I. ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO?
1.1 REFLEXION “TIEMPO COMO RECURSO”
Hay un banco que te ofrece, sin ningún tipo de tramite ni sorteo, abonar
acreditar a tu cuenta 86,400 monedas cada mañana, bajo tres condiciones:
1. No es transferible
2. No puedes donarlo a nadie.
3. Es para uso personal exclusivo
Al final del día, los montos no aprovechados son cancelados, no es acumulable
para el siguiente día y no se puede exceder ese monto diario.
¿Qué harías con este dinero? ¿En qué lo invertirías? ¿Gastarías todo, todos
los días?
Pues bien, tal banco existe: se llama TIEMPO. Cada día te acredita 86,400
segundos y cada noche se pierden aquellos que no hemos aprovechado.
Nunca podemos transferirlo, todos contamos con los mismos segundos todos
los días. En qué lo inviertas depende de ti y sino usas lo disponible el que
pierde eres tú.
El tiempo es uno de los recursos más importantes de los que disponemos.
Igual de importante que otros recursos como son: la información, las personas,
el dinero, etc.
Si se consigue controlar el tiempo adecuadamente, se estará aprovechando al
máximo, y asimismo sacar el mayor partido a los otros recursos. Esto hace del
tiempo el recurso más valioso.
I.2 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Se consideran la administración del tiempo como el proceso por el cual un
individuo logra realizar más eficazmente las tareas y metas, un proceso por el
cual una persona obtiene el control del momento y del contenido de su
actividad.
Acerca de la administración del tiempo, en la literatura predomina la
concepción de la gestión del tiempo del directivo como una competencia del
liderazgo. En este sentido, se destaca que la gestión del tiempo es una
competencia que incluye, entre otras cosas, establecer y respetar prioridades,
para ser más eficiente realizando las tareas y alcanzando sus objetivos.
La administración del tiempo es la organización de las actividades que tenemos
que realizar en un espacio de tiempo determinado, haciendo uso eficiente de
los recursos necesarios con el fin de obtener mejores resultados. El propósito
de organizar el tiempo es asegurarnos de que completemos todas nuestras, las
más importantes del día.
El tiempo es inflexible pasa y no se detiene.
“no tengo tiempo”, “me faltan horas”, “se me acabó el tiempo”, “me ganó el
tiempo”, “el tiempo voló”, etc., son frases que utilizamos comúnmente para
referirnos al tiempo cuando no hacemos buen uso de él.
Pensamos que no tenemos el suficiente tiempo, pero la realidad es que todo el
mundo tiene todo el tiempo disponible: 24 horas por día. Por tanto, el problema
no es tanto la falta de tiempo, sino el uso que se hace de él.
1.3 ¿QUÉ PASA CUANDO NO ADMINISTRO ADECUADAMENTE EL
TIEMPO?
• Extiendes tus jornadas laborales.
• Trabaja con rapidez
• No cuentas con un plan de trabajo diario.
• Distribuyes mal las tareas diarias.
• No estableces fechas o plazos para tus actividades.
• Consideras que actúas mejor bajo presión.
• Padeces constante estrés.
• Estas irritable cansado o enfermo.
Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendría tiempo para todo, si
solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es a
menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando que, si
pudieran ser suficientemente rápidos podrían tener tiempo sobrante.
Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el muy a
menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se
cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar
antes de tomar decisiones para solucionar problemas.
Trabajar más rápido y trabajar más horas, son estrategias pobres para
adminístranos a nosotros mismos, sin embargo, mucha gente continúa
creyendo que estos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que
necesitan ser hechas, no se dan cuenta que no importa cuánto hagan, siempre
hay más por hacer.
II. ESTRATEGIAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO
Nuestras diversas actividades y deberes nos puedes genere pensamientos
como “No podré realizarlo”, “Es demasiado”, “Qué hago primero”, “No
terminaré”, que pueden llevarnos a saturarnos y no realizar nuestras
actividades.
Para evitar estos pensamientos y terminar tus actividades te recomendamos lo
siguiente:
2.1 AGENDA
Llevar con nosotros una agenda nos permite planificar todas las actividades a
realizar durante el día o el día siguiente, tanto las actividades de trabajo, como
las de ocio y los descansos.
Realiza una lista de tus actividades diarias, detente 5 minutos cada dos horas
para organizar la siguiente tarea o una vez finalizada la anterior, esto te
permitirá alcanzar tus objetivos diarios.
Al final del día valora si se han realizado las actividades, de no ser así
considéralas como prioridad para el siguiente día.
Una vez que comiences con una tarea, continúa trabajando en ella hasta
completarla.
Al terminar una tarea elógiate; reconoce lo que hiciste.
Ejemplos: ¡Excelente; terminé mi tarea! ¡Perfecto; ya acabé de arreglar mi
cuarto!, etc. Cuando reconocemos nuestros logros fomentamos nuestra
motivación para continuar con las siguientes tareas.
2.2 CALENDARIO
Asignar el tiempo que dedicas a cada actividad en tu día a día es muy útil para
evitar perder el tiempo, además nos permite organizar nuestras actividades de
cuerdo a su orden de prioridad.
Una forma de llevar a cabo esta planificación es contar con un calendario en
donde se reflejen las 24 horas del día y los siete días de la semana.
REFLEXIÓN
Hubo un tiempo en el que llegué a tener problemas serios con mi organización,
tanto personal como profesional. A menudo se me escapaban tareas e incluso
olvidaba alguna cita, o la recordaba en el último momento. Un día la situación
se me terminó de ir de las manos. Ese día sentí que era el momento de
ponerme serio con la organización de mis tareas y citas.
La solución fue, por un lado, centrarme y pensar en absolutamente todas mis
tareas (haciendo uso de la agenda diaria, y luego asignar horas específicas
para realizar esas actividades con el calendario semanal, con el paso del
tiempo fui mejorando con ambas estrategias de organización.
Pasé de anotar todas mis actividades y pendientes en un papelito y retar a mi
memoria, a enlistar añadir fechas y horarios en el calendario, para tener mejor
control y orden de mis actividades.
2.3 MATRIZ DE COVEY
Es un cuadro dividido en cuatro áreas o cuadrantes.
Cada una de las cuales representa cómo se divide el tiempo de trabajo, según
la importancia y la urgencia.
LO URGENTE. Lo constituyen todas aquellas actividades que requieren
atención inmediata y son las que ponen a prueba la capacidad de respuesta
momentánea. Son las que requieren una acción inmediata. ¡Ahora! ¡Ya! ¡En
este momento! Las consecuencias de no realizarlas son a corto plazo; por ello
es necesario valorar la urgencia; para esto es ineludible formula una pregunta
como la siguiente: ¿Qué puede ocurrir si no lo hago ahora? Si la respuesta es
nada, no es urgente. A estas tareas se reacciona y punto.
LO IMPORTANTE. Son las actividades que llevan a cumplir el objetivo final de
la empresa.
Pueden ser a corto, mediano o largo plazo y ponen a prueba la capacidad de
respuesta futura frente a los obstáculos que se van presentando en el presente.
Son actividades que efectúan un aporte positivo a la misión, valores y metas de
alta prioridad. Es recomendable saber identificar lo importante. Para ello se
formula una pregunta como la siguiente: ¿Me ayudará esta tarea a alcanzar las
metas y objetivos propuestos?
-Si la respuesta es No, no es importante
-Si la respuesta es SÍ, es importante.
Para las tareas identificadas como importantes se requiere iniciativa y
proactividad, esto significa hacer que las cosas ocurran, es pasar a la acción y
romper con la zona de confort. Si no se actúa dando prioridad a lo importante
es imposible que la empresa sea próspera y crezca.
-Cuadrante I. Acciones urgentes e importantes.
2.4 ¿QUÉ PASA CUANDO ADMINISTRO ADECUADAMENTE MI
TIEMPO?
Ser más productivos y eficientes. Una adecuada gestión del tiempo permite
lograr más con menos esfuerzo. Cuando se aprende a administrar el propio
tiempo, mejora nuestra capacidad de concentración. Y un mayor enfoque
genera una mayor eficiencia. Gestionar el tiempo nos permite realizar las
tareas con más rapidez y que la jornada laboral sea más efectiva y se
aproveche mejor.
Lograr objetivos en menos tiempo. Todos necesitamos conseguir diferentes
objetivos para sentirnos satisfechos en el trabajo, pero sin entender la
importancia de la gestión del tiempo, estos objetivos podrían permanecer en
suspenso indefinidamente. El tiempo que necesitamos para llevar a cabo los
retos y las tareas diarias ya existe; solo tenemos que saber gestionarlo de
forma adecuada para alcanzar nuestros retos diarios de forma ágil y eficaz.
Obtener una mejor imagen profesional. La gestión del tiempo es la clave del
éxito, ya que nos permite tomar conciencia sobre nuestra vida y controlarla, en
lugar de seguir el flujo de la de los demás. Gestionar el tiempo nos ayuda a
avanzar en nuestra profesión a través de las decisiones más sensatas y con
una visión enfocada en lo que realmente queremos conseguir en nuestro
desarrollo profesional.
Reducen los niveles de estrés. Si no gestionamos nuestro tiempo, es fácil
que acabemos sintiéndonos agobiados, presionados, dispersos y con falta de
concentración. Cuando eso sucede, puede ser difícil determinar cuánto
tardaremos en completar una tarea. Una vez que aprendemos a administrar
nuestro tiempo, los niveles de estrés y ansiedad disminuyen de forma
significativa en el trabajo y nos sentimos con más energía para abordar
nuestras tareas diarias. Un flujo laboral eficiente nos permitirá desarrollar
nuevas habilidades para desarrollar nuestro trabajo de forma eficiente.
Mejorar la capacidad de tomar decisiones. Una gestión del tiempo adecuada
se relaciona con la capacidad de tomar mejores decisiones. Cuando uno se
siente presionado por el tiempo y tiene que tomar una decisión, es más
probable que llegue a conclusiones precipitadas sin tener en cuenta todas las
opciones. Mediante la administración efectiva del tiempo, es posible eliminar la
presión de sentir que no se tiene suficiente tiempo y, desde la calma, sopesar
de forma adecuada cada opción que se nos plantea.
Aumentar la autoconfianza. La gestión del tiempo mejora la confianza en
nosotros mismos. El hecho de ver que cumplimos con los proyectos, objetivos y
tareas diarios nos proporciona satisfacción. Ver que respetamos los plazos y
superamos las expectativas es un factor altamente motivador. Por el contrario,
no hacerlo y luchar contra el tiempo para mantenerse al día conduce al
agotamiento.
III. Técnica de Relajación- Respiración.
Respirar de forma correcta ayuda a mejorar el funcionamiento de nuestro
cuerpo.
La respiración controlada es un procedimiento que ayuda a reducir la activación
fisiológica y, por tanto, a afrontar momentos de ansiedad y estrés.
La respiración profunda con retención del aire es una técnica que puede ser útil
en situaciones estresantes, el proceso es el siguiente:
a) Hacer una inspiración lenta y profunda por la nariz durante 3 segundos,
retener el aire durante 3 segundos y espirar lentamente por la nariz o por
la boca durante unos 3 segundos. Para mantener el ritmo puede serle
útil contar de 1 a 3 (inspiración), de 1 al 3 (retención) y de 1 a 3
(espiración).
b) Tras repetir todo esto dos o tres veces debe intentar seguir el ritmo lento
de su respiración normal.
