PMC-FO-04 Control de Registros

INGELEL S.A.
TABLA ARCHIVO DE REGISTROS DE CALIDAD

Documento No.
INGENIERIA ELECTRICA Y ELECTRONICA Q4-318-122
NOTAS: Actualizado a: 30 de abril de 2004 Los tiempos de archivo activo, inactivo o total son mínimos y pueden ser mayores según la capacidad
de almacenamiento
Responsable del Control: Se refiere al archivo activo Normas para Protejer los registros: Ver instrucciones en el Q3-303
Archivo Inactivo: Responsable Encargado del almacen Disposición: Al final de tiempo de conservación total, realizar acta y destruir (ver Documento Q3-303)
Archivo Inactivo: Entregar a Auxiliar de Adtivo de la bodega, los documentos para archivo inactivo, en el
formato Q4-311
Tiempo de Conservación -años-

Ubicación o
Area o Código del Identificación del
Nombre del Formato o Registro Responsable del Control Lugar de Recuperación
Proceso Formato Registro
Archivo
Activo Total
Objetivos de
Calidad y su Plan de Calidad del
N/A N/A en uso Org. Q4-201 Codigo Coord. Calidad
Medición GC- contrato
COM-013-03
N/A N/A obs Org. Q4-201 #N/A #N/A #N/A #N/A
Requisitos del Plan de Calidad del
en uso en uso en uso Org. Q4-202 Codigo Coord. Calidad
cliente contrato
Objetivos de
N/A N/A en uso Org. Q4-203 Contrato Coord. Calidad
Medición contrato
TELECOM
Objetivos de
Plan de Calidad del
N/A N/A en uso Org. Q4-204 Calidad y su Contrato Coord. Calidad
contrato
Medición Disgel
Objetivos de
en uso N/A en uso Org. Q4-205 Contrato Coord. Calidad
Medición EPM- contrato
1660
Control de
Modificaciones y Nombre del
Oficina del Director del
N/A en uso en uso Dtos y Reg. Q4-207 de Distribución documento a Director del SGC
SGC
de Copias controlar
Controladas
Control de
Modificaciones y Nombre del
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-300 de Distribución documento a Director del SGC
SGC
de Copias controlar
Controladas
Tabla de Control Fecha de Computador del Director

N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-301 Director del SGC
de Documentos Actualización del SGC
Distribución de
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-302 documentos en Contrato Coord. Calidad Oficina Coord. Calidad
contratos
Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

1/29
Director de SGC
INGELEL S.A. TABLA ARCHIVO DE REGISTROS DE CALIDAD
Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Activo Total
CORRESP.
CORREO
N/A N/A obs Dtos y Reg. Q4-303 ELECTRONICO 0 0 0
(EN
APROBACIÓN)
Control de
Auxiliar de
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-304 Licitaciones y Por año Oficina de Licitaciones
Planeación
Contratos
Tabla para el
Control de la Nombre del Secretaria de cada
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-305 Oficina de la secretaria
Correspondencia Registro contrato o sede
Emitida.
N/A N/A obs Dtos y Reg. Q4-306 #N/A #N/A #N/A #N/A
Tabla para el
control de la Hoja Nombre del Auxiliar de
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-307 Oficina de Licitaciones
de vida de documento Planeación
INGELEL S.A.
Tabla para el
Control de la Nombre del Secretaria de cada
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-309 Oficina de la secretaria
Correspondencia Registro contrato o sede
Recibida
Entrega de actas Oficina del
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-310 Digitador 1
a Electricaribe Responsable
Área o
Documentación Departamento que Quien entrega la
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-311 para archivo entrega documentación al Oficina del Responsable
inactivo documentación inactivo
para el inactivo
Auxiliar
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-312 Archivo Inactivo Número de la caja Bodega principal
Administrativo
Control de
Préstamos de Nombre del Auxiliar de
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-313 Oficina Principal
documentos Documento Planeación
(biblioteca)
Items
N/A N/A obs Dtos y Reg. Q4-314 disconformes en Fecha Coord. sistemas Oficina del Responsable
digitación

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Director de SGC
Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Activo Total
Fecha de la Responsable del áea
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-316 Acta de Reunión. Oficina del Responsable
reunión que lidera la reunión
Código de los
Documentos de
documentos de la Auxiliar de
N/A N/A obs Dtos y Reg. Q4-317 origen externo Biblioteca
biblioteca según Planeación
(Biblioteca)
Q3-305
Tabla de archivo
Fecha de Computador del Director
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-318 Registros de Director del SGC
Actualización del SGC
Calidad
Inventario de
N/A N/A obs Dtos y Reg. Q4-319 #N/A #N/A #N/A
planos
Inventario de
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-320 #N/A #N/A #N/A
planos
Entrega de O/S a
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-321 #N/A #N/A #N/A
ECA
Relación de
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-323 carpetas Fecha-carpeta Jefe de Sistemas Sistemas
enviadas a ECA
Formato para
llevar el control
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-324 de los Consecutivos Jefe de Sistemas Sistemas
consecutivos de
carpetas.
Formato para el
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-325 reporte de O/S O/S Abiertas Jefe de Sistemas Oficina del Responsable
abiertas en TPO.
Formato para
N/A N/A obs Dtos y Reg. Q4-326 recepción de #N/A #N/A #N/A
ordenes Aprov.
Formato para el
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-327 control de Back Fecha Coord. Sistemas Oficina del Responsable
up
Listado maestro
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-328 de documentos Contrato Coord. Calidad PC
externos

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Director de SGC
Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Activo Total
Listado maestro
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-329 Contrato Coord. Calidad PC
de formatos
Listado maestro
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-330 de documentos Contrato Coord. Calidad PC
del PC
Control de
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-331 Fecha Aux. adtiva Oficina del Responsable
entrega
Solicitudde
defotos
cambio o
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-332 Fecha Dir. SGC Archivo de calidad
creación de
formatos
Lectura de Archivo gerencia de
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-333 Fecha Coord. Proyectos
documentos proyectos
Historia de
Nombre de la
en uso en uso en uso Dtos y Reg. Q4-350 modificaciones Gerente de Proyecto Sede del contrato
Obra y Contrante
del contrato
Listado de
normas,
Fecha de
N/A N/A obs Dtos y Reg. Q4-353 especificaciones Coord. del SGC Sede del contrato
actualización
e instructivos
ECA
Control interno
Fecha - No.
N/A N/A en uso Dtos y Reg. Q4-354 de movimiento Auxiliar de sistemas Sede del contrato
carpeta
de actas
Formato para
orden de
N/A N/A obs Dtos y Reg. Q4-355 servicios de Correccion Analista de Actas Coordianador de Calidad
correccion de
actas.
Gerente
Evaluación de Fecha - Nombre
N/A N/A obs RM Q4-400 Administrativo - Oficina del Responsable
Proveedores del proveedor
Jefes de Logística
Gerente
Orden de
en uso en uso en uso RM Q4-401 Fecha Administrativo - Sede del contrato
Compra
Jefes de Logística
Requisición de
Fecha - contrato
en uso en uso en uso RM Q4-402 Materiales y Jefes de Logística Oficina del Responsable
N°
Equipos en Obra

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Director de SGC
Documento No.
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formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Activo Total
Requisición de
Fecha - contrato
N/A N/A en uso RM Q4-402 Materiales y Jefes de Logística Oficina del Responsable
N°
Equipos en Obra
Requisición de
Fecha - contrato
N°
Equipos en Obra
Requisición de
Fecha - contrato
N°
Equipos en Obra
Planeación de
Fecha - contrato Gerentes de
en uso en uso en uso RM Q4-403 Recursos Sede del contrato
N° Proyecto
Materiales
Gerente
Selección de
N/A N/A en uso RM Q4-404 Fecha Administrativo - Sede del contrato
Proveedores
Jefes de Logística
Gerente
Devolución a
en uso en uso en uso RM Q4-405 Fecha Administrativo - Oficina del Responsable
Proveedores
Jefes de Álmacén
Salida de
N/A N/A obs RM Q4-406 Fecha Almacenista Oficina del Responsable
Almacén
Tarjeta de
N/A N/A obs RM Q4-407 Fecha Almacenista Oficina del Responsable
Inventario
Gerente
Hoja de Control
en uso en uso en uso RM Q4-408 Fecha Administrativo - Oficina del Responsable
Inventario
Jefes de Almacén
Control
Préstamos
N/A N/A en uso RM Q4-409 Herramientas y Fecha Almacenista Sede del contrato
Elementos
Devolutivos.

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Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Activo Total
Acta de
en uso en uso en uso RM Q4-410 Recepción de Fecha - proveedor Jefes de Logística Sede del contrato
Materiales
Formato para la
Coord. S.O. - Coord.
N/A N/A en uso RM Q4-411 inspección de Fecha - Cuadrilla Sede del contrato
Programa
herramientas
Recurso Material Jefes de Logística -
en uso en uso en uso RM Q4-412 Fecha - causa Oficina del Responsable
dado de Baja Jefe Almacén
Hoja de Vida de Jefe de

en uso en uso en uso RM Q4-413 Equipo Fecha Mantenimiento - Jefe Oficina del Responsable
Especializado. de Logística
N/A N/A obs RM Q4-414 #N/A #N/A #N/A #N/A
Programa de
Jefe de
en uso en uso en uso RM Q4-416 Mantenimiento Fecha - periodo Sede del contrato
Mantenimiento
Preventivo
Control de los Jefe de
en uso en uso en uso RM Q4-417 Equipos de Fecha - periodo Mantenimiento - Jefe Sede del contrato
Medición Logística
Jefe de
Registro de
en uso en uso en uso RM Q4-418 Fecha - periodo Mantenimiento-jefe Sede del contrato
Comparación
Requisición de almacen
materiales para Fecha - contrato
N/A N/A obs RM Q4-419 Jefe Logística Sede del contrato
despachos en N°
Revisión
obra
N/A en uso en uso RM Q4-419 periodica de #N/A #N/A #N/A
motos
Control de
N/A N/A en uso RM Q4-422 material Fecha Almacenista Almacen
empalmador
Control de
N/A N/A en uso RM Q4-423 material Fecha Almacenista Almacen
instalador
Control de
N/A N/A en uso RM Q4-424 Fecha Almacenista Almacen
material INA
Control de
N/A N/A en uso RM Q4-425 material Por persona #N/A #N/A
Reparador
Control de
N/A N/A en uso RM Q4-426 Papeleria Recepcionista Sede del contrato
papelería

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Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Formato para el
listado de Activo Total
materiales Materiales
N/A N/A en uso RM Q4-427 verificados en verificados en Jefe de Sistemas Sede del contrato
TPO,s con TPO,s
respecto a las
Revisión
actas de
herramientas y
en uso N/A en uso RM Q4-428 elementos de #N/A #N/A #N/A
protección
personal
Formato para el
registro de
N/A N/A en uso RM Q4-429 #N/A #N/A #N/A
calibración de
pinzas
Requisición de
N/A N/A en uso RM Q4-431 Requisicion Jefe de Almacen Almacen
herramientas
Control de
prestamo de Nombre del
en uso en uso en uso RM Q4-432 Jefe de Almacen Sede del contrato
herramientas trabajador
internas
Control de
en uso N/A en uso RM Q4-433 Fecha Axuliar adminstrativo Oficina del Responsable
papelería
Requisición de Nombre del
N/A N/A en uso RM Q4-435 Jefe de Almacen Sede del contrato
papelería trabajador
Medidores
N/A N/A en uso RM Q4-437 retirados en Fecha- cuadrilla Jefe de Almacen Sede del contrato
terreno
Acometidas
N/A N/A en uso RM Q4-438 retiradas de Fecha- cuadrilla Jefe de Almacen Sede del contrato
terreno
Medidores
N/A N/A en uso RM Q4-440 entregados al Fecha Jefe de Almacen Sede del contrato
almacen
Relación de
medidores
N/A N/A obs RM Q4-441 Fecha Jefe de Almacen Sede del contrato
retirados en
terreno

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Director de SGC
Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Activo Total
Acometida
retirada en Fecha -
N/A N/A obs RM Q4-442 Jefe de Almacen Sede del contrato
terreno recibidas almacenista
en subalmacen
Entradas diarias
N/A N/A en uso RM Q4-443 Fecha Jefe de Almacen Sede del contrato
al almacen
Inventario de
N/A en uso en uso RM Q4-444 puestos de Fecha Coord. Logística Oficina principal
trabajo
Asignación de
en uso en uso en uso RM Q4-445 No. celular Coord. Logística Sede del contrato
celulares
Solicitud de
N/A en uso en uso RM Q4-446 Fecha Coord. Logística Sede del contrato
compra
Control de
N/A N/A en uso RM Q4-447 Fecha Recepcionista Sede del contrato
fotocopias
Calibración de
pinzas
en uso N/A en uso RM Q4-448 Fecha Almacenista Sede del contrato
voltiamperimetric
as
Revisión
Fecha - contrato Jefe de Logistica
en uso en uso en uso RM Q4-449 periodica de Sede del contrato
N° contrato
vehículos
Relacion de
N/A N/A obs RM Q4-452 material utilizado Fecha Jefe de Almacen Sede del contrato
EPM
Control de
Conductor-
N/A N/A obs RM Q4-453 recorrido de Coord. Logistica Sede del contrato
Vehiculo
vehiculos
Reintegro de
N/A N/A obs RM Q4-454 equipos de Fecha Jefe de Almacen Sede del contrato
Ingelel
Entrega de Nombre del
equipos trabajador
Control de
en uso en uso en uso RM Q4-456 #N/A #N/A #N/A
vehiculos

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Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Activo Total
Planilla de
N/A N/A en uso RM Q4-457 control de Fecha- placa Coord. Logistica Sede del contrato
vehiculos
Inventario
N/A N/A en uso RM Q4-458 semanal de Fecha- cuadrilla Jefe de Almacen Sede del contrato
herramientas
Salida de
N/A N/A en uso RM Q4-459 acometida Fecha Jefe de Almacen Sede del contrato
retirada
Control de
N/A N/A obs RM Q4-460 Numero de celular Coord. Logistica Sede del contrato
celulares
Requisición de
Fecha-nombre
N/A N/A en uso RM Q4-461 materiales Jefe de Almacen Sede del contrato
trabajador
campaas
Inventario de Fecha-nombre
N/A N/A en uso RM Q4-462 Jefe de Almacen Sede del contrato
materiales
Formato para trabajador
reporte de Repore de
N/A N/A en uso RM Q4-463 Jefe de Almacen Almacen
novedades de Novedades
herramientas
Requisición de
materiales
Consumo
en uso N/A en uso RM Q4-465 material en #N/A #N/A #N/A
secundarias
Consumo
en uso N/A en uso RM Q4-466 material en obra #N/A #N/A #N/A
civil
Consumo
en uso N/A en uso RM Q4-467 material en #N/A #N/A #N/A
primarias
Historico de
en uso N/A en uso RM Q4-468 No. Bobina #N/A #N/A
carretes de cable
Historico de
en uso N/A en uso RM Q4-469 No. Bobina #N/A #N/A
carretes de cable
Reintegro
Fecha - contrato
N/A N/A en uso RM Q4-470 mensual de Jefe de Almacen Sede del contrato
N°
material INA
Reintegro
Fecha - contrato
N/A N/A en uso RM Q4-471 mensual de Jefe de Almacen Sede del contrato
N°
material ALA

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Director de SGC
Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Activo Total
Reintegro
Fecha - contrato
N/A N/A obs RM Q4-472 mensual de Jefe de Almacen Sede del contrato
N°
herramientas
Control de Fecha - contrato
N/A en uso en uso RM Q4-473 Jefe de Almacen Sede del contrato
materiales INA N°
N/A en uso en uso RM Q4-474 Jefe de Almacen Sede del contrato
materiales ALA N°
Fecha - contrato
N/A en uso en uso RM Q4-475 Control de cables Jefe de Almacen Sede del contrato
N°
en uso en uso en uso RM Q4-476 Jefe de Almacen Sede del contrato
brocas N°
Liquidación diaria
N/A N/A obs RM Q4-477 Fecha Director de obra Sede del contrato
de obra
brocas N°
Formato de
N/A N/A obs RM Q4-479 liquidación diaria #N/A #N/A #N/A
de obra
Formato para la
N/A N/A obs RM Q4-480 salida de #N/A #N/A #N/A
almacen
Control de
N/A N/A en uso RM Q4-481 Fecha Almacenista Almacen
material ALA
Reporte de
en uso N/A en uso RM Q4-482 material #N/A #N/A #N/A
empalmería
Control de
en uso N/A en uso RM Q4-483 #N/A #N/A #N/A
Jumper
Reporte material
inalambrica
Autorización
en uso N/A en uso RM Q4-485 entrega de mat. #N/A #N/A #N/A
A sub.
Material retirado
en uso N/A en uso RM Q4-486 Fecha Almacenista Almacen
de terreno
Autorización de
en uso en uso en uso RM Q4-487 Fecha Almacenista Almacen
descuentos

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Director de SGC
Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Activo Total
Inventario para
N/A N/A en uso RM Q4-488 cuadrillas Fecha Almacenista Almacen
Telecom
Consumo
N/A N/A en uso RM Q4-489 material de Fecha Inspector mtto Oficina del Responsable
empalmería
Control de
prestamo de
N/A N/A en uso RM Q4-490 Fecha Almacenista Oficina del Responsable
herramientas a
terceros
Control de
en uso N/A en uso RM Q4-491 materiales de Fecha Almacenista Oficina del Responsable
Intalaciones
Reintregro de
en uso N/A en uso RM Q4-492 Fecha Almacenista Oficina del Responsable
materiales
Control de
en uso N/A en uso RM Q4-493 Fecha Almacenista Oficina del Responsable
puentes
Control material
N/A N/A obs RM Q4-494 Fecha Almacenista Almacen
mmto
Control tiempo Oficina del Director del
N/A N/A obs RM Q4-495 Fecha Director del SGC
de vehiculos SGC
Cajas retiradas
de terreno de
Inspección
acometidas
retiradas en
Reintegro
terreno Coordinador de
Código según
en uso N/A en uso MAM Q4-499 materiales al Calidad de cada Sede del contrato
Q3-302
cliente
Plan de contrato
en uso en uso en uso MAM Q4-500 Auditorias Fecha Director del SGC
SGC
Internas.
Reporte de No
N/A N/A en uso MAM Q4-501 Fecha Coord. del SGC Sede del contrato
conformidades
Registro de
Código de la
Implementación Responsable de
en uso en uso en uso MAM Q4-502 acción según Q3- Oficina del Responsable
de Acciones
Registro de no implementarla
302 Coordinador de
Aprobadas.
Conformidades- Código según
en uso en uso en uso MAM Q4-503 Calidad de cada Sede del contrato
Quejas- Q3-302
contrato
Reclamos
Evaluación Final
N/A N/A en uso MAM Q4-504 de Obra por No. Contrato Dir. SGC Of. Responsable
Ingelel
Agenda de Fecha y Número Oficina del Director del
en uso en uso en uso MAM Q4-505 Director del SGC
Auditoría de la Auditoría SGC
Evaluación de Nombre de la
N/A N/A obs MAM Q4-506 #N/A #N/A
área u obra Obra

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Director de SGC
Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Activo Total
N/A N/A obs MAM Q4-507 #N/A #N/A #N/A #N/A
Encuesta
N/A N/A en uso MAM Q4-510 satisfacción del Fecha #N/A #N/A
usuario
Detección de NC
N/A N/A en uso MAM Q4-513 Fecha Coord. del SGC Sede del contrato
internas
Formato de
auditorias Encargado de
N/A N/A obs MAM Q4-514 Fecha Sede del contrato
digitación de las sistemas
O/S
Auditoria
N/A N/A en uso MAM Q4-515 Fecha Digitadoras Oficina del Responsable
digitación
Reporte diario de Fecha-No.
N/A en uso en uso MAM Q4-516 Auxiliar de Ingeniería Oficina Principal
contratos contrato
Reporte semanal Fecha-No.

de contratos contrato
Reporte mensual Fecha-No.

de contratos contrato
Seguimiento a
Dir. SGC-Coord.
en uso en uso en uso MAM Q4-520 auditorias No. Auditoria-año Oficina del Responsable
SGC
internas
Bitácora de
Dir. SGC-Coord.
N/A N/A en uso MAM Q4-521 auditorias año Oficina del Responsable
SGC
internas
Informe diario de
Dir. SGC-Coord.
en uso en uso en uso MAM Q4-522 gestion en Fecha Magnetico
SGC
calidad
Registro NC
N/A N/A en uso MAM Q4-523 Fecha Supervisores Magnetico
menores

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Director de SGC
Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Formato para Activo Total
quejas y
N/A N/A en uso MAM Q4-524 Fecha Recepcionista Oficina del Responsable
reclamos de
usuarios
en uso en uso en uso MAM Q4-525 Hallazgos Fecha Recepcionista Oficina del Responsable
Segumiento a
en uso N/A en uso MAM Q4-526 Fecha Coord. SGC Oficina del Responsable
acciones de mej.
Quejas y
en uso en uso en uso MAM Q4-527 reclamos del Fecha Coord. SGC Oficina del Responsable
cliente
Informe de
Dir. SGC-Coord.
en uso en uso en uso MAM Q4-550 gestión de Fecha Magnetico
SGC
Calidad
N/A N/A obs Prod Q4-600 #N/A #N/A #N/A #N/A
Gerentes de
Encuesta de
Nombre de la Proyecto -
en uso en uso en uso Prod Q4-601 Satisfacción del Sede del contrato
Listado de Obra y Contrante Coordinador de
Cliente
Verificación de Calidad
Documentos y/o
Nombre o código Auxiliar de Oficina Gerente de
N/A N/A en uso Prod Q4-602 Requisitos para
Guía para visitas de la licitación Planeación planeación y Desarrollo
Licitaciones
de inspección
(obras Nombre o código Auxiliar de
N/A N/A en uso Prod Q4-603 Oficina de Licitaciones
para Licitaciones
adjudicadas) de la licitación Planeación
y Obras
Reporte de Gerentes de
N/A N/A obs Prod Q4-604 Nombre de la obra Sede del contrato
Avance de Obras Proyecto
Nombre de la
Evaluación Final
Obra y Contrante Gerentes de
en uso N/A en uso Prod Q4-605 de Obra por Sede del contrato
y Número del Proyecto
Ingelel
contrato
Hoja de Vida Nombre o número Auxiliar de

N/A N/A obs Prod Q4-608 Oficina Principal
Contrato Nº
Listado de del Contrato Planeación
Verificación de Gerente de
N/A N/A en uso Prod Q4-609 Listado de y/o Nombre o número Planeación y
Documentos
Oficina Gerente de
verificación de del contrato planeación y Desarrollo
Requisitos para Desarrollo
N/A N/A en uso Prod Q4-610 Contratos. y/o Nombre o número Director de obra
documentos
Sede del contrato
requisitos para la del contrato
iniciación de
N/A N/A obs Prod Q4-611 contratos #N/A #N/A #N/A #N/A
Actas entregadas Encargado de

N/A N/A en uso Prod Q4-613 Fecha Sede del contrato
a sistemas SCR sistemas

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Director de SGC
Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Activo Total
Control de
trabajos a
N/A N/A obs Prod Q4-614 #N/A #N/A #N/A
cuadrillas en
terreno
Formato para
acta de vecindad
Reporte de Coord. De Servicio

N/A N/A en uso Prod Q4-616 Visitas Fallidas Sede del contrato
visitas fallidas Tecnico
Avance de obra
N/A N/A en uso Prod Q4-617 #N/A #N/A #N/A
civil
Inicio de
proyectos
Lista de chequeo
Nombre o número
en uso en uso en uso Prod Q4-619 iniciación de Director proyecto Oficina del Responsable
del contrato
contratos
Seguimiento a
N/A N/A en uso Prod Q4-620 Fecha Digitadoras Oficina del Responsable
PQR
Seguimiento a
N/A N/A en uso Prod Q4-621 Sello Jefe de Almacen Almacen
DIPE y SCR
Liquidación diaria
N/A N/A en uso Prod Q4-622 de ordenes en #N/A #N/A #N/A
Formato
terreno para el
control de Acciones
N/A N/A en uso Prod Q4-623 Coord. DIPE. Sede del contrato
acciones a Cuadrillas
cuadrillas
N/A N/A en uso Prod Q4-624 Actas devueltas Fecha Digitadoras Oficina del Responsable
Control de sellos
N/A N/A en uso Prod Q4-625 Sello Jefe de Almacen Almacen
instalados
N/A N/A en uso Prod Q4-626 Formato de #N/A fecha Inspectores Archvo ptivo
verificación de
N/A N/A en uso Prod Q4-627 acciones fecha- Obra Inspectores Archvo ptivo
efectuadas en
Contro de
terreno
N/A N/A en uso Prod Q4-628 acciones de fecha- Obra Inspectores Archvo ptivo
campanas
N/A N/A en uso Prod Q4-629 #N/A Fecha Inspectores Archvo ptivo
N/A N/A en uso Prod Q4-631 Sede del contrato Fecha Director de obra Sede del contrato

14/29
Director de SGC
Documento No.
de almacenamiento
formato Q4-311

Ubicación o
Archivo
Activo Total
Nombre del
N/A N/A obs Prod Q4-632 Sede del contrato Coord. Del servicio Sede del contrato
supervisor
N/A N/A obs Prod Q4-633 Sede del contrato #N/A #N/A #N/A
Oficina
Principal
Director de
obra
Sede del
contrato
Sede del Fecha-nombre del

N/A N/A en uso Prod Q4-637 Coord. Logistica Sede del contrato
contrato supervisor
Sede del
N/A N/A en uso Prod Q4-638 Fecha Jefe de Almacen Sede del contrato
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
N/A N/A en uso Prod Q4-642 Fecha Censores Oficina del Responsable
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
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contrato
Sede del
contrato
Sede del
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N/A N/A en uso Prod Q4-648 Fecha Censores Oficina del Responsable
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
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contrato
Sede del
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contrato
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Sede del
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Sede del
contrato
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contrato
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contrato
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contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
N/A N/A en uso Prod Q4-668 Fecha- supervisor Coord. Area Sede del contrato
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del Fecha-dirección
N/A N/A obs Prod Q4-676 Coord.de SGC Sede del contrato
contrato de usuario
Sede del
N/A N/A en uso Prod Q4-677 Fecha-tramitador Recepcionista Sede del contrato
contrato
Sede del
contrato
en uso En uso en uso Prod Q4-679 Coord. Logistica Sede del contrato
contrato trabajador

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N/A N/A en uso Prod Q4-680 Coord. Logistica Sede del contrato
contrato trabajador
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
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contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
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contrato
Sede del
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contrato
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contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
en uso En uso en uso Prod Q4-700 Fecha Coord. Calidad Magnetico
contrato
Sede del
contrato
Sede del Quien hace
en uso En uso en uso Prod Q4-702 Fecha y proceso Oficina del Responsable
contrato evaluación
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato

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Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del Coord. De Servicio
N/A N/A en uso Prod Q4-713 Daños Sede del contrato
contrato Tecnico
Sede del Fecha - contrato

N/A En uso en uso Prod Q4-714 Superv isores Sede del contrato
contrato N°
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
N/A N/A en uso Prod Q4-721 Superv isores Sede del contrato
contrato N°

en uso En uso en uso Prod Q4-721 Superv isores Sede del contrato
contrato N°

N/A N/A obs Prod Q4-722 Superv isores Sede del contrato
contrato N°

N/A En uso en uso Prod Q4-722 Superv isores Sede del contrato
contrato N°

contrato N°
Sede del
contrato

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contrato N°

contrato N°

contrato N°
Sede del Fecha y No.

N/A N/A obs Prod Q4-728 Coord. Calidad Sede del contrato
contrato Contrato
Sede del
N/A N/A obs Prod Q4-729 Fecha Coord. Calidad Sede del contrato
contrato
Sede del
N/A N/A en uso Prod Q4-730 Fecha-zona Coord. Servicio Sede del contrato
contrato
Sede del
N/A N/A obs Prod Q4-731 Fecha Gestión telefónica Sede del contrato
contrato
Sede del
contrato
Sede del
N/A N/A en uso Prod Q4-733 Fecha-supervisor Coord. Servicio Sede del contrato
contrato
Sede del
N/A N/A obs Prod Q4-734 Fecha-plan Coord. Servicio Sede del contrato
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato

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Sede del
contrato
Sede del
N/A N/A en uso Prod Q4-742 Fecha Superv isores Contrato
contrato
Sede del
N/A N/A en uso Prod Q4-743 Fecha Coord. SCR Oficina del Responsable
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
N/A N/A obs Prod Q4-750 Fecha Director de obra Sede del contrato
contrato
Sede del
N/A N/A obs Prod Q4-751 Fecha Director de obra Sede del contrato
contrato
Sede del
N/A N/A en uso Prod Q4-747 Fecha Coord. Dipe Oficina del Responsable
contrato
Sede del
N/A N/A en uso Prod Q4-748 Fecha Coord. Dipe Oficina del Responsable
contrato
Sede del
N/A N/A en uso Prod Q4-749 Fecha Coord. Proyectos Carpeta del informe final
contrato
Sede del
N/A N/A en uso Prod Q4-752 No. Plano Coord. Diseño Oficina del Responsable
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del
N/A En uso en uso Prod Q4-756 Fecha Dir. proyecto Oficina del Responsable
contrato

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Archivo
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Sede del
contrato
Sede del
contrato
Sede del Oficina del Dir. de
en uso N/A en uso Prod Q4-759 Fecha Sup. De redes
contrato proyecto
Sede del
en uso N/A en uso Prod Q4-760 #N/A 0 0
contrato
Sede del Oficina del Dir. de
N/A N/A en uso Prod Q4-761 Fecha Sup. De redes
contrato proyecto
Sede del
en uso En uso en uso Prod Q4-762 #N/A #N/A #N/A
contrato
Sede del Cronológico - por
N/A En uso en uso Prod Q4-763 Auxiliar Fenix Oficina del Responsable
contrato tecnología
Sede del
N/A En uso en uso Prod Q4-764 Cronológico Aux. operación Oficina de operaciones
contrato
Sede del Fecha - Nombre Gerente
N/A En uso en uso Prod Q4-765 Sede del contrato
contrato del personal Administrativo
Sede del
en uso En uso en uso RH Q4-800 Fecha Coord. G.O Magnetico
contrato
Sede del
N/A N/A obs RH Q4-801 #N/A #N/A #N/A
contrato
Sede del
N/A N/A obs RH Q4-802 #N/A #N/A #N/A
contrato
N/A N/A en uso RH Q4-803 Sede del contrato

N/A N/A obs RH Q4-804 Sede del contrato
Sede del Coord. RH o Aux.

en uso En uso en uso RH Q4-805 Fecha - Personal Carpeta del contrato
contrato adtivo


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Gerente
Sede del Fecha - Nombre
en uso En uso en uso RH Q4-807 Administrativa o Jefe Sede del contrato
contrato del personal
Personal-Contrato


en uso En uso en uso RH Q4-809 Sede del contrato
Sede del Fecha - Nombre Encargado del

en uso N/A obs RH Q4-815 Sede del contrato
contrato del personal almacen
Coordinador de
en uso N/A en uso RH Q4-816 Salud Ocupacional Sede del contrato
del contrato
Gerente
en uso N/A obs RH Q4-817 Arministrativa o Jefe Sede del contrato
Personal-Contrato
Sede del Fecha - Nombre Gerente Archivo documentos de

en uso N/A obs RH Q4-818
contrato del personal Administrativo calidad

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INGEVIAS S.A.S. DOCUMENTO No.
INGENIERÍA Y VÍAS S.A.S. PMC-FO-04
Versión 1
FORMATO PARA CONTROL DE REGISTROS
CONTRATO No.
ACTUALIZADO POR:
FECHA ULTIMA ACUALIZACIÓN:
Tiempo de Conservación -
RESPONSABLE DEL años-
CODIGO Nombre del Formato o Registro ARCHIVO DISPOSICIÓN
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PMC-FO-04 Control de Registros

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Tiempo de Conservación -años-

Tabla de Control Fecha de Computador del Director

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Tiempo de Conservación -años-

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Tiempo de Conservación -años-

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Tiempo de Conservación -años-

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Hoja de Vida de Jefe de

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Tiempo de Conservación -años-

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

N/A N/A obs MAM Q4-509 #N/A #N/A #N/A #N/A

N/A N/A obs MAM Q4-510 #N/A #N/A #N/A #N/A

N/A N/A obs MAM Q4-511 #N/A #N/A #N/A #N/A

N/A N/A obs MAM Q4-512 #N/A #N/A #N/A #N/A

Reporte semanal Fecha-No.

Reporte mensual Fecha-No.

N/A N/A obs MAM Q4-519 #N/A #N/A #N/A #N/A

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Hoja de Vida Nombre o número Auxiliar de

N/A N/A obs Prod Q4-612 #N/A #N/A #N/A #N/A

Actas entregadas Encargado de

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Reporte de Coord. De Servicio

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Sede del Fecha-nombre del

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

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Tiempo de Conservación -años-

Sede del Fecha - contrato

Sede del Fecha - contrato

Sede del Fecha - contrato

Sede del Fecha - contrato

Sede del Fecha - contrato

Elaborado por: Diana Maria Echeverri O.

Tiempo de Conservación -años-

Sede del Fecha - contrato