INGEVIAS S.A.S.

INGENIERIA Y VIAS S.A.S.

ENVIGADO – ANTIOQUIA

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

DOCUMENTO No. PCP-PR- 01 Versión 1 Copia No. _______

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha aprobación:

PAOLA ANDREA RAMIREZ MARÍA ISABEL MADRIGAL ADRIANA RIVERA

Directora Compras y Logística Directora Procesos y TI Gerente Administrativa
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1. OBJETIVO

Gestionar la adquisición y entrega de recursos materiales y servicios de forma oportuna y que cumplan con
las especificaciones, normas y requerimientos de INGEVIAS S.A.S., legales y del cliente.

2. ALCANCE

Este procedimiento comprende desde la selección del proveedor, hasta la entrega para la recepción de los
recursos materiales y la evaluación y seguimiento al proveedor.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual del Sistema de Gestión Integral

Guía para la gestión integral de subcontratistas
Términos y condiciones de contratación con Clientes de INGEVIAS S.A.S.

4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

 Compras Mayores: Son aquellas que por su importancia o costo para el proyecto deben ser
aprobadas por la gerencia. Las compras mayores son responsabilidad de la Gerencia Administrativa,
son aprobadas por la Gerencia General y revisadas por la gerencia Técnica.
 Compras Menores: Son aquellas efectuadas en la en la obra por caja menor y autorizadas por el
Coordinador de Proyectos, Director de Obra o por el Director de Compras y Logística.
 Recurso Material: Materia prima, insumos, componentes, dotación, EPP, herramientas, máquinas,
equipos y productos o servicios necesarios para la realización de un proyecto.
 Servicios de Laboratorio: Son los prestados por laboratorios especializados para la calibración de
equipos de medición, pruebas y ensayos.
 Materiales Críticos: Para INGEVIAS S.A.S. un material es crítico cuando su disponibilidad en la obra
puede verse afectada en gran medida, bien sea porque es un material de difícil consecución, existen
muy pocos proveedores o son únicos, requieren ser programados con mayor anticipación. Los
materiales críticos para una obra específica pueden variar o surgir unos nuevos, debido a las
características y condiciones de la obra; en este caso dichos materiales se definen en el plan de
gestión Integral.
 Producción más limpia Es la aplicación continua de estrategias ambientales para enfrentar el tema de
la contaminación industrial de manera preventiva, concentrando la atención en los procesos
productivos, productos y servicios, y la eficiencia en el uso de las materias primas e insumos, para
identificar mejoras que se orienten a conseguir niveles de eficiencia que permitan reducir o eliminar los
residuos, antes que estos se generen.
 Materiales Críticos Ambientales: Son materiales que por su contenido o por su manejo pueden
generar grandes impactos ambientales, por lo que requieren un trato especial.
 Proveedores Críticos: Son proveedores que suministran productos y servicios que por su contenido,
manejo o importancia pueden generar impactos ambientales, riesgos a la salud o que afecten la
calidad. Se clasifican como proveedores críticos ambientales, proveedores críticos de seguridad y
salud ocupacional y críticos por calidad.

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5. RESPONSABLES DEL PROCESO

 Director de Compras y logística: Responsable de hacer la selección de proveedores, realizar las

compras, la evaluación a proveedores de productos y cumplir las disposiciones de este procedimiento.
 Almacenistas: Responsable de realizar la recepción de materiales y suministrar la información para
las evaluaciones a los proveedores y cumplir las disposiciones de este procedimiento.
 Director de Procesos y TI: Quien verificará la implementación y cumplimiento del presente
procedimiento.

6 DESARROLLO DEL DOCUMENTO

6.1 COMPRAS DURANTE EL DESARROLLO DEL PROYECTO

CONTROL
NO. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
OPERACIONAL
1 Si es solicitud inicial de obra, el Coordinador Orden de
Coordinador de proyectos o el Proyecto pedido en el
Director de Obra entrega al Director Dir. Proyecto software
de Compras y logística una Almacenista
requisición donde informa las Director de
especificaciones técnicas, marca, uso Compras y
y demás requerimientos a cumplir, Si logística
la solicitud es durante la ejecución del
proyecto, debe ser acordada con el
Director de Compras y logística en
cantidad y fechas de entrega. Y
también debe contener todas las
especificaciones.
2 Se hace selección según lo De acuerdo a la
establecido en el numeral 6.3 de tabla 1
Selección y evaluación de “Responsables de
proveedores. Selección”
3 Se diligencia la solicitud de compra en Coordinador
el software o formato establecido, Proyecto
según material requerido. En el Dir. Proyecto
pedido debe realizarse una Almacenista
descripción detallada del producto y Director de
normas o especificaciones que Compras y
aplican. logística
4 Comunicarse constantemente con el Director de
proveedor para gestionar la entrega Compras y
en el tiempo estipulado. logística
5 Si el recurso no es entregado en obra Director de
por el proveedor, se realiza la Compras y
logística para el envió del recurso a la logística
obra y en el tiempo acordado.
6 Una vez llegue el material comprado, Almacenista
se recibe el producto en la bodega del
contrato y se le realiza una recepción
básica para revisar estado general y

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cantidades.
7 Se ingresa al software establecido y Almacenista
automáticamente se genera el ingreso
al inventario del almacen. Este
proceso se describe en el
procedimiento XXXXX “recepción,
almacenamiento, transporte e
inventario de materiales. Y debe
hacerse una verificación de lo
entregado contra la orden de compra.
8 Se hace Evaluación y seguimiento a De acuerdo a la
proveedores según lo establecido en tabla 1
el numeral 6.3 de Selección y “Responsables de
evaluación de proveedores. Evaluación”

6.2.1 Compra de Elementos de protección personal, Herramientas, equipos y servicios:

La Dirección de compras y logística, deberá tener en cuenta las siguientes recomendaciones en cuanto a
Seguridad y Salud en el trabajo, Calidad y Medio ambiente, y en cualquier momento puede consultar con
los responsables del área o Dirección de Procesos y TI cuando se presenten dudas frente a las compras:

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

 Identificación del riesgo con relación al trabajo o circunstancias particulares.

 Conocer las características, normas y estándares de los EPP propuestos.
 Establecer el equipo apropiado para los riesgos presentes y las características del personal a usarlo.
 Seleccionar la herramienta o equipo apropiado para los riesgos presentes, las características del
personal a usarlo y condiciones físicas en que se va a usar.
 Comprar las herramientas y equipos que proporcionen un uso ergonómico para el personal.
 Las nuevas herramientas y equipos deben ayudar a disminuir o a no aumentar los riesgos laborales.
 Comprar productos de buena calidad que garanticen la seguridad del trabajador durante su uso.
 Verificar el cumplimiento de los requisitos internos con los contractuales y legales, para seleccionar los
más adecuados.

CALIDAD

 Solicitar, cuando sea posible, certificados de pruebas de calidad a los proveedores.

 Comprar productos que permita la realización de mantenimientos preventivos y correctivos.
 Verificar que los equipos tengan guardas de seguridad, cuando aplique, que dispongan de dispositivos
de seguridad, aislamiento adecuado, protección eléctrica y puesta a tierra cuando se requiera del uso
eléctrico.
 Comprar productos de fácil uso.
 Comprar equipos y herramientas a proveedores que nos brinden un buen respaldo, en la realización de
capacitaciones de uso, suministro de pruebas de calidad, fichas técnicas y garantías.
 Proveer los elementos de protección personal requeridos de acuerdo con los requerimientos de calidad
definidos en las fichas técnicas.
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AMBIENTAL
 Elegir proveedores y subcontratistas que estén comprometidos con el medio ambiente y que se
involucren al cumplimiento de los estándares ambientales de nuestra organización.
 Seleccionar herramientas y equipos con evaluación previa de aspectos e impactos ambientales, para
procurar su control antes del uso de las mismas.
 En lo posible, elegir proveedores que estén involucrados en procesos de Producción Más limpia.
 Elegir productos que contengan empaques que puedan ser reutilizados o sean reciclables.
 Preferir proveedor que reciba o nos indique un lugar específico donde sean recibidos los desperdicios
generados por el producto.
 Comprar productos más duraderos en el tiempo y evitar los desechables, disminuyendo generación de
desperdicios.
 Cuando se compren equipos elegir los de menor consumo de energía.
 Compra de papel reciclado con ecoetiqueta que garantice su calidad ambiental.
 Compra de papel y sobres de papel o cartón reciclado.

6.2.2 Compra de sustancias químicas peligrosas:

El Director de Compras y logística, deberá tener en cuenta el siguiente procedimiento, para la compra de
cualquier sustancia química peligrosa.

RESPONSABLE DESCRIPCION
Verificar con el proveedor que la
sustancia química a suministrar
cuenta con la hoja de seguridad
correspondiente, de lo contrario
se debe buscar un nuevo
proveedor.
Verificar que la hoja de seguridad
emitida por el proveedor describa
los 16 puntos exigidos por la
norma NTC 4435 “HOJAS DE
SEGURIDAD PARA
MATERIALES”. De lo contrario se
debe buscar un nuevo proveedor.
Enviar la hoja de seguridad
emitida por el proveedor al
Director de Procesos y TI, para
su aprobación y elaboración de
tarjeta de emergencia.
Enviar al almacenista y al
Residente de Seguridad y Salud
Ocupacional de la obra
correspondiente las copias de la
hoja de seguridad y la tarjeta de
emergencia aprobadas por el
Director de Procesos y TI.
Hacer orden de compra y enviar
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al proveedor.
Una vez llegue la sustancia
comprada, se realiza la recepción
de esta.
Este proceso se describe en el
procedimiento xxxx “recepción,
almacenamiento, transporte e
inventario de materiales. Y debe
hacerse una verificación de lo
entregado contra la orden de
compra.
Se hace Evaluación y
seguimiento a proveedores según
lo establecido en el numeral 6.3
Selección y evaluación de
proveedores.

6.3 SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

6.3.1 Proveedores de recursos materiales, servicios y contratistas

RESPONSA
DESCRIPCION
BLE
Se definen los recursos materiales y servicios
para el proyecto en el plan de gestión de
adquisiciones. Así mismo se definen los
proveedores críticos en cuanto a calidad,
seguridad y salud ocupacional y medio ambiente.
Se seleccionan los proveedores críticos según los
criterios definidos en el instructivo xxxx. Para la
selección de contratistas debe tenerse en cuenta
la “Guía para la gestión integral de contratistas”.
Mediante la selección de proveedores se evalúa
si el proveedor cumple los requisitos mínimos
definidos. Y se realiza la selección bajo los
siguientes parámetros establecidos en el
instructivo xxx.
Se realiza la compra de acuerdo a lo establecido
en el numeral 6.1 “Compras durante el desarrollo
del proyecto”.
Con base en los registros obtenidos en la
recepción de materiales, se realiza evaluación al
desempeño de los proveedores de producto y
servicios según el instructivo xxx que contiene los
criterios para la evaluación de proveedores. Para
los contratistas de mano de obra, adcional se
evalúa el desempeño con base en el formato
XXX.
En el caso en que la calificación del proveedor o
contratista sea “proveedor no confiable” este es
retirado del registro de proveedores de la
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empresa a excepción de aquellos que sean

únicos o de difícil consecución en el mercado a
los cuales se les hará seguimiento continuo.
A los proveedores críticos se les realizará un
seguimiento al cumplimiento de requisitos legales
en cuanto a seguridad y salud ocupacional y
medio ambiente, todo esto como aporte al
mejoramiento y desarrollo de estos proveedores.
Se actualiza el Registro de Proveedores, de
acuerdo con las calificaciones obtenidas. Cada
área es responsable de realizar la evaluación de
los proveedores y contratistas según la siguiente
tabla. Los resultados de estas evaluaciones
deben enviarse al Director de Compras y
Logìstica de acuerdo a la frecuencia de
evaluación.

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TABLA 1 Los responsables para la selección, evaluación y seguimiento de proveedores se establecen en

la siguiente tabla.

PROVEEDOR O RESPONSABLE REGISTRO RESPONSABLE REGISTRO

CONTRATISTA DE SELECCION SELECCIÓN DE EVALUACION EVALUACIÓN
Coordinador de Coordinador de Formato
Proyectos o Director Proyectos o Director Evaluación de
De obra
de obra o de obra o desempeño de
Administrador Administrador contratistas XXX
Formato
Director de Director de
Evaluación de
De Transporte Maquinaria o Maquinaria o
desempeño de
Director de Obra Director de Obra
contratistas XXX
Director de obra o Director de obra o
Laboratorios y ensayos
Administrador Administrador
Director de
Director de
maquinaria y
maquinaria y
Calibración de Formato de equipos / Director
equipos / Director
equipos Selección de de Compras y
de Compras y
proveedores XXX logística o Director
logística
de Obra
Director de
Formato
Alquiler de Maquinaria y Director de maquinaria y
Evaluación de
Equipo maquinaria equipos o Director
desempeño de
de Obra
proveedores xxx
Disposición de residuos
Directora de Residentes
sólidos y residuos
Procesos y TI Ambientales
peligrosos
Servicios de exámenes Directora de Director de
ocupacionales Procesos y TI Procesos y TI
Director de
Director de Compras y logística
De Producto
Compras y logística o Director de Obra o
Administrador

7. MEDICIÓN Y/O CONTROL

La medición del proceso se realizará por medio del plan de objetivos del SGI, informes periódicos y
auditorías internas al proceso.

8 CONTROL DE CAMBIOS

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