Definición de Gestión del tiempo

¿Qué es la gestión del tiempo?

Recordando el concepto de mi primer artículo, “Es un método mediante el
cual, dividimos el recurso valioso del tiempo en distintas tareas y acciones
buscando siempre cumplir los objetivos trazados y obtener
mayor productividad, eficiencia y al final felicidad y satisfacción con nosotros
mismos y con los demás.”
La gestión del tiempo no es más que adecuar las horas de trabajo para poder
realizar nuestras actividades y proyectos, pero sin perder de vista que
necesitamos tiempo para la vida personal y familiar.
¿Es realmente el “tiempo” lo que gestionamos, o es nuestra capacidad de
entender que, si como personas no logramos superarnos y concebir de qué
va la vida que queremos, no haremos mejor las cosas?

Se habla de gestión del tiempo eficiente; te dejare a continuación un apartado

de eso, pero recuerda que la eficiencia abarca todas las aristas de tu vida y
por ende el análisis es integral.
¿Ahora, qué es la gestión del tiempo eficiente?
Comencemos por definir eficiencia
“Eficiencia es la capacidad de lograr algo con el mínimo de recursos posibles
o en el menor tiempo posible.”
En el caso que nos atañe, los recursos son horas, nuestras horas o las horas
de otros.

Por tanto, se conoce como gestión del tiempo eficiente, organizar y distribuir
las horas disponibles para realizar las actividades y desarrollar los proyectos
adecuadamente.
¿Qué logramos al intentar trabajar así?

Se logra mayor productividad y calidad de vida.

También se pudiera hablar de gestión de tiempo efectiva, es decir poder
lograr ser eficaz y eficiente al final la adjetivación no es más que un
formalismo
Lo que se debe tener en cuenta es que, en los tiempos actuales, la
disponibilidad de hora no es lo que abunda y si estas emprendiendo menos.

Por tanto, enfócate en utiliza el tiempo del que dispone con la mayor
rentabilidad posible.

Ahora, soy muy proclive a la productividad y es parte de mi forma de vida,

pero también he entendido que no todo es blanco y negro.
¿Por qué?

Porque el lograr las metas u objetivos también pasa por tomar en

consideración de qué hay variables externas que pueden afectar esa
intención; porque tenemos una vida y debemos poder conjugar todas las
variables que en ella hacen vida.

Por eso la gestión del tiempo pasa por la gestión de cada uno de nosotros
como personas, de crearnos metas, pero de realizarse, de entender que se
debe planificar, pero también ser flexibles.
De estar satisfecho con lo que somos, hacemos y logramos, pero esta
satisfacción esta correlacionada directamente con las expectativas que nos
creamos

Definición gestión del tiempo matriz urgente e

importante
Una vez claro el concepto de gestión del tiempo, añado el concepto de matriz
urgente e importante.
¿Qué es la matriz urgente e importante en gestión de
tiempo ?
La matriz del tiempo urgente e importante, o también conocida como matriz
de administración del tiempo, es un gráfico formado por dos ejes, donde se
separan determinadas tareas en los niveles: urgente e importante.

Esta matriz fue creada por Dwight D. Eisenhower, trigésimo cuarto presidente
de los Estados Unidos quien señaló que este instrumento no sólo trataba de
gestionar el tiempo, sino de enfocar la atención en las actividades que se van
a desarrollar.

Tareas urgentes, ¿qué son?

Son las tareas que demandan atención inmediata, ya que pueden repercutir
de manera negativa en la gestión de tu empresa porque es posible que
tengan fechas establecidas para su ejecución o entrega.
Tareas importantes, ¿qué son?

Son tareas trascendentales para la empresa, las cuales deben realizarse por
la viabilidad y funcionamiento de la organización, no hacerlas traerían graves
consecuencia para la empresa.

¿Cómo se define la cuadricula de la matriz urgente e importante en

gestión de tiempo?

La matriz del tiempo urgente e importante es una gráfica que está constituida
por dos ejes los cuales indican mayor o menor nivel de importancia o urgencia
de la tarea a realizar, en donde:

 Cuadrante I: Importante + Urgente. Crisis. Son las tareas que deben

hacerse de manera inmediata, de no hacerlas las consecuencias serán
graves.
 Cuadrante II: Importante + No Urgente. Planificación. Son la tareas
que deben planificarse y agendar y poder realizarlas antes de que se
tornen urgentes.
 Cuadrante III: No importante + Urgente. Interrupciones. Son las
tareas que pueden esperar y se pueden delegar para que otra persona
las realice.
  Cuadrante IV: No importantes + No urgentes. Trivialidades. Son
tareas que si no se realizan, no sucede nada. El no hacerlas te permiten
ganar un poco de tiempo.
Matriz en gestión de tiempo urgente e importante

Ahora, ya sabes de qué va el tema de urgente e importante.

Pero la realidad es que la teoría esta muy bien, pero ¿cómo controlar todo
esto?

Para poder saber como hacerlo y poder desarrollar tu mismo, la gestión del
tiempo adecuada a tu ritmo y vida, hay que conocer qué son aquellas cosas
que te distraen y que te quitan tiempo valioso
A continuación te explico un poco.

¿Por qué pierdo tiempo? ¿Qué me afecta? ¿Qué

son los ladrones de tiempo?
En mi artículo anterior hablé de las etapas en la gestión del tiempo y
mencioné en la etapa de ejecución los llamados ladrones del tiempo.
Aquí te los defino un poco más.
Los ladrones de tiempos son conocidos como todas aquellas tareas o
situaciones que hacen que desvíes tu atención y te alejes de tus actividades.

Es decir, lo que te hace ineficiente o improductivo.

Y más aún, podemos clasificarlos en tipos de ladrones de

tiempo
Ladrones de tiempo internos

Son todas aquellas actividades o situaciones que generas tú mismo. Estas

pueden ser:

 Hacer varias tareas o actividades al mismo tiempo y no terminar

ninguna.
 Desmotivación.
 Mala planificación.
 No establecer objetivos.
 No priorizar.
 Ser perfeccionista.
 No saber manejar el tiempo muerto en la agenda (imprevisto).
 Posponer la toma de decisiones.
 No tener asertividad (saber decir que no).
Ladrones de tiempo externos

Son todas las circunstancias y situaciones que no dependen de ti, como lo

pueden ser:

 Teléfono fijo o móvil.

 Reuniones de trabajo.
 Visitas no planificadas.
 Reuniones de trabajo.
¿Milagros, Cómo puedo evitar ladrones de tiempo?
Para evitar los ladrones de tiempo, se tiene que ser responsable del tiempo y
las tareas a realizar y se debe:

 Planificar el tiempo y abrir espacios para imprevistos.

 Formular objetivos claros y realistas.
 Priorizar lo importante.
 Fraccionar tareas de gran volumen en tareas pequeñas y sencillas.
 Controlar la tarea realizada y la pendiente.
 Identificar y controlar los ladrones de tiempo.
Muy bien…
Ya conoces que significa ser eficiente; conoces por qué o qué cosas te quitan
el tiempo, y también la teoría de urgente e importante.

Te preguntarás, ¿qué hago con todo eso?

Sigue leyendo….

¿Entonces, Cómo gestionar de forma óptima el

tiempo en tu empresa, lo urgente y lo importante?
Creo que a estas alturas, puede estar claro que gestionar de forma óptima el
tiempo, integralmente hablando, es saber identificar las prioridades.

Herramientas para gestionar muchas. En mi articulo anterior menciono

algunas herramientas digitales para la gestión.
Por tanto, para saber cómo gestionar es importante tomar en consideración
que el fin es optimizar el tiempo y se traduce en:

 Clasifica: según el nivel de urgencia e importancia según la matriz.

 Focaliza: enfocarse siempre hacia lo verdaderamente importante y
puedes plantear la siguiente interrogante ¿Qué sucederá si no se
realiza esta actividad?
 Organiza: se debe organizar la agenda según tú tiempo, no debe
organizarse en base a los demás.
 Fija plazo de vencimiento: delimita de manera temporal cada tarea.
 Concentración: debe estar toda la atención en lo que realizas, se
deben evitar distracciones.
 No interrupciones: se deben controlar las interrupciones en cada
tarea (teléfono o correo electrónico).
 Elimina todo lo desagradable: realiza todo lo que no te agrada hacer,
cuanto antes lo termines mejor. así aumentará tu nivel
de productividad.
 Espacios imprevistos: no debes completar las horas laborales de tu
agenda, siempre existirán imprevistos que impedirán cumplir con la
planificación.
 Asertividad: muchas veces es bueno aprender a decir no y así poder
gestionar mejor el tiempo.
 Orden: en tu espacio laboral y familiar, debes evitar el caos.
 Programación: se deben tener actividades fijas en determinados días,
eso ayudará a adaptarse el esquema de trabajo.
Ejemplos de gestión tiempo, matriz urgente e
importante
Te dejo algunos ejemplos de situaciones de la vida diaria que pudieran
traducirse en cada cuadrante.

Cuadrante I: Importante + Urgente

Son las tareas que deben hacerse de manera inmediata. Estas pueden ser:

 Solucionar problemas entre empleados, proveedores o clientes.

 Reuniones con clientes o proveedores.
 Entrega de documentos.
Cuadrante II: Importante + No Urgente
Son las tareas que deben agendarse, tales como:

 Establecer objetivos y contrales.

 Establece fechas de ejecución de las tareas.
 Gestiona el tiempo de calidad con los clientes.
Cuadrante III: No Importante + Urgente
Son las tareas que pueden esperar. Pueden ser:

 Revisar y responder ciertos correos electrónicos.

 Atender algunas llamadas telefónicas.
Cuadrante IV: No Importante + No Urgente
Son las tareas que si no se realizan no alteran en lo absoluto nuestra gestión
del tiempo, estas son:
 Llamada con clientes con los cuales no se logré concretar la
negociación de algún servicio o producto.
 Llamada con algún proveedor que ofrece a medias el servicio que
necesitamos.
Conclusiones gestión tiempo, matriz urgente e
importante
La matriz de urgente e importante nos permite ubicar en dónde colocar cada
tarea a realizar según su nivel de urgencia e importancia.

El tener herramientas que nos ayude a mejorar y a ser más productivo,

basado en el autoconocimiento determina e crecimiento personal y la mejora
continua personal.
Toma en consideración los tips dado tanto el artículo No. 1 y en este, de esta
forma lograrás mejorar y crecer personal y profesionalmente.