Los 4 cuadrantes de Stephen Covey para

gestionar el tiempo
Gestionar bien el tiempo no es hacer una lista de actividades y luego ir tachándolas
a medida que se completan. Es saber planificar, priorizar, aprovechar y por supuesto,
también descartar. Existe un método que ayuda a que el tiempo verdaderamente alcance
para todo y que además, enseña a identificar a qué debemos dedicarle tiempo y a qué
no: los 4 cuadrantes de Stephen Covey.

El propio Covey señala que la gestión del tiempo no se limita simplemente a organizar
tareas. Asegura que es una verdadera filosofía de vida. Y lo es porque nuestro
bienestar también depende de cómo manejamos el tiempo.

“Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo
para hacer lo más importante”.

-Brian Tracy-

Los cuadrantes de Stephen Covey sencillamente son una matriz, un modelo

compuesto por cuatro secciones. Cada una de ellas representa una determinada categoría
de prioridad en las tareas. Al mismo tiempo, cada cuadrante incluye un conjunto de
actividades que deben gestionarse de manera diferente. Veamos esto con mayor detalle.

El primero de los cuadrantes de Stephen Covey

Imaginemos una cruz. Al dibujarla aparecen cuatro espacios vacíos. Cada uno de ellos
es uno de los cuadrantes de Stephen Covey. Arriba, a la izquierda se ubica el primero de
esos cuadrantes. Corresponde a todo aquello que cumple con dos características:
urgente e importante.
En este espacio se ubican todas aquellas tareas que no pueden, ni deben, ser pospuestas,
bajo ninguna circunstancia. Es lo realmente prioritario, aquello que tiene mayor
relevancia que lo demás. Exige que sea atendido ahora mismo y que se deje de lado
cualquier otra actividad, hasta que esto no se resuelva.

En este cuadrante se ubican situaciones como, por ejemplo, un fallo en la electricidad de

la casa. De esto dependen muchas cosas, así que no se puede posponer. También caben
allí situaciones como una enfermedad, un accidente doméstico, etc.

El segundo cuadrante: lo que no es urgente, pero sí

importante
El segundo de los cuadrantes de Stephen Covey corresponde a aquello que no debe
ser atendido inmediatamente, pero sí tiene gran importancia. En otras palabras, lo
importante no urgente. Se trata de actividades que no son decisivas a corto plazo, pero sí
a mediano y largo plazo.

En este cuadrante están todas aquellas tareas que no son de vida o muerte, pero sí
resultan determinantes para la calidad de vida o el bienestar. La primera de ellas es
la salud. De la salud depende todo y es importante cuidarla. Los efectos de no hacerlo
solo se ven a largo plazo y pueden ser devastadores.

En este espacio también están tareas como la preparación de los exámenes finales
de una clase, o mantener en buen nivel la relación de pareja. Se incluyen aspectos como
la capacitación o actualización de conocimientos, etc.

El tercer cuadrante: lo urgente no importante

Este es uno de los cuadrantes de Stephen Covey más engañosos. A veces no es fácil
determinar cuáles son las actividades y/o tareas que lo componen. Esto se debe a
que el carácter de urgencia captura la atención. Sin embargo, aunque lo haga, no es algo
relevante en el fondo.

En este cuadrante se podrían ubicar todas aquellas actividades superfluas que se

llevan a cabo por hábito o azar. Por ejemplo, encontrarse con alguien y parlotear un
rato, sin saber exactamente por qué. O trenzarse en una discusión por redes sociales
sobre algún aspecto sin importancia.

El cuarto cuadrante: lo que no es urgente, ni

importante
El cuarto de los cuadrantes de Stephen Covey es aquel para ubicar todo lo inútil.
Ni reviste carácter de urgencia, ni tampoco tiene mayor relevancia. Aún así, se trata de
actividades que absorben parte de nuestro tiempo.

En este cuadrante se ubican acciones completamente irrelevantes como mirar el

correo electrónico cada cinco minutos. O seguir una conversación por redes sociales
en la que ni siquiera hay mayores cosas qué decir. También ver televisión, conversar y
cosas por el estilo.

La buena gestión del tiempo

La mayoría de quienes dibujan la matriz de los cuadrantes de Stephen Covey, e intentan
aplicarla, descubren que los primeros cuadrantes que se llena son el 1 y el 3. Esto es,
los cuadrantes de lo urgente importante y lo urgente no importante.
Covey dice que esto ocurre porque las personas tienden a pensar que todo es
urgente. Esa sensación de urgencia es precisamente la que se encuentra en la base
del estrés. Así, aprender a manejar esos dos espacios es lo que puede ayudarnos a
mejorar el manejo de nuestro tiempo.

El autor de este modelo recomienda concentrarse sobre todo en el cuadrante 2.

Dice que allí es donde está el bienestar y la felicidad. Si logramos identificar con
claridad lo que va allí y nos enfocamos en ello, el modelo de cuadrantes de Stephen
Covey habrá cumplido su cometido.

Diez errores comunes en la gestión del

tiempo
La gestión del tiempo es uno de los grandes caballos de batalla de muchas
personas. En muchas ocasiones el no saber gestionar el tiempo disponible de manera
adecuada genera estrés e insatisfacción. Pero gestionando el tiempo adecuadamente
es posible cumplir con todas las obligaciones e incluir otras actividades
complementarias.

A la hora de organizar el tiempo hay una serie de errores comunes que se cometen cuya
solución ayuda a mejorar la gestión del tiempo disponible.

Todas las personas somos capaces de manejar el tiempo con eficacia, pero para hacerlo
es necesario identificar primero qué estamos haciendo mal.

Error # 1 – No mantener una lista de tareas pendientes

Si alguna vez has tenido la sensación de haber dejado de hacer algo importante
entenderás la necesidad de tener una lista de tareas pendientes bien hecha. Es importante
que esta lista esté organizada por prioridades y que muestre las tareas que deben hacer a
una hora y en un momento determinado. Existen muchas herramientas tecnológicas que
ayudan a facilitar esta tarea.

Error # 2 – No tener metas personales

Es importante tener una meta hacia la que caminar, por sencilla que sea. El
establecimiento de metas personales es esencial para gestionar bien el tiempo, porque
los objetivos ofrecen un destino al que llegar. . Cuando sabemos a dónde queremos ir
podemos administrar nuestras prioridades, nuestro tiempo y nuestros recursos para
llegar allí. Las metas también nos ayudan a decidir en lo que vale la pena emplear el
tiempo y diferenciarlo de lo que es sólo una distracción.

Error # 3 – No establecer prioridades

No siempre es fácil establecer prioridades, sobre todo cuando nos encontramos con
una gran cantidad de tareas que parecen urgentes. Sin embargo, es esencial para
aprender a priorizar las tareas con eficacia para administrar mejor el tiempo.

Error # 4 – No saber dominar las distracciones

Identificar cuáles son las acciones o circunstancias que nos distraen es
fundamental para poder dominarlas. El correo electrónico, el teléfono, las
aplicaciones de mensajería instantánea, la televisión o la radio son algunas de las
circunstancias que distraen y hacen perder la concentración, y con las que se pierde una
gran cantidad de tiempo.

Para gestionar el tiempo de forma eficaz es necesario minimizar la distracciones y

gestionar las interrupciones de forma efectiva. Por ejemplo, delimitar un tiempo
diario a la lectura del correo y a la contestación de mensajes, apagando los chats y
servicios de mensajería e incluso apagando el teléfono o rechazando las llamadas
cuando no sea una cuestión ineludible.

Gestionar las interrupciones mejora la concentración y, por lo tanto, la

productividad.

Error # 5 – Dilación o procrastinación

La dilación o procrastinación se produce cuando se posponen las tareas que deben
hacerse y se hacen otras pensando que se está haciendo algo útil cuando en realidad no
lo es. Muchas veces el problema es que se teme empezar la tarea y se revolotea
alrededor sin hacer realmente nada y perdiendo el tiempo.

Error # 6 – Querer hacer demasiadas cosas

Cuando no se sabe decir “no” el número de tareas y de compromisos crece y crece. Esto
puede conducir a la obtención de malos resultados, a padecer estrés y a tener baja la
moral.
Es fundamental que cada persona se haga dueña de su propio tiempo y que aprenda a
decir “no” o, al menos, a decidir cuándo.

Error # 7 – Necesidad de estar siempre ocupado

Algunas personas necesitan estar siempre ocupadas y con mucho ajetreo a su alrededor.
Pero esto no es sinónimo de eficacia y produce un gran estrés. Es necesario reducir la
velocidad del día a día y aprender a

Error # 8 – Multitarea
Esta palabra que está tan de moda es símbolo del día a día de mucha gente: escribir un
email mientras se habla por teléfono, preparar la comida mientras contestas un mensaje
o comer mientras lees en el dispositivo móvil algo urgente son algunos ejemplos. Pero
aunque se piense que así se aprovecha mejor el tiempo lo cierto es que se reduce la
productividad y la eficacia y en muchos casos se alarga el tiempo de ejecución de
las tareas porque no se le está dedicando a cada tarea el 100% de los recursos.
Además, en muchos casos se cometen errores que hacen perder mucho tiempo.
Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de la multitarea y centrarse en las tareas de una tarea
a la vez.

Error # 9 – No descansar
Es imposible concentrarse y ser productivo en el trabajo o en el estudio sin darse un
tiempo para descansar y recargar energías. El descanso permite pensar de forma creativa
y trabajar con eficacia.

Error # 10 – Programar la tareas de forma ineficaz

Hay que conocerse para saber cuáles son los momentos de mayor rendimiento y aceptar
el propio ritmo para organizar las tareas.

“¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, porque el tiempo es el bien del
que está hecha la vida.”

Benjamin Franklin