Sistema de Gestión de la Seguridad & Salud en el Trabajo

CODIGO: CAQSGPR-09

SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES / CONTRATISTAS Fecha: 18/11/2022

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1. OBJETIVO. Establecer el sistema utilizado para la identificación y clasificación de

proveedores y contratistas de materias primas, insumos y servicios, de la empresa
definiendo adicionalmente los requisitos específicos para la selección y los criterios de
evaluación que se deben tener en cuenta con relación a SST.

2. ALCANCE. Aplica para todos los proveedores y contratistas que suministren productos
o servicios a CARLOS ECEQUIEL ARIAS QUINTERO

3. RESPONSABLES.

La responsabilidad de las actividades de selección, evaluación y reevaluación de

proveedores, recae sobre el Gerente.

El aseguramiento de proveedores utilizados en el proceso de servicios generales, es

responsabilidad de dicho proceso; quienes deberán dar cumplimiento a este procedimiento.

En caso de proveedores que requieran ser evaluados en aspectos del Sistema de gestión, el
responsable de la compra solicita acompañamiento del Sistema de gestión.

4. DEFINICIONES

4.1 Proveedor. Organización o persona que proporciona un producto o servicio.

4.2 Contratista. Persona jurídica o natural que mediante un contrato civil o mercantil
se compromete, a cambio de determinados honorarios o precio, a realizar una o
varias obras o a prestar un servicio en favor de otra persona natural o jurídica con
quien contrate.

4.3 Compras Urgentes. Son aquellas que se presentan fuera del tiempo de operación
normal de la compañía, incluidos los fines de semana y que, por ser apremiantes
para la operación, deben ser realizadas directamente por el solicitante, siempre y
cuando el producto o servicio a adquirir no afecte la integridad de personas,
ambiente o propiedades.
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

Cuando un proveedor/contratista ha sido seleccionado y evaluado dicha información es
validada y homologada por el personal responsable

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Inscripción de Proveedores. Cuando el encargado de la compra considera necesario

incluir proveedores, solicita información acerca de los posibles oferentes y les hace entrega
del formulario de: Inscripción de Proveedores y les explica acerca de la metodología que se
utiliza para hacer la evaluación inicial.

Al momento de recibir los documentos, el encargado de la compra revisa que se encuentren

debidamente diligenciados, verifica la información suministrada, y realiza una selección
inicial a los proveedores.

Nota: Se debe tener en cuenta que este procedimiento no solo aplica para proveedores de
productos y servicios complementarios, sino que su aplicación se hace necesaria para
proveedores requeridos por disposiciones legales (ARL) y los definidos por las directivas
para el funcionamiento administrativo y operativo del grupo empresarial.

5.1 Evaluación inicial. Los proveedores seleccionados serán avisados de la fecha de visita
para realizar la evaluación inicial, la cual debe estar dentro de los 30 días siguientes a la
inscripción.

Los parámetros de evaluación se establecen en el formato: Evaluación Inicial de

Proveedores. Los proveedores únicos necesarios de régimen simplificado o personas
naturales que suministran servicios/productos, no se visitarán en sus instalaciones, serán
citados en las oficinas si se considera necesario.

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Para tramitar el formato de evaluación inicial de proveedores, se tiene en cuenta cada uno
de los criterios definidos, marcando 1 en la casilla de requisitos donde aplique al proveedor
que se esta evaluando.
Para calificar cada pregunta se señala con el número (0, 3 o 5) en la columna correspondiente
y se subtotaliza. El total es la suma de los valores parciales de cada ítem de la evaluación.

Dependiendo de los resultados de la evaluación inicial, el comprador define y notifica al

proveedor si fue aprobado o no. Aquellos proveedores aprobados se incluyen en el Listado
Proveedores/Contratistas Aprobados, especificando si es crítico o no (en la casilla TIPO
marque: 1 para críticos, y 2 para no críticos).

Los criterios para aprobación son:

NO APROBADO APROBADO
0-59% 60 y 100%

Los proveedores certificados bajo las normas ISO 14001 ISO 45001 con un puntaje mayor al
80%, estarán exentos de visita del Área de sistemas de gestión; sin embargo, deberán entregar
información actualizada que evidencia el cumplimiento de los requisitos. De contarse con las
certificaciones del sistema, más la certificación del sistema de gestión de calidad ISO 9001, el
proveedor estará completamente exento de visita.

La evaluación de los proveedores de productos o servicios directamente relacionados con el

área del Sistema de gestión, debe ser realizada en compañía de un representante de dicha
área.

En caso de requerirse compra de productos o servicios de urgencia con proveedores que no

estén aprobados, con una cotización será suficiente para adquirir el producto y/o servicio.
Posterior a la compra el encargado de la compra solicita RUT y Factura correspondiente. Si
el proveedor vuelve a ser utilizado se debe someter al proceso de inscripción y aprobación
de proveedores establecidos por la Organización.

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Evaluación Desempeño de Proveedores. Una vez al año el encargado de la compra

realiza una evaluación, siguiendo los criterios establecidos en el formato Evaluación
Desempeño de Proveedores/Contratistas.
Proveedores Inactivos. Al comienzo de cada año los encargados de las compras
seleccionan los proveedores que no hayan sido utilizados en el año anterior, eliminándolos
del listado de proveedores/contratistas aprobados.

5.2 Renovaciones. Con el fin de mantener vigente la información de los proveedores, se

debe realizar una actualización de los datos de inscripción como mínimo cada 2 años, o
cuando existan modificaciones legales, o cambios en información básica del proveedor.

Como evidencia al cumplimiento de este procedimiento se debe dejar archivo con

información vigente de los proveedores aprobados.

SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

5.3 Selección de Contratistas. Cuando se requiere la contratación de un tercero para el

desarrollo de actividades propias de la organización, el encargado del proceso solicita las
propuestas con base en los términos de referencia, dichas propuestas no deben ser menores
a dos (2).

Recibidas las propuestas, el encargado del proceso deberá evaluar y seleccionar la más
conveniente, para dicha selección es necesaria la participación del Sistema de gestión, área
legal y administrativa según aplique, de tal forma que cada una de estas áreas realicen el
análisis de sus términos de referencia, dejando evidencia de revisión en el formato Revisión
de propuestas de contratistas.

Una vez seleccionada la propuesta, se incluye el contratista en el Listado de

Proveedores/Contratistas Aprobados.

El encargado del proceso notifica a los proponentes si fueron aprobados o no. El contratista
aprobado inicia con la Organización todo el proceso de contratación.

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