¿Qué es y cómo se aplica la matriz de administración del tiempo?

Consiste en un gráfico basado en dos ejes que separan tareas específicas en

niveles de urgencia e importancia, determinados a través de una serie de criterios.
Fue creado por Dwight D. Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los Estados
Unidos. El experto indicó que con esta herramienta ya no se trata solo de
gestionar el tiempo, sino de manejar la atención que se le pone a cada actividad.
El gráfico se desarrolla con cuatro cuadrantes:

1. Importante y urgente.
El criterio a considerar aquí es la crisis o lo inmediato. Se toman en cuenta las
tareas que se han vuelto críticas a consecuencia del plazo que se tiene para
desarrollarlas.
Por ejemplo, se tiene una situación empresarial en la cual un supervisor entrega
un proyecto a un colaborador, con una fecha límite muy cercano. Si no se otorga
toda la atención a esta actividad o si deja para la última hora, el resultado será el
incumplimiento adecuado de la misma en el tiempo brindado. Además, se sufrirán
factores como el estrés, la desorganización y el fracaso.

2. Importante y no urgente.
Son aquellas tareas que, si bien son importantes, se desarrollan a largo plazo y no
poseen una fecha crítica para cumplirlas. Esto se determina gracias a la
organización y la inversión de tiempo que se les ha brindado. Por ejemplo, el
desarrollo personal a largo plazo basado en los estudios, dedicándoles el tiempo
suficiente para cumplirlos.

3. No importante y urgente.
Aquí se establecen aquellas actividades rutinarias que son urgentes, pero que no
tienen un nivel de trascendencia mayor a través del tiempo. Por ejemplo, las
reuniones en el trabajo a última hora, las llamadas sin previo aviso, las acciones
inmediatas, etc. Solo se aplican cuando se tiene un enfoque a corto plazo; son
tareas que no tienen una planificación previa.

4. No importante y no urgente.
Los únicos criterios a evaluar aquí están relacionados al ocio y al entretiempo.
Aquí se aplican las actividades que se refieren a, por ejemplo, revisar las redes
sociales, distraerse con algún video intrascendente y más. Son necesarias para
encontrar un balance entre el entretenimiento y los objetivos de vida que se
compartan.
Claro está, el orden de los cuadrantes es la misma disposición en la que las tareas
deben ser tomadas en cuenta. Por ejemplo, el cuadrante número uno registra
actividades que, de no ser consideradas de inmediato, afectarán el desempeño de
una empresa. El segundo cuadrante cubre las labores importantes, pero que
pueden ser desarrolladas con calma. Así, reflejan una buena administración del
tiempo, ya que se ha sabido organizarlas y no llegar a ninguna crisis ni fecha límite
necesario.

En caso el tercer y el cuarto cuadrante tengan prioridad en la vida de un

profesional, significa que se está permitiendo distracciones o aspectos que afectan
a la correcta gestión del tiempo. Es vital no caer en estas trivialidades de manera
muy frecuente.

Una buena administración del tiempo implica centrarse en el segundo cuadrante y

partir de sus criterios para generar un plan de acción que lidere el manejo de
actividades. Los objetivos personales, empresariales, familiares, entre otros, solo
pueden cumplirse si se encuentra un balance de tiempo entre todos ellos. No
deben afectar la calidad de vida del que desee realizarlos.

Esan, C. (2018, Julio). ¿Qué es y cómo se aplica la matriz de administración del

tiempo? Conexión Esan https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/que-es-y-como-
se-aplica-la-matriz-de-administracion-del-tiempo