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ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Conceptos

EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD (EFICACIA).

A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da el mismo significado; y la realidad es que
existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.
Podemos definir la eficiencia como la relacin entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros
conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para
lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran ms objetivos con los mismos o menos
recursos.
Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un determinado
producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en slo 10 horas. O se aumenta
a eficiencia si en 10 horas se hacen 120 unidades. Aqu vemos que se hace un uso eficiente de un
recurso (tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos)
Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecucin de metas y objetivos. La eficacia
hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.
Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo logramos. Fuimos
eficaces, alcanzamos la meta.
La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilizacin de
los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque
en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.
Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sera ser
eficaces y a la vez ser eficientes.
Se puede dar el caso que se alcanz la meta de construir una autopista en un semana tal como se haba
previsto (fuimos eficaces), pero para poder construir la autopista, se utilizaron mas recursos de lo normal
(no fuimos eficientes).
Caso contrario, se utilizaron un 10% menos de los recursos previstos para construir la autopista pero no
se logr terminar en una semana (fuimos eficientes pero no eficaces).
Lo ideal sera construir la autopista en una semana y utilizar no ms del 100% de los recursos previstos.
En este caso seriamos tanto eficaces como eficientes.
Eficiencia + Eficacia = Productividad.

URGENTE E IMPORTANTE.
Qu es importante?
Toda persona debera y toda organizacin debe tomar decisiones sobre dos tipos de
aspectos que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es
la atencin de lo de lo Importante.
Definimos as a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la
existencia a largo plazo a una organizacin: Lo que constituye la razn de ser o misin. Al
igual de lo que pasara en nuestro plano personal, la definicin de lo que resulta Importante
para una organizacin, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual
proyectndonos hacia el futuro. La atencin de lo Importante es toda actividad que se ocupa
de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafos del entorno. Si
asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podramos decir que el equilibrio del
sistema depender del balance que se logre entre la energa asignada a atender lo Urgente
y lo Importante.
Ahora, Qu es urgente?
El otro aspecto a integrar es la atencin a lo urgente.
Lo urgente est dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atencin
inmediata. Podemos definir a la atencin de lo Urgente como toda tarea o actividad en la
que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafos que se nos presentan.
Esta capacidad se expresa a travs de la produccin de resultados cotidianos de una
organizacin o en nuestra vida diaria. Para comprender mejor estos aspectos, Stephen
Covey (1989), en su libro "Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva", describe una serie
de principios (que debemos tomar slo como recomendaciones), que pueden ayudarnos a
tener una administracin del tiempo efectiva y propone para ello una Matriz de
Administracin del Tiempo, que est dividida en cuatro cuadrantes:
Cuadrante 1:
Llamaremos a este cuadrante
Lo Urgente e Importante.
Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos amenazada nuestra
existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo lmite, vencimientos, resolucin
de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una
gestin orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

Cuadrante 2:
Lo Importante, No Urgente.
Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a
horizonte de tiempo para su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a
futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual
en pos de un mejor futuro. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos,
anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso
y recuperacin de energas personales, etc. Lo Importante ,No urgente representa el
desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafos futuros. Pero adems
este cuadrante y lo que coloquemos en l, determina a todos los dems: Sin Importante, no
puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), ser nuestra
consigna. Como estas cuestiones estn ms lejanas en el tiempo para su resolucin, no
presionan sobre nosotros, sino que nosotros debemos presionar sobre ellas.

MITOS Y ENEMIGOS DEL TIEMPO.

Los "Robatiempos".
Pero tambin las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los
Cuadrantes 1 2. Llamaremos Robatiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energa. A los
Robatiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:
Cuadrante 3:
Lo Urgente, No Importante:
Componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En
general, representan deseos y necesidades de las dems personas que se transforman en solicitudes
explcitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2.Ceder a estas solicitudes
es una tentacin constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptacin
personal frente a las dems personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa
postergar nuestros deseos y aspiraciones. Es la situacin donde pensamos: Me pas todo el da
ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tena previsto".
Cuadrante 4:
Lo No Urgente, No Importante:
Actividades de evasin, trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el
pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsin y preparacin
adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales
resultantes de este cuadrante. Creo que el pequeo cuadro siguiente simplifica an ms la Matriz de
Covey y es a mi parecer una gua rpida para clasificar prioridades de acuerdo a su Importancia
Urgencia:
Conclusin:

Por lo anterior, y a manera de resumen, el autor concluye que clasificando sus

actividades de acuerdo a su Importancia, se tiene que:
Muy importante: Debe hacerse.
Importante: Debera hacerse.
No tan importante: Puede ser til, pero no es necesario.
Sin importancia: No se logra nada con ello.

De acuerdo a su Urgencia:
Muy urgente: Debe hacerse ahora.
Urgente: Debera hacerse ahora.
No urgente: puede hacerse despus.
Tiempo no es un factor.

PLANEACIN DEL TIEMPO Y SUS HERRAMIENTAS (AGENDA EJECUTIVA,

MATRIZ DE ADMINSTRACIN DE TIEMPO.
Agenda Ejecutiva.
Es un documento de planeacin y programacin de actividades basadas en la administracin del tiempo.
Denota principalmente las acciones a ser acometidas. Es tambin un registro de prioridades enfocadas,
por lo general, hacia la realizacin de objetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene
como complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de prioridades en funcin
de importancia o urgencia de un determinado hecho. La organizacin de ideas y conceptos es algunas
veces parte de una agenda ejecutiva. Desde el punto de vista como medio de reuniones de negocios, la
agenda se puede conocer tambin como las rdenes del da. La agenda se distribuye generalmente a
los participantes de una reunin antes de la reunin, de modo que los asistentes estn enterados de los
temas que se discutirn y puedan prepararse consecuentemente para la reunin. Generalmente la
agenda tiene como encabezado la fecha, la hora y el lugar de la reunin, le sigue una serie de puntos
que delinean la orden de la reunin Tpicamente, los puntos en una agenda pueden ser:

Bienvenida y apertura de la agenda.

Comentarios a los puntos de la agenda.

Revisin y aprobacin de los puntos de minuta de la reunin anterior.

Discusin de los asuntos pendientes de la reunin anteriores.

Lista de los puntos especficos a ser tratados en la reunin. Esta parte es el cuerpo principal
de la reunin y por lo cual tiene el contenido ms significativo.

Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus reas de atencin

Arreglos y anuncios para la prxima reunin.

La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para anotar

reuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de reunin anterior, entrega de documentos
de trabajo, etc.