La revolución de la productividad

Controla tu tiempo y cumple tus objetivos

Marc Reklau
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Reseña
La felicidad está asociada con la productividad; la productividad está asociada con el tiempo que
se le invierte para conseguirla. La gestión del tiempo no es una mera calendarización o
programación de horas: es una cuestión de actitud, de voluntad y de cambio de hábitos. Se
requiere disciplina, honestidad y autoconocimiento. El coach internacional Mark Reklau propone
romper con las inercias negativas, el aburrimiento, la desidia y la resignación en lo laboral y en lo
personal. getAbstract recomienda esta guía a quienes dicen tener poco tiempo para alcanzar sus
metas, a quienes tienen muchas responsabilidades dentro de una organización y a quienes estén
interesados en encontrar el camino para cumplir las metas.

En este resumen usted aprenderá

 Qué hábitos fomentar para estructurar su tiempo;
 Cuáles son los problemas más comunes en la planeación y
 Cómo distinguir entre lo urgente y lo importante.

Ideas fundamentales
 Para establecer metas alcanzables y plazos realistas es indispensable la honestidad.
 Tener total claridad sobre las metas a conseguir con la gestión del tiempo es prioritario.
 Todas las metas y objetivos deben tenerse a la mano para ponerlas en orden de
importancia, mantener el foco y recordarlas.
 Hacer un mal cálculo de las horas que se llevará una actividad es un problema común
cuando se realiza una planeación.
  Evaluar resultados y objetivos de forma rutinaria contribuirá a que no se pierda el
enfoque y la concentración.
 Lo importante no es necesariamente urgente; aprenda a distinguir estos conceptos.
 Pasar del tedio a la acción inmediata es un método infalible para sacar adelante las cosas
que menos ganas se tienen de hacer.
 Existen diversos métodos para administrar el tiempo. Algunos proponen 25 minutos de
trabajo por cinco de descanso.
 Estimar tiempos de descanso y recreación es fundamental para mantener una buena
salud y la eficiencia.
 Apagar el teléfono es uno de los métodos más útiles para no perder la concentración.

Resumen
El autoconocimiento
Hacer un examen sobre el estado del tiempo en el que se vive y trabaja es indispensable para dar
los primeros pasos hacia la productividad. Preguntarse en qué se invierte el tiempo, cuáles son las
tareas menos productivas pero que más tiempo requieren, cuáles son las tareas más aburridas, en
qué tareas se tiene mayor destreza y disfrute es fundamental para sentar las bases de
administración y planeación. Asumir el compromiso de planear el tiempo y conseguir logros solo
será posible si se cambian hábitos y se ponen en práctica diversos métodos de uso del tiempo.

Saber qué, por qué, para qué y cómo

No importa qué tan inalcanzables parezcan las metas. Tener claro que todo puede lograrse a corto,
mediano o largo plazo ayuda para ser paciente. Sin embargo, lo más importante es saber qué
quiere lograrse, si no se sabe con toda precisión qué es lo que se busca en el plano personal,
económico, laboral o empresarial, no hay forma de alcanzarlo.

“La manera de comunicarte contigo mismo cambia lo que

piensas sobre ti mismo, lo que a su vez cambia cómo te
sientes consigo mismo, lo que cambia la forma de
actuar”.

Es por ello que escribir las metas es un ejercicio muy necesario. El proceso de escritura propone
un orden mental, asienta qué tan real o irreal es un objetivo y permite trazar un plan de acción o
programa. Hay tres razones de peso para escribir las metas:

1. Jerarquizar – Escribir las metas permite tener orden sobre lo que realmente es
importante en medio de un sin fin de tareas y actividades que se realizan a diario.
2. Enfocar – Tener una meta escrita ayuda a concentrarse y enfocarse en las labores que
ayudarán a conseguirla.
3. Recordar – Plasmar una meta en el papel mantiene presente cuál es el reto a vencer.
Leer las metas a diario hará más fácil la depuración de actividades que no conducen al
logro.

“Actúa donde tengas el control y acepta donde no lo

tengas. Sobre todo no pierdas tu tiempo en temas que
están fuera de tu control”.
Entre más precisa, realista y concreta sea una meta, más alcanzable se volverá y más fácil será
trabajarla. Las metas escritas deben tenerse siempre a la mano, en un lugar visible para tenerlas
presentes y no perder el enfoque.

Planear: El arte de apropiarse del tiempo

Aprender a planificar con anticipación cada día, semana, mes o año es una tarea a la que debe
dedicarse tiempo. Sin una planeación consciente y sensata será muy difícil no perder el hilo de lo
que es importante para alcanzar los objetivos. Este ejercicio implica mucha honestidad personal
pues es necesario establecer plazos realistas. Es imprescindible tener claro que toda programación
debe incluir tiempos de descanso, vacaciones y recreación.

“El sentido común no lo mismo que la acción común”.

Es común que a la hora de planear surjan problemas; es necesario tenerlos presentes para lograr
una programación realista y, por lo tanto, eficiente. Existen algunos aspectos que deben tomarse
en cuenta para una buena planeación, por ejemplo:

 Pensar que no hay tiempo para la planificación – Es común creer que planear solo quita
tiempo pues hay muchas cosas que no son previsibles; sin embargo, no es cierto. Si bien
las emergencias o distracciones se pueden presentar (y deben preverse en la
calendarización), la mayoría de los procesos se pueden planear. Con claridad en los
pendientes y las metas, la planeación semanal puede hacerse en solo media hora.
 Mal cálculo – Decidir que se le va a dedicar una hora a algo que en realidad requiere tres
puede ocurrir con frecuencia. Esto origina estrés porque suelen acumularse el trabajo y
las horas. Además, genera baja autoestima pues hace parecer que se tiene poca
capacidad. Es mejor planear dedicarle tres horas a algo que realmente tomará dos, así se
ahorrará tiempo y estrés.
 Olvidarse de los imprevistos – Toda planeación semanal, mensual o anual debe incluir
un tiempo específico de margen para todo aquello que surja repentinamente y que debe
atenderse con urgencia.

“Haz el trabajo bien a la primera para que no vuelva a

perseguirte y costarte más tiempo más adelante”.

Enfrentar estos problemas tan comunes serán más fácil si el programa diario cuenta con tiempos
de reserva, las planificaciones anuales se dividen en trimestres y se evalúan resultados de manera
constante y rigurosa.

Saber distinguir: El origen de una buena planeación

Toda planeación está sujeta a imprevistos. Es imposible pretender que un día se lleve a cabo tal y
como se planea, pues siempre surge alguna petición del jefe, alguna llamada telefónica, algún
compañero que necesita ayuda o un familiar en problemas. Jerarquizar también es un arte que toda
buena calendarización debe considerar, así que saber distinguir entre lo urgente, lo no urgente, lo
importante y lo no importante, es prioritario.

“Si creo que lo voy a hacer en una hora, me doy dos

horas para terminar la tarea. En comparación con mi amigo
frustrado, siempre tengo suficiente tiempo y experimento
el éxito de terminar las tareas antes, junto con las
recompensas de hacerlo y el bienestar que supone”.
Existen cuatro combinaciones básicas para realizar una buena planeación:

1. “Urgente e importante” – Asuntos que requieren ser atendidos de inmediato. Cualquier

tipo de manejo de crisis o resolución de conflictos. Asuntos personales de familia, salud
o dinero.
2. “No es urgente, pero es importante” – Son asuntos que tienen prioridad pero que no
requieren de inmediatez. Es necesario insertarlos en el programa diario y atenderlos
para evitar que se conviertan en una urgencia.
3. “Es urgente pero no es importante” – Este tipo de asuntos suelen ser los que generan
más estrés, pues hay que atenderlos rápido sin que aporten un resultado concreto a las
metas. Usualmente tienen que ver con terceras personas: conflictos con clientes,
conflictos entre personal de la empresa, etc.
4. “Ni urgente ni importante” – Este rubro cubre todas las actividades que son una pérdida
de tiempo. Se trata de distracciones como la interacción en las redes sociales, los chats o
la televisión.

Nuevos hábitos contra la pérdida de tiempo

Revolucionar la productividad y organizar el tiempo requieren, indiscutiblemente, de algunos
cambios radicales en las costumbres y los hábitos de trabajo diarios. La nueva conciencia frente al
manejo del tiempo puede desarrollarse de la siguiente forma:

 Hacer lo más tedioso a primera hora – Entre más se posponga una actividad incómoda o
no agradable, más tiempo y energía obstaculizará. Sobreponerse al tedio y pasar a la
acción inmediata ahorrará mucho tiempo y energía.
 Fijar fechas específicas a contra reloj – Establecer tiempos y límites de entrega con
compromiso y voluntad. Resulta muy positivo establecer recompensas por cumplir con
la planeación en tiempo y forma. Existen técnicas para ganar tiempo y no perder la
concentración, como el método Pomodoro que establece 25 minutos de trabajo por
cinco de descanso. Si se trabaja dos horas sin interrupciones se podrá tomar un
descanso de hasta 30 minutos. Este método puede implementarse de manera personal,
en un equipo o como método de trabajo corporativo.
 Establecer rutinas agradables – Lograr una rutina para la vida eficiente es lo que más
hace rendir el tiempo. Los primeros y últimos 30 minutos del día son la base más
importante del día a día, por lo que al establecer que estos 60 minutos se aprovechen
para la relajación, la meditación, la proyección de metas, la gratitud con todo lo bueno y
la aceptación de lo complejo, ganará una disciplina mental muy útil. Pensar positivo no
es algo menor. Escribir un diario, repasar la agenda, mirar el amanecer o hacer un
ejercicio de relajación son buenas opciones para ocupar estos minutos.
 Saber decir que no – Decir que sí a todo acaba con el tiempo disponible. Es realmente
necesario aprender a decir que no. Saber distinguir lo importante de lo urgente ayudará
a practicar el no. La amabilidad siempre será necesaria, pero decidir que algo puede
esperar, es fundamental.
 Llegar 10 minutos antes – Hacerse el hábito de llegar 10 minutos antes a cualquier cita
redundará en una señal de respeto para quienes esperan, disminuirá el estrés de la
puntualidad y también ofrecerá la oportunidad de ocupar esos 10 minutos para resolver
pendientes, contestar correos, chatear o entrar a redes sociales.
 Apagar el teléfono – Dejar de atender llamadas de más de 5 minutos, fijarse horas
específicas en el día para no atender el teléfono, apagarlo o ponerlo en modo avión.
Tener un buen mensaje de correo de voz en el que se advierta que la llamada será
atendida más tarde causará buena impresión en sus clientes. Es muy importante que si
el trato ha sido devolver a alguien la llamada realmente se cumpla en algún momento
del día.
  Pasar tiempo libre y con la familia – Muchas personas antes de morir suelen
arrepentirse de no haber pasado más tiempo con su familia. Planear el tiempo libre y en
familia es trascendental, tanto como ocupar ese tiempo para estar verdaderamente
desconectado de todo y disfrutar de la buena compañía y del afecto de los seres
queridos.
 Tomar descansos o siesta – Este hábito es de los mejores pues aunque se piense que se
pierde el tiempo en el sueño, en realidad descansar ayuda a reparar la energía. Un
cerebro descansado podrá concentrarse más fácil en una actividad específica. Es ideal
buscar entre 45 y 90 minutos al día para dormir la siesta. El lugar no importa, lo mismo
da una banca en un parque que un par de sillas en la oficina a puerta cerrada.
 Optimizar los tiempos muertos – Hacer uso de los tiempos en que usualmente no se
puede trabajar optimizará los resultados. Escuchar una buena conferencia en el
transporte o en el auto de camino a casa, escuchar audiolibros mientras se hace el súper
o la fila en la tienda, hará que el tiempo sea más jugoso. En la oficina estos tiempos
pueden ser muy útiles para archivar u ordenar los papeles.
 Dejar de ver televisión – La mayoría de las personas pasa hasta cuatro horas viendo la
televisión. Eliminar este hábito brindará nuevas oportunidades de aprender y mirar lo
que realmente interesa para alcanzar los objetivos establecidos. Dejar de ver televisión
ubica mejor a las personas en la realidad y las ayuda a tomar decisiones más acertadas.
 Hacer un ejercicio de autoconciencia – Hacer un ejercicio en el que se definan con toda
honestidad las fortalezas, las debilidades, los deseos, las cualidades, los defectos, el
concepto de éxito o fracaso. Además, es necesario definir los objetivos primordiales y
qué tan alcanzables son a corto o largo plazo.
 Tener confianza – Aprender a confiar en la vida y en las circunstancias es tan valioso
como la confianza en uno mismo. Creer que se lograrán los objetivos y visualizarlos
constantemente son hábitos muy positivos para gestionar el tiempo. Al dejar de repetir
una y mil veces que no se tiene tiempo para nada, se hace realidad. Planear y actuar
todos los días como si se tuviera tiempo para todo, sobretodo para lo importante,
también se hace realidad.
 Cuidar a las personas positivas – Cortar las relaciones nocivas es una base fundamental
para la autoestima y para la productividad. Incluso si se trata de familiares, hay que
dejar de vincularse con personas negativas o que contagian inseguridad. Rodearse y
cuidar las relaciones positivas resultará de mucho provecho.
 Sonreír constantemente y procurar una buena salud – Sonreír ayuda a que el cerebro
segregue endorfinas y serotonina. No es necesario sonreír con ganas, el simple gesto
activa cosas positivas dentro del cuerpo que siempre ayudan. Una buena alimentación,
hacer ejercicio y dormir suficiente revitalizarán la energía y la transformarán en una
mayor productividad.

El riesgo de quemarse
Existe un síndrome que en inglés se conoce como burnout, que puede traducirse como ‘quemarse’,
en el cual las personas que lo padecen experimentan un fuerte agotamiento, depresión y
desesperación por exceso de trabajo y por mal manejo de tiempo. Es el síndrome de nunca acabar
algo –aunque se pueda pasar todo el día dedicándose a ello–, de nunca olvidarse del trabajo
aunque se esté fuera o lejos del mismo, someterse a alto niveles de estrés cotidianamente o estar
horas frente a un ordenador sin lograr ser productivo y sin ninguna satisfacción por el trabajo
realizado.

“Pregúntate ¿cuáles son las cinco cosas que quieres

hacer y terminar mañana?”

Algunas de las opciones que ayudan a contrarrestar o evitar este síndrome son tomarse suficiente
tiempo libre, salir de vacaciones y desconectarse de internet y del teléfono diariamente;
concentrarse en las tareas de sobrevivencia, como comer sanamente y cocinar para lograrlo,
dormir suficientes horas de sueño, tomar siesta y saber decir no a tiempo.

Sobre el autor
Formado en el Instituto Europeo de Coaching, Mark Reklau ofrece conferencias, talleres y
asesorías a empresas y empresarios que buscan desarrollar su potencial. Es autor del éxito de
ventas 30 días.