Unidad III Administración de tiempo

3.1 Enfoques de la administración del Tiempo.

Es una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de
los recursos más importantes y críticos de los administradores. La administración del tiempo;
es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede
ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se
derrocha algo muy valioso.
Características del tiempo
 Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  
 Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le
asignen a las actividades diarias a un emprendedor.
 Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se
planteen.
 No se puede comprar.
 No se puede atrapar, detener o regresar.
 Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo
grado de efectividad.
 Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el
tiempo que hay.

3.2 Estrategias para administrar el tiempo.

Planeación
La planeación es un proceso complejo. Algunas personas son buenas para planear y otras
no. Hay quien parece estar tan lleno de actividades y con tiempos tan limitados que alega no
tener horas disponibles para planear. Sin embargo, planear es la clave para aliviar la tensión
que produce el disponer de tan poco tiempo.
Se pueden hacer planes a largo o a corto plazo. Si hablamos de largo plazo nos referimos a
mayores de 3 meses y cuando sea a corto plazo es lo que esperamos lograr hoy o en esta
semana.
Auxiliares para la planeación a largo plazo
Son una parte importante de la administración efectiva del tiempo. Simplemente es imposible
recordarlo todo. Pero no hay que dedicarle mucho tiempo a estos auxiliares, en otras
palabras, la planeación debe ahorrarle tiempo no al contrario.
 Hoja de plan de acción.

funciona como una hoja de ruta que establece la manera en que se organizará, orientará e
implementará el conjunto de tareas necesarias para la consecución de objetivos y metas.

La finalidad del plan de acción, a partir de un marco de correcta planificación, es optimizar la

gestión de proyectos, economizando tiempo y esfuerzo, y mejorando el rendimiento, para la
consecución de los objetivos planteados.
  Grafica de Milestone.
Para hacer una, enumere las actividades que se necesiten hacer para terminar el proyecto y calcule el tiempo que
requiera cada una. Después, enumérelas verticalmente en el lado izquierdo de la página y ponga las fechas en forma
horizontal, a lo largo del final de la misma. Dibuje una línea horizontal para cada actividad, empezando a la altura del
día en que comienza y finalizando en el día en que debe terminar de hacer dicha actividad. Una vez terminada la
gráfica, podrá observar el curso de cada acción y su secuencia (incluyendo las que se están realizando al mismo
tiempo).

 Diagrama de PERT

1. PERT son las siglas en inglés de Program Evaluation and Review Technique (técnica de evaluación y
revisión de un programa). Éste es un diagrama que representa un grado más alto de complejidad en el proceso
de planeación. Para hacer uno, enumere las actividades que se requieren para realizar un proyecto y calcule el
tiempo que se necesita para llevar a cabo cada una. • Después dibuje una cadena de relaciones entre todas las
actividades. • El número de actividad se muestra en un círculo y el tiempo que se requiere para realizarla se
muestra en la línea que conecta con el siguiente.
2. 24. • Con el propósito de presentar la secuencia correcta se muestran las actividades según su orden de
realización. Las que deben realizarse al mismo tiempo se muestran en líneas diferentes. • Un diagrama PERT
no sólo indica la relación entre los distintos pasos en un proyecto, también es una forma sencilla para calcular
la "ruta crítica". La ruta crítica se presenta en el ejemplo de abajo con una línea separada. Es el tiempo de
mayor duración en la cadena e identifica los pasos esenciales que deben realizarse a tiempo con el objeto de
no retrasar la consumación del programa.

Auxiliares para planes a corto plazo.

Las acciones por seguir a largo deben integrarse en orden de importancia junto con otras
exigencias. Estos pasos tan distintos forman parte de sus planes a corto plazo. Los planes a
corto plazo pueden diseñarse y programarse mejor sobre una base diaria o semanal
 Planes semanales.
 Planes diarios.
3.3 Efectividad en el manejo del tiempo.
Desperdiciadores de tiempo.
 Externos: provocados por otras personas, factores
 Internos: provocados por nosotros mismos.
Los beneficios de utilizar mejor el tiempo
Cuando usted logre hacer un mejor uso de su tiempo, puede beneficiarse al tener la
posibilidad de consumar actividades de largo plazo como las siguientes:
 Planear una carrera: Realizar un curso para su futuro y establecer un plan para
alcanzar esa meta. Haga algo productivo.

 Leer: Estar actualizado es cada vez más importante en el mundo complejo de hoy.
Tener más tiempo le permitirá leer material relacionado con su trabajo o bien, estudiar
nuevos temas o leer más sobre su afición o actividad.

 Comunicarse: El tiempo extra le permitirá mejorar y/o iniciar relaciones

interpersonales.
  Relajarse: Necesita planear un tiempo para ello. Si usted no descansa de la diaria
molienda, su salud puede llegar a alertarse o a “consumirse”.

 Pensar: Como resultado de la innovación, pueden surgir mejores métodos y nuevas

oportunidades. Tener más tiempo le permitirá desarrollar estrategias y pensar algún
plan para establecer y lograr importantes y nuevos retos.

3.4 Matriz para el manejo del tiempo.

Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del
tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las
dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el gráfico siguiente:
 Lo Urgente e Importante (Cuadrante I). Caracterizado por ser actividades que de no
ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy.

 Lo importante y no urgente (Cuadrante II), están las personas que planifican, pero no
cumplen con su plan, porque en el día a día distraen su tiempo en otras cosas,
faltándoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo.
 
 No importante y urgente (Cuadrante III) están las personas que no planifican, por lo
tanto no saben que es lo importante y son reactivos porque su vida está en función de
lo que los demás quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas de forma
urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir. 

 No importante y no urgente (cuadrante IV) están las personas que deciden ocupar su
tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, sólo pasar el
tiempo divirtiéndose.

I. Urgente II. No urgente

Crisis.
Problemas.
Plazos que vencen.
III. Urgente pero no importante
Interrupciones innecesarias.
Reportes innecesarios.
Juntas irrelevantes.
Algunas llamadas y correos.
Preparación.
Prevención.
Clarificación de valores.
Planeación.
Construir relaciones.
Relajación necesaria.
Crecimiento interior.
IV. No urgente ni importante
Trivialidades.
Trabajo sólo por ocuparse.
Algunas llamadas y correos.
Actividades de escape.
 Asuntos menores de otros. Correo irrelevante.
Televisión excesiva.
Relajación excesiva

Bibliografías:
Administración del tiempo como recurso. Jack D. Ferner
Haynes,Marion E.(1991). Administración del tiempo.Mexico:Trillas.Pag.34,36,37.38,44,46,
Haynes , M. (2007). Administración del tiempo. México: Trillas.
E Marcel Cabrera Ángel, Administración del tiempo, ppt.

1) Falta de prioridades.
Lo urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos
definir a la atención de lo urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestras capacidades de
respuesta actual a los desafíos que se nos presenten. Esta capacidad se expresa atraves de la producción de
resultados cotidianos de una organización.
        2) No saber organizarnos.
        3) No planificar y señalar objetivos claros.
En general las personas no sabemos planificar y tampoco nos hemos dado cuenta de la utilidad y beneficio de
fijar objetivos claramente. La doctrina administrativa ha dirigido especialmente su atención para desarrollar en
las personas y en los ejecutivos los talentos de planeación. A tal grado ha sido importante la planeación y
señalamiento de objetivos que ha surgido en los últimos años toda una filosofía y técnica llamada
administración por objetivos, que entre otros éxitos cuenta con haber puesto al hombre en la luna si se debe a
la planificación por objetivos.
Planificar y fijar un objetivo es una tarea realmente sencilla si se toma en cuenta la técnica de cuantificación, es
decir, el concebir el objetivo a partir de cantidades y datos concretos que responden a las preguntas ¿para qué?
¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Con que? ¿Con quién?
Tener claros los objetivos una vez respondidas las cuestiones anteriores, permite contar con una perspectiva
temporal y de acción clara y segura, permite además dirigir todos nuestros planes y objetivos.
        4) Dejar las actividades para más tarde o la postergación.
        5) Navegar por internet.
        6) Intentar varias actividades a la vez.
        7) No manejar las interrupciones.
Todo ejecutivo eficaz sabe que se lleva menos tiempo terminar una tarea si se evitan o minimizan las
interrupciones. En investigaciones recientes se ha descubierto que las interrupciones como telefonazos,
visitantes, juntas imprevistas, cambios de programa, diferimientos y otros, son obstáculos serios que afectan el
tiempo y la calidad con la que las tareas deben realizarse.
        8) Falta de motivación y autodisciplina.
Existen dos fenómenos que se interrelacionan y que dan como resultado un ineficaz manejo del tiempo, son la
baja motivación que siento respecto a mis tareas y la consiguiente indisciplina o relajación, con la cual me
comporto, la que generalmente es inconsciente.
En este aspecto, es conveniente revisar mis objetivos vitales y profesionales y de ahí tomar las decisiones que
ayuden en la superación de estas actitudes, además de dar como resultado un mal manejo del tiempo, crean
ineficacia y sobre todo frustración.

inernos
Falta de prioridades
No saber organizarnos.
No planificar y señalar objetivos claros.
Dejar las actividades para más tarde o la postergación.
Navegar por internet.
 Intentar varias actividades a la vez.
No manejar las interrupciones.
Falta de motivación y autodisciplina.
Externos
1) El teléfono.
2) Las reuniones que no son impredecibles para los objetivos.
3) Falta de comunicación entre el equipo.
4) La falta de información.
5) Chat 
6) Redes sociales