
pagos por sumas pequeñas y que además se cataloguen como “urgentes”.
De esta manera se puede apreciar que la implementación de una caja chica en una organización es
vital para que ésta pueda satisfacer los gastos que por su naturaleza y premura se justifica el
desembolso inmediato del dinero; y que por circunstancias especiales no pueda ser cancelado
mediante cheque.

Conceptualización Contable de la Caja Chica

Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha
determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos,
comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.
Propósito
“Solventar las necesidades urgentes de artículos y materiales en una forma ágil y oportuna, cuyo
origen requiere del pago inmediato”.
Procedimientos
A continuación se presentan una serie de procedimientos que en conjunto permiten la utilización
adecuada de los fondos de caja chica.
Constitución de la Caja Chica
Está constituido por una suma de dinero asignada a las unidades de trabajo que así lo requieran,
con el objeto de satisfacer los gastos urgentes cuya naturaleza justifica el desembolso inmediato y
que por circunstancias especiales no puede cancelarse mediante cheques.

Procedimientos contables para la Caja Chica

1. Creación de la Caja Chica

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el monto
establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta banco, ya que debe hacerse
a través de un cheque emitido por el dueño o el administrador de la empresa, el cual debe ser
cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.

2. Realización de Pagos.

Después que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o recibos
correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar pendiente cuando llegue al
mínimo de efectivo establecido, para solicitar una reposición o reembolso de caja chica, la cual
consiste en presentar los comprobantes junto con la relación anexa

3. Reembolso o reposición de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relación de gastos junto con los comprobantes, y el administrador
le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe hacerlo efectivo para poder disponer
del monto establecido en la Caja Chica para realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer
con dinero efectivo, sino a través de un cheque. El asiento para registrar el reembolso, consiste en
cargar todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o recibo entregado junto con la
relación hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de banco.

Deberes y Responsabilidades

En este apartado se incorporan los deberes y responsabilidades que asumen los encargados de los
fondos de caja chica

Seguridad: Con el propósito de obtener mejores resultados en el control interno y a fin de fortalecer
los mecanismos de seguridad, la custodia y operación del fondo de caja chica a continuación se
presentan algunos requerimientos y disposiciones que se recomiendan para el Área de Caja Chica:
ü El fondo debe estar bajo la responsabilidad de una sola persona y preferiblemente por periodos
determinados.
ü El encargado de los fondos de caja chica debe estar ubicado en un lugar seguro.
ü Utilización de una caja fuerte.
ü Caja de metal para resguardar el dinero.
ü Cubículo o escritorio con llavín seguro.
· Manejo de Efectivo: Se debe separar adecuadamente las funciones de tal forma que una sola
persona no sea la que solicite, autorice y cancele alguna transacción
· Custodia Valores:
Seguidamente se presentan una serie de recomendaciones referentes a la custodia de valores:
ü “La función de custodia de los documentos por cobrar debe estar separada de las de caja
(recepción y devolución y de registros) registro auxiliar o generales.
ü Los valores adquiridos se guardarán en bóvedas que al efecto tiene la Institución. El acceso a
dichas instalaciones requerirá de la presencia de por lo menos dos personas o funcionarios
autorizados”.
ü No se podrán custodiar dineros ajenos a la Institución.
· Prohibiciones:
ü Mezclar o custodiar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no
tengan relación el fondo de caja chica.
ü Compensación de saldos entre egresos e ingresos.
ü Los Empleados o ajenos a la misma, realicen cambios monetarios, cambios de cheques u
operaciones distintas a las que se destinan los fondos.ü No se cambiarán cheques personales o
emitidos por Empleados o Gerentes, con los fondos de las cajas de la Institución

Faltantes de Dinero

En el caso de que ocurriese un faltante de la caja chica el encargado de la custodia del fondo debe
proceder a:
ü Reintegrar en el acto, la cantidad de dinero correspondiente.
ü Indicar el hecho en la hoja de arqueo diario, mismo que debe ser firmado por la Jefatura Superior,
previa comprobación de lo sucedido.
La cuenta caja chica NO SE MOVILIZA sino al momento de ser creado el fondo fijo, o cuando se
decida aumentar o cuando se decida aumentar (o disminuir) su cuantía o al momento de decidirse
su eliminación.
Se creara con un cargo a la cuenta de Caja Chica y con un abono al Banco X y nunca más se
movilizara dicha cuenta con las excepciones indicadas

En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que se harán por
medio de esta caja durante un período determinado establecerán el monto del fondo fijo con el que
operará dicha caja, así como la cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso.

Control interno: para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su función con idoneidad,
es necesario que se establezca el acuerdo de control interno. Para ello es indispensable poner en
práctica las siguientes normas:

1) se fijara el monto del fondo fijo con el que operara la caja chica.
2) Será nombrada la persona que se responsabilizará del manejo idóneo de ese fondo. Este
funcionario no deberá tener acceso a los registros de contabilidad.
3) El cheque e emita para la creación del fondo y los que posteriormente se hagan para reponerlo o
aumentarlo, deberá ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo.
4) Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada por esa caja.
5) Todo pago se haga con caja chica deberá ser respaldado por su respectivo comprobante,
representado por recibos prenumerados donde dará los detalles del desembolso tales como:
cantidad, autorización y firma.
6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes respaldados deberán ser inutilizados
mediante un sello que diga CANCELADO.
7) No debe ser permitido los vales ni el cambio de cheques por efectivo.
8) El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando haya alcanzado
un mínimo establecido.
9) Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar la
existencia física del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.

Caja General: Es esta la cuenta a través de la cual se controla la mayoría del efectivo que entra o
sale permanece dentro de las instalaciones de la empresa
O el rubro efectivo.

A continuación se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta al elaborar y

poner en marcha el sistema de control interno:

Separación de funciones: Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que
intervenga en operaciones de autorización y registro contable.

Depósitos diarios: o debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado en caja
excepto los que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos
e el banco en forma diaria.

Endoso de cheques recibidos: a todo el cheque recibido de terceros se les debe estampar
inmediatamente el reverso un sello que diga Solo Para Depositar En La cuenta Corriente Número de
esta forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado indebidamente.

Ingresos por Cobranzas el ingreso por cobranza comienza desde el momento que se entrega a los
cobradores los documentos para que sean cobrados. El cajero por su parte al finalizar el dia procede
a elaborar la lanilla de deposito bancario el cual se hará, a mas tardar, el día siguiente. Una vez
hecho el depósito el cajero envía a contabilidad la copia del depósito junto con el triplicado del
informe de cobranza, donde será cotejada con la copia del informe recibida del departamento de
cobranza y procede a realizar los registros pertinentes.

Control Interno El éxito de la buena administración del efectivo descansa en las fortalezas que
contenga el control
Prácticamente todas las transacciones que realiza una empresa afectan o afectaran en el futuro el
rubro efectivo.
A continuación remencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta a elaborar y
poner en marcha el sistema de control interno:

Separación de funciones las funciones del cajero

Arqueos de caja: las medidas que se adopten para que el control interno sea efectivo, debe ser
reforzadas con arqueos de caja. Consiste en hacer un conteo físico del efectivo, cheques, valores y
cualquier otro elemento que se encuentre en poder del cajero así como cualesquiera documentos
que respalden justificadamente la ausencia de él, tales como facturas de gastos, vales, etc.
Especialmente en los casos de caja chica.

Para que los arqueos sean positivos deben ser sorpresivos y Ens. Ejecución, es recomendable tener
en cuenta los siguientes aspectos:

1) Valores que están sujetos a arqueo: deberá ser contado absolutamente todo lo que se encuentre
en poder del cajero en el momento de hacer el arqueo.
2) Arqueos del fondo de caja chica: tratándose de un fondo fijo, deberá contarse, además el efectivo
cualquier documento que respalde la utilización del efectivo faltante.
3) Simultaneidad en los arqueos: cuando existan varias cajas, los aqueos deberán ser hechos de
manera simultánea en la misma fecha y hora.
4) Presencia del custodio en el arqueo: es indispensable que mientras dure el conteo el cajero este
presente, y que por ninguna circunstancia se ausente.
5) Evidencia del arqueo realizado: el funcionario que haga el arqueo, debe dejar evidencia de que
fue efectuado, y debe ser firmada por el custodio.

DIFERENCIAS ENCONTRADAS EN LOS ARQUEOS.

Una vez hecho el conteo, el siguiente paso será comprara el total obtenido en el arqueo con el con el
saldo que tenga la cuenta caja para el mayor en ese momento. De no haber ocurrido ningún tipo de
anormalidad debe cuadrar.

Sin embrago, puede suceder que no cuadren y en tal caso, aparecería lo que en contabilidad se
denomina diferencias de caja.

El tratamiento de estas diferencias en caja reciben en contabilidad dependen del tipo d error que
ocasiona tal diferencia. Básicamente lo errores pueden ser voluntarios e involuntarios. Pueden ser
errores cometidos por el cajero o por contabilidad.

FRAUDES CON EL EFECTIVO EN CAJA.

El efectivo es uno de los bienes que mas estimula para comete irregularidades. Por ello el sistema
de control interno debe ser particularmente sólido en ésta área, pues siempre habrá la posibilidad de
que alguien este maquinando e ideando formas de apropiarse indebidamente de él. Algunos de los
casos más comunes son los siguientes:

1) Sustracción de fondos de caja chica: la característica del fondo fijo que tiene esta caja,
desestímulo en parte la apropiación indebida de éste fondo. Sin embargo en algunos casos se
presentan sustracciones a través de comprobantes falsos.
2) Centrifuga de fondos: Consiste en apropiarse de una cobranza no reportándola. Posteriormente al
efectuar otra cobranza por un monto igual o superior al anterior, reporta la primera cobranza
sustraída apropiándose de la diferencia y así sucesivamente.
3) Cobranzas hechas con cargos a cuentas diferentes de caja: si existe una adecuada división de
funciones, se requiere de dos o mas personas que estén de acuerdo para que este desfalco pueda
llevarse a cabo. Consiste en realizar una cobranza a un cliente apropiándose indebidamente del
dinero, y en vez de cargar la cuenta a caja debita a otras cuentas diferentes tales como provisión de
cuentas incobrables, devoluciones y descuentos, en cuyo caso se estaría efectuando a una cuenta
por cobrar.
4) Bonificaciones y descuentos ficticios: en este caso, el desfalco consistiría en reportar una venta
como si se hubiese efectuado un descuento y solo una parte como ingreso de efectivo.
5) Apertura de cuentas a clientes no existentes: ésta modalidad consiste en que cuando se efectúa
una venta se carga a un cliente imaginario.

La Conciliación Bancaria

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de

nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de
Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correciones o ajustes
necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos
estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualesquiera de las
siguientes razones:

· Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.

· Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.
· Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
· Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
· Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
· Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
· Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.
· Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su
nombre o cualquier otro concepto
· Errores u omisiones por parte de los Bancos

Otro Concepto Consiste en hacer una confrontación del estado de cuenta enviado mensualmente
por el banco con la cuenta”Banco” que se encuentra registrada en el libro mayor de la empresa, de
tal manera, que sea posible comparar si todas las operaciones que aparec en el estado de cuenta
del banco estan registradas en los libros de la empresa, de esta forma descubriremos las diferencias
y semejanzas que hay entre los dos, para determinar el saldo exacto que debe tener dicha cuenta.
Generalmente en las empresas se tienen esquemas hechos para realizar las conciliaciones
bancaria. De tal manera de facilitar su elaboración la cual se puede hacer por cualquiera de los
diferentes metodos que existen.
Procedimientos contables para la Caja Chica

1. Creación de la Caja Chica

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el monto
establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta banco, ya que debe hacerse
a través de un cheque emitido por el dueño o el administrador de la empresa, el cual debe ser
cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.

2. Realización de Pagos.

Después que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o recibos
correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar pendiente cuando llegue al
mínimo de efectivo establecido, para solicitar una reposición o reembolso de caja chica, la cual
consiste en presentar los comprobantes junto con la relación anexa

3. Reembolso o reposición de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relación de gastos junto con los comprobantes, y el administrador
le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe hacerlo efectivo para poder disponer
del monto establecido en la Caja Chica para realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer
con dinero efectivo, sino a través de un cheque. El asiento para registrar el reembolso, consiste en
cargar todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o recibo entregado junto con la
relación hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de banco.

Pasos para realizar la Conciliación Bancaria

Para realizar la Conciliación Bancaria se deben cumplir con los siguientes pasos:

1.Recibimos el estado de cuenta del Banco

2.Lo Comparamos con la cuenta del libro Mayor “ Banco”

3.Cotejamos el talón de la chequera con el estado de cuenta enviado por el banco para verificar que
todos los cheques emitidos fueron cobrados y los que no aparecen serán los cheques en transito, es
decir los que aun no han sido cancelados por el banco.

4.Verificamos silos depósitos que aparecen en el estado de cuenta del banco se corresponden con
las plantillas de depósito que tenemos archivadas en su respectiva carpeta. En caso de no aparecer
registrado algún deposito en el estado de cuenta enviado por el banco, seguramente será un
deposito en transito el cual fue realizado por la empresa en fecha de cierre de mes y el banco no
alcanzo a registrar.

5. Revisamos si en el estado de cuenta del banco existe notas de debito y/o de crédito buscamos en
la carpeta del archivo, vemos si estas fueron recibidas y chequeamos si fueron registradas en el libro
Mayor de la empresa.

6. Corregimos los posibles errores que puedan existir, tanto en el estado de cuenta enviado por el
banco como en la cuenta del libro mayor.

7. Elaboramos la conciliación Bancaria por cualquiera de los métodos señalados, y verificamos a

través de esta cual es el saldo correcto o exacto que debe haber en los libros de la empresa y en el
estado de cuenta del banco.

8. Realizamos los asientos de ajuste necesarios, tomando la información de los libros de la empresa,
para de esta manera, corregir los errores y registrar las operaciones realizadas por el banco y
notificarlas atraves de las notas de debito y/o credito.
La caja chica (también se le llama caja menor) es una suma de dinero en efectivo relativamente
pequeña, destinada para gastos diarios pequeños o “del momento”, ya sea en una empresa,
comercio, o dependencia gubernamental, en la que se necesite utilizar efectivo para determinados
gastos (como en el caso de comercios en los que sirve para realizar cambios de moneda), o en
algunos comercios y empresas que necesitan efectivo para realizar pequeños gastos tales como en
los suministros de oficinas, en donde se hacen gastos menores en artículos de papelería como
papel, plumas, lápices, copias, tinta etc. O gastos de suministros diarios como lo podrían ser
despachadores de agua, o café para uso de los empleados, gastos de mantenimiento diario, como
focos, o artículos de limpieza (jabón, papel sanitario, gel anti-bacterial), gastos en los cuales no se
puede utilizar otra forma de pago, como cheques, pagos en cuenta bancaria, pago electrónico u
otros; o como en el pago de algunos proveedores que no aceptan otra forma de pago más que
efectivo, (como algunos proveedores agropecuarios que surten algunas tiendas o comercios), o en el
pago de algunos servicios, como mantenimiento, en los casos en los que la empresa o persona que
hace el mantenimiento, no acepta otra forma de pago.

La caja chica tiene un monto asignado, el cual depende de las necesidades habituales que se
utilicen en la empresa, comercio, o dependencia, para el gasto diario que se crea se tenga que
utilizar. La persona que se encargue de la administración de una caja chica debe de pedir un recibo,
correspondiente a la cantidad que sea utilizada para cualquier gasto por mínimo que este sea, para
en su momento hacer la reposición de la cantidad de efectivo de la caja chica a su cargo.

Ejemplo de caja chica:

EMPRESA: Comestibles Baratos. S. A. de C.V.

CAJA CHICA

Resumen caja chica: N°. 001 Monto: 10,000

Responsable: Evaristo Gonzalez Gastado: $9,156

Fecha: 1 de Julio de 2013 Diferencia: $844

Documento No. Descripción Valor

Factura 9879 Papel sanitario $80

Factura 9898 Reposición de lámparas (focos) $100

Factura 9998 Jabón $217

Factura 9867 Reposición de garrafón $400

Factura 9878 Lavado de uniformes $870

Factura 9876 Productos de limpieza $689

Factura 9877 Pago a Electricista $1,800

Factura 9890 Pago por reparación $2,900

Factura 8989 Pago de mensajería $1,100

Factura 8990 Impresión propaganda $900

Factura 2344 Herramientas limpieza $100

 
 NORMATIVA EN SU UTILIZACIÓN

El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para hacer pagos
menores o de cuantía pequeña, que si los hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la
funcionabilidad adecuada para efectos operativos.

En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de cheques. Esto
más que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en algunos casos a
la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas centrales.
Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creación del fondo y el
reembolso.

CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de las
operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo  a cada departamento donde sea creado.
En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre $ 200.00 a $ 500.00 y en caso de ser un fondo
de cuenta corriente el monto podría ser entre $ 5000.00 a $ 9,000.00 dolares.

El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización, tomando en cuenta que
algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos en el tiempo que la ley
regula (mes en que es emitido mas 60 días adicionales). La empresa puede crear los fondos que sean requeridos,
lo mejor podría ser uno por cada departamento, si es que realmente son necesarios.
Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y  hacemos que el responsable
del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor del fondo, con lo cual aseguramos
cualquier inconveniente que pueda surgir en el futuro.
Contablemente quedaría de la siguiente manera:

CÓDIGO PARTIDA No. DEBE HABER

1101 Efectivo y Equivalente $  500.00
1101.01.01 Caja Chica
1101    Efectivo y Equivalente $  500.00
1101.02.01.01    Citibank- cuenta corriente
                                           TOTALES $  500.00 $  500.00

Hay que tener muy en cuenta que la cuenta de caja chica, efectivo y equivalente, no tiene que
cargarse ni abonarse otra vez, si no hasta que se modifica el importe del fondo.
NORMATIVA MÍNIMA A CONSIDERAR.

1- No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo comprobante.

a) Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las compras, deberá el
encargado de obtener un vale de caja chica o recibo provisional autorizado. Posteriormente al vale o
la solicitud, se deberá anexar las facturas o comprobantes respectivos  y eliminar el vale provisional.

2- Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene autorizado el jefe
del lugar (Sala de ventas, Fabrica.), según su registro de firma,

3- Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de sueldo.

4- El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente.

5- El encargado del fondo no deberá tener comprobantes por compras al crédito como pagos de caja
chica.

6- Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas serán aplicadas de la siguiente
manera:
a) Los faltantes serán cargados al responsable del fondo y los sobrantes serán remesados a la
cuenta de la empresa.
b) En caso de faltantes estos serán descontados en planilla.

7- El departamento de auditoría interna reportara los faltantes al departamento de contabilidad para

que elabore la nota de cargo en original y copias distribuyéndolas de la siguiente manera:
Original  : Departamento de Recursos Humanos.
Copia (1): Contabilidad para anexar a partida contable.
Copia (2): Archivo.
Copia (3): Auditoria.
UTILIZACION FONDO DE CAJA CHICA.
Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibe lleva un vale de caja chica debidamente
autorizado y este vale se incluye en lugar del dinero que se ha entregado.
El siguiente es un modelo sencillo de vale de caja chica.

PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA EFECTIVO.

1- La persona responsable del manejo del fondo, antes de aceptar un vale de caja chica,
debe revisar que todo está de acuerdo a la normativa.
a) Si todo esta correcto, entrega el efectivo al solicitante por el valor indicado en el comprobante.

b) Retiene el comprobante y lo sella de cancelado.

c) Si no está correcto, deberá indicarle al solicitante cual es la anomalía para que sea corregida
(elaborando nuevamente el comprobante, si es necesario). Por ningún motivo deberá entregarle el
efectivo al solicitante si el comprobante no está correcto o tiene tachaduras, correcciones, etc.

d) Si todo esta correcto paga al solicitante, la cantidad indicada en el vale de caja chica,  retiene
dicho vale y lo sella de cancelado.

PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA CUENTA CORRIENTE.

1- El encargado del fondo  recibe la factura o comprobante de crédito fiscal u otro documento que
ampare la compra realizada, la cual debe tener el aval correspondiente para que tenga la validez del
caso.

a) Verifica que los documentos reflejen el gasto para lo cual es solicitado el cheque, si todo esta
correcto, elabora el cheque por el valor autorizado.

b) Luego solicita firma de autorización del cheque al jefe de sala o del gerente de producción.

c) Autorizado el cheque, indica al solicitante que le firme el Boucher en calidad de recibido el

cheque.

d) Una vez firmado el Boucher, entrega el cheque al solicitante.

e) Si el solicitante no le entrego factura, comprobante de crédito fiscal u otro documento, deberá

entregarle un recibo firmado por la persona autorizada, especificando el tipo de gasto a efectuar y el
valor a entregar.
REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El reembolso es bueno efectuarlo cuando se ha consumido un 50% a 60% del total del fondo
asignado, se hace de esta manera  porque mientras se tramita el reembolso del fondo, el encargado
todavía tiene un monto con el cual puede estar pendiente de solventar algún requerimiento de
efectivo. El siguiente es un modelo sencillo de reembolso de fondo de caja chica.

EL ARQUEO DE CAJA CHICA.

Como todo buen control, la caja chica, no es la excepción y en forma periódica y sin previo aviso se
realiza el respectivo control para verificar que los fondos de la empresa están siendo manejados con
absoluta responsabilidad. Como ya se ha comentado con anterioridad el resultado de un arqueo
puede generarnos tres alternativas.
1- Que dicho fondo se esté manejando de forma eficiente y en tal caso, el saldo del efectivo mas los
documentos pagados es igual al fondo de caja chica y no existe ni faltante, ni tampoco se da el
sobrante.

2- Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo más los documentos, es menor
al saldo de la caja chica, generándose un faltante.

3- Que la sumatoria del efectivo mas los documentos, sea mayor al saldo del fondo de caja chica. En
este caso se nos da un sobrante.
A continuación se presenta un modelo sencillo de arqueo de caja chica.