UNIVERSIDAD DEL ISTMO

SEDE DE DAVID
LICENCIATURA EN CONTABILIDAD

PLANEACION Y MANEJO DEL TIEMPO

PREPARADO POR
RODERICK CORTEZ
CIP: 4-750-1285

ACTIVIDAD MODULO 3

CONSIGNA
DISEÑO DE PLAN PERSONAL DE AUTO-ADMINISTRACION DEL TIEMPO
 INTRODUCCION

Si administramos bien nuestro tiempo podremos lograr hacer más cosas en

períodos más cortos de tiempo, y por tanto, con menos esfuerzo. Cuanto más nos
concentremos, más cosas conseguiremos en menos tiempo, pudiendo después
tener más tiempo para nosotros.

Preocuparnos por si hemos tomado la decisión correcta puede llevar mucho

tiempo. Naturalmente, las grandes decisiones ocupan mucho tiempo, pero las
pequeñas decisiones que hacemos todos los días también pueden ser grandes
pérdidas de tiempo. Decidir qué hacer a continuación en nuestra lista de tareas
pendientes, por ejemplo, puede tener un gran costo de tiempo.

El objetivo de este trabajo, es entender la importancia de la gestión del tiempo. No

podemos añadir horas a nuestro día, pero podemos comprender la importancia
que tiene el administrar el tiempo y cómo esta administración nos puede ayudar a
maximizar el tiempo que tenemos. Esto no es una habilidad que solo los
empresarios con éxito pueden dominar, es algo que todas las personas debemos
conseguir. Todas las personas pueden beneficiarse de administrar su tiempo de
forma efectiva y apreciar el recurso finito que es. Una buena administración del
tiempo puede mejorar nuestra confianza. Es más probable que nos cuidemos
adecuadamente si tenemos tiempo para hacerlo. Además nos sentiremos
motivados con la vida porque tendremos una buena sensación de logro constante,
cumplir con los plazos y superar las expectativas es un gran motivador.

Para Covey, las personas administran a lo largo de su vida personal y profesional

su tiempo entre estos cuatro bloques de prioridades. Fijémonos que los dos
factores más determinantes son los que hacen referencia a lo urgente e
importante. Lo urgente sería aquella actividad que necesita una acción inmediata,
un ¡ahora!, un ¡ya!, mientras que lo importante tiene más que ver con los
resultados.

El cuadrante II trata de las cosas que no son urgentes, pero sí importantes: por
ejemplo, construir relaciones, redactar un enunciado de la misión personal, la
planificación de largo alcance, la ejercitación, el mantenimiento preventivo, la
preparación, todas esas cosas que sabemos que hay que hacer, pero que
solemos eludir, porque no son urgentes.

Covey llama a este cuadrante el corazón de la administración personal efectiva.

Son personas que administran su tiempo en base a:

 Construcción de relaciones personales.

 Búsqueda de nuevas oportunidades.
 Planificación responsable del futuro a medio o largo plazo.
 Realización de actividades de crecimiento personal.

Si nos fijamos en estos ejemplos, coincidiremos en que se trata de actuaciones

que sabemos que hay que hacer pero que, como no son urgentes, acabamos en
demasiadas ocasiones por eludirlas. Por tanto, si queremos ser efectivos, no
tenemos que orientarnos hacia los problemas, sino hacia las oportunidades.

Podemos empezar haciéndonos la siguiente pregunta:

¿Qué podemos hacer en nuestra vida personal y profesional para que, haciéndolo
regularmente, represente un cambio tremendamente positivo para nuestra vida?

En base a esta pregunta, desarrollaremos este trabajo, aprendiendo a utilizar una

herramienta muy importante para la administración del tiempo, señalada por
Covey como el Cuadrante II, el cual detalla de la siguiente forma:
Identificación de roles. La primera y más importante tarea es la de definir cuáles
son los roles clave.

Selección de metas. Se trata de pensar en dos o tres resultados importantes que

uno cree que debe lograr en cada rol.

Programación temporal. Se fijan las metas y se programa un tiempo concreto

para alcanzarlas. Covey recomienda que el mejor día de la semana para llevar a
cabo la programación temporal es el domingo.

Adaptación diaria. Priorizar actividades y responder ante acontecimientos,

relaciones y experiencias imprevistos.

DISEÑO DE PLAN PERSONAL DE AUTO-ADMINISTRACION DEL TIEMPO

1. IDENTIFICACION DE ROLES

El objetivo de la administración del cuadrante II consiste en organizar nuestras vi

das con efectividad, desde un centro de principios sólidos, desde el conocimiento
de nuestra misión personal, concentrándonos en lo importante y en lo urgente, y
dentro del marco del equilibrio conservado entre el incremento de nuestra
producción y el aumento de nuestra capacidad de producción.

“Cada uno de nosotros tiene cierto número de roles diferentes en su vida,

diferentes áreas o capacidades en las que puede ejercer cierta responsabilidad.
Por ejemplo, los roles de individuo, esposo, padre, maestro, miembro de una
Iglesia y hombre de negocios. Todos esos roles son importantes. Uno de los
principales problemas que aparecen cuando las personas trabajan para ser más
efectivas en la vida consiste en que no piensan con la suficiente amplitud. Pierden
el sentido de la proporción, el equilibrio, la ecología natural necesaria para vivir
con efectividad. Tal vez se agoten trabajando y descuiden su salud. En nombre del
éxito profesional, desatienden las más preciosas relaciones de sus vidas.” Covey,
Stephen R. 2003.

La administración del tiempo, según Covey, tiene una visión limitada. Y es limitada
porque parte del concepto planificación diaria se centra en lo urgente y no
cuestiona su importancia. Por el contrario, la administración de uno mismo busca
organizar la vida desde la efectividad y a partir de unos principios sólidos.

2. SELECCIÓN DE METAS

El paso siguiente consiste en pensar dos o tres resultados importantes que uno
cree que tiene que lograr en cada rol durante los siete días siguientes, que serán
registrados como metas. Por lo menos algunas de esas metas deben reflejar
actividades del cuadrante II. Idealmente, esas metas a corto plazo están
relacionadas con las metas a largo plazo que usted ha identificado con su
enunciado de la misión personal. Pero incluso aunque no haya escrito ese
enunciado, es posible que tenga la sensación de lo que es importante al
considerar cada uno de sus roles, y un par de metas por cada rol.

3. PROGRAMACION TEMPORAL

Ahora puede el lector considerar la semana que tiene ante sí, con las metas en
mente, y programar el tiempo para alcanzarlas. Por ejemplo, si su meta es
redactar el primer borrador del enunciado de la misión personal, tal vez disponga
de un lapso de dos horas del domingo para dedicarlas a esa tarea. El domingo
suele ser ideal para planificar las actividades más valiosas para la promoción
personal, entre las cuales se cuenta la organización semanal. Es un buen
momento para hacer un alto en el camino, buscar un poco de inspiración y
considerar la vida en el contexto de los principios y los valores. Si uno establece la
meta de mejorar su estado físico mediante ejercicios, puede reservarles una hora,
tres o cuatro días por semana, o todos los días de la semana. Hay algunas metas
que sólo se pueden alcanzar durante el horario de trabajo, y otras por las que hay
que luchar el sábado, cuando los chicos están en casa.

¿Empezar a advertir algunas de las ventajas de organizar la semana, en lugar del

día?

Después de haber identificado los roles y establecido las metas, se puede

trasladar cada meta a un día específico de la semana, sea como prioridad o, lo
que es incluso mejor, con una asignación horaria concreta. También se puede
consultar la agenda anual o mensual y ver las previsiones y citas anteriores,
evaluando su importancia en el contexto de las metas; se transfiere entonces al
programa semanal la que se decide mantener, y las otras se reprograman o
cancelan.

4. ADAPTACION DIARIA

Con la organización semanal del cuadrante II, la planificación diaria se convierte

en una función de adaptación diaria, de dar prioridad a actividades y de responder
a acontecimientos, relaciones y experiencias imprevistos de un modo significativo.

Si todas las mañanas dedicamos unos minutos a revisar la agenda podemos

ponernos en contacto con las decisiones basadas en valores tomadas al organizar
la semana, y también con los factores no previstos que aparezcan. Al echar una
mirada al día, se puede ver que los roles y metas permiten una priorización natural
que surge de nuestro sentido innato del equilibrio. Se trata de un establecimiento
de prioridades más flexible, más del hemisferio derecho del cerebro, que en última
instancia proviene de la idea de la misión personal.
Pero podría decirse que el establecimiento de prioridades de tercera generación
en A, B, C, o 1, 2, 3, proporciona el orden necesario a las actividades diarias. Es
una falsa dicotomía dividir de modo tajante las actividades en importantes y no
importantes. Obviamente, se distribuyen sobre un continuum, y algunas
actividades importantes son aún más importantes que otras. En el contexto de la
organización semanal, el establecimiento de prioridades de tercera generación
pone orden en los objetos cotidianos.

¿Qué caracteriza a una persona del cuadrante II?

Coherencia. Se encarga de encontrar el equilibrio entre la misión y la visión, entre

la prioridad y el plan.

Equilibrio. Se encarga de no descuidar áreas de la vida tan importantes como la

salud o la familia.

Dimensión humana. De nada sirve administrarse eficazmente el tiempo, si no se

tiene en cuenta a las personas. Por tanto, hay que ser efectivo en la
administración del tiempo y en el trato con las personas.

Flexibilidad. Las herramientas que uses para planificar de manera efectiva tu

tiempo deben servirte a ti, y no al revés.
 Días de la Semana

Hoja de Trabajo Semanal Semana del 15 al 21 Julio

L M M J V S D

Roles Metas Prioridades Semanales Prioridades Diarias

Ir al médico 1 Ir al Medico

Reunión con Reportar

Seguimiento Universidad 2
Superiores Salarios

Individuo Hacer Deporte - Salud Física 3

Presentar
Informe de
Visitar la Familia 4 Informe
Compras
Financiero
Nota Agencia
Ir a la Iglesia 5
C.S.S.
Seguimiento
Cuidado del hogar 6
Universidad
Llevar las niñas a la escuela 7
Esposo / Padre
Hacer Super 8

Arreglar daños en la casa 9 Compromisos/Tareas

7 - Llevar 7 - Llevar
Registro de Transacciones 7 - Llevar niñas 7 - Llevar niñas 7 - Llevar niñas
10 Hora niñas a la niñas a la
Jefe de Pendientes en el Sistema a la escuela a la escuela a la escuela
escuela escuela
Contabilidad
Poner al dia todos los papeles de 8 - Cierre de
11 Hora 8 8 8 8 8 Ir al Médico 8
trabajo Transportistas
Revisión de Contratos de Trabajo - 9 - Nota 9 - Informe de 9 - Ir a la
12 Hora 9 9 9 9
Llevar contratos al MITRADEL Agencia C.S.S. Compras Iglesia
Revisión Cuentas del Balance 10 - Ir al
10 - Reunión
General y Estado de Resultado - I 13 Hora 10 10 10 Ministerio de 10 10
Superiores
Sem. - 2019 Trabajo
Emisión de Estados Financieros - I 11 - Enviar
14 Hora 11 11 11 11 11 11
Semestre 2019 Facturación

Reportar Salarios SIPE Hora 12 12 12 12 12 12 12

15
Presentar Informe de Compras Hora 1 1 1 1 1 1 1
16
Hora 2 2 2 2 2 2 2

Hora 3 3 3 3 3 3 3
4 - Visitar
Hora 4 4 4 4 4 4
Familia
5 - Hacer 5 - Hacer 5 - Llevar Perros
Hora 5 5 5 5
Deporte Deporte al Veterinario
Hora 6 6 6 6 6 6 6
7 - Ir a la
Hora 7 7 7 7 7 - Ir a la Iglesia 7
Iglesia
8 - Seguimiento
Hora 8 8 8 8 8 8
Universidad
ARGUMENTACION

Digamos una vez más que, sencillamente, no se puede pensar en términos de

eficiencia cuando se trata de personas. Se piensa en términos de efectividad con
la gente y de eficiencia con las cosas. Hemos tratado de ser eficientes con
personas desagradables e impertinentes, y no da resultado. Hemos visto a
menudo a muchos progenitores, en particular madres de niños pequeños,
frustrados en su deseo de hacer muchas cosas, porque el tiempo se les va en
satisfacer las necesidades de los chicos durante todo el día. Recordemos que la
frustración está en función de nuestras expectativas, y que nuestras expectativas
son a menudo un reflejo en el espejo social, más que nuestros propios valores y
prioridades.

A medida que se avanza en la semana, habrá sin duda momentos en que nuestra
integridad tendrá que, situarse en primer lugar. La tendencia a reaccionar
satisfaciendo prioridades urgentes pero no importantes de otras personas en la
zona del cuadrante III, o el placer de escapar al cuadrante IV, amenazará con
ponerse por delante de las actividades importantes del cuadrante II que uno ha
planificado. Nuestra concentración en principios, nuestra autoconciencia y la
conciencia moral pueden proporcionar un alto grado de seguridad intrínseca, guía
y sabiduría para usar la voluntad independiente y mantener la integridad respecto
de lo verdaderamente importante.

Pero como uno no es omnisciente, no siempre puede saber de antemano qué será
lo verdaderamente importante. Por más cuidado que ponga en organizar la
semana, habrá momentos en los que, como persona centrada en principios,
tendrá que subordinar sus horarios programados a un valor superior. Si uno se
centra en principios, puede hacerlo con una sensación interior de paz.
CONCLUSIONES

Si hemos leído detenidamente este trabajo, nos daremos cuenta de que todo gira
en torno a saber elegir y tomar decisiones, es decir, de ser proactivo. Hay que
actuar y hacerlo en consecuencia. Porque la verdadera transformación consiste en
distinguir entre qué es lo primero en lugar de empezar por lo primero. Ahí reside la
verdadera esencia de la eficiencia.
BIBLIOGRAFIA

1. Los siete hábitos de la gente altamente efectiva / Stephen R. Covey / La

revolución ética en la vida cotidiana y en la empresa.