INSTRUCTIVO PARA EL

INGEVIAS S.A.S. MANEJO DE COMPRAS EN

Ingeniería y Vías S.A.S.
ALMACEN
Elaborado por: Aprobado por: Fecha: Documento No.

Paola Andrea Ramirez Adriana Rivera Palacio 27/05/2016

PCP-IN-02
Versión 1
Coordinador de Compras Gerente Administrativa

1 OBJETIVO

Dar a conocer los pasos a tener en cuenta en el manejo del almacén en obra para
un control adecuado de los requisitos internos de la organización.

2 ALCANCE

Este instructivo aplica a todos los almacenes de la organización.

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual de SGI
PCP-CR-01 Caracterización proceso de Compras

4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

No Aplica

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

 Almacenista: Quien dará cumplimiento al presente procedimiento, y será el

responsable del manejo del almacén y registro oportuno y confiable de las transacciones
realizadas.
 Director de Obra y/o Ingeniero Residente: Quien será el responsable de administrar
eficazmente todos los recursos asignados al proyecto y de hacer actividades de
seguimiento y control al manejo de los materiales. Así como verificar el cabal
cumplimiento de las obligaciones del almacenista.
 Administrador: será el responsable de hacer el inventario físico al almacén, según lo
requiera la organización, en aquellas obras que no se tenga un administrador el
responsable de esta función será el ingeniero Residente.
 Coordinador de compras: realizara auditorias aleatorias a los almacenes para verificar
el cumplimiento del proceso y definir el adecuado procedimiento de almacén.

6. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

6.1 FLUJOGRAMA DEL PROCESO

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6.2 CONDICIONES GENERALES:

6.2.1 Pedidos:

 El director de obra informará al almacenista mediante el formato PCP-FO-07

ORDEN DE PEDIDO (formato diligenciado y firmado)., De acuerdo a la programación
de obra, la necesidad de materiales para los siguientes 15 días para materiales de fácil
consecución y para materiales especiales se deberá de tener en cuenta los tiempos de
entrega del proveedor.

 La orden de pedido se debe de entregar al almacenista con la debida anticipación

teniendo en cuenta que los pedidos deben ser tramitados los días lunes y jueves.
 El almacenista debe verificar el stock y decidir si hace el pedido o no

 El almacenista ingresa el pedido al sistema Arqos así:

Menú Compras:
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- Elegir insumo de acuerdo a lo solicitado, en caso de que este no exista se debe hacer
la solicitud de creación al coordinador de compras (se debe solicitar con el nombre
real, no tener en cuenta marcas)

 Una vez el pedido este en el sistema el almacenista debe informar al ingeniero Director
de Obra para que él apruebe, modifique cantidades o anule según su criterio:

La ruta para la autorización es:

- ✔ autorizar

6.2.2 Órdenes de compra:

 Las realiza el coordinador de compras una vez el pedido este aprobado por el director
de obra de acuerdo al procedimiento del área.

6.2.3 Recepción de materiales: (se debe hacer diariamente)

 Verificar con remisión y/o memorando cantidades relacionadas contra lo que se está
recibiendo realmente, en caso de que se llegue a presentar entregas parciales dejar por
escrito en el mismo documento la nota con lo pendiente ya que este será soporte a la
factura.
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 Verificar que las características de los materiales y los suministros correspondan al

pedido realizado, en caso de que todo este conforme, se firma la copia del proveedor o
persona que está realizando la entrega en obra.
 El ingreso de los materiales al sistema arqos se hace solo por las cantidades realmente
recibidas y se realiza con el documento de recibido (no esperar hasta que la factura
llegue), los pasos son:

- Buscar al proveedor
- ✔ Se aprueban las cantidades, en caso de ser entrega parcial se debe modificar por
la cantidad real.

6.2.4 Recepción de facturas:

 Las facturas deben ser radicadas en la oficina principal, estas serán escaneadas y
guardadas en sharepoint donde podrán ser consultadas por todas las partes
interesadas (En las obras que no tienen esta herramienta se les enviará vía correo
electrónico) para las legalizaciones de obra.
 La recepción, revisión y registro de facturas en el sistema será responsabilidad del
coordinador de compras, las facturas que se generen en la zona las ingresa el
almacenista, luego las entrega al administrador quien debe enviar las originales a la
oficina principal en el menor tiempo posible.
 Las facturas no deben tener fecha anterior a la generación de la orden de compra, esta
se debe hacer antes de la entrega del material, la única excepción para esto es para los
concretos y material de playa que se facture en toneladas, este procedimiento aplica
tanto para los pedidos realizados a coordinación de compras como para los insumos
que se compran en la zona
 Todas las facturas deben traer anexo la copia de la orden de compra y la remisión
firmada por la persona que recibió en obra
 Los pasos para ingreso de facturas de materiales son:
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- Ingresar número de factura, fecha, ✔ facturada, se puede modificar solo cantidad y

precio si es menor al de la orden de compra, verificar el iva que coincida con el
facturado, y se ingresa el valor total (el sistema no toma en cuenta la retención en
la fuente, por lo tanto, el valor total será la suma del iva y el subtotal)

 La fecha límite de recepción de facturas es el día 25 de cada mes, cualquier excepción

debe ser aprobada por el coordinador de compras.
 En caso de que una factura no cumpla por plazo, cantidad o no sea aprobada, se debe
devolver inmediatamente al proveedor por Arqos según el siguiente procedimiento:
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6.2.5 Salidas de almacén:

 Solo se deben hacer salidas de almacén con el formato PCP-FO-012 SALIDAS DE

ALMACEN, este debe llegar completamente diligenciado y firmado por la persona que
tiene a cargo el consecutivo (previamente el administrador que es el encargado de
asignar dichos consecutivos informara al almacén con el fin de controlar que otras
personas no realicen las salidas con el talonario que no corresponde).
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 El almacenista NO podrá entregar materiales si la salida de almacén no indica a que

destino o actividad se va a cargar dicho insumo
NOTA: cuando no se tenga código asignado se deja pendiente la salida máximo 3 días
para que el director solicite la creación al coordinador de costos, para ellos debe enviar
el nombre de la actividad y la unidad en que se va a medir.
 Los talonarios serán asignados en el sistema con el mismo número que aparece en el
físico:

 Las personas autorizadas para hacer salidas son:

- Encargados de obra
- Ingenieros residentes
- Responsables SISO persona a quien se le cargara los elementos devolutivos - como
extintores, balizas, señales, canecas de manejo de residuos, etc. que no se cargan
a una actividad específica.
- Administradores: serán los responsables de los electrodomésticos y otros elementos
utilizados para dotación de campamento
- Contratistas: para préstamo de herramienta menor y equipos, entrega de EPP,
dotación y equipo como arnés, eslingas y otros para trabajo en alturas
NOTA: los equipos de tecnología como computadores, cámaras, impresoras,
radios, alcoholímetros, detector de gases, deben ser asignados directamente a la
persona que hará uso de ellos y será el responsable en caso de daño o perdida.

6.2.6 Control de inventario:

 El informe de inventario se hará para los días 3 y 18 de cada mes en el formato xxxxxx
INFORMES DE INVENTARIO, tener en cuenta que los cortes o cierres para estos
informes se hacen al día 15 y 30 o 31 para los meses que aplique.
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- Archivo
- Reportes
- Inventario
- Saldo a cualquier fecha
- Abrir (Control+A)
- Se copia en el formato de inventario los insumos, cantidades, y precios que
aparecen en el sistema, se compara con lo físico y el administrador lo envía al
coordinador de compras.

 Semanalmente el administrador debe verificar que la cantidad física de los materiales

críticos coincida con la cantidad del sistema, y será responsable por la información
presentada por el almacenista (revisión física) al reporte de cierre de mes.
 Antes de realizar la verificación del inventario debe asegurarse que las entradas y
salidas estén al día.
 El inventario físico debe coincidir con el inventario que arroje Arqos y en caso de
presentarse diferencias estas deben estar sustentadas en las observaciones del
formato xxxxxx
 Al finalizar las obras, la devolución de materiales al almacén central se debe realizar
con un memorando donde se relacionen los insumos tal y como se encuentran
registrados en el programa con el fin de que el departamento de compras pueda realizar
los traslados correspondientes.
 Las bajas de almacén se hacen desde el departamento de compras, para ello es
necesario dejar evidencia fotográfica y memorando justificando el motivo por el cual se
está dando la baja.
 Las compras de materiales y herramientas por caja menor solo se pueden hacer con
previa autorización del coordinador de compras, una vez el material llegue a obra se
debe informar para su ingreso al inventario, sin esto la caja menor no será cancelada.
 El almacenista debe tener presente las fechas de vencimientos para los materiales que
aplique entre ellos se tienen: los aditivos, el cemento, los filtros, etc.

7 MEDICIÓN Y CONTROL

Mediante Inspecciones Preventivas por parte de los coordinadores del SGI o

Residentes Ambientales, registradas en el formato PAS-FO-07 y Auditorias a los
procesos. Además del control de consumos e indicadores.

8. CONTROL DE CAMBIOS
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