INGEVIAS S.A.S.

INSTRUCTIVO PARA SELECCIÓN Y

Ingeniería y Vías S.A.S. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Elaborado por: Aprobado por: Fecha: Documento No.

María Isabel Madrigal Q. Adriana Rivera Palacio 14/12/2015

PCP-IN-01
Versión 1
Directora procesos y TI Gerente Administrativa

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos y controles que aplica la empresa para seleccionar, evaluar y realizar
seguimiento a proveedores de productos y/o servicios críticos de tal manera que cumplan con
los parámetros, especificaciones técnicas y de calidad establecidas.

2. ALCANCE

Este instructivo aplica para todos los proveedores de productos o servicios críticos de
INGEVIAS S.A.S.

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

PCO-CR-01 Caracterización Proceso de recursos materiales.

4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

 Proveedor: Cualquier entidad o persona que suministra un producto o servicio.

 SGI.: Sistema de Gestión Integral.

5 RESPONSABLES DEL PROCESO

 Almacenista: Quien dará cumplimiento al presente procedimiento, y será el responsable del

movimiento, manejo del inventario del almacén del contrato y el registro oportuno y confiable
de las transacciones realizadas.
 Director de Obra e Ingeniero Residente: Quien será el responsable de administrar
eficazmente todos los recursos asignados al proyecto y de hacer actividades de seguimiento
y control al manejo de los materiales.
 Director de Maquinaria y equipos y Director de Compras: Quien velará por el
cumplimiento del presente procedimiento.
 Director de Procesos y TI: Quien verificará la implementación y cumplimiento del presente
instructivo.

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6. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

6.1 CONDICIONES GENERALES

 La Dirección de Compras mantendrá actualizados los listados de Proveedores aprobados,

informando oportunamente a las obras en construcción si se presentan modificaciones a los
mismos. La Dirección de maquinaria y equipos mantendrá actualizado sus respectivos
proveedores.
 Los listados de Proveedores de productos y servicios críticos son distribuidos a las
diferentes obras en construcción para asegurar que sólo se soliciten productos y/o servicios
críticos a los Proveedores aprobados.
 Es importante tener en cuenta que es el Director de Obra o Residente, quienes deben
informar los nuevos proveedores autorizados con su respectivo registro para actualizar el
listado respectivo.
El proveedor debe ser calificado al comienzo de la obra según Formato PCP-FO-01 y
registrado en el formato PCP-FO-05, después de realizada esta actividad se ingresa en el
formato PCP-FO-06 Listado de Proveedores. Al finalizar cada obra o al finalizar el suministro,
debe ser calificado su desempeño en el formato PCP-FO-02 evaluación proveedores de
Productos, PCP-FO-03 evaluación proveedores de servicios, PCP-FO-04 Evaluación
Proveedores de mano de obra. Cuando se hace una nueva calificación esta prevalecerá sobre
la anterior por lo tanto se acepta siempre la ultima calificación.
Se le debe informar al proveedor los resultados de las calificaciones obtenidas para que él
tome las acciones pertinentes según el caso.

6.2 PROCEDIMIENTO

6.2.1 Selección, evaluación inicial y Registro de Proveedores

Para ejecutar las obras sólo se podrán utilizar los proveedores de productos y servicios críticos
que aparezcan en el formato PCP-FO-06 Listado de Proveedores.

En los casos en que por razones de localización, seguridad, un nuevo producto o servicio crítico
por adquirir, mal desempeño de los proveedores actuales, por ofrecimiento de un nuevo
proveedor, por la necesidad de realizar una compra de carácter urgente o por algún otro motivo
que no permita escoger alguno de los Proveedores del listado de Proveedores, el Administrador
de Obra, Director de Obra o el residente de obra realizarán una evaluación inicial mediante el
PCP-FO-01 Evaluación inicial de Proveedores y lo registrará mediante formato PCP-FO-05, de
acuerdo a las referencias o recomendaciones que se tenga del Proveedores o por observación
directa.

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SI SE QUIERE SACAR EL PROVEEDOR EN REGULAR CON APROBACIÓN DE GERENCIA.

Los proveedores se clasifican de acuerdo al puntaje obtenido en la calificación inicial, de la
siguiente manera:

 Entre 0 – 30 % se considera no confiable “NC”. Si el proveedor se clasifica como

no confiable, en lo posible no se contrata, y de ser indispensable se realizan acuerdos y
evaluaciones de desempeño cada mes.

 Entre 31 – 70 % se considera medianamente confiable “MC”. Si el proveedor se

clasifica como medianamente confiables y se realizan evaluaciones de desempeño cada
seis meses.
 Entre 71 – 100 % se considera confiable “C”. Si el proveedor se clasifica como
confiable se realizan evaluaciones de desempeño anuales.

Estos criterios aplican para todos los Proveedores de productos, servicios o mano de obra
críticos en los proyectos.

Una vez se tenga la evaluación inicial del Proveedores, el Director de Compras lo registra en el
formato PCP-FO-05 y lo ingresa al PCP-FO-06 Listado de Proveedores con la calificación
obtenida. Lo mismo debe realizar el Director de Maquinaria y Equipos con sus proveedores.

Para aquellos proveedores que obtengan una baja calificación y que se deban utilizar, se debe
explicar en los formatos de evaluación de Proveedores el motivo por el cual se va a utilizar.

6.2.2 Evaluación de Seguimiento a los Proveedores

Anualmente, o al finalizar labores en la obra o cuando la Gerencia de INGEVIAS S.A.S. lo

solicite, el Administrador de Obra, el Director de Obra, el ingeniero residente y/o encargado de
compras, realizará la evaluación de desempeño de Proveedores utilizando los formatos de
evaluación de proveedores, enviando dicha evaluación al Director de Compras para que este
actualice el listado de Proveedores.

7 MEDICIÓN Y/O CONTROL

 El control a este proceso se realiza por medio de inventarios periódicos y eventuales, donde
se puede evidenciar el manejo de los recursos materiales, además de auditorías al proceso.
 La medición del proceso se realiza con los indicadores descritos en el Documento PCP-CR-
01 Caracterización Proceso de Compras.

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8 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA N DE
VERSIÓN A RAZÓN DEL CAMBIO
Día Mes Año
CAMBIAR

FIN DEL DOCUMENTO

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