¿Qué es la administración del tiempo?

Administrar el tiempo significa realmente administrarse a uno mismo de tal

manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.

Stephen Covey, autor del libro los 7 hábitos de las personas altamente
efectivas, explica que la administración del tiempo no es la habilidad de
exprimirle más horas al día. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder
hacer más cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer más cosas; se
trata de concretar lo que es más importante.

Administrar el tiempo es una destreza fundamental que te ayuda, no sólo a

mantener tu trabajo bajo control, si no a mantener el estrés bajo mínimos. A
todos nos encantaría tener un par de horas extra más al día. Es posible si
trabajamos inteligentemente en todas las cosas de máxima prioridad, con un
programa de objetivos en la mano. Con esto, podemos trabajar eficazmente y
lograr esas metas, sueños y ambiciones que tanto nos importan.

Características del Tiempo

 Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las

prioridades que se le asignen a las actividades diarias
 No se puede comprar
 No se puede atrapar, detener o regresar.

Respecto al trabajo, los expertos en gestión empresarial se han dado cuenta

del estrés que supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina
agobiados por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que
rehacer. Todo apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los
lugares de trabajo, con una planificación adecuada para así poder disfrutar
mejor del tiempo de ocio, que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a
la tarea con el ánimo renovado.
 Lo urgente y lo importante

Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una
atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda
tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a
los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de
la producción de resultados cotidianos de una organización.

Lo Importante lo definimos como las actividades que se ocupan de atender lo

que le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que
constituye la razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano
personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo
que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el
futuro.

Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos decir que el

equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía
asignada a atender lo Urgente y lo Importante.
 Matriz del tiempo
Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la
comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego
"vivir" el modelo propuesto.
Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante.
Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos
amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con
tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda
actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a
resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas
cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para
su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En
alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar
actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar,
prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se
transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc.
Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para
mejorar la respuesta a desafíos futuros.
Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los
demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es
decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más
lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Si no,
que nosotros debemos presionar sobre ellas.
Los "Roba tiempos"
Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no
corresponden a los Cuadrantes 1 o 2.
Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra
energía. A los Roba tiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:
Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las
interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general,
representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman
en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los
Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que
de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente
a las demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder,
significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. Este cuadrante lo
identificamos con una frase habitual entre: "Me pasé todo el día ocupado, pero
siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".
Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión,
trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el
pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta
de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La
indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este
cuadrante.
 Gráfica de la matriz de la administración del tiempo

Urgente No Urgente

Cuadrante 1:
Cuadrante 2:
  Crisis, Presión,
Planificación, Visión, Valores,
"Apagar Incendios",
  Preparación, Recreación
Fechas Límites, Problemas
verdadera.
Importante Acuciantes.

Cuadrante 3: Cuadrante 4:
 
Interrupciones Varias, Actividades de Evasión,
No Importante Reuniones Imprevistas, Visitas Trivialidades, Pérdidas de
Inesperadas. Tiempo.

Problemas más comunes para la administración del tiempo

 Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una

actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar
decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo
más comunes.
 La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración
o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
 También sucede que algunas personas no saben decir "no" a las
distracciones externas.
 Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera
importancia dejando lo urgente para después.
 No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que
impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde
a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis
innecesarias.  
 La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la
posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad
de seleccionar la vía de acción más efectiva
 Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando
se volverá a realizar

En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los

siguientes aspectos:  

 Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a

desempeñar ese día.
 Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.
 Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.
 Interpretación de tu puntuación

Puntuación Comentarios
¡Gestionas tu tiempo eficientemente! Sin embargo, compruebe los
43-56
puntos siguientes para ver algo siempre mejorable. 
Eres bueno en varias cosas, pero aún puedes ganar más tiempo.
29-42 Enfócate en los puntos siguientes y comprobarás gratamente que tu
trabajo puede ser mucho menos estresante. 
¡La buena noticia es que tienes la gran oportunidad para mejorar la
efectividad en tu trabajo y tú éxito a largo plazo! Para ello,
14-28  necesitas mejorar notablemente tu gestión del tiempo. ¡Empieza
ya! 

Los 5 pasos para mejorar tus habilidades en la administración del tiempo

1. Fijación de Objetivos (preguntas 3, 6, 10, 16)

Para empezar a gestionar eficazmente tu tiempo, necesitas saber tus objetivos.

Es una condición indispensable. No por saberlos vas a cumplirlos, pero
necesitas saberlos.

Si sabes a dónde quieres ir, averiguarás qué es exactamente lo que tienes que
hacer y en qué orden. Pero sin objetivos, perderás el tiempo en cosas sin
importancia y no darás prioridad a los puntos clave. La mayoría descuida la
fijación de objetivos, ya que requiere tiempo y esfuerzo. Lo que no saben es
que invirtiendo un poco de tiempo y esfuerzo ahora, ahorrarán una enorme
cantidad de tiempo, esfuerzo y frustraciones en el futuro.

2. El arte de priorizar (preguntas 3, 8, 9, 13, 14)

Dar prioridades es de vital importancia. Sino, trabajarás muy duro sin lograr
resultados. Derrocharás tiempo en asuntos sin importancia estratégica.
La mayoría tiene algún tipo de lista de “cosas que hacer”. El problema es que
estas listas son simplemente eso: una colección dispersa de cosas que
necesitan hacerse, sin más. La lista en sí no tiene ningún sentido y el trabajo
que conlleva seguirla sin mas, será igualmente desestructurado. La clave está
en cómo trabajar esa lista - de arriba abajo, de abajo a arriba o de más difícil a
más fácil (esta última es la correcta).

Para trabajar de manera eficiente, lo primero es ordenar las tareas de mayor a

menor valor. Así te enfocarás primero en conseguir los proyectos fijados en su
fecha. Que mires hacia atrás y digas: “¡Lo que me he quitado de encima!”

3. Cómo manejarse con las interrupciones (preguntas 2, 5, 7, 11)

Tener un plan y saber cómo priorizar, es una cosa. Lo siguiente es saber qué
hacer para eliminar las interrupciones durante el día. Llamadas telefónicas,
consultas, preguntas de los empleados, y toda una serie de acontecimientos
que surgen inesperadamente tanto en puestos de niveles bajos como en
puestos directivos.

Algunos se pueden tratar inmediatamente, pero otros necesitan ser

gestionados. Haz lo que razonablemente puedas para reducir al mínimo las
interrupciones, pero siempre teniendo el cuidado de verificar que trabajos
requieren que estés disponible para cuando necesiten tu ayuda, entonces la
interrupción es una parte natural y necesaria.

4. Posponer (preguntas 4, 10, 12, 14)

El “lo hago luego”, ha sido la caída de las más prometedoras carreras. Tras
muchos “para después”, el trabajo se agiganta tanto, que cualquier tarea
parece insuperable. Posponer es tan tentador, que llega a ser mortal.

La mejor manera de salir del pozo, es reconocer que eres tú quien ha llegado a
ese punto. Hay que realizarse la pregunta del por qué aplazamos las tareas?
Solamente cuando sepas por qué aplazas tanto podrás crear un plan para
cambiar de hábitos.

5. Planificación (Preguntas 1, 2, 7, 12)

Gran parte de la administración del tiempo se reduce a programar tu tiempo.

Cuando sabes cuáles son tus objetivos y prioridades, sólo necesitas crear un
programa que te ponga en marcha, y te proteja contra el estrés.

Significará que comprendes los factores que deciden el tiempo disponible apra
cada tarea. No sólo tienes que programar las prioridades, sino que tienes que
dejar un espacio para las inevitables interrupciones. Añade un tiempo de gracia
para los acontecimientos inesperados para moldear tu horario.
 ¿Cómo ocupar el tiempo muerto?

En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está

haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso
horas de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado.

Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin

embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias
actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico.
Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones
a algún problema que nos inquiete.