DESARROLLO DE

FORTALEZAS
PERSONALES

Presentación elaborada por : GLORIA LOAYZA QUISPE

 GESTIÓN DEL TIEMPO
El tiempo es uno de los recursos más
importantes de los que se dispone.
La gestión del tiempo es una
herramienta que permite manejar y
disponer plenamente del tiempo de
trabajo, evitando en lo posible toda
interrupción que no aporte nada a los La mala gestión del tiempo hace que:
objetivos de la organización. ❖ Que estes atrapado en el día a día .
❖ Se pierden de vista los objetivos .
Es el proceso de planificación y ❖ Se hacen cosas poco importantes .
organización del bien intangible más ❖ Se cometen errores por precipitación .
relevante "el tiempo", de la manera más ❖ Se está tenso .
productiva y eficiente. Al utilizar Las respuestas habituales ante la falta de tiempo son:
❖ Trabajar más horas.
inteligentemente las horas disponibles,
❖ Trabajar más deprisa.
es posible completar más tareas en un ❖ Pensar en que lo haga otra persona.
período de tiempo específico. ❖ Posponer las tareas a realizar.
 ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO
La utilización eficiente del
tiempo se basa en la orientación
de las tareas a la consecución de
los objetivos. Por lo tanto, el
establecimiento de prioridades
es primordial a la hora de
gestionar el tiempo. Priorizando,
es decir, estableciendo un orden
en las tareas diarias, se puede
evitar la tiranía de lo urgente y
ayuda a centrarse en lo
importante. Para poder
establecer una clara prioridad de
las actividades planificadas, se
deben de clasificar estas como:
Muy urgente, urgente, poco
urgente o nada urgente.
LAS CUATRO “D” PARA LA EFECTIVIDAD
Deseo: debes tener un intenso y apasionado deseo de conseguir
controlar el tiempo y lograr la máxima eficacia.
Decisión: debes tomar la decisión de practicar buenas técnicas de
gestión del tiempo hasta que se conviertan en un hábito.
Determinación: debes estar dispuesto a persistir frente a todas las
tentaciones en contra hasta que te hayas convertido en un gestor
eficaz del tiempo. Tu deseo reforzará tu determinación. Y, por último,
la clave más importante para el éxito en la vida.
Disciplina: debes disciplinarte para hacer de la gestión del tiempo una
práctica permanente. La disciplina efectiva es la voluntad de obligarte
a pagar el precio, y hacer lo que sabes que debes hacer, cuando debes
hacerlo, te apetezca o no. Esto es crucial para el éxito.
 PRIORIZACIÓN
CUADRANTE 1: URGENTE E IMPORTANTE
Una tarea urgente es algo que no puede ser retrasado
o apartado. Una tarea urgente e importante es algo
que está «delante de tus narices». Viene determinada
en gran medida por las demandas externas de tu
tiempo, por las tareas y responsabilidades que debes
iniciar y completar con el fin de mantenerte en la
cima de tu trabajo. Hay personas a las que tienes que
ver, cosas que tienes que hacer y lugares a los que
tienes que ir. Hay clientes que visitar, tareas por
completar y actividades que los demás están
esperando que termines. Tus tareas más importantes,
tus prioridades más altas, son a la vez urgentes e
importantes. A este se le llama el «cuadrante de la
inmediatez».
Todos los ganadores en la vida usan bien su tiempo. Todos los
que no rinden bien en la vida utilizan mal su tiempo. Una de las
reglas más importantes para el éxito es simplemente: “formar
buenos hábitos”
CUADRANTE 2: IMPORTANTE, PERO NO URGENTE
El segundo tipo de tareas son aquellas que son importantes pero
no urgentes. Pueden ser retrasadas o procrastinadas, al menos a
corto plazo. Un ejemplo de una tarea que es vital pero no urgente
es un informe importante que debes haber escrito, aprobado y
presentado para finales de mes. O piensa en un trabajo de la
universidad. Es algo vital para tu calificación al final del semestre,
pero también es algo que puedes aplazar durante semanas y
meses, y muchas veces así es. (La mayoría de los trabajos se
escriben una noche anterior a la fecha límite. Lo que fue antes vital
pero no urgente de repente se vuelve muy urgente). A lo largo de
tu vida, te ves rodeado de tareas importantes pero no urgentes.
Leer libros importantes en tu campo, tomar clases adicionales o
mejorar tus habilidades y capacidades son vitales para tu éxito a
largo plazo, pero no son urgentes. Así que lo pospones. Algo tan
simple como el ejercicio físico es vital para tu salud, pero no
urgente. Puedes aplazarlo durante un período prolongado de
tiempo, y la mayoría de la gente así lo hace. Los médicos dicen que
el 85% de los principales problemas de salud que tienen las
personas más tarde en la vida se podrían haber evitado si hubieran
mantenido hábitos de salud adecuados, incluyendo la dieta y el
ejercicio, durante la mayor parte de su vida adulta. Estas tareas se
incluyen en el «cuadrante de la eficacia».
 PRIORIZACIÓN
CUADRANTE 3: URGENTE, PERO NO IMPORTANTE
Es probable que venga gente a tu oficina, te llamen o
te envíen mensajes o correos electrónicos, pero tus
respuestas contribuyen en poco o nada de valor a tu
negocio o trabajo. Representan tareas que son
urgentes pero no importantes. Estas tareas se
incluyen en lo que a menudo se denomina
«cuadrante de la ilusión». La gente piensa que
porque se dediquen a estas actividades durante la
jornada laboral deben tener algún valor, pero solo se
están arrastrando a sí mismos hacia una trayectoria
irrelevante. Muchas personas gastan hasta la mitad
de su tiempo con actividades que son urgentes pero
no importantes. Son divertidas, fáciles y agradables,
pero no aportan nada al trabajo. La mayoría de estas
actividades implican conversaciones ociosas con
compañeros de trabajo o actividades de bajo o
ningún valor.
CUADRANTE 4: NO URGENTE Y NO IMPORTANTE
El cuarto tipo de actividad en el que las personas se
involucran en su trabajo son aquellas tareas que no son
ni urgentes ni importantes. Estas actividades se
enmarcan en el «cuadrante de los residuos». Muchas
personas se dedican a actividades que tienen un valor
cero para ellas mismas o para la empresa. Leer correo
electrónico basura o las páginas de deportes, ir de
compras durante el día o conducir escuchando la radio,
todos estos son ejemplos de actividades que no son ni
urgentes ni importantes. Son una completa pérdida de
tiempo. No contribuyen en nada a tu vida.
 CLASIFICACIÓN DE TUS OBLIGACIONES
Para calcular el tiempo que inviertes calcula en cada uno, para ello
existen distintos tipos de actividades:
❖ Responsabilidades básicas: son las tareas cotidianas que suponen la
esencia de tu labor profesional. Por ejemplo, para un editor de libros
incluirían la edición de manuscritos y mantener contacto con los
autores. Imagínate que estás en una fiesta y alguien te pregunta en
qué consiste tu trabajo. ¿Qué le dirías? Bien, en esa respuesta están
tus responsabilidades básicas.
❖ Crecimiento personal: son las tareas de tu trabajo que consideras
valiosas, significativas y satisfactorias, pero que no siempre forman
parte de tus responsabilidades diarias. Por ejemplo, un gran
proyecto que has asumido o una competencia que te gustaría
adquirir. Si el mundo fuera perfecto, la mayoría de la gente elegiría
invertir mucho más tiempo, concentración y energía en esas
actividades, porque son las que más contribuyen a su carrera y a su
desarrollo personal. Si crees que tu trayectoria profesional está
estancada o no progresa tan rápido como te gustaría, esta es una de
las mejores categorías para llevar a cabo un plan de seguimiento.
 CLASIFICACIÓN DE TUS OBLIGACIONES
❖Relaciones laborales: ¿tienes algún trabajador a tu
cargo? ¿Debes colaborar con algunos de tus colegas?
¿Lideras o coordinas un equipo? Si estás en alguno
de los tres casos, aquí apuntarás el tiempo que
dedicas a esas tareas. Si consideras que el tiempo
empleado en tus relaciones laborales es excesivo,
puedes dividir esta actividad en subcategorías, como
la relación con tus superiores (managing up), con tus
compañeros (managing across) y con el personal a tu
cargo (managing down).
❖Tareas administrativas: son las que debes hacer
para, a su vez, cumplir tus responsabilidades básicas;
por ejemplo, redactar correos electrónicos,
establecer horarios o elaborar informes de gastos o
facturas.
 CLASIFICACIÓN DE TUS OBLIGACIONES
❖Crisis o problemas puntuales: se refiere a interrupciones,
asuntos urgentes o reuniones inesperadas. Los asuntos de
última hora que deben ser tratados de inmediato pueden
hacer fracasar los mejores planes de gestión del tiempo. Por
eso es básico hacer un seguimiento de este tipo de
situaciones. Aunque, lógicamente, nunca serás capaz de
anticiparlas, si consigues identificar algunos patrones podrás
planificar una estrategia adecuada para afrontarlas
❖ Tiempo Libre: quizá pienses que esta actividad no forma
parte de tu trabajo, pero todo el mundo necesita tomarse
un descanso: un almuerzo, un paseo, una pausa para el café,
una charla con un compañero, un correo electrónico
personal… En pequeñas dosis, estos respiros despejan la
mente e incluso incrementan la productividad y la
colaboración; pero ten cuidado de que no se alarguen
demasiado.
 CONTROL DE TIEMPO
Una vez que hayas clasificado tus tareas en categorías, puedes crear una herramienta para hacer un
seguimiento del tiempo. Si sueles usar papel y lápiz, el método que describimos a continuación será el ideal
para ti; pero si te gusta trabajar en digital, existen muchos programas y aplicaciones que simplifican el
proceso porque hacen los cálculos y la mayor parte del trabajo por ti.
El método funciona como sigue:
1. El primer día de la semana laboral, crea una tabla, con los
días de la semana en las filas y las actividades en las
columnas.
2. Cuando termines una tarea, apunta el tiempo que
invertiste en ella. Por ejemplo, si el martes por la mañana
pasas una hora respondiendo correos electrónicos, anótalo
en la columna de tareas administrativas.
3. Al final del día, resérvate entre cinco y diez minutos para
hacer un recuento del tiempo total dedicado a cada tarea.
Haz lo mismo al final de la semana.
4. El siguiente paso consiste en calcular el porcentaje de
tiempo invertido en cada actividad durante la semana.
5. Finalmente, presenta los resultados en un gráfico. Así
podrás comprobar, de un vistazo, qué actividades ocupan la
mayor parte de tu tiempo.
 ASPECTOS IMPORTANTES PARA GESTIONAR TU
TIEMPO
A la hora de gestionar el tiempo, el gestor ha de tener
en cuenta los siguientes aspectos:
❖Planifica tus objetivos .
❖Determinar tus prioridades .
❖Programar tus acciones para conseguir los
objetivos .
❖Fijar para cada acción el tiempo necesario.
❖Trabajar sobre lo esencial y lo prioritario .
❖Pasar al otro punto siempre en cuando termines la
anterior acción.
❖Tratar de tener todo bajo control.
❖Evaluar los resultados y programar las actividades
del día siguiente.
❖Reservar tiempo para tu vida personal .
 LA AGENDA
La agenda es un instrumento de planificación y
organización, por lo que es bueno sacarle el
máximo partido.
La tecnología actual, que además incorpora casi
a diario innovaciones útiles, permite disponer de
agenda electrónica disponible en cualquier
parte: en el móvil, PDAs, tablets, aplicaciones de
internet, etc.

CONSIDEREACIONES A TENER EN CUENTA:

❖ Tener solamente una agenda
❖ Anotar solo horas reservadas
❖ Reservar para citas importantes los momentos
de máximo rendimiento
❖ Contemplar los tiempos de preparación y
síntesis, tiempos de desplazamiento, de
descansos…
❖ Reagrupar citas al comienzo o final de la
jornada