INTRODUCCIÓN

Nos preguntamos muchas veces ¿por qué no nos alcanza el tiempo para realizar las
actividades programadas? Y vemos como algunas personas les pasa lo mismo. En
muchos casos creamos notas sobre las principales actividades que debemos hacer,
pero tenemos nuevas tareas y comenzamos a posponer a todo. Y aunque pongamos
todo nuestro esfuerzo no llegamos a alcanzar para acabarlas. Entonces ¿el
problema es realmente falta de tiempo o una mala organización?

DEFINICIÓN

La gestión del tiempo es una habilidad que debe priorizarse al establecer

mecanismos de formación para potencializarla, de ella depende la productividad, la
rentabilidad y por ende la eficacia de los procesos.

Es por esta razón que vamos a identificar los problemas más comunes en la gestión
del tiempo:

 Falta de consciencia, disciplina y autonomía en establecer horarios.

 Falta establecer objetivos claros
 Abuso de consulta de correos y redes sociales.
 Asistencia de reuniones todo el día.
 Interrupciones excesivas de familiares
 Incapacidad para distinguir lo importante de lo urgente.
 Falta delegar tareas.
 Falta claridad en la actividad o desconocimiento de los procedimientos

Lo descrito anteriormente son los principales problemas que se pueden presentar,

además de ciertas conductas que tenemos desde nuestra formación personal que
pueden incrementar la falta de manejo de tiempo, entre estas conductas tenemos

 Falta de habilidad para planear

 Falta de manejo de estrés
 Comprometerse con muchas actividades a la vez
 Acumular varias tareas
 Dejar las cosas a medias
 No ser ordenado
 No saber establecer prioridades
 Dejar las cosas para después

Lo primero que debemos hacer es identificar cuál o cuáles de los anteriores

problemas están presente en tu día a día, para posteriormente implementar las
estrategias para optimizar tú tiempo, las cuales son las siguientes:
a. Identificar

Lo primero es identificar qué tareas pendientes se tienen. De ahí categorizarlas

por la importancia y darle una prioridad en la agenda. Si es posible, enumerarlas
para que la mente sepa trabajar de forma ordenada y así avanzar lo más rápido que
pueda.

b. Definir

Aquí se tiene que establecer la acción específica que se debe realizar. No basta
con colocar palabras claves como: llamada, compra, banco, etc., lo que se requiere
es precisarla de manera un poco más detallada. Con ello, imaginarás una secuencia
de los pasos a seguir y se te hará más fácil cumplirla.

c. Escribir

Si tenemos identificada y definida la actividad pendiente que vamos a realizar,

jamás esta debe quedarse solo en nuestra mente, sino estar escrita en un registro
visual (cuaderno, computadora). Las anotaciones se recomiendan porque con ellas
nos ayudamos a desarrollar un trabajo más ordenado y nos aseguraremos de que
nada se nos escape.

d. Agendar

Por más que anotes todo lo que vas a hacer para acabar con esas tareas pendientes,
nada ocurrirá si no le pones una fecha y hora. Agarra tus apuntes y detalla cuándo
estarás realizando dicha tarea. No se trata de dar una fecha límite, sino el horario
para cumplirlo.

Otra estrategia muy eficaz para la gestión del tiempo que se puede utilizar es el
uso del Time Blocking, cuya técnica consiste en planificar por adelantado el día o
semanas, reservando bloques de tiempo para hacer tareas específicas.

LA MATRIZ EISENHOWER

Es una herramienta de gestión del tiempo para distinguir las tareas que deben
resolverse. Su finalidad es organizar la carga de trabajo

 Cuadrante 1: urgente + importante

Tareas Importantes y Urgentes que deben llevarse a cabo de Inmediato.
 Cuadrante 2: importante + no urgente
Este espacio se asigna a aquello que debe cumplirse, pero no tiene una fecha
inmediata.
  Cuadrante 3: urgente + no importante
Tareas que no requiere que lo soluciones tú mismo. Eso quiere decir que
puedes delegarlas a alguien de tu equipo para su seguimiento.
 Cuadrante 4: no urgente + no importante
Tareas que consumen Tiempo y Recursos, no contribuyen nada y deben ser
Eliminadas.

LA IMPORTANCIA DE LAS AGENDAS

Las agendas o planificadores ofrecen una metodología de trabajo más organizada y

analítica.

Asimismo, sea una agenda física, o virtual, están diseñada para organizar y guiar a
una persona a la hora alcanzar sus metas.

Además, también permiten la recuperación de datos e informaciones con la que no

necesitan saturar el cerebro tales como direcciones, teléfonos, horarios y
entrevistas, eventos.

Permite controlar y analizar lo que se ha ido haciendo a lo largo del tiempo y

analizar si el tiempo fue correctamente invertido