¿QUÉ HACEMOS PRIMERO, LO URGENTE O LO IMPORTANTE?

Casi todos los días miles de personas deben elegir entre hacer primero lo más importante o lo
más urgente. En este contexto surge la matriz de Eisenhower, un instrumento
de productividad que ayuda a clasificar las tareas y extenderlas razonablemente en el
tiempo. La matriz está basada en principios de urgencia e importancia. Es decir, cuando se
asigna una tarea, estos dos factores colocan la rutina en uno de los cuadrantes de la matriz.
Cuando se realiza la rutina, simplemente al mirar la matriz se puede saber con qué tarea
comenzar. Así, la gestión del tiempo puede ayudar al liderazgo individual, la productividad o
tener una gestión de tareas eficaz.

La diferencia entre lo urgente y lo importante: distinguir para una óptima gestión de tareas

¿Cuál es la diferencia entre lo urgente y lo importante?

Urgente

Significa que una tarea requiere atención inmediata. Estas son las tareas pendientes que se
deben hacer ‘aquí y ahora’. Las tareas urgentes hacen que la persona tenga un modo reactivo,
marcado por una mentalidad defensiva, negativa, apresurada y estrechamente enfocada.

Importante

Las tareas importantes son las que contribuyen a una misión, valores u objetivos a largo plazo.
A veces, las tareas importantes también son urgentes, pero normalmente esto no es así.
Cuando una persona se centra en las actividades importantes, opera en modo receptivo, que
ayuda a mantener la calma, la racionalidad y la apertura a nuevas oportunidades.

Esta diferencia entre lo importante y lo urgente puede ser bastante intuitiva; sin embargo, la

mayoría de las personas caen en la trampa de creer que todas las actividades urgentes también
son importantes. Esta propensión probablemente tiene sus raíces en nuestra historia
evolutiva: nuestros antepasados se concentraron más en las preocupaciones a corto plazo que
en la estrategia a largo plazo, ya que no atender a los estímulos inmediatos podría significar la
diferencia entre la vida y la muerte.

Las tecnologías modernas (noticias de última hora, las redes sociales, mensajes de texto) que
constantemente hacen que cualquier persona cuente con información, únicamente solo han
aumentado esta mentalidad profundamente arraigada. Esta tecnología produce estímulos que
hacen que las personas piensen que toda la información debe tratarse de manera urgente.

La matriz de decisión de Eisenhower

El empresario Stephen Covey popularizó el principio de decisión de Eisenhower en su libro Los

siete hábitos de las personas altamente efectivas.  En este libro, Covey creó una matriz de
decisiones para ayudar a las personas a distinguir entre lo que es importante y lo que no lo es,
y lo que es urgente y no urgente.

La matriz consiste en un cuadrado dividido en cuatro casillas, o cuadrantes, rotulados de la

siguiente manera:

1. Urgente / Importante.

2. No urgente / Importante.

3. Urgente / No importante.
 4. No urgente / No importante.

A continuación, detallamos cada cuadrante y lo explicamos.

Cuadro 1: tareas urgentes e importantes

Las tareas del cuadro 1 son urgentes e importantes. Son tareas que requieren de una atención
inmediata y en las que se trabaja para cumplir objetivos y misiones a largo plazo en la vida.

Las tareas del cuadrante uno, generalmente, consisten en crisis, problemas o fechas límite.
Aquí hay algunos ejemplos específicos de tareas urgentes e importantes:

 Diversos correos electrónicos (ofertas de trabajo, correo electrónico para una nueva
oportunidad comercial que requiera una acción inmediata, etc.).

 Fecha límite de pago o presentación de impuestos.

 Familiar en una sala de emergencias.

 El motor del coche se apaga.

 Obligaciones para realizar en el hogar.

 Imprevisto de salud que acaba en un ingreso hospitalario.

 Recibir una llamada inesperada en la que se cita a la persona a una reunión.

Con un poco de planificación y organización; es decir, una gestión de tareas, muchas de las
cuestiones del primer trimestre pueden hacerse más eficientes o incluso eliminarse por
completo. Por ejemplo, en lugar de esperar hasta el último minuto para realizar un trabajo con
una fecha límite (convirtiéndolo así en una tarea urgente), se puede programar el tiempo para
terminarlo con una semana de antelación. O, en lugar de esperar a que se rompa algo en casa y
se necesite una reparación urgente, se puede seguir un programa de mantenimiento regular.

Aunque nunca se eliminen por completo las tareas urgentes e importantes, se pueden reducir
significativamente con un poco de proactividad.

Cuadro 2: tareas no urgentes pero importantes. La gestión del tiempo

Las tareas del cuadro 2 son actividades que no tienen un límite de tiempo urgente, pero que,
sin embargo, pueden ayudar a alcanzar metas personales, escolares y laborales importantes,
además de ayudar a cumplir una misión general como persona. Las tareas del segundo
cuadrante generalmente se centran en fortalecer las relaciones, planificar para el futuro y
mejorarse a sí mismo.

Aquí hay algunos ejemplos específicos de tareas no urgentes pero importantes:

 Planificación semanal.

 Planificación a largo plazo.

 Ejercitarse.

 Tiempo dedicado a la familia.

 Leer libros que enriquecen la vida.

 Escribir un diario.
  Ir a una clase para mejorar una habilidad.

 Pasar tiempo con un pasatiempo.

 Estudiar.

 Meditar.

 Mantener el automóvil y el hogar.

 Creación de un presupuesto o un plan de ahorro.

De acuerdo con Covey, se trata de dedicar la mayor parte del tiempo a las actividades del
cuadro 2, ya que ellas son las que nos brindan felicidad, realización y éxito.
Desafortunadamente, hay un par de desafíos clave que impiden invertir suficiente tiempo y
energía en las tareas de este cuadro:

No saber lo que es realmente importante

Si no se sabe qué idea ni qué valores y objetivos importan más, la persona no sabe a qué
cuestiones debe dedicar el tiempo para alcanzar esos objetivos. En su lugar, se cuenta
con cualquier estímulo y tarea pendiente que sea más urgente.

Presencia actual

En este caso, muchas personas se inclinan a centrarse en lo que sea más apremiante en un
momento determinado. Es difícil contar con motivación para hacer algo cuando no hay existe
una fecha límite amenazante. Salir de esta posición alternativa requiere fuerza de voluntad y
autodisciplina, cualidades que no se adquieren sin esfuerzo y deben cultivarse y expresarse
activamente.

Cuadro 3: tareas urgentes y no importantes

Las tareas del cuadro 3 son actividades que requieren de la atención urgente, pero no
ayudan a lograr los objetivos ni a cumplir una misión (no son importantes). La mayoría de las
tareas de este recuadro son interrupciones de otras personas y, a menudo, implican una ayuda
para alcanzar los objetivos y cumplir diferentes prioridades.

Ejemplos específicos de actividades del cuadrante tres:

 Llamadas telefónicas o mensajes de texto.

 La mayoría de los correos electrónicos (algunos correos electrónicos pueden ser

urgentes e importantes).

 Compañero de trabajo que pasa por el escritorio durante la hora de trabajo principal
para pedir un favor.

 Solicitud de un exempleado para escribir una carta de recomendación en su nombre

(probablemente sea importante para él, pero no para la persona que le va a ayudar).

 Familiar que llega sin previo aviso y quiere ayuda con una tarea.

Según Covey, muchas personas pasan la mayor parte de su tiempo en tareas del cuadro 3,
mientras creen que están trabajando en Q1. Debido a que las tareas Q3 ayudan a otros, las
personas que ayudan se sienten importantes. Además, también suelen ser tareas tangibles,
cuya finalización le da sensación de satisfacción.

Cuadro 4: tareas no urgentes y no importantes

Las actividades del cuadro 4 no son urgentes y no son importantes. Las actividades del cuarto
cuadro no son urgentes ni ayudan a alcanzar objetivos a largo plazo, tampoco a cumplir una
misión como personas. Son principalmente distracciones.

Los ejemplos específicos de tareas no urgentes y no importantes incluyen:

 Ver la televisión.

 Navegar por Internet sin un objetivo específico.

 Jugar a videojuegos.

 Interactuar en redes sociales.

 Salir de compras.

Probablemente, la cantidad de tiempo que cada persona invierte en el cuadro 4 sea la más
elevada. En algunos casos, este cuadrante puede hacer sospechar a la persona que no está
aprovechando su tiempo libre como debería. Tras una jornada de trabajo, este cuadrante se
convierte en el más necesario de todos, pues cada persona puede llegar a necesitar un
momento de desconexión, relajación o bienestar.

En lugar de intentar deshacerse por completo de las tareas no urgentes y no importantes, cada
persona quizá debe dedicarle una cantidad de tiempo muy limitada a este cuadro. Por ejemplo,
el 5 % del tiempo.

Aunque no esté explicitado, la matriz de Eisenhower a través de los cuatro cuadros o

cuadrantes está incluida en el Getting Things Done  (GTD). Este método del consultor David
Allen, incluye un flujo de trabajo que se basa en cinco pasos, entre los que el individuo trata de
organizarse mejor para realizar sus tareas. Para ello, tiene en cuenta el tiempo del que dispone
para: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

Esta matriz es clave para incrementar la productividad y contar con una gestión del

tiempo que permita lograr un liderazgo individual y llegar al éxito en el día a día.
El método GTD ayuda a las personas a tomar decisiones en la gestión de tareas.