LECTURA 1

LO URGENTE CONTRA
LO IMPORTANTE
LECTURA 1

LO URGENTE CONTRA
LO IMPORTANTE

ÍNDICE

2.1 Administración correcta del tiempo: lo urgente y lo importante

CÓMO GESTIONAR TU TIEMPO DE FORMA FÁCIL Y SENCILLA
MÓDULO 2

2.1 Administración correcta del tiempo: lo urgente y lo importante

Todos los días tienes muchas cosas por hacer, muchos pendientes que resolver y al
parecer las 24 horas no te alcanzan para lograr todo lo que necesitas. A menudo el reloj te
rebasa y al final del día se quedan cosas sin terminar.

A veces estás por terminar con una actividad que para ti es importante y es interrumpida
por algo urgente a lo que hay que poner atención rápidamente. El estrépito del trabajo no te
permite ponerte a pensar y decidir qué es lo que realmente debería tener prioridad.

Diferenciar las actividades urgentes de las importantes al momento de hacer tu

planeación de tiempo es fundamental para lograr tus objetivos. Esta Lectura pretende aclarar
estos dos conceptos.

Figura 1. La diferencia entre lo urgente y lo importante es relevante para

poder organizar bien nuestro tiempo. (Thanyakij-12 & Freepick, 2020).

Según Gina Trapani en “Cómo centrarte en lo que realmente importa” (2016), cuando te
sientas frente a tu mesa de trabajo y estás por comenzar tu jornada, seguramente la primera
pregunta que te haces es: ¿por dónde comienzo? Por tu mente pasan una serie de cosas por
hacer pero puedes decidir qué atender primero: lo que es urgente o lo que es importante. Es
fundamental distinguir entre estos dos tipos de pendientes para organizar tu programa de
trabajo diario. Lo recomendable para ser más productivo es reducir el trabajo urgente para
poder trabajar en lo realmente importante.

Pero, ¿cómo distinguir lo urgente de lo importante? Trapani (2016) dice que en la

categoría de “cosas urgentes por realizar” solemos encontrar:

 Esos correos que necesitas responder de manera inmediata.

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 Las solicitudes de información de las personas superiores a ti que se supone

que te llevarán dos minutos y terminan restándole dos horas a tu tiempo
disponible.

 Atender los “bomberazos” apagando el fuego que no encendiste tú.

 Esas tareas que por causa del miedo que te provocan pones en los primeros
lugares de tu lista por hacer.

Son estas las tareas que, por la urgencia con las que las atiendes, te hacen sentir útil
para las demás personas y que estás cumpliendo con tu trabajo de manera muy efectiva, pero
también te hacen ir de un lado a otro sin foco ni concentración. Has hecho algo y has
consumido el tiempo de tu jornada pero al final del día te das cuenta que lo que es importante
sigue en tu lista de pendientes; no avanzaste mucho en la consecución de los objetivos del
mediano o del largo plazo: sacaste el día y fue todo.

Las actividades importantes, de acuerdo a Trapani (2016), tienen otras características

en contraste a las urgentes como:

 Una visión hacia el cumplimiento de objetivos.

 Es el trabajo duro y retador. Ese que no tienes la seguridad de poder hacerlo,

pero que te desafía a realizarlo.

 No son estresantes como las urgentes. Requieren de paciencia y de análisis.

Gina Trapani (2016) propone tres técnicas para aprender a distinguir entre lo urgente y
lo importante.

1. Elige tres tareas importantes que tengas que finalizar cada día. Ponlas por
escrito en un papel o una tarjeta y déjalas en un lugar visible de tu mesa de
trabajo. Atiende las cosas que te vayan llegando y que tengan relación con esas
tareas importantes.

2. Cierra tu correo. También las conexiones a tus redes sociales y profesionales.

Pon en silencio las notificaciones de tu teléfono celular y concédete una hora sin
interrupciones para trabajar en una de las tareas que consideres importantes o el
tiempo que haga falta hasta completarla.

3. Programa una reunión semanal de veinte minutos contigo. Anótala en tu

agenda como una reunión importante. Enciérrate en tu oficina durante ese
tiempo. Si trabajas en un espacio abierto busca una sala de juntas o algún lugar
donde nadie te interrumpa. Lleva tu agenda y tu lista de pendientes y en esa

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reunión elige cuáles son los tres objetivos más importantes que debes cumplir en
la semana.

Tomar la iniciativa significa

reconocer nuestra responsabilidad
de que las cosas sucedan.

Tony Shwartz, en “Un plan de 18 minutos para gestionar tu día” (2016) sugiere crear
algunos rituales para sacar adelante el trabajo más importante, los cuales son:

 Dormir 8 horas diarias y de ser posible en el mismo horario.

 Realizar ejercicio por las mañanas al levantarse de la cama.

 Empezar la jornada laboral pensando en lo que la noche anterior has decidido

que será la actividad más importante del día. Trabaja en sesiones de noventa
minutos con periodos de descanso intermedios.

 Crear una lista con las ideas importantes que surjan durante la jornada y que no
puedas atender de inmediato.

Entonces, ¿qué va primero y qué después? Como se ha mencionado antes, lo urgente

es lo que tiene que ver con lo externo y lo importante lo que tiene que ver contigo. Las
prioridades están definidas en dos polos: tu entorno y tú mismo.

Aussant (2017) propone que las tareas urgentes deben ser atendidas, pero nunca
dañando a las tareas importantes. Por lo menos atiende una actividad importante al día. Eso te
dará la seguridad de haber avanzado hacia los objetivos de mediano y largo plazo al final de la
jornada.

La misma autora sugiere que se debe procurar un inteligente equilibrio entre lo que el
entorno te demanda y lo que tú crees que debes hacer. Analiza si las actividades que te solicita
el entorno suman a la consecución de tus objetivos o de los de tu equipo de trabajo. En caso
contrario, busca que le sean asignadas a alguien más, negocia plazos de entrega o
definitivamente di “no” a la realización de esas actividades. Analiza la posibilidad de delegarlas
a alguna de las personas que te auxilian si no hay más remedio que atenderlas.

Finalmente hay que atender tanto las actividades urgentes como las importantes.
Encárgate primero de las tareas que, si no se realizan, tendrán consecuencias graves en tu
trabajo o en el de tu equipo independientemente de si son importantes o si son urgentes y
después realiza aquellas que, de no hacerse, no tendrán graves consecuencias.

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Primero lo primero

Figura 2. Priorizar tus actividades te ayudará a gestionar mejor tu

tiempo. (Diana.grytsku & Freepick, 2020).

Cuando se trata del tema de la administración del tiempo y en específico de lo urgente y

lo importante es ineludible referir a Stephen Covey y su famoso libro 7 Hábitos de la gente
altamente efectiva. Cuando Covey aborda el tema de lo que es primero, muestra una guía para
centrarse en la efectividad para gestionar el tiempo y el esfuerzo para obtener mejores
resultados. Con la finalidad de identificar lo que es importante y lo que es urgente, plantea los
tres primeros hábitos:

1. Al primero lo llama el hábito de la proactividad y se refiere a la capacidad que

tienes para decidir de acuerdo a tus principios y valores. Tú decides si atender
las solicitudes del entorno o las demandas personales y te lleva a tomar la
iniciativa para realizarlas haciéndote responsable de la decisión y de los
resultados. “El primer hábito dice: «Tú eres el creador. Tú estás a cargo de
todo». Se basa en los cuatro privilegios humanos, de la imaginación, de la
conciencia moral, de la voluntad independiente y, en particular, de la
autoconciencia.”1 (Covey, 1998, p. 152).

1
Las cursivas pertenecen al texto original. En la presente Lectura se conserva el estilo de redacción de las fuentes
citadas. Las discrepancias entre el uso del lenguaje incluyente y no sexista corresponden a la redacción original de
cada uno de los casos citados.

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2. Al segundo hábito se le conoce como el hábito de comenzar con un fin en la

mente y tiene la utilidad de darle una visión a tu vida. Identificar lo que realmente
deseas permite que tus acciones estén dirigidas a lo que es valioso para ti.
Puedes tener muchas ocupaciones y ser muy eficiente en lo que estás haciendo
pero si no vas en el rumbo correcto no llegarás a donde te propones.

Comenzar con un fin en la mente

hace posible que nuestra vida
tenga razón de ser, pues la
creación de una visión de lo que
queremos lograr permite que
nuestras acciones estén dirigidas
a lo que verdaderamente es
significativo en nuestras vidas.
(Covey, 1998, p. 6).

Una idea importante que nos propone Covey es la de que las cosas se crean
dos veces. La primera es la creación mental y la segunda es el liderazgo, la
creación en sí. No puedes lograr nada si no lo has imaginado antes.

El segundo hábito es la creación primera o mental. Se basa en la

imaginación (la capacidad para visualizar, para ver lo potencial, para
crear con nuestras mentes, lo que en el presente no podemos ver con los
ojos) y en la conciencia moral (que es la capacidad para detectar nuestra
propia singularidad y las directrices personales, morales y éticas que nos
permiten llevarla felizmente a cabo). Supone el contacto profundo con
nuestros paradigmas y valores básicos, y la visión de aquello en lo que
podemos convertirnos.2 (Covey, 1998, p. 166).

3. Estos dos primeros hábitos le dan fundamento al tercero, al que le llamó el

hábito de “poner primero lo primero”. No puedes determinar la prioridad de tus
acciones sin considerar tus normas personales y sin alinearlas a lo que
consideras importante.

El tercer hábito es la segunda creación, la creación física. Es la

realización, la actualización, la aparición natural del primero y el segundo
hábito. Es el ejercicio de la voluntad independiente que pasa a ser

2
Las cursivas pertenecen al texto original.

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centrado en principios. Es la puesta en práctica incesante, momento a

momento.3 (Covey, 1998, p. 167).

El tercer hábito está relacionado con el campo de la administración de la vida y

del tiempo. Los dos factores que definen la actividad humana son urgente e
importante.

Tomar la iniciativa significa

reconocer nuestra responsabilidad
de que las cosas sucedan.

Urgente significa que se necesita una atención inmediata. Las materias urgentes son
por lo general muy visibles. Te presionan, reclaman acción y a menudo complacen a otros. Las
tienes frente a tu cara y suelen ser agradables y fáciles, pero también, muy a menudo, carecen
de importancia.

La importancia tiene que ver con los resultados. Si algo es importante realiza una gran
aportación a aquello que visualizaste con el segundo hábito, con tus metas de alta prioridad.
Ante lo urgente reaccionas, ante lo importante tienes proactividad (resuelves y te haces
responsable).

3
Las cursivas pertenecen al texto original.

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FUENTES DE
CONSULTA

Lista de referencias
Trapani, G. (2016). Listas de tareas que funcionan. En Guías HBR. Céntrate en el trabajo
importante. (s.p.). México: Harvard Business Review Press. México

Trapani, G. (2016). Cómo gestionar tu lista de tareas. En Guías HBR. Céntrate en el trabajo
importante. (s.p.). México: Harvard Business Review Press. México

Schwartz, T. (2016). Un plan de 18 minutos para gestionar tu día. En Guías HBR. Céntrate en
el trabajo importante. (s.p.). México: Harvard Business Review Press. México

Covey S. (1990). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. México: Editorial Paidós.

Aussant I. (2017). Organízate y sé más eficaz. El abc para ganar en tiempo y eficacia. España:
Primenta.

Imágenes

Thanyakij-12 & Freepick. (2020). Joven empresaria sentada en el espacio de trabajo

moderno [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/fotos-
premium/joven-empresaria-sentada-espacio-trabajo-moderno_8004885.htm
(imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).

Diana.grytsku & Freepick. (2020). Hombre guapo en suite mantenga gran reloj en una
mano aislado en blanco [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/foto-
gratis/hombre-guapo-suite-mantenga-gran-reloj-mano-aislado-
blanco_10367489.htm#page=2&query=reloj&position=10 (imagen utilizada de
acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).
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